Comment organiser une réunion d'équipe efficace : le guide étape par étape

Le succès d'une entreprise dépend de la réussite de ses réunions : ceci n’est un secret pour personne. Elles sont l’outil le plus crucial pour collaborer et prendre des décisions au sein d’une organisation. Savoir comment organiser une réunion d’équipe efficace - et plus généralement, avoir des méthodes solides en gestion des réunions - est probablement la compétence la plus fondamentale dont les dirigeants ont besoin pour pérenniser leurs entreprises. D’autant que, vu que récemment, de nombreuses entreprises ont accéléré leur adoption des  réunions virtuelles , la nécessité d'une gestion efficace des réunions est encore plus mise en évidence.

Mais il est aujourd’hui troublant de constater que de nombreuses organisations ont du mal à gérer efficacement leurs réunions, avec 17 % seulement des dirigeants déclarant que leurs réunions sont productives.¹ Pour vous aider à résoudre ce problème malheureusement trop répandu, nous avons compilé un guide étape par étape sur la manière de mener une réunion d'équipe à bien. Ce guide a été créé en utilisant :

• Une liste de questions fréquemment posées par les dirigeants que nous accompagnons au quotidien ;
• Les années d'expérience de Sherpany dans la gestion efficace des réunions, et ;
• Des recherches universitaires dans le domaine de la science des réunions.

Avant de nous plonger dans ce guide, nous commencerons par répondre à quelques questions essentielles sur la gestion de réunions afin de développer une compréhension de base commune. Il s'agit de questions que nous rencontrons fréquemment lorsque nous aidons les entreprises à améliorer chaque réunion d'équipe et réunion de direction.
 

Qu'est-ce qu'une réunion d'équipe ?

Une réunion d'équipe est une rencontre en temps réel entre deux ou plusieurs personnes dans le but de faire avancer les objectifs de l'entreprise. Les réunions d'équipes sont un exemple de réunion formelle, et par conséquent, elles suivent généralement une structure claire dictée par leurs objectifs. 
 

Pourquoi les réunions d'équipe sont-elles importantes ? 

Les réunions sont l'outil de management le plus puissant dont vous disposez en tant que dirigeant. Les réunions permettent la prise de décision et la collaboration. Elles rassemblent l'expertise et l'expérience nécessaires de divers participants en un élixir de stratégie, de planification et d'action.

Même si la façon dont nous travaillons a considérablement évolué, l'importance des réunions ne semble pas diminuer et ne peut être sous-estimée. 

Les réunions sont importantes parce qu'elles : 

• Permettent d'accélérer la mise sur le marché ;
• Facilitent la prise de décision ;
• Renforcent la culture organisationnelle et le leadership ;
• Accroissent l'innovation et l'agilité ;
• Renforcent l'engagement et le travail d'équipe.

Quels sont les différents types de réunions d’équipe ?

Il existe un certain nombre de  d'équipe. Ils varient en fonction de leurs objectifs, allant de la prise de décision à la résolution de problèmes et au-delà. En tant que dirigeant, il est important de bien connaître les différents types de réunions et leurs diverses utilisations. 

Ils peuvent être répartis en six catégories :

1. Réunions de prise de décision - elles sont essentielles pour faire avancer les projets et assurer l'harmonisation entre les différentes parties prenantes. Les réunions de prise de décision sont peut-être la forme la plus authentique de réunion d'équipe.
2. Réunions de résolution de problèmes - la résolution collective de problèmes est puissante, et les réunions de résolution de problèmes sont un moyen efficace de trouver des solutions ou des compromis à des défis difficiles. Toutes les possibilités sont d'abord présentées, puis discutées, jusqu'à ce qu'un accord soit trouvé sur la marche à suivre.
3. Réunions de planification - convenir d'objectifs et établir une feuille de route est une utilisation essentielle des réunions de direction qui ne doit pas être négligée. La discussion, le partage d'idées et la détermination d'une voie à suivre sont des éléments essentiels pour chaque organisation.
4. Réunions de réflexion et d'amélioration - dans la communauté du logiciel, ces réunions sont souvent appelées "rétrospectives" et peuvent être organisées au niveau d'une équipe, d'une division ou de l'ensemble de l'entreprise. Afin de savoir ce qu'il faut améliorer ou changer, les organisations doivent prendre le temps de réfléchir et de partager leurs opinions en tant que groupe sur ce qui a fonctionné et ce qui n'a pas fonctionné, de manière franche.
5. Réunions one-to-one avec son manager : plutôt que d'avoir un résultat tangible, ces réunions doivent être considérées comme une occasion de nouer des relations et de s'assurer que les dirigeants et les subordonnés directs partagent une vision commune de la situation globale. 
    

