Comment créer un ordre du jour de réunion efficace ? Le guide étape par étape.

Le succès d'une réunion est conditionné avant même qu'elle n'ait commencé. En effet, bien que cela puisse paraître abstrait au premier abord, la phase de préparation de la réunion détermine le succès de l'ensemble du processus de réunion. Cette phase est d’ailleurs à l'origine de 80% du succès de la réunion elle-même.¹

Pour qu'une réunion soit réussie, ses résultats doivent être mesurables. Et pour mesurer les résultats d'une réunion, vous devez d'abord définir quels paramètres utiliser. C'est là qu'interviennent les objectifs : en fixant les objectifs à atteindre, vous définissez le barème qui vous permettra de mesurer le succès de vos réunions. Une fois que ces objectifs sont clairs, vous pouvez commencer à planifier une réunion qui se concentrera sur la réalisation effective de ces derniers. 

Comment faire ? La réponse est simple : en créant un ordre du jour de réunion efficace. L'ordre du jour de réunion est un élément central des réunions excellentes, et permet à votre organisation de tirer profit de chaque réunion. Dans cet article, nous allons tout d’abord définir ce qu’est un ordre du jour de réunion. Puis, nous allons explorer son importance avant de passer à sa phase de rédaction, expliquée dans un guide étape par étape simple à utiliser.

Qu'est-ce qu'un ordre du jour de réunion ?

L’ordre du jour d’une réunion est une liste d'objectifs que les participants à une réunion ont prévu de remplir au sein de cette réunion. Il permet aux participants de savoir à l'avance de quoi ils vont discuter et/ou sur quoi ils vont travailler. Il contribue ainsi à structurer et à faciliter la collaboration lors de la réunion. 

L'ordre du jour est également le moyen idéal de communiquer les objectifs de la réunion , ce qui aide à se concentrer sur leur réalisation.

Pour illustrer cette définition, imaginons que l'ordre du jour de réunion soit la partition d'une symphonie, que chaque participant représente un instrument différent et que la réunion elle-même soit la scène. Lorsque vous êtes responsable d’une réunion , vous êtes le chef d'orchestre et vous devez guider l'exécution de la partition, en faisant participer les musiciens dans l'ordre et au bon moment afin de qu'une belle symphonie soit jouée.

Il en va de même pour les réunions. En suivant un ordre du jour, les responsables de réunion sont en mesure de faire intervenir les bons participants au bon moment pour que la réunion soit productive et que les résultats soient atteints.

Pourquoi l'ordre du jour est-il important pour la réussite d’une réunion ? 

Maintenant que nous savons clairement ce qu'est l'ordre du jour d'une réunion, examinons son impact dans le processus de réunion.

Reprenons l'exemple de l'orchestre. Si une symphonie est mal composée, même le meilleur orchestre du monde ne sera pas capable de la rendre agréable à l’oreille. Il en va de même pour les réunions : si votre réunion n'est pas bien planifiée, les participants ne seront pas en mesure d'exécuter efficacement la stratégie et d'atteindre les objectifs. Pour apprécier le rôle de l'ordre du jour d'une réunion, penchons-nous sur la réunionite , phénomène malheureusement trop répandu qui consiste à passer trop de temps dans des réunions improductives . 

Steven Rogelberg, l'un des plus grands spécialistes des réunions et Professeur Chancelier à l'Université de Caroline du Nord à Charlotte, estime qu'environ 50 % de toutes les réunions sont improductives.²  Nous connaissons tous le sentiment de sortir d'une réunion et de se dire : « cela aurait pu être un email ». Pourquoi en est-il ainsi ? Parce que, très probablement, l'ordre du jour de la réunion était mal conçu. Un ordre du jour inefficace conduit souvent à des discussions « qui s'égarent » et à des sujets non résolus, ce qui nuit à la productivité de la réunion et à la  prise de décision . 

L'ordre du jour est un remède efficace contre ces problèmes, et il est essentiel dans le processus de gestion de réunions pour de nombreuses raisons, dont celles-ci :

1. Supprimer les réunions improductives

La recherche dans le domaine des réunions souligne l'importance d'utiliser un ordre du jour efficace lors des réunions pour assurer leur efficacité et la satisfaction des participants. Ce dernier est sans doute la caractéristique la plus importante de l’organisation et de la conduite d'une réunion. Il garantit la compréhension des objectifs de la réunion auprès de tous les participants, ce qui facilite l’obtention de résultats et évite les réunions inutiles. Il évite également l’ajout de points non pertinents à l'ordre du jour, qui ne nécessitent pas d’être discutés en réunion, mais peuvent être résolus par le biais d’autres moyens (ex. : courrier électronique). 

