Bien préparer une réunion : les bases de la réussite

Benjamin Franklin avait raison lorsqu’il disait : « Donnez-moi six heures pour abattre un arbre et je passerai les quatre premières à affûter la hache ». Le succès d’une tâche réside dans sa préparation. Pourtant, la préparation des réunions reste souvent un point faible pour les entreprises qui semblent sous-estimer l'importance de cette phase. Une étude récente commissionnée par Sherpany révèle que 92 % des dirigeants européens sont confrontés à des difficultés dans la prise de décision, et plus d'un quart d'entre eux citent le manque de préparation comme la cause principale.

Heureusement, il existe des mesures simples pour répondre à la problématique de la mauvaise préparation des réunions. Cet article revient sur le processus de préparation des réunions et guide les dirigeants sur la manière de préparer une réunion, avec une checklist gratuite pour améliorer chaque réunion d'entreprise dès maintenant. 

Pourquoi est-il si important de bien préparer les réunions ?

Le succès de toute réunion d’équipe ou de toute réunion de direction est déterminé avant même qu'elle n’ait commencé. Si chaque participant n'a pas pris le temps de bien se préparer, il y a peu de chances pour que la réunion soit fructueuse. Et quand bien même elle le serait, sa performance aura été sous-optimale. La phase de préparation de la réunion est cruciale pour sa réussite.

Cette phase n’est, en fait, pas si éloignée de celle de la construction d’une maison. Sans fondations solides, toute maison s’écroule ou, à tout le moins, s'affaisse. A contrario, de bonnes fondations sont un gage de durabilité. Et tout comme les fondations, la préparation des réunions n’est pas visible, mais est pourtant plus qu’essentielle. C’est d’ailleurs cette invisibilité qui fait que les dirigeants ne la considèrent pas comme une priorité, ce qui est paradoxal lorsqu’on sait que les collaborateurs attendent les réunions avec plus d'impatience lorsqu'ils y sont bien préparés.¹

Pourquoi un tel décalage ? Pourquoi tant de participants ne se préparent pas aux réunions, malgré l'impact négatif sur la participation individuelle ? De nombreux dirigeants évoquent le manque de temps. Mais pas que. Il y a aussi souvent un manque de motivation chez à investir du temps dans la préparation des réunions. Cela s'explique en partie par le fait que les avantages de la préparation des réunions ne sont pas toujours immédiats. Le problème peut aussi être d'ordre culturel.

Après tout, pourquoi devrais-je investir un temps précieux dans la préparation des réunions si tous les autres participants arrivent sans être préparés ? Pourquoi se préparer si l’organisateur de la réunion ne fait que lire un Powerpoint ? La préparation des réunions doit être élevée, à un niveau organisationnel, comme la porte d'entrée vers une meilleure performance individuelle. Pour ce faire, elle doit être aussi claire et simple que possible. 
  
Heureusement, contrairement au creusement de fondations, la préparation d'une réunion ne nécessite beaucoup de travail et peut être effectuée systématiquement pour chaque réunion, quelle que soit son importance ou sa forme. Dans la section suivante, nous étudions les étapes à suivre pour préparer une réunion.

Comment préparer une réunion : le guide étape par étape  

La préparation des réunions n’est pas nécessairement fastidieuse. Cependant, en l’absence de structure, elle peut vite ressembler à une tâche administrative à laquelle on n’accorde aucune priorité. En suivant quelques étapes simples, vous pouvez intégrer la préparation des réunions à votre routine et faire ainsi en sorte que chaque réunion soit bien préparée et que chacun soit prêt à travailler.

1. S'assurer que la réunion a un objectif clair 

Même si cela semble relever de la responsabilité de l’organisateur de réunion, il incombe également aux participants de vérifier qu'une réunion est vraiment nécessaire. Une réunion est-elle le moyen le plus efficace d'atteindre les résultats ou les objectifs souhaités ? Ceux-ci pourraient-ils être atteints de manière asynchrone ? Existe-t-il une solution plus efficace ? Si oui, vous devriez vous sentir autorisé à décliner l’invitation et à faire part de vos remarques à l'organisateur. Veillez à le faire le plus tôt possible afin de ne pas faire perdre de temps aux autres participants.

2. Déterminer les objectifs à atteindre

Chaque réunion doit avoir des objectifs clairs. Pour que vous puissiez vous préparer efficacement en tant que participant, ceux-ci doivent être bien définis pour que tout le travail de préparation soit adéquat. Cela maximise la pertinence et la réussite de la réunion. Si vous n'êtes pas certain des objectifs de la réunion, demandez à l’organisateur de les clarifier.

