Les conseils d'administration d'aujourd'hui consacrent plus de temps à leurs mandats et supervisent un éventail de sujets plus large que jamais. Dans un monde où les perturbations et l'innovation sont constantes, les attentes des membres des conseils d'administration ne cessent de croître. Les conseils d'administration modernes doivent jouer un rôle actif dans la supervision de la stratégie et la gestion des risques de l'entreprise, tout en tenant compte de l'évolution technologique, des conflits commerciaux, des pressions réglementaires et d'autres tendances en constante émergence comme la durabilité, le changement climatique, l’environnement géopolitique, et tant d’autres.

Face à la charge de travail croissante des conseils d'administration, il est primordial qu'ils puissent gagner en efficacité. La dématérialisation des processus de gouvernance des conseils d'administration et de gestion des réunions - qui consiste à utiliser le format numérique au lieu du papier - est devenue une étape essentielle. Désormais, la prochaine étape majeure pour les conseils d'administration est de se digitaliser efficacement via un portail du conseil d'administration dédié. Dans ce sens, une solution pour la gestion des réunions offre de multiples opportunités pour les conseils d’administration, ainsi que pour les dirigeants exécutifs de tous niveaux.

Ce guide explique :

• Quels sont les défis des conseils d'administration modernes ;
• Pourquoi la dématérialisation du conseil d'administration n'est plus une option ;
• Pourquoi la digitalisation du conseil d'administration est la prochaine étape cruciale de la gouvernance ;
• Ce qu'est un portail du conseil d'administration et quels sont ses avantages ;
• Quels sont les avantages spécifiques de l'utilisation d'un portail du conseil d’administration pour les différents membres du conseil d’administration.

L'importance de digitaliser le CA 

Le monde VUCA/BANI continue de mettre les organisations au défi

Dans le monde actuel, caractérisé par des perturbations et des innovations constantes, le conseil d'administration d'une entreprise est soumis à une pression continue pour améliorer son efficacité et superviser un plus large éventail de questions.

Aujourd'hui, les conseils d'administration, tout comme les organisations qu'ils gèrent, sont confrontés à de multiples défis, notamment : 

• L’évolution de l'environnement géopolitique ;
• L’attention accrue portée aux questions environnementales, sociales et de gouvernance (ESG) ;
• La digitalisation et les nouvelles tendances technologiques ;
• La cybersécurité ;
• Les nouvelles règles de gouvernance et la mission de l’entreprise.²

Ces défis ont été fortement accrus par la pandémie de COVID-19, la crise géopolitique actuelle et les bouleversements économiques et sociaux qui ne cessent de se succéder. Dans ce contexte de remise des entreprises sur le chemin de la croissance, la contribution du conseil d'administration au succès de l'entreprise est cruciale.

Bien que les membres des conseils d'administration les plus adaptatifs déclarent se concentrer davantage sur les domaines qui favorisent la résilience future de leur organisation, il est clair que tous ces sujets sont essentiels à la réussite de toute entreprise. Ils devraient donc être abordés de manière efficace par tous les conseils. Alors que de plus en plus d'entreprises et d'économies commencent à se remettre de la crise du COVID-19, il est temps pour les conseils d'administration de s'engager en profondeur sur ces questions, de soutenir leurs équipes de direction et de s'assurer que leurs organisations restent résilientes et compétitives pendant et après la pandémie. 

Pour y parvenir, il est essentiel de mettre en place des processus de gouvernance robustes et efficaces, non seulement dématérialisés mais aussi digitalisés. Ceux-ci permettront de faire face à la nouvelle norme de travail hybride et de rendre les membres du conseil plus efficaces et plus flexibles, tout en garantissant la sécurité des informations et la conformité des processus. Dans ce sens, une méthodologie garantissant une collaboration efficace entre les membres du conseil d'administration et une gestion sans faille des réunions du conseil est de mise. 