2. Identifier les bons participants

Pour chaque réunion, l’étape qui consiste à bien choisir les participants est essentielle, ceci afin de n’inviter que les personnes qui peuvent réellement y contribuer. Il faut à tout prix éviter les participants « spectateurs » afin de vous assurer que tous les participants à la réunion soient activement engagés et soient en mesure d’apporter leurs idées ou leur expertise. 

Cela permet d'avoir des réunions plus productives avec des discussions ciblées. La taille de la réunion est également importante, car les réunions de grande envergure ont une plus grande propension à perdre de vue l'essentiel. Il est donc important de bien choisir les participants pour favoriser la productivité de vos réunions. 

3. Favoriser une préparation approfondie des réunions

En faisant circuler l'ordre du jour de votre réunion à l'avance, vous permettez aux participants de se mettre au travail avant même le début de la réunion et de s’y préparer correctement . Certains points de l'ordre du jour peuvent même être finalisés au sein de la phase de préparation de la réunion, en collaborant de manière asynchrone, ce qui permet à chacun de gagner du temps. 

La communication asynchrone consiste à donner aux participants les moyens de collaborer individuellement, à leur rythme, grâce à des canaux définis et prévus à cet effet. Ainsi, envoyer un ordre du jour clair et à l'avance, spécifiant aussi les rôles et les responsabilités de chacun, vous assure que les participants arrivent bien préparés et prêts à contribuer de manière significative à chaque sujet.

4. Focaliser les réunions sur les objectifs

S'éloigner du sujet est l'un des problèmes de réunions les plus fréquemment cités. En suivant un ordre du jour clair pendant la réunion, on peut l’éviter. Une étude réalisée sur les réunions de direction a révélé une corrélation positive significative entre : 

• Le fait d'avoir un objectif clair pour chaque point de l'ordre du jour,
• Le fait de ne pas s'éloigner du sujet lors de la discussion de ce point, et 
• Les trois indicateurs de l'efficacité de l'équipe : la performance vis-à-vis des tâches, la qualité de la collaboration et la satisfaction des membres.³

Maintenant que nous savons pourquoi un ordre du jour de réunion efficace est essentiel, découvrons comment le rédiger. Dans la section suivante, nous explorons les étapes nécessaires à l'élaboration d'un ordre du jour de réunion qui fera de vos réunions des outils de création de valeur, et plus jamais des événements générateurs de perte de temps.

Comment rédiger un ordre du jour de réunion ?

Lorsque vous réfléchissez à la manière de rédiger l'ordre du jour d'une réunion, vous devez suivre un certain nombre d'étapes, de l'identification des objectifs de la réunion à la formulation des points de l'ordre du jour sous forme de questions, en passant par l'attribution de rôles et de responsabilités clairs aux participants bien en amont de la réunion.

Les étapes essentielles de la rédaction d’un ordre du jour efficace sont les suivantes : 

1. Identifier les objectifs de la réunion

Le premier point à considérer lorsque vous établissez l'ordre du jour d'une réunion est de se demander si les objectifs de la réunion pourraient être atteints d'une manière différente et plus efficace. Plus les objectifs de la réunion sont clairs, plus la prise de décision est facilitée et efficace. 

Comme nous l'avons déjà mentionné, une réunion doit avoir des objectifs clairs dès le départ, sinon elle ne devrait pas avoir lieu du tout. Afin de mettre fin à la réunionite , il est important de soumettre chaque réunion à un examen « go/no-go » avant qu'elle n'ait lieu, pour s’assurer que la réunion est le moyen le plus efficace d'atteindre les résultats souhaités. 

Personne n'aime être dans une réunion qui aurait pu être remplacée par un e-mail. L’objectif de la réunion doit donc être parfaitement clair pour tous les participants. Suivre un modèle d’ordre du jour de réunion permet de s'assurer que chaque point de votre ordre du jour ait un objectif clair. 

2. Solliciter rapidement les contributions

En tant que responsable de réunion, demander la contribution des participants le plus tôt possible est le meilleur moyen de s'assurer que les réunions permettent d'obtenir le maximum de résultats. En combinant l'expertise et l'apport d'une série de parties prenantes, vous réduisez le risque que des considérations vitales ne soient pas prises en compte, vous garantissez que rien n'est négligé et vous vous assurez que seuls les points essentiels soient discutés. 

