Les bonnes pratiques à adopter pour mettre fin à la folie des réunions

Esope avait raison lorsqu’il disait qu’il est possible d'avoir trop d'une bonne chose. Les réunions ont beau être essentielles, remplir une fonction sociale importante dans la vie de l'entreprise, et être des réservoirs de valeur qui participent à l’atteinte des objectifs, il n’en reste pas moins possible d’avoir « trop de réunions ». Des études montrent que les dirigeants consacrent jusqu'à 80 % de leur temps à des réunions ou à des activités liées aux réunions, avec une moyenne de 23 heures par semaine passées dans des réunions de travail.¹ 

L'essor du travail à distance n'a fait qu'accentuer ce phénomène : 19 % des dirigeants interrogés dans le cadre d’une  étude Forrester réalisée pour le compte de Sherpany ont déclaré qu'ils organisaient désormais des réunions hebdomadaires, contre 4 % avant 2020.

Ce phénomène a donné naissance au « Zoom Fatigue » - une expression passée dans le langage courant qui trouve ses racines dans un phénomène silencieux qui existe pourtant depuis bien longtemps : le syndrome de récupération des réunions. Il s'agit de l'idée selon laquelle, après une réunion longue, difficile ou frustrante, les individus ont besoin de 45 minutes pour récupérer et retrouver leur neutralité.² Ce phénomène a un impact considérable sur la productivité, mais aussi sur la santé, car il influe négativement sur le bien-être au travail .

Dans cet article, nous analysons les raisons qui font qu’avoir trop de réunions nuit à votre productivité et à celle de vos collaborateurs, avant de proposer de bonnes pratiques à adopter pour favoriser l’épanouissement professionnel, le vôtre comme celui de vos équipes.

Pourquoi limiter le nombre de réunions professionnelles ? 

Dans le cas des réunions, l’habitude devient source d’indifférence. Plus nous avons de réunions, et moins nous portons une attention particulière à chacune d’elles, et encore moins aux tâches qui en découlent. Cela a pour conséquence d’augmenter le volume de réunions en général, ainsi que la part de réunions improductives en particulier. La combinaison des deux conduit à ce que la Harvard Business Review appelle « la folie des réunions », plus connue en français sous son appellation de « réunionite ».

Dans un article qui fait référence, l'expert en réunions Steven Rogelberg décrit la réunionite comme une situation que la plupart d'entre nous reconnaisse sans peine : être coincé dans une boucle infinie de réunions qui ne débouchent sur pas grand-chose.

Ce problème prend de l’ampleur à mesure que les organisations se développent. Seth Godin, entrepreneur et auteur, le décrit dans son livre : « À mesure qu'une entreprise se développe, le nombre de réunions augmente encore plus vite, pour finalement atteindre un point où les réunions sont si nombreuses que la paralysie s'installe.³ » Le fait d'avoir trop de réunions professionnelles ne diminue pas seulement la valeur perçue de chacune d’elles par vos collaborateurs : cela crée un « cercle vicieux » qui dilue les potentiels, la valeur et le bien-être.

Aux États-Unis, plus de 55 millions de réunions sont organisées chaque jour, ce qui représente un coût qui se chiffre en milliards de dollars par an.⁴ La question ici n'est pas de savoir si les réunions sont intrinsèquement improductives . Au contraire, le fait de se réunir devrait être valorisé et les réunions utilisées avec parcimonie. Alors, comment limiter le nombre de réunions professionnelles ?

Quelles sont les bonnes pratiques pour limiter le nombre de réunions ?

Les réunions servent souvent de filet de sécurité pour le lancement de nouvelles initiatives. L’un des écueils les plus répandus consiste à penser qu’une réunion permet d’appréhender et de résoudre des questions de manière complète. Or, rien n’est moins vrai. À une époque où le télétravail est monnaie courante, avec des équipes réparties dans le monde entier sur plusieurs fuseaux horaires, il est essentiel de réaliser que la collaboration directe n’est pas le seul moyen de faire avancer les choses.

Pour éviter d'avoir trop de réunions, il existe cinq bonnes pratiques à adopter :

1. Mettre en place des points de contrôle « go » et « no-go »

Avant toute réunion, il est indispensable de définir un point de contrôle afin de déterminer si la réunion est nécessaire. Vous devez vous demander si la réunion est réellement le seul moyen d’atteindre les objectifs. Si d’autres façons de procéder s’offrent à vous, il convient de les utiliser en premier lieu : la réunion doit être votre dernier recours.

2. Avoir des objectifs clairs pour chaque réunion

Une fois que vous avez déterminé qu'une réunion est nécessaire, l'étape suivante consiste à définir des objectifs concrets. Ceux-ci doivent être clairement communiqués à chaque participant avant la réunion et servir de base aux discussions pendant la réunion elle-même. Dans les réunions formelles, ces objectifs structureront également l' ordre du jour .

