Le Timeboxing : comment gérer son temps de travail de manière plus efficace

C'est un thème récurrent au sein des organisations : comment gérer son temps de travail efficacement ? Le temps - personne ne semble en avoir et presque tout le monde voudrait qu'il s'étende. "Tempus fugit” ("le temps file" en latin) est plus qu'une expression, c'est une véritable menace. Et pour cause, quelle est la raison qui nous pousse a finalement en faire relativement peu, alors que nous sommes si occupés ?

La réponse s'exprime en six mots : beaucoup de travail, peu de résultats. Mais il ne s'agit là que de la moitié de la vérité. En effet, beaucoup de tâches sont souvent accomplies rapidement - nous travaillons de manière productive. Le hic, c'est que la plupart du temps, nous manquons de temps pour tout faire. Et la frustration qui en découle pèse souvent plus lourd que la joie d'avoir atteint ses objectifs. 

Le besoin de gérer son temps au travail n'est pas nouveau. La question est plutôt de savoir comment gérer son temps, et comment une organisation précise des tâches permet une meilleure organisation du temps de travail, sans en augmenter la charge. Un moyen efficace consiste par exemple à identifier les raisons qui amènent à perdre du temps (aussi appelées “voleurs de temps”) et à les éliminer dès que possible. 

Cet article aborde la méthode de gestion du temps “Timeboxing”, d'une aide précieuse pour gérer son temps de travail effacement. Il vous aide également à identifier les raisons quotidiennes qui vous font perdre votre temps ou les voleurs de temps. Son objectif est de vous donner une vue d'ensemble du sujet de l'organisation du temps de travail, afin que vous puissiez en tirer parti au quotidien et mieux gérer votre ressource la plus précieuse.

Organisation du temps de travail : définition

Gérer son temps de travail, c'est organiser ses tâches de manière judicieuse et efficace. Le temps est souvent compté et insuffisant pour tout faire avec la même intensité, ainsi une définition adéquate des priorités et une bonne organisation constitue un facteur décisif. En effet, à la fin de la journée, de la semaine ou du mois, les résultats doivent être suffisants. Celui ou celle qui fait l'effort de planifier suffisamment son temps en retire généralement davantage de bénéfices en termes de tâches accomplies. 

La gestion du temps aide à maîtriser les tâches et échéances associées dans le cadre temporel disponible - elle met de l'ordre dans le chaos quotidien.¹ Souvent, nous pensons surtout au niveau personnel, mais cela peut aussi être considéré dans un cadre plus large : les différentes équipes et les services entiers doivent également prêter attention à l'organisation du temps de travail collectif. C'est même souvent nécessaire pour atteindre les objectifs stratégiques de l'entreprise . 

Pourtant, la gestion du temps peut sembler quelque peu trompeuse. En effet, on ne peut pas augmenter ou diminuer la quantité de temps en soi. Le temps est toujours disponible dans les mêmes proportions. 

Comme le dit une citation du philosophe et sénateur romain de l'Antiquité Lucius Annaeus Seneca : "Ce n'est pas peu de temps que nous avons, c'est beaucoup de temps que nous n'utilisons pas".

Ainsi, ce qui compte dans la gestion du temps, c'est essentiellement la méthode de travail personnelle ou générale au sein d'une équipe. L'objectif est de ne pas se laisser submerger par une multitude de tâches et de réaliser le plus de choses possible dans le temps imparti. Le principe est simple : avec une (auto)organisation fonctionnelle, on réussit mieux, les tâches sont accomplies plus rapidement ou plus efficacement et on gagne du temps. Cela améliore également la qualité de vie et profite globalement à des facteurs tels qu'une meilleure culture d'entreprise grâce à un bien-être au travail accru. 

Comment gérer son temps de manière efficace?  Il faut valoriser les facteurs suivants : 

1. Travailler de manière disciplinée et organisée ; par exemple en respectant des blocs de temps préalablement définis dans le calendrier.
2. Pour plus d'efficacité, il est recommandé de traiter les tâches par séquences. En accomplissant d'abord ce qui est pénible, on évite la procrastination et les tâches qui restent longtemps en suspens.
3. Compensation et détente suffisantes : il ne sert à rien de gérer son temps si cela entraîne encore plus de stress. Le but est justement de l'éviter. Il vaut donc la peine de prévoir des pauses et des phases de détente afin de disposer durablement de suffisamment d'énergie.
4. Utiliser plus de temps dans l'ensemble : se mettre plus rapidement en mode travail permet de terminer plus tôt. Certes, le temps ne peut pas être augmenté, mais il peut être utilisé efficacement si les facteurs perturbateurs sont réduits au minimum.
5. Hiérarchiser et déléguer de manière réfléchie : il n'est pas nécessaire d'effectuer toutes les tâches immédiatement et par soi-même.²

Timeboxing: la méthode

Une fois défini l'objectif à atteindre en matière de gestion du temps ou d'organisation personnelle efficace, il s'agit maintenant de trouver la méthode adéquate pour y parvenir et obtenir de meilleurs résultats. 

