À quoi ressemblent vos réunions ? Petit tour dans l’agenda d’un CEO
L'agenda d'un CEO est toujours bien rempli, et les séances y occupent une large place. Quels sont les différents types de réunion, à quoi servent-elles et quel rôle y joue la technologie ?
Organiser et participer à des réunions fait partie du quotidien de tous les dirigeants. Chaque réunion réussie représente un énorme investissement en temps pour les dirigeants, les administrateurs et les participants. Que ce soient des réunions d'information, des comités de direction ou des réunions d'équipe, ces moments d'échange sont clé pour le pilotage de l'entreprise - mais pas seulement.
Alexandre Léchenne, CEO de GLOBAZ SA et expert de la transformation et du pilotage stratégique et opérationnel de sociétés IT, nous explique sa perception des réunions, comment il les utilise et le rôle de la technologie dans ces dernières.
Parlons de votre rôle. Pouvez-vous me décrire une journée type ?
Alexandre Léchenne : Je suis le directeur général de GLOBAZ SA, société de services informatiques d’une centaine de collaborateurs basée au Noirmont, dans le Jura. Au-delà des séances de gouvernance opérationnelle standards telles que des séances de direction ou de la gestion de la relation client, mes journées sont extrêmement variées. Par contre, elles ont toutes un point commun, c'est qu'elles sont intenses. Il faut toujours être souple et agile, mais aussi très organisé dans la gestion de son temps.
En fait, mon rôle est surtout de permettre à chaque collaboratrice et collaborateur de l'entreprise de remplir sa mission. Généralement, je suis appelé à débloquer des situations pour que chacun puisse travailler. Je n'ai pas vraiment de journée type. J'ai des semaines types avec certaines séances récurrentes, mais également d’autres séances sur des sujets différents.
Y a-t-il des choses qui facilitent votre travail ? Est-ce que la technologie en fait partie ? Pouvez-vous me donner un exemple de l'influence (positive ou négative) de la technologie sur votre travail ?
Alexandre Léchenne : Les processus et l'organisation doivent bien sûr s'appuyer sur une palette de moyens informatiques pour gagner en efficience ou automatiser certaines tâches. Les solutions IT et tout un ensemble d'outils font partie intégrante de notre organisation et de nos processus. En tant que société délivrant des services informatiques, nous avons une sensibilité particulière sur les moyens informatiques.
Néanmoins, lorsqu'on met en place un processus ou qu’on l’ajuste de manière significative, je tiens toujours à passer par une phase que j'appelle « l'artisanat ». Cette étape permet de s'assurer que le processus mis en place soit toujours bien nécessaire, bien compris et que tous les acteurs se l’approprient. C’est seulement ensuite que nous choisissons les outils les plus adaptés à nos processus, respectivement à nos moyens et à nos compétences.
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Je ne mets jamais l'outil au centre, c’est un moyen, un levier. C'est toujours le processus qu'on doit maîtriser, comprendre et une fois qu'il est bien compris, maîtrisé, on choisit l'outil adéquat. Expérience faite, l'outil est malheureusement souvent l’excuse pour changer un processus qu’on ne maîtrise pas. On essaie alors de trouver des palliatifs via les outils IT. In fine cela produit souvent ce qu'on appelle une « usine à gaz ». J’exige donc toujours cette « phase d'artisanat » avant d'industrialiser un processus avec un outil informatique.
On utilise maintenant des robots logiciels pour collecter des données dans notre ERP ou dans d'autres systèmes. Cela nous permet d'avoir une idée très précise de l'allocation de nos ressources et de vérifier qu'elles sont en adéquation avec nos plans et nos objectifs, par exemple, avec nos objectifs budgétaires.
Pour revenir à la crise sanitaire, le télétravail dans notre environnement dématérialisé nous a permis en mars 2020, durant le premier confinement, de basculer 100% de nos collaborateurs présents sur site en télétravail , et ce, en moins de deux jours. Cette situation a duré deux mois.
Nous n’avons pas constaté de pertes en termes de productivité ni en termes de relationnel avec nos collaborateurs et nos clients. Nos clients ont salué notre proactivité à les aider. L’expérience a été vécue de manière très positive par nos collaborateurs : flexibilité personnelle et reconnaissance des clients.
