Comment élaborer un plan d’action efficace après une réunion ?
Une fois les bonnes décisions prises lors d’une réunion, le chemin vers le succès n’est pas terminé. Afin de bien les exécuter, élaborer un plan d’action efficace est primordial. Cet article explique aux dirigeants comment maîtriser cette étape importante.
Le monde de l’entreprise a connu énormément de changements et de disruptions ces dernières années. Ce qui est le plus surprenant, ce n'est pas seulement l'ampleur de ces changements, c'est aussi leur vitesse. Depuis la bascule que nous avons tous connue en mars 2020, les entreprises ont dû s’adapter plus vite que jamais. En quelques semaines, le monde s'est vu passer du présentiel au virtuel.
Comment les dirigeants ont-ils pu suivre la cadence au milieu de tout ce chaos ? En se réunissant différemment, de manière hybride et/ou à distance afin de continuer à prendre les bonnes décisions, et en mettant en place des actions nouvelles pour assurer la continuité des affaires. La prise de décision au sein de réunions, la définition d’actions et leur suivi ont toujours été le moteur d’une entreprise. C’est dans les décisions et les actions sur lesquelles elles débouchent que se définissent toute la stratégie et la santé d’une organisation.
Ainsi, définir correctement un plan d’action après chaque réunion et par la suite exécuter correctement les décisions prises est, depuis la nuit des temps, l’essence du moteur de l’organisation, conduit par le management. Mais aujourd’hui, plus que jamais dans notre monde changeant et incertain, élaborer un plan d’action efficace après chaque réunion est nécessaire et représente une caractéristique incontournable du leadership pour survivre dans notre monde VUCA.1
Cet article explique ce qu’est un plan d’action, pourquoi il est important d’exceller dans sa réalisation après chaque réunion et donne des conseils aux dirigeants sur comment élaborer un plan d’action efficace en 5 étapes après une réunion.
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Qu’est-ce qu’un plan d’action ?
Élément clé du management, un plan d’action vient s’ancrer entre les phases de prise de décision et d’exécution. En d’autres mots, il transforme les idées et les décisions en éléments concrets et en tâches à exécuter pour que ces dernières - et, mises bout à bout, la stratégie tout entière de l’organisation - prennent vie.
Un plan d’action s’élabore à la suite d’une prise de décision, et donc, presque toujours après une réunion entre les décisionnaires d’un projet ou d’une situation en particulier, par exemple, après une réunion d’équipe , une réunion de gestion de crise ou encore une réunion de comité . C’est ce sur quoi notre article se concentre : l’élaboration d’un plan d’action après une réunion.
En effet, pour peu qu’il s’agisse d’une réunion de travail efficace, chaque réunion a un ordre du jour de réunion bien défini, dont chaque point est associé à un objectif. Chaque objectif, pour être atteint, s’accompagne d’une prise de décision et de la définition d’actions concrètes à suivre. Mais une fois les bonnes décisions prises lors de la réunion, le chemin vers le succès n’est pas terminé : encore faut-il mettre en œuvre ces décisions avec toute la finesse que cela nécessite. C’est à ce moment qu’il faut mettre en place un plan d’action.
Le plan d’action peut exister à tous les niveaux de l’entreprise (on parle notamment de plan d'action commercial, de plan d’action marketing, RH, etc.). Selon le type de plan d’action, le contenu change, mais la méthodologie, elle, reste la même.
On peut par exemple mettre en place un plan d’action marketing pour l’année après la réunion de planification annuelle des dirigeants exécutifs, un plan d’action pour gérer la transition numérique de l’entreprise, ou encore, élaborer un plan d’action pour le lancement d’un nouveau produit après la réunion du comité de pilotage chargé de ce projet.
Pourquoi l’élaboration d’un plan d’action efficace après une réunion est-elle importante ?
Les dirigeants passent beaucoup de leur temps en réunion afin de prendre ensemble des décisions cruciales pour l’entreprise. Ils ont même tendance à passer trop de temps en réunion : jusqu'à 23h par semaine pour un dirigeant, phénomène qualifié de “ réunionite ”, ou un mélange de trop de réunions, souvent improductives. Les sources qui abreuvent le phénomène de réunionite sont multiples, et ont tendance à fonctionner comme un cercle vicieux : les réunions sont improductives, car pas bien préparées (phase de pré-réunion), pas bien menées (pendant la réunion), et les décisions pas bien exécutées (phase de post-réunion). Comment peut-on changer cela ?
La phase de pré-réunion peut s’optimiser en suivant quelques conseils pour bien préparer une réunion . Pendant la réunion, il y a aussi des principes à suivre pour une réunion d’équipe efficace qui débouche sur une prise de décision répondant aux objectifs fixés en début de réunion. Enfin, pour optimiser la phase de post-réunion, tout repose sur l’exécution : l’assignation des actions décidées à des responsables, et leur planification et suivi. C’est précisément ici, juste avant de commencer la phase d’exécution, que la rédaction d’un plan d’action après une réunion s’avère essentielle.
Le plan d’action intervient comme un véritable outil de pilotage qui facilite l’exécution des actions et leur suivi.
Si l’on reprend une citation percutante de Mark Boncheck, Fondateur et CEO d’une entreprise qui travaille avec des dirigeants et des organisations afin de les aider à adapter leur façon de penser à l’ère numérique, "L’exécution peut donner la vie ou la mort à une stratégie".2 C’est pour cela qu’élaborer un plan d’action de manière rigoureuse est primordial pour le succès de l’organisation : il permet de définir, organiser, planifier et mettre en place l'ensemble des solutions pour atteindre les objectifs préalablement fixés.
