Les différentes personnalités en réunion : impact et astuces pour les gérer

Pourquoi les différentes personnalités en réunion sont-elles importantes ?

Les réunions sont des occasions où des individus se rassemblent pour atteindre un objectif commun. La présence de personnalités différentes dans une réunion permet de diversifier les discussions et d'exploiter les avis divergents de manière positive. Toutefois, lorsque ces différentes personnalités s'affrontent, elles peuvent transformer les réunions en forums de désaccord contre-productifs, voire inutiles. 

S'il est crucial de savoir comment choisir les participants à une réunion , il est également important de comprendre qu'aucune réunion ne se ressemble. Chaque réunion sera un mélange unique de personnalités et le résultat final sera à chaque fois différent des autres. Chaque individu a également son propre agenda lorsqu'il participe à une réunion, et il a une influence considérable sur le résultat de la réunion. C'est pourquoi, avant d'organiser vos réunions, il est important d'examiner les différentes personnalités en réunion les plus courantes et les moyens de les gérer.

Tout comme un bon coach connaît les forces et les particularités des membres de son équipe sportive, vous devez vous aussi connaître les différents personnages de vos réunions. Ainsi, même si les discussions s'enflamment ou si la réunion dérape, vous pourrez intervenir et ramener vos réunions sur la voie de l'efficacité et de la productivité.

Cet article explore quelques-unes des personnalités les plus courantes en réunion et vous donne des conseils sur la manière de les gérer afin que vos réunions fonctionnent correctement.

Quels sont les types de participants à une réunion et comment les gérer ?

Le geek 

Les réunions modernes (qu'elles soient physiques, hybrides ou virtuelles) sont truffées de gadgets, dont beaucoup nous aident et sont essentiels à la réussite des réunions. Mais cette même technologie peut également servir de distraction lors des réunions, ce qui nuit à l'engagement et, au final, à l'efficacité de vos réunions. 

Le "geek" est une personne qui vient aux réunions avec plusieurs appareils en main et qui ne commence pas sa présentation tant qu'elle n'est pas sur un écran large et qu'elle ne fonctionne pas correctement, peu importe le temps qu'il faut attendre pour que la réunion se déroule lorsque la technologie lui fait défaut - comme c'est si souvent le cas. Cette personnalité de réunion recommencera également à faire du multitâche sur divers appareils lorsqu'elle ne fera plus de présentation, vérifiant ses e-mails, ses messages WhatsApp et ses notifications Slack pendant la réunion.

Cela peut être particulièrement perturbant en réunion, et il est important de le signaler, tout en proposant quelques solutions utiles. Vous pouvez aider à gérer cette personnalité en : 

• Limitant l'utilisation des ordinateurs portables et des téléphones individuels pendant les réunions en personne 
• Vérifiant régulièrement que les "geeks" participent activement aux réunions
• Appliquant une politique de "caméra allumée" pour les réunions virtuelles et hybrides.

Le goinfre 

Le coin préféré du goinfre de réunion est celui où est placé le buffet. Ces participants s'intéressent à la réunion tant que de la nourriture est disponible. Bien que ce ne soit pas une mauvaise chose en soi, ils sont souvent distraits par leurs tentatives de "dissimuler" leur nourriture, ou s'excusent du bruit de leur mastication à des moments inopportuns.  

Vous ne pouvez pas faire grand-chose pour soulager l'estomac d'un participant affamé, mais vous pouvez prévoir de courtes pauses dans l'ordre du jour de la réunion pour que vos participants puissent grignoter.

La pile électrique

Aucune réunion n'est assez courte pour la pile électrique. Cette personnalité n'a pas beaucoup de patience, et elle essaiera de trouver des moyens de faire plusieurs choses à la fois, en se distrayant de l'écoute. Elle peut apporter son ordinateur portable aux réunions ou consulter son téléphone en permanence, tout en tapant du pied ou en gribouillant sur un bloc-notes par intermittence.  

La meilleure façon de traiter avec une pile électrique est d'essayer de faire en sorte que chacune de vos réunions soit courte et se concentre sur les sujets à l' ordre du jour de la réunion . De cette façon, cette personnalité de réunion n'aura pas le temps de se laisser distraire.

