L'inclusion en réunion à distance : une notion essentielle

Les réunions ont toujours été le point central de la  culture organisationnelle . Toutefois, il faut reconnaître qu'elles ont connu une évolution inimaginable au cours de la dernière décennie. Il est désormais courant que nous nous réunissions virtuellement, au-delà des frontières géographiques et des fuseaux horaires. Dans de nombreux cas, les réunions sont devenues le seul moyen de collaborer en temps réel. Tout cela engendre des défis pour les dirigeant(e)s, qui doivent veiller à ce que tous leurs collègues puissent apporter leur expertise et faire entendre leur voix. Dans cette optique, les réunions doivent absolument refléter à la fois diversité et inclusion au travail.

Sans inclusion en réunion à distance, les managers s’exposent à une privation d’une grande partie de la richesse et de l’ouverture d’esprit que présente une bonne diversité au travail. Ils/elles risquent également de faire fuir une grande partie de leur personnel. Les chiffres le confirment : selon une étude de McKinsey & Co, les organisations qui adoptent la diversité au travail en termes de genre ont 25 % plus de chances d'obtenir de meilleurs résultats financiers que celles qui ne le font pas, et ont 36 % plus de chances lorsqu'il s'agit de diversité raciale.¹ Après tout, vous ne recrutez pas des personnes intelligentes et ne les invitez pas à vos réunions pour ensuite les ignorer : mieux vaut organiser des réunions véritablement inclusives ! 

Cet article donne aux dirigeant(e)s des étapes concrètes à suivre pour normaliser l'inclusion en réunion à distance, afin que chaque participant(e) se sente en mesure de contribuer à son plein potentiel. 

Les liens entre réunions, inclusion et succès

Avant d'examiner comment faire preuve d'inclusion en réunion à distance, il est important de comprendre le lien entre les réunions et l'inclusion au travail. Les réunions sont le point de départ de la diversité et inclusion au travail - et, selon la Harvard Business Review, "d'après ce que nous avons vu, les managers ratent souvent le coche".² Il est vrai que beaucoup surestiment leurs capacités à organiser des réunions et ne se rendent pas compte de leur influence sur le vécu de équipes en réunion. En négligeant cette prise de conscience, il est difficile de créer un espace adéquat au sein de la réunion et l'inclusion n’est souvent pas au rendez-vous. 

Selon le Forum Économique Mondial, "près de la moitié (45%) des chefs d'entreprise américaines trouvent qu'il est difficile pour les femmes de prendre la parole dans les réunions virtuelles", ce qui montre qu'il est nécessaire de mettre l'accent sur l'inclusion en réunion d’équipe à l'heure où une grande partie du monde adopte par défaut les réunions à distance et hybrides.³ Il est également vrai que les membres des équipes à distance ont, dans l'ensemble, du mal à prendre la parole dans les réunions, car "il est plus difficile de lire les signaux corporels et sociaux".³

En ne veillant pas à l'inclusion en réunion à distance, les dirigeant(e)s affirment en fait qu'il existe un archétype "correct" pour leurs équipes - celles et ceux qui sont intrinsèquement confiant(e)s dans leur capacité à prendre la parole, et pour qui se faire entendre n'est pas difficile.

Au mieux, cela est très réducteur, étant bien connu que les organisations réussissent quand tous les traits de personnalité sont réunis. Selon le Dr Steven Rogelberg, lorsque les réunions sont bien menées, elles sont "la clé de l'engagement des employé(e)s, de l'innovation, de la productivité et du travail d'équipe." 

Au pire, cette situation nuit à la capacité des dirigeant(e)s à prendre de bonnes décisions. Selon Christian Casal, ancien dirigeant de McKinsey & Co en Suisse, avoir plusieurs voix dans une réunion est pertinent, mais ce qui peut conduire à des discussions encore plus fructueuses, c'est lorsque chaque voix se permet d’exprimer son désaccord en réunion -  ce dont les managers peuvent tirer parti pour améliorer la prise de décision.

