Manager à distance : comment maîtriser le sujet et déjouer les obstacles

Le monde de l’entreprise a été profondément modifié par la pandémie. La digitalisation des entreprises, bien qu’elle était déjà un sujet d’actualité, a été largement précipitée. Forcés de manager à distance leurs équipes, les dirigeants se sont vu emboîter le pas du numérique du jour au lendemain, en profitant de tous les avantages qui en découlent mais aussi en se confrontant à toute la complexité que cela requiert. 

En effet, le management à distance comporte de nombreux avantages, notamment le fait de bâtir la collaboration sur la confiance et de donner plus de liberté aux collaborateurs. Mais le défi du management à distance est de taille et comporte également de nombreux enjeux. Il implique l’utilisation d’outils digitaux qui engendrent parfois une baisse de qualité de la transmission d’informations et rendent la collaboration plus difficile à mettre en place. Aussi, le dirigeant étant éloigné physiquement de ses collaborateurs a moins de possibilités de suivi direct de leur performance. Ceci ouvre la voie vers un management basé sur la confiance et le développement des compétences d’équipe qui, même si positif, peut demander des ajustements. De plus, les moments de convivialité entre collègues, importants pour bâtir et préserver l’esprit d’équipe, sont plus difficiles à faciliter. Et pour finir, au sein de la globalisation de l’économie, les différences de langues, de cultures et de fuseaux horaires créent encore des contraintes supplémentaires. 

Dans ce contexte, cet article décortique le sujet et détaille les enjeux du management à distance, ses avantages et ses inconvénients. Il aide les dirigeants à maîtriser les tenants et aboutissants de ce concept, et d’être ainsi mieux informés et préparés à diriger leurs équipes géographiquement distribuées.

Qu’est-ce que le management à distance ?

Il y a un peu plus de vingt ans, en septembre 1999, la NASA a essuyé un échec cuisant : une sonde qui avait coûté 125 millions de dollars d’investissements venait de se désintégrer dans l’atmosphère de Mars lors d’une mission. Que s’était-il passé ? Une collaboration à distance défaillante entre deux équipes localisées à 1500 km l’une de l’autre, qui avait généré une confusion sur des unités de mesure clés.¹ Chaque équipe, malgré ses compétences de pointe, avait travaillé en supposant que l’autre utilisait le même langage et, jamais cette divergence n’avait été identifiée malgré leurs nombreuses interactions.

Heureusement depuis, la technologie nous a permis de faire de géants progrès en termes de collaboration et de management à distance. Pourtant, des défis et des dysfonctionnements subsistent. Il est important de ne pas simplement se reposer sur les progrès technologiques mais aussi de bien comprendre quels sont les enjeux du leadership à distance afin de mieux s’y préparer. Cela permet aux dirigeants d'être plus éclairés en matière de choix de la technologie adéquate mais aussi d’évolution des comportements humains. 

Pour commencer dans ce sens, demandons-nous ce que signifie manager à distance, exactement ?

Management à distance : définition

Le management à distance est le fait de manager des collaborateurs en étant physiquement éloigné. Le leadership à distance fait aujourd’hui partie de la vie quotidienne des dirigeants de l’immense majorité des entreprises. Déjà en plein essor dans les entreprises internationales avant la pandémie, il est de nos jours incontournable et nombreux sont les dirigeants et les collaborateurs dont le lieu de travail est différent des bureaux de l'entreprise. Une étude de 2021 a montré qu’après le recours massif au télétravail pendant la crise sanitaire, ce dernier a été considéré par 83% des collaborateurs comme un succès et qu’il est question de le maintenir sur le long terme, avec moins d’un dirigeant sur 5 souhaitant retourner au bureau à plein temps comme avant la pandémie, et plus de la moitié des employés souhaitant entre 2 et 3 jours de télétravail par semaine.²

À proprement parler, il n’y a pas de définition universelle du management à distance. La façon dont on manage à distance est flexible et combine des éléments du leadership traditionnel, du leadership agile et du smart working pour mieux diriger des équipes géographiquement distribuées. Même si notre compréhension du leadership à distance s'est considérablement accrue, nombreux sont les dirigeants qui ont toujours du mal à bien cerner ses enjeux et qui peinent à trouver une bonne façon de l’aborder sous ses différents angles. Pourtant, afin de rendre le télétravail efficace, le management à distance est la clé. 

Dans les sections suivantes, nous détaillons les différents enjeux du management à distance, ses avantages et ses inconvénients, afin d’aider les dirigeants à mieux maîtriser le sujet. Ainsi, sa mise en pratique dans leur travail quotidien sera facilitée. 

