La gouvernance des données, enjeu essentiel pour les entreprises modernes

À mesure que la sphère numérique et ses abondants avantages se développent, le volume de données que nous produisons augmente également. Le volume de données générées dans le monde donne presque la migraine : il devrait dépasser 180 zettaoctets (1 zettaoctet représentant 1 000 000 000 000 000 000 octets, soit 10²⁷ octets) à l'horizon 2025, avec une croissance annuelle moyenne de près de 40 % d’ici là.¹ Cette marée de données peut constituer une véritable mine d’or pour les entreprises, à condition qu’elles soient utilisées à bon escient. Autrement, la surinformation  générée par cette profusion de données peut créer plus de confusion qu’elle n’éclaire, et ces données peuvent aussi présenter des risques de sécurité pour les entreprises si elles ne sont pas bien protégées. On ne compte en effet plus le nombre de cyberattaques faisant la une des journaux chaque mois… 

Pour ces raisons, la mise en place d’une politique de gouvernance des données est essentielle pour toute organisation, car elle définit pour ces dernières une structure, des procédures et des responsabilités claires. Étant la seule manière d’organiser, de rendre accessibles et de protéger les données de l’entreprise, la gouvernance des données constitue la base de toute stratégie numérique et est un enjeu à part entière de la digitalisation . Récemment, sous l’effet de la pandémie, de nombreuses entreprises ont dû accélérer leur digitalisation et la gouvernance des données d’entreprise est donc au cœur des préoccupations.

Dans cet article, nous allons définir ce qu'est la gouvernance des données, pourquoi elle est essentielle et constitue la base de votre transformation digitale, et comment vous pouvez mettre en place une stratégie de gouvernance des données dans votre entreprise dès aujourd’hui.

Qu’est-ce que la gouvernance des données ?

La gouvernance des données est la combinaison d'individus, de processus, de technologies et de systèmes qui, en collaborant ensemble, garantissent l’exactitude, la sécurité, et l'accessibilité des données d’une entreprise. Elle joue donc un rôle majeur dans la manière dont les données d’une entreprise sont organisées et protégées. Elle permet aux entreprises d'à la fois sécuriser leurs données, de contrôler qui y a accès et qui est responsable de leur propriété et de leur gestion, et de les distribuer aux collaborateurs en vue d’une utilisation quotidienne. La gouvernance des données constitue ainsi une forme d'assurance que chaque élément d'information recueilli au sein de l’organisation est correctement stocké et distribué.

La gouvernance des données d’entreprise ne se résume pas à une seule tâche. C’est un ensemble de processus, normes, règles et responsabilités qui garantissent que les données d’une entreprise soient : 

• Utilisables,

• Compréhensibles,

• Sécurisées,

• Qualitatives,

• Intégrées,

• Préservées. 

Lorsque les données possèdent tous ces attributs, on parle de "données gouvernées". 

Le facteur humain : un critère essentiel

Les individus jouent un rôle clé dans la gouvernance des données, qui nécessite un travail d'équipe et des responsabilités claires couvrant l'ensemble de l'organisation, tout en étant supervisées par un leadership fort. Selon Yasmeen Ahmad, vice-président de l'analyse commerciale mondiale chez Teradata, fournisseur de plateformes de données, “La gouvernance des données doit être un effort transversal et centralisé, et non un ensemble de projets autonomes menés dans toute l'entreprise".² 

Ainsi, la gouvernance des données implique de mobiliser une vaste équipe responsable, dirigée par un conseil de gouvernance, et impliquant la participation non seulement des dirigeant(e)s de l’entreprise et des responsables des données (appelé(e)s “data stewarts”), mais aussi des managers d’équipes et des personnes constituant des utilisatrices régulières (“data owners”). 

Au sein du conseil de gouvernance, le rôle de Chief Data Officer (CDO) est en pleine émergence. Il est le leader de l'entreprise en matière de stratégie de gouvernance des données, et incarne l'adhésion de la direction à un programme de gouvernance des données.³

Au final, mettre en place une politique de gouvernance des données se fait de manière globale dans l’entreprise, nécessite un leadership fort et une structure bien pensée. Dans cet article, les dirigeant(e)s d’entreprise trouveront des clés les accompagnant dans la mise en place d’une stratégie de gouvernance des données. 