C'est précisément ce que permet le Timeboxing : grâce à une planification habile de votre propre temps, vous pouvez mieux respecter les délais et surtout de manière plus organisée et plus détendue. 

Le timeboxing : comment ça marche ?

Ce n'est un secret pour personne : les tâches prennent souvent le dessus et beaucoup de choses n'aboutissent que lorsqu'elles sont très urgentes. Dans le travail quotidien, la productivité est certes souvent au rendez-vous, mais l'organisation fait trop souvent défaut pour réaliser les tâches qui ne se trouvent pas forcément en haut de la pile des priorités. La cause ? Souvent, un gaspillage de temps inutile, comme des conversations distrayantes dans les couloirs, une vérification constante de la boîte mail ou des notifications, ou autres activités diverses qui coûtent de la concentration (nous y reviendrons plus tard).

Le timeboxing permet de remédier à ces obstacles : il s'agit d'une méthode de gestion du temps dans laquelle les utilisateurs travaillent avec des blocs de temps fixes (timebox). Chaque timebox est affectée à une tâche précise et contient une définition de ce qui doit être atteint à la fin.³ Un exemple : élaborer des mesures concrètes à prendre pour lancer la transformation agile d’une équipe. L'objectif est atteint dès qu'un plan d'action concret a été élaboré. 

Selon la tâche en question, les blocs de temps peuvent s'étendre sur des périodes très différentes : il peut s'agir de minutes seulement, mais aussi d'heures ou de jours entiers. Dans notre exemple ci-dessus, il s'agira clairement du troisième cas de figure. 

Le contexte et le secret du succès du timeboxing résident dans le fait que l'on crée une situation de pression artificielle. En effet, il est souvent démontré que nous pouvons travailler de manière incroyablement efficace sous pression. Dans la vie quotidienne, nous accomplissons souvent les tâches exactement dans le temps imparti - ni plus tôt ni plus tard. S'il n'y a pas de délai ni de pression correspondante, nous avons tendance à les terminer le plus tard possible. Cela est généralement d'autant plus vrai lorsque le travail est considéré comme désagréable. Cette situation entraîne toutefois une charge de travail inutilement élevée et le sentiment désagréable de laisser des tâches en suspens. La charge mentale augmente et il est de plus en plus difficile de se détacher du travail.

Dans le cas du timeboxing, on utilise donc dans l'idéal le juste niveau de pression - c'est-à-dire un mélange productif de contrainte et de détente. Avec le temps, vous parviendrez de plus en plus à donner aux timeboxes la bonne longueur.

Les étapes suivantes sont importantes dans la méthode du timeboxing :⁴

1. Compiler les tâches : comme base, on peut utiliser une liste typique de choses à faire, auxquelles on attribue des priorités. 
2. Estimer le temps nécessaire : cela consiste à déterminer de la manière la plus réaliste possible combien de temps sera nécessaire pour une tâche donnée. 
3. Prévoir des pauses : il peut être désastreux de ne pas prévoir de pauses, car cela augmente le stress et la charge de travail et donne l'impression de n'avoir pas fait assez. Malgré toute votre ambition, vous devez donc prévoir des temps de pause suffisants.
4. Définir des périodes tampons : lorsqu'un objectif n'est pas atteint aussi rapidement que prévu, le risque de ne pas respecter les délais et les échéances augmente. En revanche, si l'on planifie avec une marge de temps suffisante, on se place du côté de la sécurité.

Le concept du timeboxing en tant que méthode de gestion du temps est donc simple : il s'agit d'établir un planning quotidien ou hebdomadaire aussi clair et transparent que possible, comprenant toutes les tâches pertinentes. En plus de la période tampon, il est également important de prévoir du temps pour les imprévus. Il est ainsi possible de définir des "tâches spontanées" ou des "interventions à court terme" pour une timebox ou même pour plusieurs timeboxes. 

