Exemple de procès-verbal de réunion : augmentez la valeur de vos réunions

Les réunions sont une source d'opportunités et de frustrations pour les dirigeants du monde entier. Par exemple, dans une  étude Forrester Consulting commanditée par Sherpany , 37 % des dirigeants reconnaissent qu'ils n’ont pas une vision claire des décisions et des échéances, et 21 % admettent qu'ils n'ont pas de processus pour assurer le suivi des décisions . Les comptes-rendus de réunion jouent un rôle important dans ce processus : 15 % des dirigeants interrogés indiquent que l’absence de procès-verbaux de réunion est l'un des principaux obstacles à la productivité après les réunions.

Rien de plus logique à ce constat : les procès-verbaux de réunion ont une finalité multiple. Qu'il s'agisse de fournir un compte-rendu clair et vérifiable de vos discussions à des fins juridiques ou de désigner un responsable pour chacune des actions convenues lors d'une réunion, le procès-verbal contribue activement à la réussite des organisations.

Avoir en sa possession un exemple de compte rendu de réunion, ou encore un exemple de procès-verbal de réunion, est un excellent moyen de faire en sorte que chaque réunion soit créatrice de valeur. Recourir à un modèle de procès-verbal de réunion efficace permet en effet d’assurer la cohérence et l’homogénéité de ce processus au sein de votre entreprise. Lui seul permet de saisir cette valeur et de la transformer en actions au sein de vos équipes.

Dans cet article, nous revenons sur l'importance du compte rendu de réunion ou procès-verbal de réunion, avant de vous expliquer comment créer votre propre modèle pour des réunions créant plus de valeur. De plus, nous vous délivrons un exemple de compte rendu de réunion pdf gratuit, accompagnant notre exemple d’ordre du jour de réunion gratuit , que vous pouvez adapter selon vos besoins.

Qu'est-ce qu'un procès-verbal de réunion ? 

En termes simples, le procès-verbal d'une réunion est un document qui résume les discussions, les actions et les votes au cours d’une réunion formelle. Il s'agit d'une exigence légale dans de nombreux secteurs réglementés et, pour cette raison, il doit être conservé d'une manière cohérente et vérifiable. 

En rédigeant un procès-verbal, non seulement vous gardez la trace de ce qui a été convenu, mais vous décrivez aussi clairement les actions à entreprendre et, ce qui est peut-être le plus important, qui en sera responsable et dans quel délai. Le procès-verbal de réunion est le moyen par lequel vous communiquez et distribuez les résultats de la réunion, et sa finalisation marque le moment où les décisions et les actions deviennent officielles.

Ce document permet de responsabiliser les participants à la réalisation des actions décidées lors de la réunion et d'éviter les discussions redondantes au sein des futures réunions, se basant sur un compte rendu clair facilement accessible. 

Dans de nombreux cas, le procès-verbal d'une réunion est malheureusement négligé, peu ou pas rempli, alors qu'il est la condition sine qua non pour que vos réunions soient créatrices de valeur. 

Comme dans tous les domaines de la réussite, la cohérence est essentielle, et les réunions ne sont pas différentes. Si vous ne parvenez pas à saisir la valeur de vos réunions par le biais d'un procès-verbal, cela peut avoir des conséquences importantes et de grande envergure, voire remettre en question l'avenir de votre organisation. C'est pourquoi il est essentiel de rédiger un procès-verbal de réunion de manière méthodique afin d'exploiter pleinement le potentiel des réunions et de garantir leur rentabilité future. 

C'est exactement ce que vous pouvez faire en utilisant un exemple de procès-verbal de réunion bien conçu : conserver un compte rendu de vos réunions et vous assurer qu'elles créent de la valeur. Voyons comment créer un exemple de compte rendu de réunion qui vous aidera à atteindre cet objectif. 

Comment rédiger un procès-verbal de réunion : exemple

Lorsque vous réfléchissez à la manière de rédiger votre propre exemple de procès-verbal de réunion, l'utilisation d'un modèle de compte rendu de réunion éprouvé comme base est un excellent moyen de garantir la cohérence de votre document final, et de vous aider à vous concentrer sur les aspects les plus importants de votre réunion.