Comment organiser une réunion d’équipe efficace 

Pour organiser une réunion d'équipe efficace, il est important de bien comprendre le processus et de mettre en place une série d'étapes logiques que vous pouvez suivre à chaque fois. Ces étapes doivent s'étendre de la phase préalable à la réunion, en passant par la réunion elle-même, jusqu'au suivi.

Dans ce guide, nous allons explorer en détail chaque phase de la gestion réussie d'une réunion d’équipe.

La phase de pré-réunion : comment planifier une réunion d'équipe efficace 

La phase de pré-réunion représente 80 % du succès d'une réunion d'équipe efficace. Veiller à ce que les participants soient informés à temps, créer et faire circuler un ordre du jour à l'avance et permettre aux participants de collaborer de manière asynchrone pendant la phase de pré-réunion sont quelques-unes des étapes les plus importantes de l'organisation des réunions en général.

Planifiez la réunion d'équipe

Afin de planifier efficacement votre réunion d’équipe, vous devez commencer par en identifier les objectifs. À ce stade, il est essentiel d'avoir un point de contrôle "go/no-go", pour s'assurer que la réunion est nécessaire, dès le départ. Certaines réunions étant de nature récurrente, vous devrez les évaluer régulièrement pour vous assurer que cette approche est toujours efficace. Si vos réunions récurrentes s'avèrent inefficaces, prenez les mesures nécessaires pour les recadrer afin qu'elles aient un plus grand impact. Une question importante à se poser au stade du "go/no-go" est la suivante : "Les objectifs peuvent-ils être atteints de manière plus efficace grâce à cette réunion?”

La planification d'une réunion d'équipe efficace se fait en deux étapes : 

1. Déterminer les objectifs de votre réunion : les différents types de réunions ont des objectifs différents, et ceux-ci doivent être très clairs dès le début du processus de planification. Une bonne question à se poser est la suivante : "Quand la réunion sera terminée, comment puis-je juger si elle a été un succès ou un échec?".
2. Planifier la réunion : une fois que vous avez défini clairement les objectifs de votre réunion, vous pouvez commencer à l'organiser. À ce stade, il est important de réfléchir au temps nécessaire à chaque sujet, afin d’allouer à la réunion et à chaque point de l’ordre du jour un temps imparti optimal. L'objectif est ici de tirer le meilleur parti possible des participants, sans leur faire perdre leur précieux temps.

Créez un ordre du jour efficace

Lors de la rédaction de l'ordre du jour de votre réunion, il est important de prendre en compte vos objectifs pour la réunion, de choisir les participants les plus aptes à contribuer à chaque sujet, et d’allouer un temps nécessaire pour chaque point de l’ordre du jour. Pour ce faire, utilisez un modèle d'ordre du jour de réunion . Ceci rendra le processus de création de votre ordre du jour rapide et facile, et vous permettra de passer rapidement à l'étape suivante : le choix des participants. Aussi, pour optimiser le temps de vos collaborateurs, il est important de ne faire participer que les personnes qui peuvent apporter une contribution significative à la réunion. 

Un ordre du jour efficace structure la réunion et garantit que les participants reçoivent à l'avance un briefing complet sur ses objectifs et son contenu. Comme mentionné précédemment, ce processus devrait également permettre aux participants de collaborer avant même la réunion, ce qui, idéalement, conduira à la résolution de certains points avant que la réunion ne commence.

La création d'un ordre du jour efficace comprend : 

1. La définition des points à l'ordre du jour et d’objectifs clairs : la décomposition des ordres du jour en points autonomes clairs - formulés sous forme de questions pour en faciliter la résolution - est une étape préalable essentielle que beaucoup d'organisations laissent de côté. En décomposant votre ordre du jour en points distincts, vous êtes en mesure de fixer des objectifs, des responsables, des participants et des estimations de temps pour chacun d’eux. 

   Ce niveau de granularité vous permet de planifier activement vos réunions de direction, en vous aidant à identifier les sujets qui nécessitent une attention particulière avant la réunion, ainsi que ceux qui pourraient au contraire être résolus par e-mail ou par d'autres moyens.

2. Le choix des participants et l’attribution des rôles : une étape fondamentale pour garantir l'efficacité de vos réunions de direction est de bien choisir les participants pour chacune d’elles. En sélectionnant les personnes les mieux placées pour contribuer de manière significative à chaque point de l'ordre du jour, vous garantissez que votre réunion aura un impact et réduisez la probabilité de participants “spectateurs”. 

