Comment bien définir l’objectif d’une réunion ?
Les réunions organisées sans qu'aucun objectif n'ait été clairement défini sont, hélas, monnaie courante. Être clair sur le but à atteindre est la meilleure manière de fédérer les participants dans l'atteinte d'un objectif commun.
Incontournables de la vie en entreprise, les réunions sont des événements qui peuvent être tout autant couronnés de succès que virer au désastre le plus complet. Si la réunionite fait partie des travers les plus courants, c’est bien souvent parce que beaucoup de réunions sont organisées sans qu’aucun objectif n’ait été défini par quiconque au préalable. À la clé ? Le sentiment de perdre son temps dans des discussions stériles, des projets qui n’avancent pas, des décisions qui ne sont pas prises et un désengagement des collaborateurs.
Pour prévenir ces écueils, il est primordial de savoir parfaitement quels objectifs vous souhaitez atteindre et comment vous comptez y parvenir - et ce, avant même d'envoyer la première invitation pour votre réunion. Non seulement clarifier l’objectif vous permettra de bien choisir les participants, mais vous serez aussi en mesure d’identifier les techniques d'animation de réunion les mieux adaptées.
Qu’est-ce que l'objectif d’une réunion ?
L’objectif d’une réunion est distinct de l’ordre du jour. L’ordre du jour est le fil conducteur qui liste tous les sujets à aborder, le nom de la personne responsable pour chaque point ainsi que le temps imparti pour les discussions.
L'objectif d’une réunion va plus loin en précisant le but à atteindre pour chaque sujet donné. S’agit-il de prendre une décision ? S’agit-il de recueillir des idées pour mettre en œuvre une initiative ? S’agit-il d’arriver à un consensus sur des priorités ? Ce sont ces objectifs qui vont déterminer les techniques d’animation et le déroulement de la réunion en elle-même. S’il s’agit de générer des idées, un brainstorming est une bonne méthode de travail. En revanche, elle n’est bien sûr pas du tout adaptée si l’objectif est de prendre une décision.
Quelles sont les caractéristiques d’un objectif de réunion bien défini ?
On ne le répètera jamais assez, mais la réussite d’une réunion repose en grande partie sur sa préparation . Création d’un ordre du jour, choix des participants et… définition des objectifs. Tout l’art d’un bon objectif réside dans sa formulation : le but doit être précis, concret et atteignable durant le temps imparti. Comparez ces deux objectifs :
- Augmenter le trafic organique de 25% d’ici la fin de l’année.
- Établir un plan d’action marketing pour augmenter le trafic organique de 25% d’ici la fin de l’année.
Si la première formulation était retenue et communiquée aux participants, il est fort à parier que les discussions partiraient dans toutes les directions pour au final, ne déboucher sur aucune action tangible - la définition de la réunion vaine par excellence. En revanche, la seconde formulation va permettre de faire émerger les actions prioritaires à mettre en place et identifier les personnes responsables de leur mise en œuvre.
La définition d’un objectif clair est la clé pour des échanges ciblés et fructueux. Tout comme il est essentiel de transmettre l’ordre du jour en amont, il est tout aussi important de communiquer aux participants l’objectif de la réunion afin que tous arrivent en ayant déjà préparé leur contribution. C’est ainsi que les entreprises mettent à profit la sagesse collective.
Des objectifs différents selon le type de réunion
Le type de réunion a une influence directe sur la définition des objectifs à atteindre. On ne travaille pas de la même manière avec un groupe de quatre personnes qu’avec un groupe de trente. De même, certains objectifs reposent sur des échanges tandis que d’autres consistent uniquement à transmettre des informations. Là encore, mieux vaut adapter le format de votre réunion à votre but.
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Exemples d’objectifs d’une réunion de travail
La réunion de travail est, comme son nom l’indique, une réunion tournée vers la réalisation en groupe d’une mission commune. Il peut s’agir d’établir un plan d’action, de dessiner le périmètre d’un projet ou de repenser des processus d’entreprise. Dans tous les cas, l’objectif d’une réunion de travail doit être adapté aux compétences et à l’expertise des personnes conviées. Pour être efficace, cet objectif doit aussi être axé sur le court-terme et être suffisamment ciblé pour que la réunion débouche sur un « livrable ».
Exemples d’objectifs d’une réunion d’équipe
Une réunion d’équipe peut réunir, selon les entreprises, un grand nombre de personnes. Ponctuelle ou récurrente, son objectif est souvent l’occasion de faire un point sur les projets en cours de manière à partager les informations clés et à renforcer la cohésion du groupe. Pour que les réunions d’équipe soient productives, il est conseillé de s’appuyer sur des modèles. Si, par exemple, l’objectif est de donner une vision d’ensemble de la performance hebdomadaire, un modèle synthétisant les principaux indicateurs permet d’atteindre ce but en présentant les informations de manière cohérente.
Exemples d’objectifs d'une réunion de coordination
La réunion de coordination peut être l’occasion de définir un plan de bataille, ou de faire un point d’avancement sur une initiative en cours. Là encore, ce type de réunion peut regrouper un grand nombre de personnes. L’objectif se doit donc d’être très clair et ciblé. Si, par exemple, un projet est mis en difficulté, plutôt que demander au groupe de réfléchir à un plan de redressement global, mieux vaut proposer de travailler ensemble sur des points précis comme redéfinir la portée du projet pour pouvoir conserver la date de livraison initiale, quitte à organiser plusieurs réunions de coordination séparées.
Exemples d’objectifs d'une réunion d’information
La réunion d’information est utilisée pour communiquer sur des éléments importants. L’objectif ici est de transmettre des informations en même temps et à toutes les personnes concernées. Il peut s’agir de la réorganisation d’un département ou encore de la mise en œuvre d’une nouvelle stratégie. Peu importe le sujet, l’objectif est de communiquer de façon claire en transmettant uniquement les informations nécessaires, sans les surcharger de messages annexes qui pourraient gêner la bonne compréhension.
Des objectifs bien définis pour des réunions efficaces
La définition des objectifs de réunion est une étape tout aussi importante que la création de l’ordre du jour ou la sélection des participants. Un objectif bien défini permet de mobiliser l’attention du groupe sur une action précise et évite ainsi les digressions ou les réunions qui s’éternisent. Un objectif bien défini a également une autre vertu : en permettant au groupe de travailler ensemble sur une action ciblée, les participants voient immédiatement le résultat de leurs efforts, ce qui crée un sentiment de fierté qui vient renforcer leur motivation et leur engagement.