Les avantages du Timeboxing

En utilisant la méthode du Timeboxing, le travail a l’avantage d’être organisé et réalisé en un minimum de temps et sans trop de stress. Il permet de travailler avec discipline et de manière efficace grâce à des blocs de temps établis.

Voici un aperçu de quelques avantages du Timeboxing :

• Un plan de travail clair est disponible.

• Même les tâches moins prioritaires sont réalisées.

• Le report des tâches (procrastination) est évité.

• Le fameux effet "deadline" se produit : les tâches sont terminées - et ce dans un délai généralement plus court. 

• On travaille de manière plus concentrée et ciblée (effets positifs d'une situation de légère pression créée artificiellement).

• La tension diminue : en se concentrant sur une seule tâche à la fois, on évite le multitâche. 

• La motivation augmente car on voit clairement ce que l'on a réalisé et on peut cocher les tâches, et cela permet de passer aux suivantes.⁵

Timeboxing - une approche individuelle

En ce qui concerne le Timeboxing en tant qu'approche fondamentale de la gestion du temps, il est important qu'il permette un travail agile et ne l'empêche en aucun cas. Cela signifie que les blocs de temps ne doivent en aucun cas limiter la flexibilité. Il ne s'agit pas de suivre des directives rigides, mais d'organiser son propre travail de manière judicieuse afin de tirer davantage profit du temps disponible. 

Les blocs de temps sont donc tout à fait variables et peuvent être modifiés ou réorganisés. Enfin, un certain effet d'apprentissage se produit au cours d'une journée ou d'une semaine. En d'autres termes : nous découvrons peu à peu le réalisme de notre emploi du temps. Et il serait absurde de ne pas intégrer ces valeurs empiriques supplémentaires dans le Timeboxing.

Dans l'ensemble, le Timeboxing est donc une aide pour travailler de manière productive. Cette méthode peut être adaptée aux besoins individuels et doit nous aider à atteindre nos objectifs. Chaque personne doit trouver sa propre approche pour gérer son temps le plus efficacement possible. Ce qui fonctionne pour un collègue ne doit pas forcément réussir pour vous - et inversement.

Les voleurs de temps : ce qui est chronophage dans le quotidien

Le fait que le travail ne puisse pas être accompli pendant le temps de travail, que ce soit en apparence ou en réalité, a des raisons très diverses - elles varient d'un cas à l'autre. Il y a par exemple un manque de personnel, la charge de travail est intrinsèquement trop élevée ou l'organisation du travail mérite d'être améliorée. Trop souvent, nous sommes également victimes - au sens figuré - des "voleurs de temps".

Or, pour une gestion du temps efficace et une application réussie du Timeboxing, il faut en être conscient. En effet, il se pourrait que l'on pratique certes un Timeboxing fonctionnel en théorie, mais que l'on soit constamment distrait par des voleurs de temps dans la pratique. Cela a pour conséquence que des tâches restent inachevées malgré une excellente planification et que le temps s'écoule sans être utilisé.

Quels sont ces voleurs de temps? Réponse ci-dessous et comment les maîtriser :

“Voleurs de temps" les plus courants

Au travail, mais aussi dans la vie privée, il est rare que nous perdions du temps intentionnellement. Un exemple très célèbre de temps mal utilisé au travail est celui des réunions improductives. Une enquête représentative menée par Zippia aux États-Unis a révélé que pas moins de 71 % des réunions étaient perçues comme improductives.⁶ Compte tenu du temps considérable passé en réunion chaque semaine - les chiffres exacts varient considérablement - il s'agit d'une situation tout à fait intenable qui peut clairement être évitée. Notre calculateur de coûts des réunions fournit des informations personnalisées à ce sujet. 

Mais il existe aussi de nombreux petits voleurs de temps subtils qui, sans faire de bruit, font perdre beaucoup de productivité et nous détournent des tâches importantes. Voici un aperçu de quelques uns d’entre eux, fréquents et sérieux, et des contre-mesures appropriées :

• Le smartphone : pour beaucoup, il est un compagnon permanent et représente donc un immense danger pour le budget temps. Même si l'on parvient à le quitter des yeux, les notifications push, entre autres, nous rappellent souvent à l'ordre et détournent notre attention. Un premier remède consiste à désactiver les notifications inutiles. Il est encore plus efficace de placer le smartphone hors de votre vue. Pour une concentration profonde, il devrait être à la fois silencieux et hors du champ de vision direct. 