   Aussi, la participation active aux réunions garantit que les personnes ne sont présentes que pour les points de l'ordre du jour qui les concernent, et réduit considérablement le temps perdu dans les réunions. En d’autres mots, ils n’ont pas besoin d’être présents tout au long de la réunion, et peuvent quitter la réunion pour les points auxquels ils ne peuvent pas contribuer.

3. La collecte des informations pertinentes : il est essentiel de rassembler toutes les informations pertinentes pour chaque point de l'ordre du jour afin de faciliter la réussite de votre réunion d'équipe. Cela comprend des informations générales sur chaque point de l'ordre du jour ainsi que toutes les données et rapports qui permettront aux participants d'atteindre les objectifs fixés pour ce point. En parcourant votre ordre du jour à l'avance et en rassemblant toutes les informations nécessaires, vous vous assurez que votre réunion garde le cap et que vous êtes prêt à la gérer avec succès. 

Préparez-vous pour la réunion

La préparation est fondamentale pour la réussite de vos réunions de direction. Pour permettre une réunion productive, les participants se préparent en détail pour les points de l’ordre du jour. Les participants commencent à collaborer de manière asynchrone en posant des questions de clarification ou en contribuant à la résolution des points. Ainsi, il est possible que les points à l'ordre du jour soient résolus à ce stade et que l'exécution des mesures qui en découlent puisse commencer.

Il y a donc deux étapes essentielles pour préparer une réunion d'équipe : 

1. La préparation individuelle : afin de mener à bien une réunion d’équipe, il est essentiel que les participants se préparent d'abord individuellement. La préparation individuelle permet de garantir que l'ordre du jour soit facilement suivi et que l'accent soit mis sur les objectifs de la réunion. 

   Une fois que les participants sont conscients de leurs rôles et responsabilités au sein de la réunion, ils peuvent commencer à se préparer individuellement afin de s'assurer que la valeur maximale est créée lorsque chaque point de l'ordre du jour est abordé. Cette étape est essentielle pour garantir que la collaboration sera efficace et alignée avec les objectifs de la réunion. 

2. La collaboration asynchrone : elle implique que deux ou plusieurs personnes travaillent ensemble, mais pas en même temps. Des actions sont entreprises grâce à des canaux de communication efficaces qui assurent l'alignement. 

   Chez Sherpany, nous utilisons la technologie pour collaborer de manière asynchrone avec nos collègues sur les points à l'ordre du jour. Nous demandons des éclaircissements sur l'ordre du jour et discutons au préalable des sujets controversés avec les participants adéquats. Cela permet à chaque réunion d'équipe d’être ciblée, efficace et plus courte.
    

Pendant la réunion : comment faire en sorte qu’elle soit efficace

La deuxième phase de la gestion de réunions efficace concerne la manière de gérer la réunion elle-même. Dans cette section du guide, nous allons explorer les étapes nécessaires à la conduite d’une réunion en tant que telle pour s'assurer qu'elles soient productives. 

Mener la réunion

Après avoir suivi attentivement chacune des étapes de la phase de pré-réunion, vous serez maintenant dans la meilleure position possible pour mener à bien votre réunion de direction. Les rôles étant prédéfinis et les points de l'ordre du jour clarifiés, les participants sont en mesure d'arriver parfaitement préparés et avec une compréhension claire des objectifs de la réunion. 

Définir le responsable de la réunion

Chaque réunion a besoin d'un responsable de réunion . Il s’agit de la personne qui présente, fait avancer la réunion, dirige les discussions et maintient l'engagement des participants. Un bon responsable de réunion doit également identifier les questions qui doivent être abordées et diriger leur processus de résolution. Cependant, il doit faire tout cela sans risquer de biaiser la prise de décision. Ce niveau d'impartialité est vital pour l'efficacité des réunions de travail. 

L'une de ses principales responsabilités est de définir et de faire respecter les règles de base de la réunion.

Définir les règles de base de la réunion

Les règles de base d’une réunion sont primordiales pour donner de la clarté au processus des chaque réunion d’équipe et garantir que tous les participants restent en phase avec ses objectifs. Ceci est d’autant plus vrai aujourd’hui, où de nombreuses organisations adoptent des pratiques de réunions virtuelles. Les règles de base des réunions sont autant une question d'étiquette qu'une question de résultats, et elles garantissent les bonnes manières ainsi que l'efficacité. 