Notre expérience en matière d'aide aux organisations en vue d’une gestion de réunions efficace nous a appris que cette étape est souvent négligée. Demander une contribution dès le début signifie que les participants ont la possibilité d’optimiser l’organisation et le bon déroulement de vos réunions.

3. Décomposer les réunions en points autonomes avec des objectifs clairs, formulés sous forme de questions

Comme le dit le vieux dicton : "Comment mange-t-on un éléphant ? Une bouchée à la fois." Il en va de même pour les réunions. Les ordres du jour de réunions aident les dirigeants à découper ces dernières en points distincts, ce qui les rend non seulement plus digestes, mais contribue également à leur donner une structure claire. 

Décomposer l'ordre du jour de votre réunion en points autonomes vous permet de vous assurer que chacun d'entre eux a un objectif clair et, en définitive, une raison d'être inclus dans votre réunion. 

De plus, vous devez formuler les points de l'ordre du jour sous forme de questions, car cela crée une tendance à l'action. Au lieu de "Objectifs NPS du 4ème trimestre", un meilleur point de l'ordre du jour serait "Comment pouvons-nous atteindre notre objectif NPS de 75 au 4ème trimestre ? De cette façon, les participants commencent déjà à formuler leurs idées en réponse à cette question, plutôt que de considérer un titre de point d'ordre du jour vague. 

Pensez à l'exécution du concert mentionné plus haut : chaque symphonie interprétée par l'orchestre est divisée en mouvements musicaux, et chaque partie requiert différents instrumentistes et une gamme différente de techniques musicales telles que la tonalité, le tempo et le timbre, afin de réaliser la vision du compositeur. Il en va de même pour les ordres du jour des réunions : ils doivent être décomposés en points distincts, avec des objectifs clairs, afin de permettre aux participants les plus pertinents et les plus influents de s'impliquer. Chaque point peut nécessiter une approche nuancée, utilisant différents formats tels que des ateliers, des discussions ou des votes, afin d'atteindre ces objectifs.

4. Clarifier les rôles et les responsabilités

Une fois que votre réunion est divisée en points indépendants, formulés sous forme de questions et assignés à une période de temps définie, vous pouvez commencer à attribuer des rôles et des responsabilités aux participants de la réunion. Dans la partition musicale de votre réunion, il sera essentiel de répartir clairement les musiciens et leurs rôles pour diriger la symphonie. 

Lors du choix des solistes, le chef d'orchestre sélectionne l'instrumentiste le plus compétent. De la même façon, vous devez donc choisir des experts en la matière lorsque vous choisissez ceux qui dirigeront les points de votre ordre du jour. En veillant à ce que chaque point de l'ordre du jour bénéficie d'un responsable approprié et que chaque participant comprenne le rôle qu'il doit jouer, vous vous assurez qu'il est engagé, préparé et qu'il contribue pleinement. Décider de la manière d'assigner les participants à la réunion peut s'avérer difficile, il est donc important de se rappeler que pour chaque point de l'ordre du jour de votre réunion, les points suivants doivent être clairs : 

• Qui dirigera le point ?
• Quelles sont les compétences et les connaissances essentielles pour atteindre les objectifs ?
• Quelle est la nature du point à l'ordre du jour - un atelier qui nécessitera une participation active, ou une section informative qui informera les participants sur une question particulière ? 

En attribuant des rôles et des responsabilités clairs à l'avance, vous permettez une participation dynamique à la réunion, ce qui contribue à accroître l'efficacité de vos réunions et à faire bon usage du temps des participants. 

La participation dynamique signifie que les participants ne sont impliqués que dans un point de l'ordre du jour auquel ils peuvent contribuer. Cela signifie que les individus assistent à certaines parties d'une réunion et pas à d'autres, ce qui réduit le risque de présence de spectateurs et augmente le niveau d'engagement des participants pour chaque point de l'ordre du jour, contribuant ainsi à l'efficacité globale des réunions. 

5. Rassembler les informations pertinentes et les distribuer

Les choses peuvent changer rapidement et fréquemment. C'est pourquoi, en tant que responsable de réunion, vous devez vous assurer que vous disposez de toutes les informations pertinentes et mises à jour. C’est comme si vous vous familiarisiez avec la partition avant de vous produire en concert. En rassemblant toutes les informations nécessaires avant votre réunion, vous vous assurez que l'orchestre joue les bonnes notes et évite toute discordance. En garantissant que les informations dont vous disposez soient à jour, vous vous assurez que tous les sujets et leurs détails soient toujours d'actualité.

La collecte d'informations pertinentes permet également une prise de décision stratégique fondée sur les données, où chaque décision repose sur des faits et soit aussi précise et éclairée que possible. 