• Les e-mails : le volume des e-mails ne cesse de croître - selon une prévision, le monde atteindra 376,4 milliards d'e-mails par jour d'ici 2025 (333,2 milliards en 2022).⁷ En les lisant (entièrement), en y répondant et en rédigeant des messages à notre tour, nous investissons un énorme budget temps. Certes, cela est nécessaire et fait tout simplement partie du travail, mais d'un autre côté, les innombrables e-mails nous empêchent d'accomplir d'autres tâches (parfois plus importantes). Il est recommandé de ne pas laisser la boîte aux lettres ouverte en permanence, mais plutôt de consulter les messages à heures fixes et d'y répondre. En revanche, si la boîte aux lettres doit rester ouverte, il vaut la peine d'établir rapidement des priorités et de planifier : les e-mails peuvent également faire partie du Timeboxing.

• Les petites conversations : une communication informelle peut être très importante pour la relation entre les collègues - car elles créent des liens. Mais si les conversations prennent de l'ampleur et durent longtemps, elles se transforment rapidement en un dangereux voleur de temps. Jusqu'à une heure par jour est perdue au bureau à cause des ragots.⁸ Il est souvent difficile d'éviter ce voleur de temps - sans offenser personne. Le Timeboxing aide ici en vous permettant de garder un œil sur vos tâches en permanence. Et au niveau relationnel, il est généralement peu dommageable d'abréger de manière charmante quelques conversations ou de les reporter à plus tard.

• Surfer sur Internet : qu'il soit utilisé pour les loisirs ou même pour le travail, il est facile de se perdre rapidement dans la source intarissable de surcharge informationnelle que constitue Internet. Là aussi, une gestion conséquente du temps est utile : avec le Timeboxing, ce phénomène devient moins fréquent ou du moins plus ciblé.  

• Le perfectionnisme : il s'agit en principe d'une qualité positive. Mais il est évident que plus quelque chose doit être parfait, plus cela a tendance à prendre du temps. Il faut souvent choisir le bon moment pour considérer qu'un projet est "suffisamment bon" et pour l'abandonner ou le transmettre. Si l'on peaufine les détails trop longtemps après, on risque de négliger d'autres tâches importantes. Pour éviter cela, les projets devraient avoir, outre une date limite, une définition claire du moment où ils peuvent être considérés comme terminés ou prêts à passer à l'instance suivante. 

Une question d'équilibre

Les personnes qui gèrent correctement leur temps équilibrent les tâches, les pondèrent les unes par rapport aux autres et prennent des décisions. Le choix n'est pas toujours idéal, mais la structure ainsi obtenue permet de mettre de l'ordre, de se calmer et de travailler de manière plus productive. 

Le Timeboxing est un moyen efficace de définir des priorités, de consacrer du temps à des activités et de définir des résultats à atteindre. Il repose également sur le processus : les Timeboxes peuvent être optimisées, révisées et réorganisées. L'important est de travailler sérieusement avec le schéma établi et de l'utiliser pour être plus efficace. Il ne faut pas non plus négliger le bien-être personnel et la satisfaction que procure le fait de cocher certains points.

Comme nous l’avons vu, les "voleurs de temps" présentent quelques pièges : les reconnaître et anticiper les situations critiques permet de gagner en productivité et de traverser la journée de travail avec sérénité.

¹ " Zeitmanagement: Was Sie wirklich erfolgreicher macht ", Jochen Mai, Karrierebibel, 2021. 

² idem

³ " Timeboxing: So wirst du produktiver! ", Projekte leicht gemacht, 2018. 

⁴ idem

⁵ idem

^{6 "} 27 INCREDIBLE MEETING STATISTICS ", Jack Flynn, ZIPPIA, 2022. 

^{7 "} Prognose zur Anzahl der täglich versendeten und empfangenen E-Mails weltweit bis 2025 ", L. Rabe, Statista, 2022. 

^{8 "} Zeitfresser: Das sind die schlimmsten ", Jochen Mai, Karrierebibel, 2020.

Tobias Kortas

A propos de l'auteur

Tobias est un rédacteur expérimenté qui aime créer du contenu de valeur. Son expérience journalistique lui permet de s'intéresser de près à des sujets tels que la gestion des réunions, la transformation numérique et le leadership agile.