Les règles de base d'une réunion peuvent être décomposées en un certain nombre d'étapes simples. Parmi celles-ci, on peut citer :

• Exprimer ses opinions et poser des questions. Les arguments et les monologues sont ainsi transformés en conversations, ce qui permet aux participants de comprendre le point de vue de chacun.
• Partager de manière transparente toutes les informations pertinentes. Les participants disposent ainsi d'un ensemble complet de faits, ce qui leur permet de résoudre plus efficacement les problèmes et de prendre des décisions.
• Utiliser des exemples spécifiques et s'accorder sur la signification des mots importants. Cela garantit une compréhension commune des termes et des définitions.
• Expliquer le raisonnement et l'intention. Cela permet de clarifier la manière dont les conclusions sont tirées et aide les participants à voir où le raisonnement diffère.
• Se concentrer sur les intérêts et non sur les opinions. Cela implique de passer d'une discussion sur les solutions à l'identification des besoins à satisfaire pour résoudre un problème. Cela réduit les conflits et démocratise le processus de résolution des problèmes. 
• Tester les hypothèses et les déductions. Cela signifie que l'équipe ne prend des décisions qu'avec des informations valables.
• Concevoir conjointement les étapes suivantes. Cela garantit que tous les participants s'engagent à avancer ensemble en tant qu'équipe.
• Discuter des questions. Cela permet de s'assurer que tous les problèmes évidents présents dans la salle de réunion qui pourraient entraver les résultats sont discutés avant de passer à la prise de décisions.

Une fois les règles de base établies, le responsable de la réunion doit examiner l'éventail des techniques qu'il utilisera pour maintenir l'engagement, renforcer la collaboration et, en fin de compte, assurer l'efficacité de la réunion. 

Utiliser différentes techniques d’animation

Lorsque vous décidez de la manière de mener une réunion dans votre entreprise, vous devez veiller à éviter les présentations génériques. Il ne suffit pas de demander "Comment va tout le monde?". Pour faciliter l'efficacité des réunions, il faut obtenir l'adhésion de tous les participants à la réunion, et il existe plusieurs façons de le faire. 

Voici quelques techniques pour faciliter des réunions productives : 

1. Briser la glace : il est important ici d'éviter le jargon des entreprises et tout ce qui est trop sérieux, et d'opter plutôt pour quelque chose de léger. Un ice-breaker de réunion tel qu’un petit jeu, une devinette, un “temperature check” par exemple, peuvent apaiser la gêne et renforcer les liens entre collègues.
2. La connexion avant le contenu : poser des questions qui remettent en question la zone de confort est un moyen efficace de mobiliser et de dynamiser tout le monde pour vos réunions de direction. Des questions telles que "y a-t-il le moindre doute sur un projet sur lequel vous travaillez actuellement ?" sont un bon point de départ. 
3. Utilisez les questions-réponses de manière efficace : les séances de questions-réponses sont un moyen fondamental de garantir l'engagement. N'ayez pas peur du silence, laissez suffisamment de temps aux gens pour qu'ils répondent, même si cela vous met un peu mal à l'aise. 
4. Encouragez la participation active : s'assurer que tous les participants participent activement est essentiel à la réussite d'une réunion d'affaires. En s'assurant que toutes les opinions sont entendues, que la positivité est exprimée et que les plaintes sont adressées rapidement, on maintient l'engagement des participants et on garantit une contribution optimale de toutes les personnes impliquées. 

Se concentrer sur la réalisation efficace des objectifs

Pour mener des réunions efficaces, il faut se concentrer sur les objectifs. Il peut être difficile de maintenir votre réunion sur la bonne voie, mais le respect de l’ordre du jour, le suivi du temps alloué et le fait de savoir quand recentrer ou déplacer certaines conversations hors sujet sont autant d'outils puissants dans votre arsenal de leader. Pour être en mesure de respecter votre ordre du jour, vous devez le connaître sur le bout des doigts. 

Consacrer du temps à se familiariser avec chacun de ses points et le déroulement de la réunion à l'avance est favorable à une réunion productive. Enfin, il est impératif de s'assurer que tous les participants soient conscients des objectifs de votre réunion d'équipe et de maintenir un alignement collectif. Tout cela contribuera à garantir que vos réunions restent axées sur la réalisation efficace de vos objectifs. 

Définir des actions et rédiger le procès-verbal

Une réunion de direction réussie débouche sur des actions opérationnelles de suivi et un  procès-verbal de réunion clair ainsi qu’un enregistrement des décisions . Les actions de suivi devront être attribuées à des responsables afin de renforcer l’engagement et l'appropriation, et de produire des résultats tangibles. 

