Ice breaker de réunion : déployer l’énergie d’équipe pour des réunions plus productives

Les réunions sont par nature des événements extrêmement sociaux : elles représentent la venue où se regroupent des individus et leur énergie propre pour collaborer, et co-créer. Toutes les bonnes pratiques du monde, bien qu’essentielles, ne suffisent pas à elles seules à rendre les réunions productives. C’est seulement combinées avec les compétences professionnelles et personnelles des participants qu’elles font toute la différence. Ainsi, s’assurer d’avoir une bonne énergie dans le groupe favorise les échanges et la prise de décision au sein des réunions. 

Quelles solutions s’offrent aux dirigeants pour contribuer au déploiement d’une bonne énergie en réunion d'équipe ? La question se pose d’autant plus aujourd’hui avec la montée en puissance des réunions hybrides et à distance, où, seuls derrière nos écrans, nous pouvons parfois manquer d'énergie, et où un ice breaker en visioconférence pourrait faire la différence. En effet, l’ice breaker de réunion, un exercice de conduite de réunion qui permet de briser la glace en début de session, offre des opportunités : voici un exercice de conduite de réunion très efficace qui existe en diverses déclinaisons originales pour dynamiser les équipes.

Dans cet article, nous expliquons en quoi un ice breaker de réunion - qu’il s’agisse d’un ice breaker en visioconférence ou en réunion physique - rend vos réunions plus productives. Puis, nous détaillons les différents types d’exercices pour briser la glace en réunion et comment les mettre en pratique. Enfin, nous détaillons en quoi cet exercice de réunion, en boostant l’énergie du groupe et combiné avec de bonnes pratiques de réunions, permet de faire votre entrée dans le cercle vertueux des réunions excellentes.

Comment briser la glace en réunion permet de rendre les réunions plus productives ?

Les bonnes pratiques de réunions comme base indémodable

Appliquer une série de bonnes pratiques pour organiser les réunions d’entreprise représente une méthode sûre pour augmenter la productivité de vos réunions. Le point de départ reste de bien préparer la réunion , avec l’élaboration d’un ordre du jour efficace , la définition d’objectifs et un choix éclairé des participants qui peuvent véritablement contribuer. Pendant la réunion, garder l’accent sur la prise de décision, assigner des actions et promouvoir des discussions fructueuses tout en respectant l’agenda de réunion permet de garder le cap vers le succès. Enfin, après la réunion, passer à une exécution minutieuse en suivant le plan d'action de la réunion permet de fermer le cercle vertueux des réunions productives. Mais, ce n’est pas tout…

L’énergie des participants, un vecteur de productivité du monde hybride

L’énergie et le bien-être des participants présents lors de la réunion est également très importante pour rendre les réunions efficaces. Selon une étude, de claires corrélations entre la satisfaction des employés et la performance de l'entreprise ont été mises en évidence.¹ Ce n’est un secret pour personne : le niveau d’énergie personnel d’un individu impacte directement son niveau de concentration, sa créativité et son implication dans son travail quotidien. Une réunion regroupant plusieurs individus, donc plusieurs énergies, peut se dérouler de manière très différente, aussi bien organisée soit-elle, selon l’état physique et mental du groupe qui la compose. Il est donc extrêmement important pour les dirigeants et les organisateurs de réunion de prendre en compte cet aspect comme étant un point central de la réussite de leurs réunions. 

Ceci est encore plus vrai depuis le début de la pandémie et l’essor du travail à distance et hybride, où nombre de participants aux réunions sont seuls chez eux derrière leur écran et peuvent parfois manquer d’énergie, en raison du manque d’activité et d’interaction dûs au télétravail. 

Comment favoriser une bonne énergie de groupe ? Le sujet est vaste, et bien sûr, les dirigeants ne peuvent pas contrôler totalement cet aspect, car la vie personnelle de chacun entre en jeu également. Du côté professionnel en revanche, il existe de multiples méthodes pour veiller au bien-être des équipes et donc favoriser de bons niveaux d’énergie au sein de l’activité quotidienne. Par exemple, établir un sentiment de sécurité psychologique en entreprise , favoriser l’engagement et le sentiment d’appartenance de chacun en adoptant une forme de leadership adaptée, ou enfin adopter une culture de réunion saine, pour combattre la réunionite et ne pas contribuer au surmenage au travail …

Ces méthodes sont un bon départ pour une équipe à l'aise de manière générale au sein de leur vie professionnelle. Une fois cette équipe regroupée lors de réunions, qui sont l’endroit où l’organisation avance en prenant des décisions, s’assurer de donner un élan supplémentaire à l'énergie du groupe est essentiel. Dans cette optique, l’ice breaker de réunion se présente comme un exercice intéressant pour donner cette impulsion et stimuler l’énergie du groupe dans l’optique d’une session efficace.