Enfin, il est essentiel de veiller à ce que les informations soient structurées, stockées de manière claire et accessible. Tous les participants doivent être en mesure de trouver les documents pertinents pour chaque point de l’ordre du jour afin de pouvoir se préparer de manière approfondie avant la réunion et d'exécuter les actions suite à la réunion. Pour cela, il est recommandé de choisir une solution sur mesure. Un dépôt centralisé des documents de réunions, organisé de manière à soutenir le processus de réunion et à fournir des fonctionnalités de recherche, garantira que tous les documents sont facilement accessibles et que le contrôle des versions est assuré. 

Comment tirer parti au maximum de votre ordre du jour ?

Une fois l'ordre du jour établi, il jouera un rôle central pendant tout le processus de la réunion. Passons en revue son rôle au sein des trois étapes de la réunion :

Avant la réunion

Un ordre du jour de réunion bien structuré permettra à tous les participants de collaborer de manière asynchrone, afin de garantir une productivité optimale avant la réunion, sans les contraintes traditionnelles de temps et de lieu. En étant décomposé en parties indépendantes, avec des rôles et des responsabilités clairs, l'ordre du jour guidera les participants dans leur préparation et rendra évidentes les attentes en la matière. De plus, en formulant les points de l'ordre du jour sous forme de questions, vous jetterez les bases d'une réunion orientée vers les résultats, dans laquelle les participants arrivent dans un état d'esprit de résolution de problèmes.

Pendant la réunion 

• Rester sur la bonne voie

Pendant la phase de réunion, l'ordre du jour vous servira de guide pour vous aider à vous orienter. Il est important de suivre l'ordre du jour afin de concentrer les discussions sur la réalisation des objectifs. Le temps attribué à chaque sujet de votre ordre du jour vous permettra de respecter les délais, et vous aidera à identifier le moment où une discussion doit être recentrée.

• Définir des actions et rédiger le procès-verbal

Votre ordre du jour peut servir de modèle pour la rédaction du procès-verbal de réunion et vous aider à définir, attribuer et suivre les actions décidées. Il vous permet de vous assurer que chacun sait clairement ce qui a été discuté et quelles sont ses responsabilités pour la suite. Ce processus contribue à favoriser l’appropriation des résultats et l’engagement des participants.

Après la réunion

Dans la phase qui suit la réunion, votre ordre du jour vous permettra non seulement de suivre les actions, mais aussi de recueillir un feedback sur la réunion, ce qui est un élément essentiel pour améliorer continuellement vos processus de réunions. De plus, l'ordre du jour de votre réunion contribuera à responsabiliser les participants quant aux actions à effectuer, en assignant des tâches et des responsabilités claires.

L'ordre du jour de réunion : la clé d'une "standing ovation"     

En vous focalisant sur la réalisation des objectifs, en sollicitant la contribution des participants en amont et en permettant une collaboration efficace tout au long du processus de réunion, l'ordre du jour d'une réunion est fondamental pour sa réussite. En parallèle, il est également essentiel d'utiliser la technologie adaptée pour garantir l'efficacité de l'ordre du jour. Le choix d’une solution dédiée à gestion de réunions vous permettra d’augmenter l'efficacité de votre processus de réunions, depuis la création de vos ordres du jour et au fil des différentes phases des réunions. 

En suivant notre guide étape par étape - et en choisissant une technologie solide pour vous aider -, il vous sera possible d'élaborer un ordre du jour de réunion efficace qui s'avérera être une réelle révolution lors de chaque réunion dont vous serez responsable, garantissant une standing ovation de la part de votre "audience " - venue écouter votre symphonie, pour reprendre notre exemple de l'orchestre utilisé tout au long de ce guide.

Si vous souhaitez en savoir plus sur la manière dont nous aidons les organisations à transformer leurs réunions, n'hésitez pas à nous contacter. 

¹ ‘Tipps für eine effektive Vorbereitung und Durchführung eines Meetings’, Isabelle Odermatt, University of Zürich, 2010.

² ‘Half Of All Meetings Are A Waste Of Time - Here’s How To Improve Them’, Forbes, 2019.

³ ‘Effectiveness in top management group meetings: the role of goal clarity, focused communication, and learning behavior’, Henning Bang et al., Scandinavian Journal of Psychology, 51, 253–261, 2010.

Robert Mitson

A propos de l'auteur

Robert est passionné par la création de valeur et la communication. En tant que spécialiste du contenu anglais, il créé de nouvelles perspectives pour aider les dirigeants dans toute l'Europe à faire en sorte que chaque réunion compte.