Cependant le bilan tiré du télétravail lors de la deuxième phase de pandémie est plus mitigé et nous avons décelé un certain nombre d'effets négatifs sur nos valeurs comme l'esprit d'équipe. Dans un contexte théoriquement identique d'une situation sanitaire impliquant un fort recours au télétravail, on obtient des résultats significativement nuancés.
Nous devons nous poser des questions, nous remettre en question et admettre que même les meilleurs outils de coworking ne remplacent pas les contacts physiques réguliers dans des cas particuliers.
En pensant à votre rôle de CEO de Globaz SA, est-ce que ce dernier influe sur le type de réunions auxquelles vous participez ? Combien de réunions sont à votre agenda cette semaine ?
Alexandre Léchenne : J'interviens dans beaucoup de comités ou de réunions, mais aussi dans différents cercles de discussion en dehors des séances de gouvernance. La nature de ces nombreuses séances est extrêmement variée.
Je peux passer d'un comité de direction à des séances individuelles, en passant par des comités de pilotage de projets, des séances de gestion de la relation avec des clients, des séminaires sur la stratégie, des séances de coordination de cadres ou des séances d'information du personnel, des entretiens de recrutement ou encore des séances de revue et d'audit dans le cadre des certifications que nous passons.
C’est donc important d'être ponctuel et préparé, et d’avoir des objectifs clairs et partagés pour éviter d’avoir du retard qui s’accumule tout au long de la journée.
Cette semaine, par exemple, est une petite semaine avec seulement dix-huit séances dans mon calendrier.. Il se peut que dans une journée, j'aie sept à huit séances. C’est donc important d'être ponctuel et préparé, et d’avoir des objectifs clairs et partagés pour éviter d’avoir du retard qui s’accumule tout au long de la journée. Cela requiert une organisation rigoureuse, mais aussi de l'anticipation dans la préparation.
Je ne vais à aucune séance sans avoir lu les documents et avoir pris mes notes en amont. Je sais exactement ce que je vais dire ou challenger durant la séance. Je prends aussi systématiquement des notes durant la séance. J'ai une base de notes qui est extrêmement conséquente.
Avez-vous envie de participer à toutes ? Si non, pourquoi ?
Alexandre Léchenne : La question est très pertinente. Je fais le choix des séances en amont. Quand j'ai une séance dans mon calendrier, c'est une séance à laquelle je vais participer forcément. Il faut un événement ou un imprévu majeur pour que je manque une séance. Au sein de l’entreprise, j'ai de nombreuses casquettes, donc automatiquement, je suis impliqué dans beaucoup de séances.
Mon rôle est d'avoir une vision à 360 degrés de l'entreprise tant sur l'opérationnel que sur la stratégie. De par mon cursus professionnel et mes formations, ma capacité de vision systémique et d'analyse, j'arrive à rapidement intégrer les thématiques, et surtout identifier les enjeux et les opportunités pour l'entreprise.
C'est une question d'organisation et de planification de l'agenda. Je ne participe pas à une séance si je n'ai pas ou ne perçois pas une valeur ajoutée pour les autres participants. Je pose des questions pour identifier les objectifs des séances auxquelles je suis invité. Qu’attend-on de moi, que vais-je apporter ?
Si les organisateurs ne sont pas ou peu clairs, cela signifie que ma présence n'est pas pertinente. Il est clair que, sur un petit nombre de séances dans l'année, ma présence est plutôt représentative de ma fonction. Mais en dehors de celles-ci, je dois avoir un rôle à jouer et une mission à accomplir dans chaque séance, que j’en sois l’organisateur ou l’invité.
Quelle a été la meilleure idée ou la meilleure décision que vous ayez prise au cours d'une réunion ? Pourquoi la qualifieriez-vous de « meilleure » ?
Alexandre Léchenne : Dans mes relations professionnelles, j’essaye d’être le facilitateur, celui qui aidera, animera les discussions ou fera de la médiation lorsque c’est nécessaire. Les décisions font aussi partie intégrante de mon quotidien, même si je ne suis pas une personne qui se met en avant et qui les revendique.
J'assume aussi bien les réussites que les erreurs et les échecs. C'est un tout qui vous fait grandir. Il m’arrive aussi de devoir trancher à certains moments, en cas de divergences ou d’enlisement, mais je le fais toujours en expliquant mon raisonnement, ma perception du contexte et ma réflexion analytique. Comme je l'ai dit, j'essaye d'être celui qui permet à chacun de remplir son rôle et sa mission et de s’y épanouir. On a une cartographie dans l'entreprise des compétences de chacun.
