Assistant de direction : un pilier d’aide à la décision dans les coulisses de la stratégie
Souvent sous-estimé, le rôle d'assistant de direction est pourtant un véritable pilier d’aide à la décision en entreprise et peut réellement dynamiser l'exécution de la stratégie : découvrez comment.
Assistant personnel, executive assistant, assistant/secrétaire de direction : ce métier connaît aujourd’hui de nombreuses appellations. Ce qui est certain, c’est que le cliché de la secrétaire de direction traditionnelle est en pleine mutation. Les executive assistants jouent de nos jours un rôle indispensable dans l’entreprise. Souvent sous-estimée, leur position est pourtant fondamentale dans l’aide à la décision et dans la quête d’efficacité des équipes dirigeantes.
Mais sans l’ombre d’un doute, leur quotidien comporte son lot de défis : comment fournir le meilleur service, apporter des solutions innovantes, réduire le travail administratif et les risques d'erreur, et faciliter la prise de décision par le biais d’un support sans faille? Pas toujours simple… quand les méthodes mises à disposition sont archaïques, quand la technologie ne suit pas, quand leur propre emploi du temps déborde et le stress qui en découle également.
Et pour cause, selon une étude de McKinsey, seuls 20% des dirigeants affirment que leur organisation excelle en matière décisionnelle.1 Quelle est la source de ce problème ? Comment les assistants de direction, de par leur rôle pilier de facilitateurs, peuvent-ils contribuer à rehausser ces résultats ?
Dans cet article, nous abordons ces questions et donnons des conseils aux assistants de direction pour faire une vraie différence au sein de leur organisation.
Vers de meilleures décisions
Le processus décisionnel d’une entreprise est le fondement de son succès. De bonnes décisions déterminent la direction que la structure va prendre et reflètent aussi bien ses valeurs que les ambitions de ses dirigeants. A contrario, des mauvaises décisions ont un impact lourd sur la santé de l’organisation. Dans un contexte de forte concurrence et de monde des affaires en constante évolution, la lenteur décisionnelle ou les erreurs n’ont plus leur place.
Il s'agit donc de l'une des grandes problématiques d'entreprise actuelles du monde VUCA/BANI2 : comment prendre de meilleures décisions ? Une chose est sûre : pour être en mesure de prendre de bonnes décisions, un dirigeant a besoin de disposer de toutes les informations nécessaires et d’un contexte décisionnel clair. C’est ici que l’assistant entre en scène, pour structurer les processus décisionnels et faciliter leur aboutissement en décisions éclairées et suivies dans le temps.
Comment aider dès aujourd’hui les dirigeants à prendre de meilleures décisions ? Lisez ce qui suit pour en savoir plus.
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Un manque de visibilité sur les décisions passées qui perturbe les décisions futures
Comme nous le mentionnions plus haut, il semble que les processus décisionnels en entreprise aient encore bien des progrès à faire, puisqu’un dirigeant sur cinq seulement s’en considère comme satisfait. Pourquoi cet aspect stratégique en entreprise est-il si déficient?
Selon une étude réalisée par nos soins auprès de hauts dirigeants, ce qui explique ce fossé décisionnel, c’est le manque de suivi des décisions passées, trop compliqué et chronophage. 80% des cadres supérieurs interrogés s'accordent à dire que ce problème de suivi est leur plus grande difficulté dans le cadre de la préparation de leurs réunions. Les décisions stratégiques ne sont pas bien documentées, les informations ne sont pas facilement disponibles et sont souvent formatées de manière inefficace et peu digeste, ce qui ajoute à leur travail mental et entraîne des lacunes et des erreurs.
En raison des problèmes d'efficacité mentionnés ci-dessus, il est aussi compliqué pour les décideurs d’y voir clair que pour les organisateurs des réunions - le plus souvent, les assistants de direction - de préparer correctement les points de l' ordre du jour et d’y associer des votes et des décisions. Quant à la communication des décisions prises, ici encore, c’est souvent confus : certains dirigeants attendent des assistants qu'ils le fassent, d'autres pensent qu'ils devraient le faire eux-mêmes, et parfois, cela dépend des décisions…
De lourdes conséquences, source de frustration pour les dirigeants et leurs assistants
Quelle est la conséquence de cette défaillance décisionnelle et de ce manque de communication ? Une mauvaise exécution. Les objectifs ne sont pas atteints, et, parfois pire, les dirigeants sont dépassés et ne parviennent pas à évaluer leur degré de complétion.
Cette perte d'efficacité impacte aussi bien les dirigeants que leurs assistants : pour les premiers, elle est perçue comme une perte d'argent considérable - pour les assistants, il est frustrant de ne pas parvenir à aider plus. Souvent, ils aimeraient améliorer les processus afin de faciliter le travail des équipes. Mais dans la réalité, leur rôle croule sous la bureaucratie : soit ils fonctionnent avec des documents papier qui deviennent vite ingérables, soit le digital n’est pas bien adapté aux besoins précis des équipes dirigeantes et/ou pas assez sécurisé.
Ainsi, il est facile pour un assistant de direction de se sentir submergé par le montant de ses tâches, les mises à jour constantes, et les changements fréquents dans les différents outils qu’il essaie dont la fiabilité laisse à désirer. Sans compter les problèmes techniques de dernière minute dans le cadre de réunions à distance ou de réunions hybrides . Pas facile de trouver la juste méthodologie d’aide à la décision au milieu de tout cela, avec le manque de temps dû à son emploi du temps chargé, et le stress que sa position génère.