L’ice breaker de réunion comme amplificateur de l’énergie du groupe

Chaque réunion se passe à un moment unique, dans un contexte unique, avec des participants qui lui sont propres et qui arrivent avec leurs propres émotions (joie, excitation, stress, énervement, fatigue, frustration, incompréhension…). Ces dernières années, avec la multiplication du travail à distance et du travail hybride , les conditions d’unicité de chaque réunion sont encore plus variées. Il est ainsi essentiel de disposer de techniques qui permettent de créer un climat de confiance, d’écoute, de bienveillance, de créativité et de motivation au début de chaque réunion.

L’idéal est de le faire dans les 5 premières minutes, car ce sont souvent celles qui déterminent le ton de toute la réunion. Comme le dit Philippe Brasseur, auteur, conférencier, formateur qui s’intéresse au pouvoir du mental dans le monde de l’entreprise, en parlant notamment des réunions à distance :  “C’est un objectif essentiel et primordial de ces réunions. Les personnes qui travaillent confinées ont beaucoup de raisons d’avoir le moral en berne. Le rôle de l’animateur est donc d’abord de donner de l’énergie positive." ²  

Une méthode qui fait ses preuves dans ce sens pour briser la glace et déployer toute l’énergie disponible lors d’une réunion est l’ice breaker de réunion. Cet exercice de conduite de réunion se décline en de multiples variations et redouble de créativité pour mettre tout le groupe à l'aise et favoriser les échanges fructueux, en fonction du temps imparti et du contexte. 

Quels sont les différents types d’ice breaker ?

L’idée d’ice breaker de réunion peut paraître simple et évidente à première vue, mais il ne s’agit pas simplement d’une formalité utilisée par les responsables de réunions pour démarrer leurs sessions. Pour trouver comment briser la glace de manière originale et efficace en début de réunion, il existe un millier de solutions qui peuvent véritablement favoriser un climat de confiance, de créativité et d’ouverture d’esprit au sein des participants.

De cette manière, les participants seront plus engagés, plus enclins à partager leurs avis et leurs idées afin de prendre ensemble les décisions et assigner les actions nécessaires au succès de l’entreprise. De plus, briser la glace en début de réunion peut également contribuer à la lutte contre des comportements sociaux nuisibles au succès de la prise de décision, comme l’ effet de groupe .

Il n’y a pas de limites en termes de ce que vous pouvez faire pour briser la glace en début de réunion. Mais, afin de vous guider, nous avons catégorisé plusieurs types d’ice breakers de réunion, s’adaptant aux différents contextes de réunion : 

• L’ice breaker rapide, sous forme de question ouverte ou de jeu d’ice breaker de réunion qui ne prend pas plus de 5 ou 10 minutes en début de réunion. L’avantage de ce type d’ice breaker de réunion est qu’il peut s’utiliser aussi bien en présentiel, qu’en virtuel ou en hybride, et qu’il fonctionne pour tout type de réunion, même celles plus limitées dans le temps. 
• La mise en situation : ce type d’ice breaker prend un peu plus de temps, mais peut être extrêmement intéressant car il permet non seulement de booster le niveau d’énergie des participants, mais aussi, selon le thème, d’assurer une transition de manière naturelle vers le contenu de la réunion. L’ice breaker pourra par exemple ici être un exercice de résolution de problème en sous-groupe ou un brainstorming , afin de stimuler la réflexion des participants. Ceci peut leur permettre de se mettre en condition pour des points suivants de l’ordre du jour nécessitant une réflexion profonde et un partage d’idées.
• L’ice breaker en mouvement : ce type d’exercice de conduite de réunion permet de véritablement déverrouiller l’énergie mentale et physique des participants à la réunion en sollicitant le mouvement. En présentiel, on pourra par exemple aller faire un tour ensemble, ou faire une chaîne humaine. Dans un mode hybride ou comme ice breaker en visioconférence, pourquoi ne pas essayer une promenade “walk & meet” ensemble, mais aux 4 coins du pays ou du monde, lors d’une conversation pour mettre tout le monde à l'aise pendant une dizaine de minutes.