Les actions de suivi doivent comprendre les éléments suivants : 

• Une description claire de l’action ;
• Un résumé des raisons de son importance ;
• Un ou plusieurs responsable(s) ;
• Une indication du niveau de priorité, et ;
• Un délai pour sa réalisation. 

Les procès-verbaux des réunions doivent être un condensé clair des thèmes abordés, des décisions prises, des tâches à accomplir et des personnes auxquelles elles ont été confiées. Le procès-verbal d'une réunion de direction doit fournir une trace claire et vérifiable du déroulé de la réunion. 

Phase de suivi : que se passe-t-il après une réunion d’équipe efficace ?

La troisième phase de la gestion réussie d'une réunion intervient après son déroulement et comprend des étapes essentielles pour s'assurer que la valeur maximale de votre réunion soit atteinte. Nous examinerons ici les étapes que vous devez suivre après la fin de vos réunions de direction. 

Faire le suivi de la réunion

Une fois votre réunion de direction terminée, il est important de faire un suivi auprès des participants. Ceci pour s'assurer que le matériel est distribué, que les résultats sont communiqués et que les prochaines étapes sont définies. Ceci est primordial pour s'assurer que vos discussions et décisions se transforment en actions concrètes. Avec une solution de gestion de réunions dédiée telle que Sherpany, ces actions sont centralisées et simplifiées.

Vos communications de suivi doivent inclure : 

• Le procès-verbal de la réunion, une fois finalisé ;
• Un aperçu des décisions clés ;
• Les tâches convenues lors de la réunion, ainsi que les personnes à qui elles sont assignées, et les ;
• Prochaines étapes. 

Finaliser et distribuer le procès-verbal

Dès que votre réunion de direction est terminée, il est temps de distribuer le procès-verbal. Plus vite il sera distribué, plus vite les actions de suivi seront exécutées. Cette tâche doit donc être idéalement effectuée le plus rapidement possible.

Recueillir un feedback

Une étape essentielle, et souvent négligée, dans la gestion de vos réunions de direction devrait toujours être la récolte des avis de tous les participants. Ces informations contribueront à faciliter le processus d'amélioration continue. Le  feedback de la réunion  sera intégré dans les rétrospectives de réunions régulières, dans lesquelles les équipes définissent des solutions pour améliorer leurs réunions avant la prochaine rétrospective.

Exécuter les actions

L'exécution est la dernière étape du processus de post-réunion. Une réunion n'est efficace que si elle débouche sur des résultats et des actions tangibles. L'exécution des points d'action de vos réunions de travail est donc la clé de son succès. 
 

Les réunions d'équipe efficaces utilisent la technologie à bon escient

Enfin, vous devez tirer le meilleur parti de la technologie qui est à votre disposition tout au long du processus de gestion de la réunion. La technologie joue un rôle essentiel pour aider les organisations à évoluer vers une culture de réunion productive. Une solution de gestion des réunions dédiée aide les organisations à franchir avec succès les trois phases du processus de réunion, et améliore la collaboration. À une époque où les individus et les organisations sont devenus plus familiers et plus à l'aise avec l'utilisation de la technologie pour mener leurs activités habituelles, l'adoption d'une telle technologie doit être considérée comme une priorité. 

Bien qu'il existe de nombreuses manières différentes de fournir un soutien administratif aux réunions, il est important de prendre en compte et de relever les défis auxquels sont confrontés les administrateurs de réunions. Une technologie dédiée à la gestion de réunions peut réduire considérablement la charge de travail des personnes impliquées en rendant les phases de pré-réunion, de réunion et de post-réunion aussi rationnelles et transparentes que possible. Cela permettra de libérer du temps précieux pour se concentrer sur la création de valeur plutôt que sur le traitement des tâches administratives.  

Veillez à ce que vos réunions d'équipe créent de la valeur, au lieu de l'éroder

En suivant ces étapes avant, pendant et après vos réunions, vous pouvez évoluer vers une culture de réunion qui se concentre sur la création de valeur, plutôt que de l'éroder.

Si vous souhaitez améliorer vos réunions d'équipe grâce à une solution adaptée, découvrez dès aujourd'hui la solution de gestion des réunions Sherpany . 

¹ ‘Decision making in the age of urgency’, Iskandar Aminov et al., McKinsey, 2019.

Robert Mitson

A propos de l'auteur

Robert est passionné par la création de valeur et la communication. En tant que spécialiste du contenu anglais, il créé de nouvelles perspectives pour aider les dirigeants dans toute l'Europe à faire en sorte que chaque réunion compte.