La dématérialisation du conseil d’administration n’est aujourd’hui plus une option

Historiquement, alors que de nombreuses entreprises ont adhéré à la digitalisation au cours de la dernière décennie pour rendre les opérations commerciales plus flexibles et compétitives, ces initiatives ont malheureusement rarement commencé par le conseil d'administration. La formalité associée aux activités du conseil et ses liens étroits avec les services juridiques avaient perpétué une approche plus traditionnelle des choses. 

Récemment, des événements externes au monde de l’entreprise tels que la pandémie ont radicalement changé la façon dont les conseils d'administration travaillent et interagissent, ce qui a conduit à une dématérialisation du conseil rapide mais pas soigneusement planifiée. Effectivement, si l’on prend l’exemple concret du COVID-19, à une époque où il était essentiel de prendre des décisions rapides et éclairées, les administrateurs ont été contraints d'adopter des alternatives numériques à des processus familiers. Les réunions du conseil d'administration sont devenues virtuelles et plus fréquentes pour répondre aux demandes croissantes.

Dématérialisation ne veut pas dire digitalisation

Aujourd'hui, du fait du passage précipité au télétravail pendant la pandémie, la grande majorité des entreprises ont dû dématérialiser leur conseil d'administration. Et en deux ans, nous avons tous beaucoup appris. La plupart des réunions du conseil peuvent désormais se tenir à distance ou en mode hybride. Les documents du conseil sont numérisés au format PDF et envoyés par e-mail au lieu d'utiliser la version papier, ce qui est plus efficace et durable. Quant à la collaboration entre les membres du conseil, elle peut désormais se faire en ligne, via des outils collaboratifs. Les entreprises et leur gouvernance utilisent divers outils pour se conformer à la nouvelle normalité du travail. 

La dématérialisation du conseil est un premier pas encourageant vers l’avenir. Cependant, être dématérialisé ne signifie pas être digitalisé et pose en réalité des problèmes. Les voici :

• La multiplication des outils entraîne un travail en silo et une perte d'informations. Le fait de préparer et d'annoter des documents PDF avant une réunion du conseil d'administration demande beaucoup de travail au secrétaire général et aux membres du conseil en termes de préparation de la réunion.
  
  Pour le secrétaire général, collecter les informations - à jour - et les distribuer à temps à tous les membres du conseil d'administration peut devenir un véritable casse-tête s'il ne dispose pas d'un outil centralisé pour le faire.
  
  Pour le président et autres membres du conseil, il en va de même pour l'élaboration de l'ordre du jour, et la collecte/validation des sujets. Souvent, les ajouts de dernière minute et les mises à jour multiples entraînent un manque de clarté et diminuent la préparation de tous, ce qui peut affecter la qualité de la réunion et la prise de décision.
  
  La communication entre les administrateurs n'est pas centralisée, elle se fait ici et là par courriel, messagerie instantanée et téléphone et des informations se perdent. Seule une solution centralisée leur permettrait de collaborer efficacement de manière asynchrone, de ne perdre aucune information et de préparer efficacement les réunions du conseil d'administration. De même, le fait d'avoir tout sous les yeux dans la même solution pendant la réunion du conseil d'administration facilite le processus de prise de décision. 

• La multiplication des outils expose les CA et leurs entreprises à des failles de sécurité. Il ne se passe pas une semaine sans que l'on entende parler d'une cyberattaque contre une entreprise. Généralement, il en résulte une fuite de données qui a un effet boule de neige : le cours des actions chute, la réputation de la marque est endommagée, la compétence du conseil d'administration et des dirigeants est remise en question, et des poursuites potentielles sont engagées contre eux.
  