Exemples de gouvernance des données

Voici ci-dessous des exemples de gouvernance des données, ou autrement dit les différentes applications de la gouvernance des données : 

1. Utilité des données : afin qu’elles soient utilisées par les employé(e)s de l’entreprise, les données doivent être accessibles et compréhensibles. Pour cela, elles doivent être stockées en un seul endroit et être organisées simplement et logiquement. 
2. Qualité des données : s'assurer que vos données sont fiables et cohérentes est essentiel. Dans le cas contraire, la prise de décision - grandement fondée sur les données - est basée sur des informations erronées, et ceci peut coûter cher à l'entreprise. Ainsi, la vérification constante de l'exactitude des données est cruciale pour se défaire des informations incorrectes, périmées ou corrompues.
3. Métadonnées : il s’agit d’informations qui décrivent les données elles-mêmes, aidant les équipes à comprendre pourquoi et comment elles sont collectées, ainsi que leur pertinence pour les flux de travail. Les métadonnées permettent d’expliquer l’objectif de chaque ensemble de données et de donner du contexte. 
4. Intégration des données : il s’agit de combiner les données provenant de différentes sources, dans un ensemble plus vaste afin de faciliter l’extraction d’informations et donner une image plus claire de situations données. 
5. Sécurité des données : certaines données (par exemple, les informations relatives aux finances ou aux informations personnelles des employé(e)s) peuvent être extrêmement sensibles et ne doivent pas être accessibles par toutes et tous. Dans ce cas, protéger ces données et décider qui doit y avoir accès est essentiel. De même, la cybersécurité ou le fait de sécuriser les données de l’entreprise pour faire face aux menaces extérieures est une question croissante et cruciale.
6. Conservation des données : toute entreprise doit mettre en place un processus pour stocker et préserver ses données. Certaines données seront largement utilisées dans le temps, quand d’autres auront besoin d’être archivées, ou même supprimées. Le tout est de s’assurer que celles qui sont pertinentes soient toujours faciles à trouver. 

Pourquoi une gouvernance des données efficace est-elle essentielle ?

Sans politique de gouvernance des données en place, les données d’une entreprise peuvent perdre en fiabilité, devenir même invalides et donc représenter une menace insidieuse qui croît au cœur même de l’organisation. Un autre problème d’un manque de méthodologie de gouvernance des données est leur défaut d’accessibilité par les employé(e)s, ce qui risque d’affecter grandement les flux de travail quotidiens et la productivité des équipes. Une enquête de McKinsey a révélé que 30% du temps de travail total des employé(e)s était consacré à des tâches superflues en raison d’un manque d’accès aux données et de données de piètre qualité.⁴ 

Les dirigeant(e)s de tous les secteurs d'activité savent que les données sont cruciales pour une organisation. Les données sont la base de la transformation digitale pour propulser l'organisation au-delà de ses concurrents. Sans elles, il est impossible de conduire des analyses afin de générer de nouvelles sources de revenus, ou même de tout simplement bien gérer les activités de base quotidiennes de l’organisation. 

Avec la pandémie de Covid 19, la gouvernance des données a été d’autant plus projetée sur le devant de la scène lors de l'état d’urgence que la situation du recours au télétravail massif a créée. En effet, ce sont les données qui aident les entreprises à prendre des décisions, et on s’est vite rendu compte que la cohérence de ces dernières est le seul moyen de s'assurer que les idées générées par les analyses soient utiles et exploitables. La pandémie a ainsi joué un rôle de catalyseur dans la croissance de l'utilisation des données et dans de telles circonstances, les organisations qui ont mis en place un programme de gouvernance des données s'en sortent beaucoup mieux que celles qui n'en ont pas.⁵

Une méthodologie de gouvernance des données est donc la condition sine qua non pour que les données de votre entreprise alimentent correctement les différents processus et flux de travail, et créent de la valeur au lieu de représenter un risque pour l’organisation. Elles sont aussi la base pour l' optimisation des processus existants.

