La réunionite : comment agir maintenant ?

La folie des réunions , aussi appelée la réunionite, s’est emparée des entreprises. Comme le note Louis Vareille en s’appuyant sur les résultats d’une étude réalisée par OpinionWay en 2017, un cadre passe en moyenne 9 heures par semaine en réunion, et en même temps considère que seule une sur deux est efficace.¹ Cette statistique préoccupante pose la question de la productivité des organisations, mais elle doit aussi servir d’alerte pour les leaders qui ont la responsabilité d’une équipe, et de la motivation de ses membres.

Passionné par les réunions, Louis Vareille a imaginé le concept de réuniologie comme une discipline dédiée aux réunions. Son objectif ? Faire de chacune de ces réunions un moment à la fois productif, engageant et apprenant. Qu’en-est-il de cette motivation lorsque les collaborateurs quittent des réunions avec le sentiment d’avoir perdu leur temps ? Allons un peu plus loin dans la conduite de réunions en posant quelques questions à Louis Vareille.

Dans votre article, vous mentionnez que seule une réunion sur deux est perçue comme efficace. Est-ce que l’on peut considérer cela comme un symptôme de la réunionite ?

Louis Vareille : La réunionite est une maladie encore mal définie. De mon point de vue, elle fait référence à l’efficacité et au nombre des réunions. Mais le plus important est sans doute l‘impact de cette pathologie largement répandue dans les entreprises sur la motivation des participants, avec un risque fort de désengagement non seulement vis-à-vis des réunions, mais aussi de l’entreprise de manière plus générale. J’ai déjà entendu des personnes me dire : « j’ai quitté cette entreprise car j'en avais assez des réunions. » La qualité perçue des réunions n’était sans doute que le reflet d’une insuffisance du leadership.

D’après votre expérience, est-ce-que les réunions sans intérêt est un phénomène qui concerne toutes les entreprises ?

Louis Vareille : Non, selon mes observations. D’autant plus que les réunions existent sous une multitude de formats selon les situations, que ce soit pour transmettre une information, produire des idées, ou prendre une décision. Il est donc difficile de mettre toutes les réunions dans le même panier. Il convient également d’évoquer les entreprises qui ont décidé d’attaquer le sujet de front et ont mis en place de bonnes pratiques avec une vraie discipline qui s’impose à tous, pour le bien de tous.

Difficile de globaliser aussi quand on prend en compte les différences de pays à pays. Chaque pays dans lequel j’ai pu intervenir a sa propre culture vis à vis des réunions d’entreprise .

« 20% de temps en moins passé en réunion, ce sont plus de 8 000 € d’économie pour un cadre sur une année. » Comment êtes-vous parvenu à ce montant ?

Louis Vareille : Considérez un cadre qui passe 10h par semaine en réunion, 45 semaines par an, avec un coût total horaire de 90 €, vous allez arriver à un montant de 40 000 € consommés en réunion. Je vous laisse calculer les économies générées si vous réduisez de 20% le temps consacré à ces réunions. Une deuxième piste d’économie consiste à réduire le nombre de réunions. Récemment, j’ai accompagné une entreprise qui a réussi à diviser par deux le nombre de ses comités de direction, avec douze personnes autour de la table. Ils n’ont pas osé me dire l’économie générée.

Vous avez créé l’École Internationale de Réuniologie. Pouvez-vous nous expliquer quel en est son but ?

Louis Vareille : La promesse de la Réuniologie est de faire de chaque réunion un moment à la fois productif, engageant et apprenant. Productif pour produire des résultats tangibles : des idées, des décisions. Engageant pour offrir à chacun l’opportunité de contribuer, avant, pendant et après. Enfin apprenant, pour que le collectif s’inscrive dans un processus d’apprentissage en appliquant le troisième secret de la Réuniologie : « Faire mieux demain ».

Vous faites référence à des dirigeants qui se sont attelés avec succès à la question de la réunionite. Selon vous, est-ce vraiment de la responsabilité du dirigeant uniquement ou est-ce que les autres managers peuvent mener ce type de changement ?

Louis Vareille : Dans toute organisation, le leader a un rôle clé. Il donne le ton et par son comportement, modélise ce que l’on va pouvoir observer dans toute l’organisation. Vous croisez un membre du Comité de Direction dans un couloir qui vous dit moitié agacé, moitié goguenard : « la réunion a été dramatique … comme d’habitude. Cela tombait bien. J’avais des e-mails en retard. »

Avez-vous idée de l’impact de tels propos ? Et si la réunionite commençait là ? Le leader est clé pour montrer le chemin en réunion et faire diffuser dans l’organisation des messages clairs sur les comportements attendus : ponctualité, concision, écoute, clarté des décisions, capacité à confronter et être confronté, respect des engagements pris, acceptation des feedbacks . Les moins aimables vous diront que le poisson pourrit par la tête. Je préfère dire qu’un escalier se balaie par le haut. Mais le message reste le même.

Concrètement, comment peut-on combattre la réunionite aiguë ?

Louis Vareille : Il va s’agir de faire appliquer des règles . Un exemple : un leader fixe ou accepte une durée de 30 minutes pour un échange pour faire progresser un projet, puis laisse la discussion se perdre dans des digressions inutiles sans le relever. Est-il un bon leader ? On peut en douter, que ce soit dans sa manière de calibrer le temps nécessaire à une discussion collective, ou bien dans sa capacité à gérer les comportements des participants.

Je pense également à toutes les micro-compétences qui s’apprennent et s’expriment en réunion avec un effet de ruissellement dans toute l’organisation, au-delà des réunions. Une des micro-compétences que je pousse chez tous mes clients porte sur l’évaluation. Ainsi, toute réunion doit se terminer par une évaluation en séance avec pour objectif de répondre ensemble à une question pour la dynamique d’un collectif : « comment pouvons-nous faire mieux la prochaine fois ? ». Voilà le fameux 3^ème secret.

Nous remercions Louis Vareille pour cet entretien riche de retour d'expérience ! Nous partageons son point de vue sur l’importance d’un leadership adapté et prêt à réaliser les changements nécessaires en termes de culture de réunions. 

Il est ainsi crucial pour l’entreprise d'évaluer son approche des réunions et d’effectuer les changements nécessaires. Il peut s’agir par exemple d'éléments de discipline qui s’appliquent à tous, ou une structure claire de réunion avec un décisiomètre simple sur quel type de réunion à mettre en place. Ces règles s’accompagnent d’un changement culturel systémique afin de vraiment s’attaquer au cœur du problème et éviter tout futur débordement.

Louis Vareille accompagne les organisations qui décident de s’attaquer à la performance de leurs réunions, pour faire de chacune d’elles un moment à la fois productif, engageant et apprenant. Depuis 2020, il a étoffé son offre pour accompagner les équipes dirigeantes : conseils d’administration, comités exécutifs, comités de direction, comités innovation. C’est ainsi qu’il propose des « Check-up » pour identifier et accompagner la mise en œuvre d’un ou deux ajustements précis pour transformer l’expérience et inscrire le collectif dans une spirale de progrès. 

¹ 'Enquête sur les écueils liés au mode collaboratif en entreprise', Opinionway, Mai 2017.

Louis Vareille

A propos de l'auteur

Louis Vareille accompagne les organisations qui décident de s’attaquer à la performance de leurs réunions, pour faire de chacune d’elles un moment à la fois productif, engageant et apprenant.