Les principaux enjeux du management à distance

Le fait de manager à distance, en termes de techniques de management, ne diffère fondamentalement pas des techniques de management classique. Ce qui change, c’est la manière dont les flux de communication sont gérés : comment le dirigeant interagit avec ses collaborateurs et facilite la dynamique d'équipe. En effet, lorsqu’on dirige à distance, on se doit d’utiliser d’autres moyens de communication que le classique face à face, et aussi mettre en place certaines routines ou rituels pour créer et maintenir la culture d'entreprise et l'esprit d'équipe. 

Ainsi, les enjeux du management à distance regroupent en premier lieu les mêmes enjeux que ceux du management classique, souvent concentrés autour de 4 piliers (PODC) : 

• planifier (mise en place d’une stratégie, définition d’objectifs et élaboration d’un plan d’action), 
• organiser (répartir et coordonner les tâches),
• diriger (mener et mobiliser les collaborateurs) et
• contrôler (évaluer les performances et prendre des décisions pour atteindre les objectifs).³

En parallèle, de nouveaux enjeux spécifiques au management à distance viennent s'ajouter. Nous les détaillons ci-dessous : 

Maintenir l’esprit d'équipe

La sérendipité représente les rencontres fortuites entre collègues au bureau (machine à café, ascenseur, pause déjeuner, etc.). Elle est extrêmement importante pour l’esprit d’équipe et malheureusement, elle est bien mise à mal lors du travail à distance. Afin de cultiver leur relation professionnelle avec leurs collaborateurs mais aussi afin de bâtir/préserver une dynamique d’équipe entre les collègues, les managers à distance doivent se reposer sur de nouvelles techniques. Les réunions informelles à distance en sont une des plus efficaces, pour faciliter des moments de convivialité entre collègues. On peut aussi penser à l'organisation d'événements à distance, de jeux ludiques à distance via les outils collaboratifs… Ici, la créativité et l’empathie sont de mise pour favoriser l’établissement de liens entre collègues et l’émergence de nouvelles idées. En effet, il est très difficile de mesurer le poids qu’a la sérendipité dans l’innovation et l’esprit d’initiative au sein d’une équipe - mais il est clair qu’elle y contribue. Qui n’a jamais entendu une discussion de couloir et en a profité pour apporter sa contribution ou pour s’en inspirer pour un projet ?

Maintenir la productivité

Les possibilités de suivi direct des performances sont moindres à distance, ce qui peut-être un plus, ou un moins, en fonction de la manière dont c’est géré (cf. section suivante). Ce qui est certain, c’est que la distance conduit inévitablement le dirigeant à baser son management sur la confiance et le développement des compétences d’équipe. À distance, plus que jamais, il faut savoir s’entourer des bonnes personnes, exceller dans son leadership pour les guider au mieux afin qu’elles puissent se réaliser en leur plein potentiel. Il est aussi important de réfléchir à comment mettre en place une routine/des points réguliers tout en sachant adapter les types de réunion en fonction des besoins, pour que l’information circule et en vue d’impliquer tous les collaborateurs équitablement.

Si l’on regarde les statistiques, il semble qu’en termes de productivité à distance, la grande majorité des dirigeants et leurs équipes s’y retrouvent : une étude a montré que 80% des dirigeants et des employés ont indiqué que la productivité et le rendement sont restés les mêmes ou ont augmenté dans un environnement distant.⁴ Et pour les dirigeants qui peuvent avoir plus de mal à maintenir la productivité de leurs équipes à distance, il peut être intéressant de considérer une formation ou un coaching au leadership à distance ou à des types de leadership compatibles avec le monde VUCA , comme le leadership transformationnel , pour se réinventer et mener ses équipes au mieux. 

Utiliser la bonne technologie

Lorsqu’on est géographiquement répartis, toutes les interactions reposent sur la technologie. Il est extrêmement important de bien s’équiper en ce sens. Prenons par exemple le cas des réunions, qui sont l'un des outils les plus importants et les plus utilisés dont disposent les dirigeants pour rester proches de leurs pairs et de leurs équipes, en particulier dans les installations à distance. Se reposer sur la technologie adéquate pour soutenir les réunions avec un outil de visioconférence (pour soutenir la réunion en elle-même) couplé à une solution de gestion de réunions (pour soutenir tout le processus de la réunion avant, pendant et après la réunion) est essentiel. 