Un assistant de direction a un vrai rôle à jouer pour assurer le succès de son organisation.
Prenons l’exemple du meilleur des comédiens : afin de faire vibrer son audience de par son talent humoristique, lyrique, ou dramatique, il a besoin d’un travail de préparation minutieux en coulisses et tout autour de sa performance, qui va des répétitions, à la collaboration avec le reste de la troupe pour les mises en scène, la gestion du théâtre, l'éclairage, parmi tant d’autres. Un dirigeant se doit aussi de “répéter” avant son entrée en scène décisionnelle : pour cela, il doit avoir en sa possession toutes les informations nécessaires, une scène claire, et une gestion de son contexte décisionnel fluide et sans failles.
Dans les coulisses, l’assistant de direction détient le pouvoir de rendre tout cela possible. Il est chargé du bon fonctionnement du théâtre, des répétitions, et de la symbiose de toute la troupe pour des représentations réussies. Un assistant de direction a un vrai rôle à jouer pour assurer le succès de son organisation, et, avec une structure de travail plus efficace, il pourrait véritablement améliorer les processus décisionnels et faire la différence.
À la source du problème : une mauvaise Gestion de Réunions
Un processus décisionnel déficient, un suivi insuffisant, des ordres du jour mal structurés…il ne s’agit pas vraiment ici des causes du problème. Ce sont plutôt des symptômes. La véritable source du problème en matière décisionnelle aujourd’hui est l'absence de structure pour une gestion des réunions optimale et de technologie adaptée dans ce sens.
La base d’une réunion réussie consiste en sa préparation , sa structure et son suivi, en différentes phases. Avant la réunion, il est indispensable de constituer un ordre du jour minutieux (pour cela, inspirez-vous de cet exemple d'ordre du jour de réunion), de bien choisir les participants et de leur assigner les différents points de l’ordre du jour, de rassembler les documents nécessaires et de favoriser une collaboration asynchrone sur certains points avant même que la réunion ne démarre.
Ces pratiques en amont permettent déjà d’amorcer l'efficacité générale de la réunion : le jour J, seulement les points critiques sont abordés et le processus décisionnel est plus fluide et accéléré, ceci à l'aide d’une grande clarté des processus et d’une technologie de soutien dédiée. Les minutes sont prises, les tâches sont attribuées. Après la réunion, les décisions sont facilement accessibles et suivies. Enfin, un feedback sur est collecté après chaque réunion en vue d’une amélioration continue.
Ce qui est énoncé ci-dessus est un scénario issu de la réunion idéale et qui constitue le meilleur outil d’aide à la décision. Malheureusement, dans les entreprises d’aujourd’hui, les choses se passent rarement ainsi. Les réunions n’ont pas d’ordre du jour clair avec des objectifs associés à chaque point, la préparation est insuffisante, les discussions s’égarent, l’horloge tourne et à l'issue de la réunion, aucune décision n’a vraiment été prise.
Les participants sont frustrés, perdent du temps et ceci ne fait que renforcer le manque d'efficacité en matière décisionnelle. Quand on pense que les dirigeants passent jusqu'à 23h par semaine en réunion… voilà bien du temps qui pourrait être mis à bien meilleur profit.3
Le dénouement : vers de meilleures décisions
Aujourd'hui, les dirigeants ont besoin de réunions mieux organisées et plus productives, scènes à partir desquelles ils pourront exceller davantage dans leur rôle décisionnel. Ils ont également besoin d’un accès facile à toutes les décisions prises, avec des mises à jour de l'état d'avancement en temps réel, pour avoir une vision globale de la direction de l’entreprise, du niveau de complétion des objectifs, et des problèmes éventuels afin d’envisager des solutions.
L’assistant de direction qui orchestre les réunions peut véritablement faciliter ce scénario s’il adopte la bonne méthodologie et la technologie de soutien adaptée, qui donne de la structure aux réunions à travers leurs différentes phases, et au suivi des décisions. Le tout de manière simple, adaptée et intégrée.
Ils pourront ainsi organiser de meilleures réunions, et permettre aux dirigeants d’aboutir à des résultats tangibles à l’issue de chaque réunion, d’en sortir satisfaits avec le sentiment d’avoir bien utilisé leur temps ; mais aussi d’avoir une constante visibilité sur les décisions et leur statut, ce qui favorise l'exécution et l'efficacité globale de l’entreprise.
Une méthodologie et une technologie dédiées aux réunions formelles et stratégiques existent. Elles permettent aux assistants de dépasser leurs objectifs, de se rendre plus utiles que jamais et d'être une pierre angulaire d’aide à la décision dans l’organisation. Les dirigeants, de leur côté, seront plus satisfaits de l’excellence décisionnelle de leur organisation, dépasseront leurs objectifs et économiseront beaucoup de ressources pour les dépasser plus encore et offrir la plus belle des performances sur la scène commerciale.
1 ‘Decision making in the age of urgency’, McKinsey & Company, 2019.
2 VUCA : Volatile, Incertain, Complexe, Ambigu (de l’anglais Volatility, Uncertainty, Complexity, Ambiguity)
BANI : Fragile, Anxieux, Non linéaire, Incompréhensible (de l’anglais Brittle, Anxious, Nonlinear, Incomprehensible)
3 ‘Stop the Meeting Madness’, Harvard Business Review, 2017.