En favorisant l'inclusion en réunion, les dirigeant(e)s encouragent les personnes les plus introverties de leurs équipes à prendre confiance en elles et créent des conditions équitables pour que chacun(e) puisse apporter son expertise. Ainsi, de meilleures décisions sont prises, la productivité et l'innovation sont améliorées et, en définitive, la réussite augmente.

Comment favoriser l’inclusion au travail à travers les réunions ?

On parle d'inclusion en réunion d'équipe lorsque chaque participant(e) se sent capable et confiant(e) pour contribuer aux discussions. Cela implique des conditions équitables afin que les contributions le soient également, ce dont les responsables doivent se porter garant(e)s. Voici quelques moyens simples de favoriser l'inclusion au travail au sein de vos réunions :     

1. Remettez en question vos idées préconçues

L'inclusion en réunion d'équipe commence au niveau de son/sa dirigeant(e). Remettez en question vos propres préconceptions ou préjugés. Par exemple, êtes-vous plutôt extraverti(e) en tant que manager? Avez-vous déjà eu du mal à apporter vos idées ou à exprimer vos opinions lors de réunions ? Dans tous les cas, un peu d'introspection dès le départ vous sera très utile. Quel effet cela peut-il faire d'être une personne plus réservée ? Ou de manquer de confiance en soi pour s'exprimer en public ? Le fait de considérer votre propre optique sur ces questions avant d'agir vous aidera à adopter une approche plus équilibrée et empathique.   

2. Préparez rigoureusement vos réunions

Ce n'est un secret pour personne : le succès de chaque réunion dépend de la qualité de sa préparation. Cependant, pour que l'inclusion en réunion d'équipe soit au rendez-vous, il est essentiel de considérer individuellement les participant(e)s à votre réunion. Pour cela, il convient de créer et de faire circuler l' ordre du jour de votre réunion à l'avance, afin de donner à toutes et à tous la possibilité de collaborer de manière asynchrone avant le début de la réunion. Cela est particulièrement important pour les personnes plus introverties, ainsi que pour celles qui pourraient avoir besoin de réfléchir à l'avance à leurs contributions. Vous devriez également vous poser les questions suivantes : 

• Qui sera en mesure d'apporter les meilleures contributions à chaque point de votre ordre du jour ? 
• Quelles sont les personnes dont vous devez solliciter activement l'opinion à chaque étape de la réunion ? 
• Existe-t-il un moyen d'impliquer les membres de l'équipe les plus introvertis avant la réunion afin de solliciter leur avis ? 
• De même, est-il possible d’utiliser une méthode de brainstorming ou une autre technique (par exemple, l’ ice breaker de réunion ou encore le brainwriting ) pour impliquer davantage ces participant(e)s ?   

Non seulement, se poser ces question est une marque de courtoisie, mais elle c’est également essentiel pour rendre vos réunions inclusives.  

3. Créez un climat de sécurité psychologique

Pour promouvoir l'inclusion en réunion d'équipe, il est essentiel de créer un environnement de sécurité psychologique dans les réunions pour que tous les individus s’expriment en confiance et que toutes les opinions soient entendues. Autrement, vos équipes opteront pour la sécurité du nombre et vous pourriez même devenir sujet à l' effet de groupe , délétère pour la prise de décision. 

Pour aider les individus à se sentir en sécurité, il existe plusieurs moyens : 

• Un accueil chaleureux pour bien démarrer la réunion ;
• Énoncer clairement les  règles à respecter en réunion dès le début. Selon The Development Guild, "les codifier permet à chacun de prendre conscience de ses droits et de ses responsabilités. Par exemple, pas d'interruption ou de conversation par-dessus les autres, coupez le son lorsque vous ne parlez pas, et encouragez les autres opinions";⁴ et
• Sollicitez du feedback après chaque réunion, ce qui vous permettra de vous améliorer dans l’optique d’organiser des réunions inclusives. 

