Comment dire stop à la réunionite ? L'infographie.

« Trop fréquentes et mal gérées », c'est ainsi que les dirigeants d'aujourd'hui qualifient leurs réunions de travail. Plusieurs études montrent l'omniprésence de frustrations liées aux réunions de direction, en particulier chez les hauts dirigeants qui y consacrent en moyenne 23 heures par semaine - sans en compter le travail de préparation et de suivi.¹ Steven Rogelberg, expert en science des réunions, estime que 50 % du temps consacré à la gestion et à la conduite des réunions est improductif. Les réunions sont devenues un véritable point mort dans les organisations.² Ces réunions à la fois improductives et trop nombreuses sont aussi connues sous le nom de « réunionite » ou encore « réunionite aiguë » : un mal qui a de fortes conséquences pour les entreprises et qui est malheureusement très répandu dans les sociétés d’aujourd’hui. 

Cet article doublé d’une infographie a pour vocation d’expliquer ce qu’est la réunionite et d’en présenter des chiffres business destinés à ouvrir les yeux des dirigeants sur ce phénomène coûteux pour les organisations. Nous détaillerons également quelles sont les raisons de ces réunions de travail improductives, leurs conséquences, mais aussi et surtout comment on peut dire stop à cette réunionite aiguë une bonne fois pour toutes en repensant sa culture de réunions.

Qu’est-ce que la réunionite (ou réunionite aiguë) ? Définition et infographie

La réunionite décrit un phénomène coûteux, et malheureusement répandu, qui consiste à passer trop de temps dans des réunions improductives. Les recherches montrent que les dirigeants sont particulièrement touchés par la réunionite. Une culture de réunion improductive a de graves conséquences : elle réduit la vitesse de prise de décision, affecte négativement le bien-être au travail et entraîne finalement des coûts énormes.

Passez-vous votre journée à enchaîner les réunions, souvent inefficaces et improductives? Vos réunions commencent-elles régulièrement en retard? N’ont-elles pas d'objectifs clairs, pas d'ordre du jour, et impliquent-elles de nombreux participants souvent peu préparés? Ces derniers ont-ils du mal à prendre des décisions et à assigner des actions de suivi concises? En tant que dirigeant/dirigeante, vous avez probablement assisté à de nombreuses réunions inefficaces et également été témoin de leurs conséquences néfastes pour l'entreprise. Et vous n'êtes pas le/la seul(e) : voici ce qui définit le phénomène de réunionite aiguë dont vous êtes visiblement atteint, tout comme de nombreux dirigeants aujourd’hui. 

Notre infographie montre ce qu’est le cercle vicieux de la réunionite et vise à vous ouvrir les yeux sur un problème sous-estimé, mais coûteux dans le monde de l’entreprise d'aujourd'hui. Faites un premier pas vers l'élimination de la réunionite en lisant ces statistiques sur la mauvaise gestion des réunions de direction.

Pourquoi tant de réunions de travail sont-elles improductives? 

Les raisons majeures des réunions de travail improductives interviennent dans chacune des trois dimensions importantes dans la gestion de réunion : les personnes, les processus et la technologie. Ces dimensions sont étroitement liées et se renforcent mutuellement dans la gestion improductive des réunions. 

Personnes

• Les réunions ne sont pas considérées comme un instrument stratégique clé pour les organisations
• Pas de prise de responsabilité ni de collecte de feedback sur la culture de réunions
• Beaucoup de temps perdu sur des questions ne soutenant pas directement les objectifs de l'entreprise
• Absence de formation et connaissances insuffisantes en matière de conduite de réunion
• Manque de respect pour les pairs et leur temps et manque de discipline dans les réunions
• Les frustrations liées aux réunions renforcent les comportements improductifs

Processus

• Des processus dysfonctionnels, dépassés et trop lents tout au long du cycle de conduite de réunion de travail
• Pas de facilitation des réunions au préalable : ordre du jour déficient, manque de préparation et de collaboration
• Distribution trop lente des comptes rendus de réunion et pas de vue d'ensemble des prochaines étapes à suivre

Technologie

• Un patchwork de solutions multiples non exclusivement conçues pour les réunions
• Une gestion dysfonctionnelle des documents de réunion qui augmente le risque d'erreurs
• Un niveau élevé de travail administratif manuel en raison d'un manque d'automatisation

Tous ces dysfonctionnements ont de multiples conséquences sur les organisations atteintes de réunionite. Détaillons-les dès à présent.

Quelles sont les conséquences d’une culture de réunion inefficace?

Tout d’abord, un gaspillage en salaires considérable pour ces innombrables heures passées en réunions sans véritable valeur pour les organisations. Les coûts salariaux de la réunionite s’additionnent vite et deviennent colossaux : en 2019, 65 milliards d’euros ont été perdus dans des réunions improductives rien qu’en Allemagne.³ 

Mais les coûts en salaires ne sont pas les seuls à imputer aux organisations atteintes de réunionite aiguë, qui sont aussi exposées à un manquement d’opportunités. En effet, une culture de réunions déficiente impacte la prise de décisions stratégiques et la réalisation efficace des actions, ce qui ralentit l’organisation dans son ensemble et la rend moins apte à saisir les différentes opportunités du marché, ou à répondre à ses éventuelles menaces.

Enfin, les impacts humains ne sont pas moindres non plus : les collaborateurs pris dans le cercle vicieux de la réunionite aiguë sont plus stressés, tombent plus facilement malades et ont tendance à quitter leurs fonctions plus fréquemment. 

Mais la bonne nouvelle, c’est qu’il est possible de dire stop à la réunionite aiguë, en travaillant sur une transformation de sa culture de réunion qui suit certains principes.

Comment dire stop à la réunionite ? 

Afin de repenser sa culture de réunions en profondeur et de démêler la complexité des processus de gestion de réunion, l'agilité offre de multiples opportunités.

Lorsqu’on applique les principes fondamentaux de l'agilité à la gestion de réunions, il en résulte un modèle permettant de combattre la réunionite aiguë et de gérer les réunions de direction de manière plus innovante et efficace : la méthodologie Azend® . 

Notre article sur la méthodologie Azend^® présente les 10 principes de base de ce modèle. Ces derniers offrent des recommandations holistiques et réalisables qui mettent en lumière « l'angle mort des organisations » et qui permettent d’aboutir à un véritable changement dans votre conduite de réunions.

Ceux-ci présentent des recommandations complètes et réalistes permettant d'apporter de réels changements dans la manière dont vous menez vos réunions, et de dire stop à la réunionite pour de bon.

¹ “Stop the Meeting Madness”, Leslie A. Perlow, Constance Noonan Hadley, Eunice Eun, HBR, 2017. 

² “Half Of All Meetings Are A Waste Of Time - Here’s How To Improve Them”, Peter High, Forbes, 2019. 

³ “The state of meetings report: Consequences of poorly organised meetings”, Doodle, 2019.

Aurélie Toro

A propos de l'auteur

Aurélie met à profit son expérience en création de contenu et en marketing digital pour aider les dirigeants francophones dans leurs pratiques quotidiennes. Toujours en quête d'accomplir des choses qui ont un sens pour la société et passionnée par la recherche, l'écriture et le partage utile d'informations, elle fait son maximum pour apporter une vision nouvelle aux dirigeants qui nous lisent sur les thèmes du management agile, de la gestion de réunions et de la transformation digitale.