Au-delà des réunions, la panoplie d’outils nécessaires aux dirigeants pour leur leadership à distance est vaste : outils collaboratifs, messageries instantanées, outils de planification et de suivi de performances… Tout cela demande une adaptation nécessaire pour les managers et leurs équipes, qui doivent trouver la technologie adéquate et sécurisée pour maintenir l’efficacité du travail. 

Dans la quête de la bonne technologie, de multiples aspects entrent en compte : comment choisir les outils à distance qui permettent de poursuivre l'activité comme au bureau ; quels canaux de visioconférence et de messagerie instantanée choisir ; comment bien s’appuyer sur le Cloud ; comment veiller à la sécurité des données ? Tous ces points doivent faire l’objet d’une réflexion interne afin de bien s'équiper.

Jongler entre les différences

Le fait de travailler à distance va souvent de pair avec la globalisation des entreprises. Sans contraintes géographiques, les talents d’une équipe peuvent se répartir au sein de différentes villes, voire même de différents pays. Ceci est une vraie force pour les équipes, qui, plus elles sont hétérogènes, plus elles sont riches. Il est même prouvé que former des équipes hétérogènes augmente la qualité des décisions, en combattant certains biais de la prise de décision comme l’effet de groupe, par exemple. Mais cette répartition géographique constitue aussi un enjeu supplémentaire pour les dirigeants qui doivent composer avec toutes les différences et contraintes supplémentaires de langues, de cultures, et de fuseaux horaires. Ici encore, une collaboration ouverte et transparente, un management bienveillant basé sur la confiance, des processus de travail intelligents et des outils éprouvés pour travailler sur son ouverture d’esprit comme la théorie U sont des atouts essentiels. 
 

Maintenant que nous avons posé les principaux enjeux du management à distance, penchons-nous sur ses principaux avantages et ses inconvénients. 

Management à distance : avantages et inconvénients

Les avantages du management à distance

Cela va sans dire : après deux années de travail à distance, nombreux sont les managers et les employés qui s’accordent sur le fait qu’il a énormément de bénéfices à travailler ou à manager à distance. Voici les principaux bénéfices ci-dessous : 

• Plus de liberté, plus de confiance, plus d’engagement : pendant la pandémie, il n’y avait pas d’autre choix que le télétravail. Mais aujourd’hui, manager à distance est une vraie preuve de confiance envers les équipes qui peut entraîner un cercle vertueux : les collaborateurs se sentent valorisés et s’engagent davantage à remplir les exigences de leur fonction. Les relations professionnelles sont plus saines, les équipes plus soudées, et les performances meilleures. 
• Une productivité accrue : travailler à distance peut permettre à tout salarié, subordonné ou dirigeant, de mieux se concentrer sur son travail. En effet, chez soi, seul, devant son écran, ou dans un espace de coworking dont les autres occupants ne font pas partie de notre propre entreprise, on est moins sujet aux distractions et on se concentre plus facilement sur les tâches à accomplir.
• Équilibre vie pro/vie privée : la qualité de vie et le bien-être au travail sont directement impactés par le management à distance. Les aménagements flexibles que permet le télétravail sont variés pour les dirigeants et leurs équipes : moins de transports, plus de temps pour les loisirs, plus de liberté dans les contraintes ménagères ou dans la garde des enfants… Pour beaucoup, la possibilité de ne pas se rendre quotidiennement au bureau est un vrai soulagement. 

Paradoxalement, certains de ces avantages peuvent se transformer en inconvénients selon la situation de chacun. Il existe aussi d’autres inconvénients liés au management à distance : listons-les ci-dessous.

Les limites du management à distance

Bien qu’il présente de nombreux avantages (parfois à double tranchant), il existe des inconvénients au fait de diriger à distance. 

• Équilibre vie pro/vie privée : pour certains, comme nous venons de le voir, cet équilibre s’améliore. Pour d’autres, c’est l’inverse: selon une étude, 54 % des salariés travaillent plus d'heures lorsqu'ils exécutent leurs tâches à domicile plutôt qu'au bureau ; 42 % estiment qu'ils doivent être disponibles à tout moment de la journée et un tiers éprouvent même de la culpabilité lorsqu'ils font une pause, 30 % se sentant tout bonnement trop occupés pour s’en accorder une.⁵ Dans ce cas, manager son équipe à distance crée finalement plus de stress chez eux et peut mener au surmenage au travail. Et c’est encore plus vrai pour le dirigeant, dont la liste de tâches est souvent très longue… 

  Il peut se révéler délicat pour certains de marquer une frontière claire entre le travail et la vie personnelle. Parfois, les conditions de travail ne sont pas idéales : enfants à la maison, distractions, poste de travail mal équipé, stress de tout concilier, etc. Il est primordial ici de se fixer des limites claires en termes de conditions de travail. Si la maison n’est pas conforme aux attentes, un espace de coworking peut être envisageable. En termes d’horaires, se fixer des limites saines et savoir déconnecter du travail est important. Prendre des pauses régulièrement et s’aérer chaque jour préserve également l'équilibre et le bien-être. 