Ci-dessous, nous détaillons davantage différents exercices pratiques de conduite de réunion que vous pouvez utiliser pour briser la glace en réunion. Notez également que si vos réunions sont longues (par exemple, les réunions du management qui peuvent parfois s’étendre sur une demie voire une journée), il faudra penser à maintenir les niveaux d'énergie des participants tout au long de la réunion. Pour cela, faire des pauses régulières, et connaître des techniques d'animation de réunion qui stimulent la créativité et l’énergie des participants est un must. 

Quelques idées inspirantes pour briser la glace en réunion

Au sein de ce paragraphe, nous souhaitons vous apporter quelques idées originales pour briser la glace en réunion et favoriser l’énergie de groupe. Cette liste d’idées n’est pas exhaustive mais vous donnera quelques clés facilement utilisables pour vos prochaines réunions, et/ou une base d’inspiration pour inventer vos propres idées d’ice breaker de réunion. 

Idées d’ice breakers rapides
 

• Posez des questions

Une excellente manière de démarrer la réunion est de poser une question ouverte aux participants, afin d’évaluer le ressenti de chacun, et de les impliquer dans la réunion. Par exemple, on peut demander :

- “Comment vous sentez-vous?"
- “Quelle est votre couleur du jour : rouge, orange, ou vert?”
- “Dessinez votre météo sur un post it et montrez-le” (possibilité de le montrer à l'écran)
- “Quel est votre défi/réussite principale du moment”
-“ Qu’attendez-vous de cette réunion?”

Ce type d’ice breaker rapide est pratique et utile en début de réunion, afin d’apporter une écoute attentive aux émotions de chacun et de créer un climat de confiance et d’ouverture d’esprit au sein des participants. 

On peut aussi poser une question personnelle, comme : 

- “Qu’avez-vous fait ce weekend?”
- “Quel est le programme des vacances?”
- “Quel est votre animal/groupe de musique préféré?”

Poser une question en début de réunion est toujours une excellente manière d’embarquer tous les participants dans la réunion, de prendre la température du groupe et d’enclencher de bons mécanismes interactifs pour la suite de la réunion. 

• Jouez à un jeu d’ice breaker de réunion rapide

Même lors de formats de réunions courts, il est tout à fait possible de proposer un rapide jeu en début de session, comme un quiz en ligne, ou encore un jeu du type “jeu des possibilités” ou du type “vérité en mensonges”. 

Le jeu des possibilités se passe de la manière suivante : vous choisissez un objet (physique ou fictif selon le contexte de votre réunion). Chacun à leur tour, les participants doivent présenter une utilisation de l’objet en question, de manière originale et différente à chaque fois. Au début, c’est très facile, puis cela se complique… Cet exercice est une excellente manière de stimuler la créativité des individus et ne demande que quelques dizaines de secondes par personne. 

Le jeu vérité et mensonge : chaque personne réfléchit à 3 faits : 2 véridiques et 1 mensonge. Cela peut-être des faits sur eux, sur le travail… Ici, libre cours à votre imagination. Le but est de deviner, pour chaque participant, quel est le mensonge. Ceci est un jeu efficace pour briser la glace, en particulier pour les nouvelles équipes ou les équipes à distance qui ne se connaissent que peu. Ce jeu permet d’en apprendre plus les uns sur les autres et donne aux personnalités plus introverties l'occasion de se dévoiler. 

Idées de mises en situation

Lorsque l’on dispose d’un peu plus de temps et que la réunion s’annonce comme une session où des sujets critiques doivent être discutés, il peut être intéressant de miser sur un ice breaker de réunion plus conséquent, et de mettre en situation les participants afin de stimuler leur énergie, mais aussi d’assurer une transition vers le contenu de la réunion. Ceci peut être adapté en fonction du type de réunion , mais peut par exemple être intéressant notamment lors des réunions formelles, souvent plus longues et ayant des objectifs importants. Voici quelques idées ci-dessous.

Le jeu du gagnant/perdant : ce jeu se joue 2 par 2. Cela peut-être en sous-groupes lors d’une réunion présentielle ou alors paire après paire lors d’une réunion virtuelle ou hybride. L’individu 1 partage une expérience négative (professionnelle et/ou personnelle) avec l’individu 2. Puis, il réitère, mais cette fois-ci en se concentrant uniquement sur les aspects positifs. L’individu 2 peut également servir de guide pour aider l’individu 1 à trouver le positif au sein de l'expérience donnée. Enfin, ils échangent les rôles.