Après chaque prise de décision importante, le plan d’action intervient comme un véritable outil de pilotage qui facilite l’exécution des actions et leur suivi. Nous détaillons les bénéfices d’un plan d’action efficace ci-dessous.
Un point d’entrée dans le cercle vertueux des réunions productives
Rédiger un plan d’action après chaque réunion permet d’optimiser la phase de post-réunion, la réunion en elle-même, et en fin de compte, a un effet positif sur la gestion des réunions en général.
En effet, avoir un plan d’action en place permet de s’assurer que les décisions prises soient assignées aux responsables adéquats, planifiées dans le temps, se voient allouer les moyens nécessaires, et soient bien suivies afin d’être exécutées correctement. Ainsi, la phase de post-réunion est optimisée. Mais la réunion en elle-même l’est aussi : en ayant en tête le fait de devoir rédiger un plan d’action en fin de réunion, chaque participant se concentre sur la prise de décision efficace pendant la réunion et s’assure que cette dernière ait atteint ses objectifs.
Finalement, les réunions sont meilleures, les décisions mieux exécutées, et ceci permet d’optimiser tout le processus de la gestion des réunions. Et pour boucler la boucle, on peut aussi supposer que pour que la réunion soit effectivement efficace, et débouche sur une prise de décision, la phase de préparation de chaque participant doit être également soignée.
Ainsi, améliorer une des phases de la gestion de réunions est souvent un point d’entrée efficace dans le cercle vertueux des réunions productives. À l’inverse, en négliger une ou plusieurs conduit inévitablement vers un cercle vicieux de réunions improductives.
Un gain en visibilité sur les projets et leur finalité
Avoir un plan d’action efficace donne une vision globale et exhaustive du travail à réaliser après une réunion et permet de ne pas passer à côté de certaines actions à remplir. Dès le début de la phase d'exécution de tout projet ou de série d’actions, il permet de trouver le mix adéquat de moyens humains et financiers pour atteindre les objectifs fixés lors de la réunion.
Aussi, il donne du contrôle aux dirigeants sur le temps imparti pour exécuter la stratégie : le plan d’action fait office de planning d’exécution, en ancrant les différentes tâches à accomplir dans le temps imparti afin d’augmenter leur contrôle et d’anticiper d’éventuels retards et leurs effets potentiels.
Le plan d’action, vecteur d’agilité en entreprise
En permettant de toujours savoir où on en est dans la complétion des projets, tout en ayant une vision complète de la situation, un plan d’action encourage le travail agile dans l’entreprise.
Il permet de trouver des solutions en cas de problèmes ou de retards dans les tâches à exécuter, et d’analyser en toute conscience leurs conséquences sur d’autres éléments du plan d’action.
Un outil de motivation pour les équipes
Un plan d’action bien constitué permet de motiver les membres des équipes en s’assurant que chaque point du plan d’action soit assigné à un responsable. Ainsi, chaque individu se voit approprier des décisions et des résultats, ce qui augmente le sens de responsabilité par rapport aux tâches. Et lorsque les collaborateurs se sentent responsables, les résultats sont meilleurs : la recherche a mis en évidence un phénomène appelé “l'effet IKEA” qui représente le fait que les individus préfèrent les choses auxquelles ils ont contribué plutôt que celles toutes faites.3
Ainsi, les dirigeants ont tout intérêt à impliquer toutes les parties prenantes dès la fin d’une réunion sur les différentes actions au sein du plan d’action, afin de les faire contribuer au maximum.
Ceci permet également plus d’efficacité puisque les rôles sont bien définis et chacun sait sur quoi il doit travailler, tout en ayant également une visibilité sur qui sont les responsables d’autres points éventuellement interdépendants avec ses propres tâches.
Abraham Lincoln a dit un jour : "Donnez-moi six heures pour abattre un arbre, et je passerai les quatre premières à aiguiser la hache". Élaborer un plan d’action rigoureux après une prise de décision a toujours été, est, et restera le meilleur moyen d’atteindre un objectif.
De nos jours bien entendu, il faut s’assurer de maintenir une certaine flexibilité dans chaque plan d’action afin de pouvoir rester agile face aux disruptions de notre monde. Passer du temps à aiguiser la hache stratégique d’une organisation est un point clé de sa réussite, mais cela ne veut pas dire qu’il faille se perdre dans un niveau de détails inexploitables et trop rigides pour faire face au monde actuel. Il est important de percevoir le plan d’action comme un outil puissant, qui donne des lignes directrices pour faire avancer une organisation vers ses objectifs, mais qui ne doit pas pour autant prendre le pas sur sa finalité.
Dans la section suivante, vous aurez la possibilité de télécharger un guide pour rédiger un plan d’action de la manière la plus efficace possible.
Comment rédiger un plan d’action efficace ?
Pour rédiger un plan d’action le plus efficace possible, il faut respecter une série d’étapes. Ci-dessous, nous vous proposons un guide pratique : comment rédiger un plan d’action efficace ? Celui-ci s’articule autour de 5 grandes étapes, qui sont les suivantes :
- Définition des objectifs
- Définition des actions à entreprendre et plan de mise en œuvre
- Attribution des rôles
- Planification dans le temps
- Mesure de la réussite ( méthode OKR et KPI)
1 VUCA : Volatile, Incertain, Complexe, Ambigu (de l’Anglais Volatile, Uncertain, Complex, Ambiguous)
2 ‘ L’exécution sonne-t-elle le glas de toute bonne stratégie ? ’, Harvard Business Review, Mai 2018.
3 ‘ The IKEA Effect: When Labor Leads to Love ’, Harvard Business School, Juin 2012.