Voici comment rédiger votre propre exemple de compte rendu de réunion : 

1. Les bases de la rédaction d'un exemple de procès-verbal de réunion

Si la rédaction d'un exemple de compte rendu de réunion peut sembler fastidieuse et administrative, ce n'est pas forcément le cas. Au contraire, avec une   ​ solution de gestion des réunions ​ dédiée et quelques directives solides dans votre boîte à outils, vous pouvez créer un modèle de procès-verbal de réunion efficace qui sera utilisé pour chacune de vos réunions formelles.

Pour ce faire, il est essentiel de considérer d'abord les éléments de base, qui sont les suivants : 

Titre de la réunion 

Toutes les grandes œuvres d'art ont un titre , et il en va de même pour vos réunions. Votre modèle de compte-rendu de réunion doit prévoir un espace pour le titre, afin de le rendre facilement consultable et identifiable.

Vous devez convenir d'une convention de dénomination pour vos différentes réunions en interne, afin que toutes les parties prenantes puissent retrouver les anciens comptes-rendus de réunion aussi rapidement que possible. Par exemple, le titre d'une réunion pourrait être « Mise à jour de la direction - Décembre 2022 ». 

Lieu 

Bien que nous soyons nombreux à pratiquer le télétravail , il est toujours important d'indiquer le lieu de la réunion dans votre procès-verbal. Là encore, votre modèle de compte-rendu de réunion doit prévoir l'espace nécessaire, qu'il s'agisse d'une réunion virtuelle , en personne ou hybride .

Date et heure  

Pour que votre exemple de procès-verbal de réunion soit utile, assurez-vous d’y prévoir un espace pour spécifier quand la réunion a eu lieu. Cela peut être indiqué à la fois dans le titre de la réunion et dans un champ dédié à la date et à l'heure, ce qui sera utile lors de la recherche de procès-verbaux de réunions précédents. 

Participants

Bien choisir les participants à une réunion peut s'avérer être une tâche difficile, mais une fois effectuée, il est important de prévoir également que leurs noms figurent dans le procès-verbal de la réunion. Avoir une vue d'ensemble des personnes présentes, de leur rôle et de savoir si elles ont participé en présentiel ou à distance, est essentiel. Il est également important de noter le motif d’absence des personnes qui devaient assister à la réunion, mais qui n'ont pas pu être présentes. 

Les objectifs de la réunion

Un élément fondamental de tout modèle de compte-rendu de réunion est une énonciation claire de l' objectif de la réunion . Celui-ci doit, bien sûr, avoir été communiqué à l'avance, mais il doit également être clairement indiqué dans votre modèle de procès-verbal de réunion afin que le contenu de votre procès-verbal soit contextualisé en cas de consultation ultérieure.

Documents de la réunion 

Tout au long de votre réunion, de nombreux documents et ressources seront utilisés. Pour faciliter la révision des réunions passées, il est important d'inclure des liens vers tous les documents pertinents dans votre procès-verbal de réunion.

2. Les informations clés d'un exemple de procès-verbal efficace

Une fois l'essentiel couvert, vous êtes prêt à passer à la rédaction des détails de chaque point de l'ordre du jour. D'une manière générale, votre modèle de procès-verbal de réunion doit correspondre au modèle d'ordre du jour de réunion que suit votre organisation - en se calquant sur sa structure. Par conséquent, pour chaque point de l'ordre du jour, votre modèle de compte rendu de réunion doit inclure les champs suivants : 

Un ou des responsable(s)

Qui est le responsable de la réunion ? Qui sont les responsables de chaque point de l'ordre du jour ? Préciser ces rôles de réunion clés est important, car si des informations complémentaires sont nécessaires, ce sera vers ces personnes qu’il faudra se tourner.

Type de point 

De manière générale, un point de l'ordre du jour entre dans l'une des trois catégories suivantes : 

• Information 
• Discussion
• Vote

Il est important de noter la nature de chaque point de l'ordre du jour, afin que les discussions qui en découlent soient aussi claires que possible. Certaines de ces discussions peuvent même avoir lieu en utilisant la communication asynchron e, avant la réunion, pour vous faire gagner du temps et vous permettre de concentrer les discussions sur l’essentiel le jour J. 

