Comment l'agilité dans les réunions de leadership mène à de meilleures décisions

La capacité à prendre des décisions est inscrite dans les gènes de Rolf Watter : Tout au long de sa carrière, il estime avoir participé à " plus de 5 000 décisions " au niveau du conseil. En tant que directeur de grandes sociétés suisses cotées en bourse telles que Zurich Insurance Group, Syngenta et Nobel Biocare, il a participé à des décisions de haut niveau et s'est rendu compte que de prendre de bonne décision exige une connaissance approfondie de la manière d'organiser des réunions efficaces.

Rolf Watter est aujourd'hui président du conseil d'administration de PostFinance AG et membre de plusieurs autres conseils d'administration. Par conséquent, il peut nous enseigner la manière de prendre de meilleures décisions.

Les décisions d'affaires doivent être prises aussi efficacement que possible

Rolf Watter s'est vite rendu compte que la grande complexité de l'environnement économique actuel exige que les chefs d'entreprise soient parfaitement préparés avant de prendre des décisions importantes. C'est l'une des principales raisons pour lesquelles il est devenu l'un des premiers utilisateurs de Sherpany, le logiciel de gestion de réunions.

Aujourd'hui, Sherpany lui permet d'avoir tous les documents de réunion accessibles à tout moment et de se concentrer sur les questions les plus importantes. " Plus il y a d'informations, plus il devient important de sélectionner les facteurs pertinents. Une fois qu'elles sont convenues, les décisions suivent facilement. " Grâce au logiciel Sherpany, Rolf Watter peut ainsi préparer les réunions de manière beaucoup plus efficace, ce qui lui permet d'économiser jusqu'à 20 % de son temps de préparation personnel pour une réunion.

Les avantages d'une culture de réunion agile dans le processus de prise de décision

Sherpany a soutenu Rolf Watter dans la mise en place d'une culture de réunion plus agile, ce qui a eu des effets positifs sur le processus décisionnel. Il souligne en particulier la possibilité accrue de communiquer sur les sujets à l'ordre du jour avec les collègues du conseil et la direction avant la réunion. Sherpany Discours® permet aux participants de la réunion d'anticiper les discussions, d'entamer des conversations et de demander des clarifications avant même que la réunion ne commence. Cela permet de gagner un temps précieux pendant la réunion. " L'idée n'est pas de résoudre tous les problèmes à l'aide de cet outil, mais de veiller à ce que toutes les informations pertinentes soient à la disposition du conseil d'administration ", explique Monsieur Watter. Cette préparation approfondie sur les sujets lui permet également de se rendre compte quand une expertise supplémentaire est nécessaire : Cela pourrait par exemple signifier qu'il invite d'autres membres de la direction à la réunion. Les résultats d'une culture de réunion plus agile et d'une meilleure communication sont rapidement apparus : " Nous pouvons maintenant répondre à toutes les questions du conseil de manière beaucoup plus efficace. "

Rolf Watter considère l'agilité dans les réunions comme " un sujet très important " et souligne qu'une préparation plus agile conduit finalement à " améliorer la qualité des décisions " et donc amène à une meilleure efficacité en réunions: " La productivité a également augmenté car les documents de réunions peuvent facilement être actualisés. " Cela aide les dirigeants à garder une longueur d'avance sur les défis commerciaux et à capitaliser sur les nouvelles opportunités. En utilisant un outil numérique, les chefs d'entreprise assument également l'entière responsabilité en tant que modèles pour la transformation numérique. Un conseil qui fait encore usage de papier ne peut pas discuter de manière crédible des questions numériques s'il n'essaie pas de transférer la plus grande partie de son propre travail dans le monde numérique.

Veiller à l'exécution des décisions dans les délais impartis

Une autre étape pour atteindre l'agilité en réunion est d'assurer la mise en œuvre opportune d'une décision. Rolf Watter : " Il est alors, bien sûr, essentiel que le président et le secrétaire du conseil d'administration programment le même point de l'ordre du jour à la prochaine réunion, afin que le conseil tout entier puisse évaluer ce qui a été fait. " Au final, l'exécution en temps opportun d'une décision bien préparée est l'un des objectifs ultimes des réunions agiles. Ainsi, une réunion agile ne peut être considérée comme réussie que si toutes ses décisions sont exécutées correctement et à temps. Il appartient aux chefs d'entreprise de déléguer des tâches et de suivre le succès de chaque décision.

Constatant les effets positifs de l'agilité dans les réunions sur le résultat global d'une réunion, Rolf Watter reconnaît que toutes les équipes de direction ont un grand potentiel pour améliorer leurs processus de réunion. Il ne doute pas que la direction pourrait également bénéficier d'une meilleure communication et de gains d'efficacité au cours du processus de réunion. Afin de s'adapter à l'environnement d'affaires complexe d'aujourd'hui, il est essentiel pour chaque organisation d'adopter une culture agile de réunion.