• Solitude, isolement, manque d’esprit d'équipe et de lien entre équipe et manager. Le fait de se voir quotidiennement dans un bureau crée naturellement des liens interpersonnels entre les membres d’une équipe, et avec leur manager. Lors du management à distance, c’est plus délicat. Il est probable qu’un grand nombre d’informations pertinentes au bon déroulement de votre travail se perdent par le manque de sérendipité, et conduisent à un manque de communication entre vous et vos équipes. N’hésitez pas à instaurer des points réguliers, des routines, des team-building à distance afin de contrer ces désagréments. De plus, envisager un management hybride peut-être une solution qui allie le meilleur des deux mondes : le bureau et la distance.

• ​Attention au micromanagement à distance ! La santé mentale de vos employés est essentielle à leur réussite. Et la vôtre aussi. Dans le cas du leadership à distance, il faut faire particulièrement attention à ne pas compenser le manque de contact par un trop plein de visioconférences, et de communication. Malheureusement, cela a été souvent le cas pendant la pandémie : la réunionite, ou le fait de passer trop de temps dans des réunions improductives, ne s’est pas améliorée. Phil Libin, cofondateur et PDG d’une organisation de communication vidéo, confie qu’il avait environ 9,5 réunions par jour d’environ 1h. Pendant la pandémie, ce chiffre a grimpé à 14 réunions par jour, ce qui n’était tout simplement pas possible et l’a conduit à quasiment bannir toutes ses réunions.⁶ En tant que dirigeant, il est essentiel de savoir déléguer correctement et de trouver la juste mesure entre manager vos équipes distribuées, mais sans empiéter sur la liberté et le temps de concentration nécessaire à chacun pour mener à bien sa mission. Pour cela, la communication asynchrone  est une solution qui offre beaucoup de potentiel. Quant aux points réguliers, ils doivent simplement exister pour que vos équipes puissent trouver les ressources dont ils ont besoin pour avancer dans leur travail.

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Le leadership à distance, un voyage d’apprentissage sans fin

Molood Ciccarelli, PDG de Remote Forever, une société de conseil spécialisée dans le travail à distance basée à Stockholm, en Suède, a déclaré : "Le leadership à distance est un voyage d'apprentissage sans fin".  

Le monde de l’entreprise a clairement évolué et les façons dont nous travaillons ensemble également. Plus les dirigeants investissent dans l’amélioration de leurs compétences en matière de management à distance, plus ils peuvent mettre en pratique de nouvelles façons de responsabiliser leur équipe et rendre chacun de ses membres productif en télétravail. Baser toute la collaboration sur la confiance, communiquer clairement et à juste mesure, avec un savant mélange de collaboration asynchrone, de points réguliers et de réunions informelles, tout en utilisant les bons outils sont des pistes pour manager correctement ses équipes à distance au sein de la nouvelle norme.

¹ “ Équipes virtuelles, défis réels : comment manager à distance ”, Barthélémy Chollet, HBR France, 2014.

²  “ It’s time to reimagine where and how work will get done ”, PwC’s US Remote Work Survey, 2021.

³  " Management Concepts – Four Basic Functions of Management (PODC) ", Fareed Siddiqui, Business & Finance Expert Columns, 2015.

^{4  "} Remote Work Works - New Study Indicates 80% of Leaders and Employees Saw Increased Productivity But Highlights Disconnect With Communication and Transparency ", Cision PR Newswire, 2021.

^{5  "} Surmenage, frais : le télétravail pèse sur le moral (et le dos) des Français ", Elsa Rouden, Enquête en ligne financée par Fellowes et commandée par Atomik Research sur Femina.fr, 2021.

⁶  “ Vous souffrez de réunionite ? Voici des pistes pour vous en sortir ”, Courrier International, 2022.

Aurélie Toro

A propos de l'auteur

Aurélie met à profit son expérience en création de contenu et en marketing digital pour aider les dirigeants francophones dans leurs pratiques quotidiennes. Toujours en quête d'accomplir des choses qui ont un sens pour la société et passionnée par la recherche, l'écriture et le partage utile d'informations, elle fait son maximum pour apporter une vision nouvelle aux dirigeants qui nous lisent sur les thèmes du management agile, de la gestion de réunions et de la transformation digitale.