3. Bien réfléchir aux participants

Si nous nous inquiétons d'avoir trop de réunions à titre individuel, les organisations, en tant que collectivité, ont encore bien plus à craindre. Presque toutes les réunions impliquent des parties prenantes dont le temps est précieux. Par conséquent, le choix des participants doit être un processus conscient, plutôt que de se contenter d'invitations génériques.

N'oubliez pas qu'en invitant ces personnes à la réunion, vous leur demandez de prendre du temps sur un agenda souvent déjà bien chargé. Vous ne devriez inviter que des personnes dont l'expertise est requise, ou pour lesquelles le résultat des discussions aura un impact direct .

4. Collaborer de manière asynchrone

Une étape essentielle du processus de pré-réunion est la collaboration asynchrone. Il s'agit pour chaque participant de poser des questions de clarification et de collaborer sur le sujet avant le début de la réunion. C’est un excellent mécanisme pour faire avancer les initiatives avant même que la réunion ne commence. Il permet, en outre, de faire gagner à chacun un temps précieux. Dans certains cas, grâce à la collaboration asynchrone, la réunion elle-même peut être rendue obsolète, et le temps de réunion peut être économisé et utilisé pour d'autres tâches.

5. Établir des règles de base dans votre organisation

Une bonne pratique pour limiter le nombre de réunions improductives consiste à établir des règles à respecter dans le cadre des réunions. Il peut s'agir de mettre en œuvre des politiques interdisant les réunions consécutives, d'instituer des périodes sans réunion, comme un jour de la semaine ou une semaine de l'année, ou de fixer une limite au nombre de participants pouvant être invités à une réunion sans autorisation. En adoptant cette bonne pratique, vous fixez des limites claires dans l'organisation des réunions et luttez efficacement contre la réunionite.

Combien de temps devez-vous passer en réunion ?

Les experts en réunions s'accordent à dire que la durée idéale d'une réunion est de 48 minutes.⁵ Cette durée est suffisante pour avoir une discussion significative, sans risquer que les participants ne se désengagent ou ne se déconcentrent. 

S'il est difficile d’établir le nombre de réunions qu'un dirigeant doit tenir chaque semaine, certains aspects de la gestion des réunions peuvent, en revanche, être définis. 

Le premier est qu'il doit toujours y avoir un intervalle suffisant entre les réunions pour permettre aux individus de récupérer et de se préparer adéquatement à la prochaine réunion. Il est donc important d'éviter de programmer des réunions à la suite dans les agendas. 

Le deuxième aspect consiste à réfléchir à la durée de la réunion plutôt que de simplement accepter la durée par défaut attribuée par votre agenda. Avez-vous vraiment besoin de l'heure complète ? Les objectifs de la réunion pourraient-ils être atteints en 50 minutes ? Cela donnerait à vos participants dix minutes supplémentaires pour se préparer aux réunions suivantes ou pour prendre un café avant de retourner à leur bureau. 

Le troisième aspect consiste à reprendre le contrôle de votre agenda. Bloquer du temps est non seulement bénéfique pour votre concentration mais permet aussi d'empêcher les réunions de prendre le pas sur votre journée et d’interrompre constamment votre travail sur des tâches de fond.

Adoptez dès aujourd’hui de bonnes pratiques de réunion

Le fait d'avoir trop de réunions professionnelles chaque semaine a un impact significatif sur notre bien-être et notre productivité. Il est donc important d'éviter de laisser les réunions prendre le dessus. En adoptant de bonnes pratiques, tant au niveau organisationnel qu'individuel, vous pouvez mettre fin à la réunionite et améliorer à la fois le bien-être et la performance.

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¹ ‘The Science and Fiction of Meetings’, S. Rogelberg, C. Scott, and J. Kello, MIT Sloan Management Review, 2007.

² ‘Blame your worthless workdays on ‘meeting recovery syndrome’, P. Rubenstein, BBC News, 2019.

³ ‘The Practice: Shipping Creative Word’, S. Godin, Portfolio, 2020. 

⁴ ‘Do We Really Need Another Meeting? The Science of Workplace Meetings’, J. Mroz, J. Allen, D. Verhoeven, Association for Psychological Science, 2018.

⁵ ‘The Surprising Science of Meetings’, S. Rogelberg, Oxford University Press, 2019. 

Robert Mitson

A propos de l'auteur

Robert est passionné par la création de valeur et la communication. En tant que spécialiste du contenu anglais, il créé de nouvelles perspectives pour aider les dirigeants dans toute l'Europe à faire en sorte que chaque réunion compte.