Le participant à distance

Avec l'augmentation récente des nouveaux modes de travail, notamment les réunions à distance et hybrides, cette personnalité est devenue omniprésente dans les réunions. Les participants aux réunions à distance peuvent être aussi bien engagés que désengagés selon la qualité de la réunion, son ordre du jour et sa direction. L'un des aspects les plus frustrants pour les responsables de réunion et les participants qui sont physiquement présents aux réunions est que, parfois, une personnalité de réunion à distance peut choisir d'être multitâche en gardant sa caméra et ses communications éteintes, ou en les gardant allumées dans les pires moments lorsque les bruits de fond sont trop forts.

En ce qui concerne la personnalité de la réunion à distance, il est important d'organiser une réunion qualitative et de l'impliquer autant que possible dès le début, de la même manière que vous le feriez avec les autres participants à la réunion, qui sont physiquement dans la pièce.

Le retardataire 

Les retardataires sont l'une des personnalités de réunion les plus dérangeantes, car ils interrompent le déroulement de vos réunions et obligent le responsable de la réunion à répéter ce qui a été discuté jusqu'au moment où ils ont rejoint la réunion. Souvent, les retardataires n'hésitent pas à s'excuser de leur retard et reproduisent le même schéma au cours des différentes réunions que vous organisez avec eux.

L'établissement de règles à respecter en réunion est un bon moyen d'inciter les participants en retard à prendre votre réunion au sérieux et à arriver à l'heure. Toutefois, si cette situation persiste, il est également utile de l'aborder directement avec tous les participants, de manière générale, afin d'éviter qu'elle ne se reproduise lors des prochaines réunions.

Le participant hors sujet

Le participant hors sujet est souvent débordant d'énergie et d'idées nouvelles. Dans son élan d’enthousiasme à partager ses connaissances, il essaiera de changer le cours de la discussion plus souvent que vous ou les autres participants ne le souhaitez, ce qui peut facilement faire dérailler toute une réunion et donner aux participants un sentiment de frustration pour avoir perdu leur temps. Ce type de participant est reconnaissable à son slogan "...mais je m'égare". 

En tant qu'animateur de réunion, l'une des façons d'empêcher le participant hors sujet de prendre le dessus sur votre réunion est de limiter ses interventions et de donner aux autres participants la possibilité de partager leurs idées.

Le participant non préparé

Il est vrai que parfois nous n'avons pas le temps de préparer chaque réunion, car le nombre de réunions dans chacun de nos agendas ne cesse d'augmenter. Cependant, il y a des participants aux réunions qui en font leur excuse parfaite. Le participant non préparé est une personne qui prend toujours du retard pendant les réunions et qui ne veut ou ne peut pas organiser une réunion d’équipe efficace , qu'il s'agisse de créer l'ordre du jour, d'inviter les participants ou simplement de réserver la salle de réunion.

De plus, ces personnes arrivent à chaque réunion sans être préparées, ce qui signifie que la productivité des réunions est entravée par les efforts qu'elles déploient pour se mettre à niveau, et que leur contribution est donc limitée. 

L'une des meilleures façons de faire comprendre au participant non préparé l'importance des réunions efficaces dans votre organisation est de l'impliquer dans la préparation des réunions, et de l'encourager à suivre un programme dédié aux réunions, tel qu'une Certification Meeting Lead. Cela l'aidera à se sentir plus à l'aise dans l'organisation de réunions, voire à prendre la tête d'une réunion, tout en soulignant l'importance de préparer une réunion minutieusement.

Gérer les différentes personnalités en réunion peut être un défi. C'est pourquoi nous avons créé une courte vidéo qui illustre quelques unes des difficultés qui peuvent survenir.

Les différentes personnalités en réunion : une équipe à coacher

Comme tout bon coach, un dirigeant doit d'abord comprendre les différentes personnalités présentes dans ses réunions avant de pouvoir prendre des mesures pour en tirer le meilleur parti. Bien que cet article ne couvre que quelques-unes des personnalités que vous rencontrerez dans vos réunions, elles sont parmi les plus répandues. 

Les réunions consomment beaucoup de temps et d'énergie. Il est donc de plus en plus important d'apprendre à connaître ces différentes personnalités et les différentes façons de travailler avec elles. 

En fin de compte, les responsables de réunion et les participants visent un objectif commun : avoir des conversations productives qui les aident à atteindre leurs objectifs.

Ioana Bota

A propos de l'auteur

L'expérience journalistique et l'expérience de Ioana en tant que spécialiste du marketing numérique alimentent sa curiosité d'en savoir toujours plus sur la digitalisation, la gestion de réunions et l'agilité commerciale.