4. Facilitez les choses !

Un moyen essentiel de veiller à l'inclusion en réunion à distance est d'animer activement chaque session. Est-ce que certaines personnes dominent les discussions ? Est-ce que certaines ne prennent pas la parole du tout ? En tant que responsable de la réunion, il vous incombe de faciliter et de modérer les discussions afin de maintenir le cap et de permettre aux personnes compétentes de contribuer pleinement sans être noyées par les voix les plus fortes de la salle. Selon TED, "le fait d'avoir un animateur/une animatrice clairement désigné(e)... équilibrera le temps d'antenne et fera ressortir un éventail de points de vue".⁵

Cette étape est une bonne occasion de se référer à votre préparation de la réunion, pour voir qui, selon vous, contribuerait le plus utilement à chaque point de l'ordre du jour.

5. Alternez les rôles pour chaque réunion

Il existe un certain nombre de rôles de réunion à remplir lors de chaque réunion formelle. Il est probable que certaines personnes se porteront volontaires pour occuper ces fonctions - ce qui est très bien - mais une façon plus inclusive de procéder consiste à choisir au hasard une personne différente pour chaque rôle dans chaque réunion. De cette façon, vous obligerez certaines personnes à sortir de leur zone de confort et vous donnerez à d'autres l'occasion de se porter volontaires alors qu'elles ne le feraient peut-être pas en temps normal par peur de se mettre en avant. 

6. Soyez transparent sur les décisions 

En tant que leader, l'un des moyens les plus efficaces de rendre vos réunions inclusives est d'impliquer vos équipes dans vos processus de réflexion. Si vous êtes ouvert(e) avec vos équipes sur la façon dont les décisions sont prises, vous les aiderez à se connecter davantage au processus décisionnel et vous obtiendrez une plus grande adhésion aux résultats. C'est aussi l'occasion de leur montrer que vous les écoutez et que leurs commentaires sont pris en compte.

Pour ce faire, vous devez expliquer votre processus de prise de décision pour chaque décision, y compris :

• Les parties prenantes qui seront impliquées,
• Les approbations qui pourraient être nécessaires,
• Le calendrier que vous espérez respecter, et 
• La manière dont le résultat sera communiqué. 

Vous pouvez également envisager d'utiliser un modèle de prise de décision clairement défini pour les décisions plus complexes, ce qui augmentera encore la transparence de votre processus. 

L'inclusion en réunion n'est plus en option

L'inclusion en réunion à distance fait ou défait la diversité de pensée au sein de votre équipe. En la favorisant, non seulement vous accueillez toutes les voix dans la discussion, mais vous évitez aussi des phénomènes insidieux et destructifs tels que l'effet de groupe.

En apportant quelques petits changements et en réfléchissant délibérément aux moyens de favoriser l'inclusion en réunion d'équipe, vous élargissez le champ des discussions et ouvrez la porte à tout le potentiel que vos talents ont à offrir. 

¹ “Diversity wins: How inclusion matters”, McKinsey & Company, 2020. 

² “How to Overcome Your Fear of Speaking Up in Meetings”, T. Besieux, A. C. Edmondson, and F. de Vries, HBR, 2021.
 
³ “Why women don’t speak up on Zoom calls - and why that’s a problem”, N. Merchant, World Economic Forum, 2021.
 
⁴ “How to lead inclusive meetings”, The Development Guild, 2022. 

⁵ “How to have more inclusive meetings over Zoom”, D. Chugh, TED Ideas, 2020. 

Robert Mitson

A propos de l'auteur

Robert est passionné par la création de valeur et la communication. En tant que spécialiste du contenu anglais, il créé de nouvelles perspectives pour aider les dirigeants dans toute l'Europe à faire en sorte que chaque réunion compte.