Mais si vous désirez connaître une décision à succès, c’est celle d'avoir anticipé les effets de la pandémie l’année passée, notamment par la mise en place rapide du télétravail dans les meilleures conditions possibles pour le personnel ainsi que nos clients, tout en tenant compte des contraintes dictées par le Conseil Fédéral.
Cela a été un peu une surprise pour l'équipe de direction car j'avais indiqué que nous allions, pour la mise en place, passer dans une sorte d'organisation militaire, très cadrée, bref un management directif et moins participatif.
Les changements ont été très bien vécus par nos collaborateurs. Nous avons eu de bons retours sur l'accompagnement du management dans cette phase. Une décentralisation totale du travail, avec la quasi-totalité des collaborateurs voulant travailler sur site malgré la possibilité de télétravailler, n'était pas une chose aisée à concevoir.
Néanmoins, nous avons réussi à passer au travail à domicile généralisé en moins de deux jours. Lors de la première vague, cette expérience a duré deux mois et a été un franc succès. Les collaborateurs ont reconnu la qualité qui avait été mise en place dans l'accompagnement, mais aussi les gains qu’ils ont pu en tirer. Cela a été extrêmement bien vécu.
Quel a été votre meilleur souvenir de réunion de ces 12 derniers mois (en présentiel ou à distance) ?
Alexandre Léchenne : Ce n'est pas un point particulier, c'est plutôt notre capacité à être agile durant cette phase de pandémie, qui a bouleversé nos référentiels. Nous avons eu un autre enjeu à la sortie de la première phase de la pandémie, celui de notre capacité à gérer l'entreprise en mode duale, c'est-à-dire avec une partie des collaborateurs en présentiel et une partie des collaborateurs à distance.
Les défis étaient de ne pas prétériter certains collaborateurs, l’équité dans la communication et la transmission des informations ou encore la proximité, tant entre les collaborateurs qu’avec le management.
Quand vous faites une séance d'information à des collaborateurs, ce sont des séances comprenant 100 personnes. Quelque part, vous devez changer votre structure et organisation de séances. Les séances doivent être un peu moins longues, plus thématiques. Et il faut penser également aux interactions avec les collaborateurs, quels sont les outils par exemple.
Enfin, si vous aviez une baguette magique et pouviez changer une seule chose dans les réunions au sein de votre entreprise, qu'est-ce que cela serait ?
Alexandre Léchenne : Nous ne sommes pas une grosse société et on privilégie une capacité à travailler ensemble sans tout formaliser. Cela a des avantages mais aussi des limites, voire dans certains cas, des inconvénients.
Mon rêve serait d'avoir des outils informatiques qui vont plus loin dans l'intelligence artificielle, qui sont capables d'analyser des discussions, de sortir des tendances, voire d'isoler des décisions ainsi que des outils qui nous permettent automatiquement de synthétiser ce qui se dit en séance. Sommes-nous loin ou proche de ce souhait ?
La technologie avance très vite.
La crise sanitaire a conduit à une forte augmentation des réunions à distance. Quels conseils donneriez-vous aux entreprises afin de sécuriser les données sensibles partagées lors des réunions ?
Alexandre Léchenne : Nous sommes certifiés ISO 27001, nous attachons une grande importance à la sécurité, à l’intégrité et à la confidentialité des données de par la nature de notre activité. Nous travaillons pour l’IT des assurances sociales du premier pilier.
La notion de données sensibles est donc native chez nous. Il est clair que cette profusion de séances, mais surtout, le fait d'être en dehors de l'enceinte de la société, implique automatiquement un risque plus grand sur la donnée. Il faut donc des stratégies de sécurité bien ancrées dans l’entreprise, de faire appel aussi à des partenaires qui peuvent vous conseiller. Même si vous maîtrisez les choses, c'est toujours bon d'avoir un regard externe.
Mon conseil : cette notion de travail a induit beaucoup plus de flexibilité, mais elle a augmenté beaucoup les risques, notamment sur la fuite de données. Cela doit conduire les entreprises à avoir un processus en parallèle du renforcement des aspects sécurité de l’information. Pour moi, cela va de pair.