Objectif pour chaque point 

Si la réunion elle-même a un objectif global, chaque point de l'ordre du jour doit également avoir un objectif clair formulé sous forme de question. Cela permet de concentrer les discussions et de s'assurer que votre réunion est axée sur les résultats. L'objectif de chaque point de l'ordre du jour doit donc être clairement consigné dans le procès-verbal de votre réunion, afin de vous aider à vérifier s'il a été atteint. 

Discussions, décisions et actions

Le contenu des discussions est un élément-clé de la valeur créée par le procès-verbal d'une réunion. En laissant beaucoup d'espace au rédacteur du procès-verbal pour noter le contenu des discussions, les décisions prises et les actions qui en découlent, vous vous assurez que la responsabilité et la transparence fassent partie intégrante de votre processus de réunion.

Résultats des votes

La fonction la plus importante des réunions formelles est peut-être la prise de décision . Le vote fait partie de ce processus. Il est donc essentiel de veiller à ce que les résultats des votes soient clairement mentionnés dans le procès-verbal de votre réunion. 

3. Prévoyez un meilleur suivi grâce au modèle de procès-verbal de réunion

Celui-ci joue un rôle important dans la sécurisation de la valeur créée par chaque réunion. Pour vous assurer que votre exemple de compte rendu de réunion permette cela, les deux sections suivantes doivent être intégrées à votre document :  

Aperçu des tâches et des décisions

S'il est important de fournir une transcription des discussions, des décisions et des actions pour chaque point de l'ordre du jour, il est également important de créer une version sommaire en résumé à la fin du procès-verbal de votre réunion. Ainsi, toutes les actions nécessaires sont enregistrées en un seul endroit, ce qui favorise la transparence et l'appropriation des résultats. 

En outre, en ayant une vue d'ensemble des tâches et un enregistrement des décisions en place, l'organisateur de la réunion peut également vérifier l'avancement des travaux et communiquer les échéances à mesure qu'elles approchent. Par conséquent, votre modèle de compte rendu de réunion devrait inclure cet espace dédié vers la fin. 

Pour ce faire, l'utilisation d'une solution qui fournit un module de suivi des décisions clair est une option intéressante pour garantir que vos procès-verbaux de réunion deviennent le véhicule de résultats tangibles de la réunion. 

Date de la prochaine réunion 

De nombreuses réunions formelles font partie d'une série plus large de réunions comme réunion du conseil d'administration trimestrielle ou une mise à jour mensuelle, bi-hebdomadaire ou hebdomadaire de la direction. C’est pour cela qu’il est important d'indiquer clairement la date de la prochaine réunion dans votre exemple de procès-verbal. 

Cela donne aux participants suffisamment de temps pour l'ajouter à leur agenda souvent bien chargé, et permet à chacun de savoir clairement le temps qu'il doit consacrer à la préparation de la réunion et de faire avancer les initiatives avant la date de la prochaine réunion. 

Votre exemple de procès-verbal de réunion pdf gratuit

Les procès-verbaux de réunion ont beaucoup à offrir, et en l'absence d'un solide modèle de procès-verbal de réunion, il peut être facile de laisser des détails passer entre les mailles du filet. En disposant d'un modèle de procès-verbal de réunion éprouvé pour les réunions de votre organisation, vous permettez à vos collaborateurs de réaliser les actions convenues lors des réunions et, en fin de compte, vous consolidez la valeur créée par vos réunions. 

En suivant les étapes de cet article, vous pouvez créer votre propre modèle de compte rendu de réunion, ce qui aidera vos équipes à être non seulement cohérentes, mais aussi responsables lors de leurs réunions. 

Si cela vous semble être trop de travail, ou si vous souhaitez être certain de partir sur une base stable, pourquoi ne pas essayer notre modèle de compte rendu de réunion gratuit, qui a fait ses preuves auprès de nombreux dirigeants ? Nous avons passé plus d'une décennie à aider les dirigeants d'Europe à mieux gérer leurs réunions formelles, et nous avons développé des ressources basées sur nos années d'expérience et sur les dernières recherches dans le domaine de la science des réunions. Ce modèle est gratuit et prêt à être utilisé dès maintenant. 

Robert Mitson

A propos de l'auteur

Robert est passionné par la création de valeur et la communication. En tant que spécialiste du contenu anglais, il créé de nouvelles perspectives pour aider les dirigeants dans toute l'Europe à faire en sorte que chaque réunion compte.