3. Vérifier et contribuer à l'ordre du jour de la réunion

Une fois les objectifs clairement définis, vous devez vous concentrer sur l' ordre du jour de la réunion . À ce stade, vous devez évaluer l’adéquation de l'ordre du jour par rapport aux objectifs de la réunion, et décider si des points supplémentaires doivent être ajoutés afin qu’ils soient atteints. Les participants à la réunion doivent pouvoir contribuer à l'ordre du jour. Après tout, votre présence est requise parce que votre expertise est essentielle. Votre contribution commence dès la phase de préparation de la réunion.

4. Lire tous les documents en amont de la réunion

L'une des étapes les plus importantes pour bien préparer une réunion est de prendre connaissance de tous les documents. Pourtant, cette étape est souvent négligée, et nombre de participants arrivent sans être préparés. Cette absence de préparation n’est pas sans conséquence : moins de 12 % des dirigeants estiment que leurs réunions aboutissent à des décisions stratégiques .² Si tant est que tous les documents soient partagés dans un délai raisonnable, il n’y a guère d’excuses pour ne pas les lire avant la réunion. Il est donc essentiel de bloquer le temps nécessaire pour ce faire dans votre agenda.

5. Posez vos questions à l'avance

Attendre la réunion pour poser vos questions est la recette de l'échec. Cela fait perdre un temps précieux dans des discussions qui auraient pu avoir lieu en amont grâce à la communication asynchrone . Une étude récente montre que 22 % des cadres ne peuvent pas ou ne se sentent pas capables d’échanger leurs points de vue sur des sujets avant les réunions. Poser des questions est une étape essentielle de la préparation. Il est important que ces questions soient posées dans un espace « public », accessible à tous les participants. Inutile que la même question soit posée plusieurs fois.

6. Indiquer clairement qui est responsable de chaque point de l'ordre du jour

Si votre présence a été sollicitée lors d'une réunion, c’est parce que votre expertise est nécessaire. Il se peut que vous soyez responsable de l'un des points de l'ordre du jour. Si c'est le cas, vous devez le savoir à l'avance afin de pouvoir vous préparer. En attribuant un responsable pour chaque point à l’ordre du jour, vous vous assurez de la bonne conduite des échanges de manière à ce que les discussions tendent vers la réalisation des objectifs.

7. Anticipez les éventuels blocages

Un élément clé pour la préparation d'une réunion efficace est d'anticiper les obstacles, tels que des informations manquantes ou des priorités stratégiques contradictoires. Attendre le début de la réunion pour les soulever est bien trop tardif : vous perdrez un temps précieux à la résolution de problèmes qui auraient pu et dû être réglés à l’avance. En outre, ces blocages peuvent rendre la réunion inutile, ou lui faire perdre sa pertinence. Une fois l’ordre du jour établi et les documents distribués, passez-les en revue pour identifier les éventuels blocages. Et communiquez-les ensuite aux personnes concernées le plus tôt possible.

8. Comprendre les résultats et les actions souhaités

En tant que participant à une réunion, vous devez arriver à chaque réunion avec une vision claire des résultats et actions souhaités. Vous pourrez ainsi apporter votre pleine contribution aux discussions et faire en sorte que la réunion reste axée sur l'atteinte des résultats. Si les résultats et les actions sont déterminés par le contenu des discussions, vous pouvez néanmoins les anticiper en arrivant bien préparé à la réunion.

9. Évitez les réunions à la suite

Enfin, il est essentiel de faire en sorte d'avoir suffisamment de temps pour préparer chaque réunion. Un moyen simple d'y parvenir est d'éviter de programmer des réunions consécutives dans votre agenda. Bien que cela puisse être difficile - et parfois impossible - à éviter, le fait de prévoir un temps de préparation dans votre agenda avant chaque réunion est un moyen efficace de vous assurer que vous avez le temps d’entrer dans le sujet. Cela vous laisse également le temps de réfléchir aux discussions et aux décisions de la réunion précédente avant de passer à la suivante. 

Préparer une réunion : la clé du succès

Préparer les réunions est une phase essentielle du processus de gestion de la réunion. Celle-ci n’est pas du ressort d’un seul individu. Chaque participant doit assumer une part égale de responsabilité dans la préparation de sa réunion et contribuer à mettre en place les bases d'une réunion fructueuse.

Grâce à quelques étapes simples, les dirigeants peuvent dégager le temps nécessaire pour préparer chacune de leur réunion de manière adéquate, de manière à tirer le meilleur parti de ces échanges.

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¹ ‘Employees’ feelings about more meetings: An overt analysis and recommendations for improving meetings.’, Allen, J. A., Sands, S. J., Mueller, S. L., Frear, K. A., Mudd, M., & Rogelberg, S. G., Management Research Review, 2012.

² ‘Stop Wasting Valuable Time’, M. Makins, HBR, 2004. 

Robert Mitson

A propos de l'auteur

Robert est passionné par la création de valeur et la communication. En tant que spécialiste du contenu anglais, il créé de nouvelles perspectives pour aider les dirigeants dans toute l'Europe à faire en sorte que chaque réunion compte.