  Sans parler des conséquences financières... si l'on prend l'exemple des plus grandes entreprises touchées ces dernières années comme Target (2013), Sony (2014), Yahoo (2016), Equifax (2017), Maersk (2017), Marriott (2018), et Capital One (2019), ces attaques ont coûté entre 200 et 400 millions de dollars chacune, et dans la majorité des cas, des membres de la direction ont été licenciés. Pour les PME, cela peut même conduire à la faillite. C'est pourquoi, quel que soit son segment industriel ou sa taille, la survie à long terme d'une entreprise dépend d'une solide gestion proactive des cyberrisques.
  
  Étant donné que les conseils d'administration gèrent les questions les plus sensibles de l'organisation, ils doivent considérer cette question très sérieusement et choisir soigneusement les solutions technologiques qu'ils utilisent pour collaborer. Et sur ce point, il est probable que tout le monde soit d'accord pour dire que les solutions basées sur le cloud, les emails, les appels téléphoniques, les lettres postales, les chats, ne sont clairement pas les solutions les plus fiables à cet égard.
  
  Seule une solution centralisée, sécurisée et dédiée aux conseils d'administration est envisageable pour faire face aux cyber menaces croissantes.

Compte tenu de l'importance cruciale des sujets abordés par les conseils d'administration modernes, seule une véritable digitalisation de ces derniers constitue une solution durable pour affronter le monde moderne en toute sécurité et efficacité.

La digitalisation des conseils d'administration, une étape clé vers une gouvernance efficace et durable

Le monde VUCA/BANI ne cesse de nous surprendre, comme en témoigne la situation géopolitique actuelle, et aujourd'hui, poursuivre le mouvement de dématérialisation du conseil d'administration en le digitalisant est de mise.

Les membres du conseil d'administration doivent faire face à des défis, répondre à des questions critiques et s’adapter à la nouvelle normalité du travail hybride. Pour composer avec tous ces aspects, la seule solution durable est digitale, centralisée et couvre tous les besoins des conseils d'administration, à savoir : 

• L'organisation, la préparation et l'exécution des réunions du conseil d'administration ;
• La collaboration asynchrone efficace entre les membres du conseil ;
• La prise de décision et le suivi des tâches et des actions ;
• Un environnement de travail flexible, sécurisé et conforme ;
• La gestion efficace des documents (ordres du jour, procès-verbaux, annotations sur les documents de référence, etc).

C'est pourquoi, aujourd'hui, utiliser un portail du conseil d’administration est une nécessité afin de pérenniser la gouvernance du futur. Une solution dédiée à la gestion des réunions du conseil d’administration comme Sherpany répond à toutes ces exigences. Notre solution de gestion des réunions est conçue spécifiquement pour les conseils d'administrations et les dirigeants exécutifs (de niveau C à C-n), prenant en compte leurs contraintes spécifiques, apportant une méthodologie complète, dans une solution centralisée, sécurisée et conforme . 

Dans la section suivante, nous détaillons ce qu'est un portail du conseil d'administration et comment il soutient intégralement la digitalisation du conseil.  

Qu'est-ce qu'un portail pour conseil d'administration ?

Dans les années 90, lorsque l'Internet s'est répandu, les administrateurs avant-gardistes commençaient à réfléchir à la manière d'optimiser les processus de leur conseil, même si la technologie était limitée. Ce n'est qu'au tournant du millénaire que le premier portail du conseil électronique a été officiellement introduit sur le marché. Aujourd'hui, aucun administrateur, secrétaire général ou président du conseil n'ignore cet outil, étant donné l'évidence de la dématérialisation du conseil d'administration. Pourtant, nombreux sont ceux qui pensent pouvoir se contenter d'autres solutions numériques telles que les documents numérisés, les outils collaboratifs, les outils de réunion en ligne et les emails.

Pourtant, comme nous l'avons vu, l'utilisation d'une myriade de solutions numériques au sein du conseil est loin d'être suffisante pour digitaliser intégralement le conseil et le rendre réellement efficace et apte à faire face aux exigences d'aujourd'hui. C'est là qu'intervient le portail du conseil d'administration.