Cet exercice est efficace pour découvrir ensemble comment transformer des situations négatives en expériences d'apprentissage et mettre son mental en condition pour discuter des sujets critiques.

4 objets un scénario :  choisissez 4 objets différents (physiques ou fictifs). Répartissez le groupe en équipes qui peuvent soit se réunir physiquement en sous-groupe soit créer un groupe de discussion virtuel (ex : sur un outil de communication comme slack). Puis, inventez un scénario où les participants doivent résoudre un problème en utilisant uniquement les objets proposés.

Par exemple : “vous êtes coincés dans un ascenseur”. Cet exercice stimule la créativité de l'équipe en matière de résolution de problèmes. Pour faire une passerelle vers la résolution de problèmes nécessaire pendant la réunion, on peut aussi réitérer l’exercice mais cette fois-ci avec un sujet critique qui sera traité à la réunion, et 4 moyens possibles de le résoudre.

Exercices de conduite de réunion tout en mouvement

Ces exercices ont l’avantage de stimuler tout le flux énergétique du corps, le physique et le mental : rien de tel pour se mettre en condition pour la réunion. Des études montrent que l’exercice physique a une action stimulante sur le cerveau et qu’il permet d’augmenter la concentration durant les deux ou trois heures suivantes.³ Des bénéfices qui porteront leurs fruits sur vos réunions. Lors de réunions en présentiel, il existe plusieurs possibilités pour se bouger en équipe et briser la glace au début d’une réunion. Par exemple, le nœud humain ou la chasse au trésor.

Pour ce qui est des réunions hybrides ou à distance, on peut imaginer des étirements, une session de yoga en groupe ou encore faire un walk and talk.⁴

L’énergie et les bonnes pratiques au centre des réunions

La manière dont on mène les réunions et les particularités personnelles de chaque personne qui les compose peuvent ensemble littéralement faire ou défaire le succès des réunions. 

Selon Jean-Charles Trouabal, intervenant et coach auprès de dirigeants, notamment autour de l’Approche Neuro-Cognitive (ANC), de la régulation émotionnelle et de l’Approche Neuro-Sensorielle (ANS), l’énergie d’un individu à son plus haut potentiel réunit trois éléments essentiels : le cap, le bien-être et l’implication.⁵ La prise en compte de ces 3 piliers contribue à créer une bonne dynamique collective pendant les réunions, le tout réunissant bonnes pratiques de réunions et énergie des participants : 

• Le cap représente la ligne directrice qui donne une raison d’être aux équipes. Tout individu se doit d’avoir un cap pour travailler efficacement, et encore plus au sein du monde changeant dans lequel nous vivons, où nombre d’entre nous peuvent parfois manquer de sens et ne pas bien savoir dans quelle direction aller. À l’inverse, un manque de cap clair peut impacter immensément l’énergie d’un groupe.
  
  Pendant les réunions, cela incarne pleinement la phase de préparation des réunions, à savoir : organiser une réunion que si elle est nécessaire, établir un ordre du jour clair avec des objectifs clairs associés à chaque point, inviter uniquement les participants qui peuvent pleinement contribuer, définir des rôles en réunion, rassembler tous les documents nécessaires et à jour pour la réunion, bien se préparer à la réunion et même collaborer de manière asynchrone avant que la réunion ne commence. Ces bonnes pratiques permettent à chaque personne en réunion de savoir pourquoi elle est là, comment elle peut contribuer et quels sont ses buts. 
• L’implication représente le fait de  s’investir ensemble en vue d’atteindre un objectif commun, qui demande de chaque participant de l’énergie pour être créatif et motivé. Chacun doit être en mesure de pleinement comprendre l’intérêt et la portée de sa contribution.
  
