Le PDG de la Zuger Kantonalbank gagne 6 heures par semaine sur la gestion des réunions grâce à Sherpany
Problèmes
Un manque de structure pour les réunions et leurs ordres du jour. Une charge administrative trop élevée pour les dirigeants et leurs assistants.
La solution Sherpany
Avec Sherpany, le PDG économise plus de 6h/semaine sur les réunions, soit une économie de plus de 312h/an. Ses réunions sont aussi mieux structurées.
Cette étude de cas a été publiée en 2019. Au moment de la publication, Pascal Niquille était le PDG de la Zuger Kantonalbank.
Les réunions sont cruciales pour assurer le succès d'une entreprise. Ils aident à faciliter les relations, à favoriser la collaboration, à encourager l'innovation et à prendre les bonnes décisions. Il n'est pas surprenant que les réunions soient l'outil de gestion le plus fréquemment utilisé. Malheureusement, elles sont aussi une source de frustration. Les dirigeants consacrent en moyenne 23 heures par semaine aux réunions, ce qui les empêche d'accomplir leur propre travail. De plus, les leaders considèrent bon nombre de leurs réunions comme improductives et même comme une perte de temps.1
Alors, comment les dirigeants peuvent-ils gérer leurs réunions de manière efficace ? La première étape consiste à prendre conscience des défis que posent les réunions de leadership. Pascal Niquille, le PDG de la Zuger Kantonalbank, estime qu'il consacre en moyenne entre 15 et 20 heures par semaine aux réunions, sans compter le temps de préparation et de suivi. Heureusement, il a cherché des moyens d'exploiter pleinement le potentiel des réunions. Le Directeur général souligne l'importance d'une gestion productive des réunions : " Ceci peut être obtenu par une organisation et des règles de réunion appropriées ", déclare-t-il. Afin d'organiser des réunions plus productives, la haute direction ainsi que d'autres équipes de direction de la Zuger Kantonalbank ont commencé à utiliser Sherpany.
Les avantages de réunions de direction mieux structurées
Sherpany s'est avéré être l'instrument le plus approprié pour relever leurs défis en matière de gestion des réunions. Le logiciel a introduit une structure beaucoup plus claire dans le processus de réunion et a conduit à une meilleure organisation globale de celles-ci. L'ordre du jour des réunions, par exemple, est devenu beaucoup plus clair avec Sherpany. Monsieur Niquille souligne également un autre avantage fondamental : la solution de réunion a réduit la charge administrative du C-suite et de ses administrateurs - les documents de réunion sont désormais collectés et distribués directement sur la plate-forme et mis à jour en un seul clic.
Pour Monsieur Niquille de son point de vue personnel, le principal avantage d'utiliser Sherpany est de toujours disposer sur son iPad de tous les documents pertinents." Cela me donne la liberté de faire mon travail quand et où je veux ", explique le PDG. Grâce à l'utilisation d'une plate-forme unique pour la gestion de toutes les activités liées aux réunions, l'exécutif de la Zuger Kantonalbank sont désormais en mesure de mieux se préparer à leurs réunions. Ils peuvent facilement consulter les documents de réunion, prendre des notes, accéder aux documents des réunions passées et collaborer avec leurs pairs à tout moment.
Le directeur général de la banque bénéficie d'au moins 312 heures de temps de gagné par an
Sherpany a eu un grand impact sur le travail global de la C-suite de la Zuger Kantonalbank. En utilisant une approche plus structurée des réunions, en réduisant le travail administratif et en se préparant mieux, ils ont réussi à améliorer l'efficacité tout au long du processus décisionnel.
J'estime avoir gagné au moins 6 heures par semaine sur la préparation des réunions grâce à Sherpany.
Ce témoignage montre qu'un avantage très particulier de l'utilisation de Sherpany est de permettre aux leaders de libérer du temps pour un travail à plus forte valeur ajoutée. En chiffres, cela signifie que le PDG de la Zuger Kantonalbank économise au moins 312 heures de travail par an. Cela signifie qu'un groupe de C-levels, composé de cinq personnes, peut économiser l'équivalent de 195 journées de travail de huit heures par année.
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Les défis du secteur bancaire : assurer la sécurité des données et introduire l'agilité
En tant que banque, la Zuger Kantonalbank a des exigences très spécifiques en matière de solutions numériques telles que Sherpany. En Suisse, comme dans de nombreux autres pays, le secteur financier est l'un des secteurs les plus strictement réglementés. Chez Sherpany, nous prenons très au sérieux les questions de conformité et de sécurité. Notre solution de réunion est conforme aux réglementations GDPR et FINMA, et n'est pas affectée par le CLOUD Act Américain. Plus de 60 entreprises européennes du secteur bancaire et financier font confiance à Sherpany pour protéger leurs données sensibles et confidentielles.
De plus, Pascal Niquille, PDG, voit une gestion plus agile des réunions comme une réponse aux défis actuels du secteur financier. " Les problèmes deviennent de plus en plus complexes et un savoir-faire interdisciplinaire s'impose ", explique-t-il. Une culture de réunion plus agile pourrait aider à mieux coordonner les différentes équipes. Dans un secteur financier complexe et en rapide évolution, assurer de bonnes décisions et accélérer le processus de prise de décision est un facteur de succès très important pour une entreprise. Il appartient aux dirigeants, comme le PDG, de faire les premiers pas vers une meilleure culture des réunions d'entreprise et une efficacité accrue du leadership.
Faites-vous face aux mêmes défis dans votre entreprise? Nous pouvons aider.
A propos de la Zuger Kantonalbank
La Zuger Kantonalbank propose des produits de banque de détail et de banque d'affaires aux résidents de Suisse centrale et emploie 450 personnes. La banque est cotée à la bourse suisse et bénéficie de la garantie totale de l'Etat. La moitié des actions sont détenues par le canton de Zoug, l'autre moitié par environ 10000 actionnaires privés.
Pour cette étude de cas, nous avons eu le plaisir de nous entretenir avec Pascal Niquille, PDG, au sujet de la culture des réunions de leadership à la Zuger Kantonalbank. Pour en savoir plus sur cette banque, vous pouvez visiter leur site Internet.
1 Leslie A. Perlow, Constance Noonan Hadley and, Eunice Eun, “Stop the Meeting Madness”,
Harvard Business Review, 2017.