Un portail du conseil d'administration est un outil digital qui facilite la collaboration entre les membres du conseil d'administration de manière efficace et sécurisée, tout en se conformant aux normes réglementaires. Un portail pour conseils d'administration peut également être appelé portail du CA ou solution pour conseil sans papier. 

Un portail du conseil d'administration optimise chaque réunion du conseil d'administration en apportant un soutien technologique dédié à tous les processus de réunion du conseil d'administration - lors de leur préparation, pendant les réunions et ensuite dans la phase d'exécution. Cela permet d'augmenter la performance globale des réunions du conseil d'administration et d'améliorer la prise de décision et le suivi, ce qui rend la gouvernance et les entreprises plus efficaces. 

Le portail du conseil d'administration est un outil indispensable et complet qui, en digitalisant le conseil d'administration, le renforce. Il permet de centraliser en un seul outil conforme et sécurisé tous les processus du conseil :

• La gestion numérique et sécurisée des documents ;
• La collaboration asynchrone flexible et transparente entre les membres du CA ;
• Le vote en ligne ( résolutions circulaires numériques ) ;
• L’élaboration d’ ordres du jour de réunion et la prise de procès-verbaux de réunion conformes aux normes ;
• L’organisation de réunions (préparation, conduite de la réunion et suivi) ;
• Une meilleure prise de décision et un suivi des tâches et des actions dans le temps.

Un portail du conseil d'administration fait gagner du temps aux membres du conseil, qu'ils soient directeurs, présidents ou secrétaires généraux. En gérant tous les processus du conseil d'administration de manière transparente, centralisée et flexible, ils peuvent se concentrer sur l'essentiel : collaborer et prendre des décisions cruciales pour l'avenir de l'organisation. 
 

Pour toute entreprise, disposer du portail du conseil d'administration adéquat facilite la communication, améliore la prise de décision et la gouvernance des membres du conseil et offre un avantage concurrentiel. Aujourd'hui, comme nous l'avons vu, la digitalisation de votre conseil d'administration via un portail du conseil d'administration est devenue une nécessité.

Dans la section suivante, vous pourrez télécharger un guide qui explique en profondeur quels sont les avantages d'un portail du conseil d'administration. Nous mettons également l'accent sur les avantages en fonction des différents rôles au sein du conseil (président, secrétaire général, directeur) afin que vous puissiez mieux appréhender comment cela vous rendra plus efficace dans vos activités quotidiennes au sein du conseil d’administration.

Les avantages d’un portail du conseil d’administration

Dans le guide ci-dessous, vous apprendrez comment un portail du conseil d'administration peut rendre votre gouvernance plus florissante aujourd'hui et à l'avenir, en lui donnant une flexibilité et une efficacité accrue. Nous répondrons aux questions suivantes :

• Quels sont les avantages de l'utilisation d'un portail du conseil ?
• Quels sont les avantages spécifiques de l'utilisation d'un portail du conseil d’administration pour les différents membres du conseil d’administration ?
   

¹ “ The postpandemic board agenda: Redefining corporate resilience ”, McKinsey & Company, 2021.

² “ Five Challenges Facing Today’s Board Chair: Insights from FTSE Chairs ”, Alice Breeden & Will Moynahan, Heidrick & Struggles.

³ “ Pourquoi et comment le conseil d’administration doit-il se préoccuper de la cyber-sécurité ”, Bilan, 2020.

Aurélie Toro

A propos de l'auteur

Aurélie met à profit son expérience en création de contenu et en marketing digital pour aider les dirigeants francophones dans leurs pratiques quotidiennes. Toujours en quête d'accomplir des choses qui ont un sens pour la société et passionnée par la recherche, l'écriture et le partage utile d'informations, elle fait son maximum pour apporter une vision nouvelle aux dirigeants qui nous lisent sur les thèmes du management agile, de la gestion de réunions et de la transformation digitale.