  Pour cela, toutes les bonnes pratiques de la phase de réunion en elle-même sont importantes : respecter le temps alloué à chaque point de l’ordre du jour, pratiquer la participation dynamique, se concentrer sur les résultats, prendre des décisions éclairées et assigner des actions claires. Pour garantir le succès de ces facteurs, favoriser l’énergie de groupe est primordial. Ici, l’ice breaker de réunion est une solution idéale pour s’en assurer en début de session. Dans le cas de réunions plus longues, d’autres techniques d’animation de réunion peuvent être envisagées.  
• Le bien-être représente le degré de plaisir que l’on associe à son activité professionnelle. Plus l’équipe est épanouie, se sent en confiance, plus elle est productive. Une étude Google de 2016 avait mis en évidence le fait qu’un climat émotionnel positif au sein des équipes est clé pour sa performance.⁶
  
  Ceci n’est que d’autant plus vrai en réunion : le bien-être des participants, déclenchant toute une série de comportements positifs, permet en fin de compte de prendre de meilleures décisions. Ici, un climat de confiance dans l’équipe, des exercices pratiques de conduite de réunion pour mettre tout le monde à l'aise comme l’ice breaker de réunion et de bonnes techniques de management sont un must.

Il est du devoir de l’entreprise, et des responsables des réunions, d’instaurer un climat réunissant ces trois piliers essentiels lors de chaque réunion afin de favoriser la meilleure énergie de groupe, pour des réunions productives. L’ice breaker de réunion qui stimule l’énergie du groupe en combinaison avec les bonnes pratiques de réunion sont la solution pour y parvenir. 

Le cercle vertueux des réunions productives

Pour une meilleure culture de réunions, il faut, à un moment ou à un autre, entrer dans le cercle vertueux des réunions productives. Pour cela, il faut considérer le succès des réunions comme un tout, comme un processus global qui englobe les trois phases des réunions : leur préparation, leur conduite, et leur suivi. Chacune de ces phases requiert une combinaison de bonnes pratiques ainsi qu’une bonne énergie des participants, essentielles pour leur succès. Si ces facteurs sont pris en compte, ils permettent d’entrer dans le cercle vertueux des réunions excellentes.

Grâce à l'ice breaker de réunion - soit en présentiel soit en tant qu’ice breaker en visioconférence - les participants auront plus d’énergie et seront plus à même d’être efficaces lors de la réunion. Les décisions seront meilleures, les actions à assigner seront plus claires et cela améliorera l'exécution. Aussi, une meilleure préparation des réunions permettra d’enclencher une meilleure énergie des participants lors de la phase de réunion, en leur donnant du cap, en favorisant leur implication et leur bien-être, et préparera donc le terrain pour rendre l’ice breaker de réunion encore plus efficace.

Le moteur d’une entreprise est constitué de femmes et d’hommes déterminés à donner le meilleur d’eux-mêmes des objectifs communs. Les réunions sont la pierre angulaire de la prise de décision en entreprise, et l’endroit où ces individus se rencontrent et co-créent le futur de nos organisations. Elles mobilisent également énormément de ressources qui, bien utilisées, mènent les organisations vers le succès.

Mais si c’est le contraire qui est vrai, les impacts sont colossaux. Donner du sens aux individus et favoriser l'énergie collective est donc un véritable vecteur de performance, ainsi qu’un facteur d’engagement essentiel pour les collaborateurs qui travaillent ensemble à leur plein potentiel, vers un monde de demain plus performant. 

¹ “ Employee Well-being, Productivity, and Firm Performance: Evidence and Case Studies ”, London School of Economics, MIT Institute for Work and Employment Research & Oxford University, 2019.

²  “ Comment insuffler énergie et créativité à vos réunions à distance ? ”, RTBF.be, Mai 2020.

³  " Être actif tout au long de la journée pour améliorer la concentration ", avec un extrait du livre “The Revolutionary New Science of Exercise and the Brain”, p. 304 RATEY, John J. Ratey, 2013. 

⁴  Une discussion tout en marchant, soit ensemble, soit en visioconférence en utilisant le téléphone portable, soit les deux dans le cas d’équipes hybrides.

⁵  “ Comment évaluer l'énergie de son équipe avec brio ? ”, Jean-Charles Trouabal pour Journaldunet.com, Avril 2021.¨

⁶  “ What Google found from its quest to building the perfect team ”, NY Times, February 2016.

Aurélie Toro

A propos de l'auteur

Aurélie met à profit son expérience en création de contenu et en marketing digital pour aider les dirigeants francophones dans leurs pratiques quotidiennes. Toujours en quête d'accomplir des choses qui ont un sens pour la société et passionnée par la recherche, l'écriture et le partage utile d'informations, elle fait son maximum pour apporter une vision nouvelle aux dirigeants qui nous lisent sur les thèmes du management agile, de la gestion de réunions et de la transformation digitale.