Les avantages de la gouvernance des données

Avoir une méthodologie de gouvernance des données en place permet aux dirigeant(e)s et aux équipes de : 

• Localiser facilement toutes les données importantes pour leur travail, ce qui est essentiel pour l'intégration des données - processus dans lequel des données hétérogènes sont récupérées et combinées dans une forme et une structure intégrées. En obtenant facilement des données sur vos client(e)s, vos employé(e)s, vos finances, etc., et en veillant à ce qu'elles soient utilisées de manière efficace et efficiente, vous pouvez fournir à vos employé(e)s un accès facile et fiable à des informations qui les aident à prendre des décisions importantes.
• Faciliter l'utilisation des données et les mettre en relation avec les résultats de l’entreprise. 
• Présenter les données de manière claire (mappage de données), ce qui permet d’augmenter leur cohérence et leur compréhension commune, tout en offrant aux équipes opérationnelles de la flexibilité car elles ont un accès facile aux données dont elles ont besoin pour travailler. 
• Garantir l'exactitude, l'intégrité et la cohérence des données.
• Établir une plateforme pour assurer la sécurité et la conformité des données et répondre aux exigences réglementaires, telles que le règlement général sur la protection des données (RGPD) ou pour répondre à d'autres lois et normes, par exemple dans les secteurs pharmaceutiques ou bancaires. La sécurité est un avantage crucial de la gouvernance des données. Dans une enquête de McKinsey, 87% des personnes interrogées ont déclaré qu'elles ne feraient pas affaire avec une entreprise si elles avaient des inquiétudes quant à ses pratiques de sécurité.⁶

Finalement, la gouvernance des données permet d’apporter une dimension humaine dans un monde hautement automatisé en définissant des codes de conduite et des meilleures pratiques pour la gestion des données afin de répondre aux besoins et aux défis dans tous les domaines de l’organisation.⁷ Prenons ci-dessous l’exemple d’un besoin incontestablement vital de toute entreprise : prendre des décisions au sein des réunions de direction. 

Les données gouvernées au sein des réunions de direction : vers une meilleure prise de décision 

Les réunions de direction sont la pierre angulaire de la prise de décisions en entreprise, et des données extrêmement importantes et sensibles sont partagées avant chaque Comité exécutif, ou Conseil d’administration , par exemple. La digitalisation des réunions de direction prend de l’ampleur, et ces données sont donc souvent partagées de manière numérique, ce qui peut présenter des risques en termes de sécurité, ainsi qu’en matière d’efficacité si les canaux ne sont pas bien choisis (pertes d’information, manque de mises à jour, etc.). 

En gouvernant correctement les données de leurs réunions, les leaders d’entreprise seront plus enclin(e)s à : 

• Définir des objectifs clairs : en élaborant un ordre du jour de réunion clair , assorti d’objectifs et de responsabilités pour chaque point, il est plus évident de sélectionner précisément uniquement les données pertinentes pour chaque réunion de direction, et ainsi éviter un sur partage d’informations, nuisible à la bonne préparation de chaque participant(e).
• Centraliser les données : en regroupant tous les processus de réunion au sein d’une seule et même plateforme sécurisée , les données sont accessibles et protégées. De plus, chaque donnée est utile car sélectionnée avec soin, comme mentionné ci-dessus, ce qui permet de faciliter la collaboration et la prise de décision.
• Distribuer avec accès granulaire les données : la définition de rôles et de responsabilités pour chaque réunion permet de définir qui est responsable du partage de données (l’organisateur de la réunion, par exemple) et qui peut y avoir accès avec des autorisations extrêmement granulaires.

Comme nous venons de le voir, les avantages de la gouvernance des données sont nombreux et impactent l’ensemble de l’organisation et des collaborateurs. Voyons maintenant comment la mettre en place.

Comment mettre en place une gouvernance des données ?

Pour mener à bien une politique de gouvernance des données, il faut gouverner. Combiner une méthodologie de gouvernance des données et impliquer les responsables adéquat(e)s à tous les niveaux est essentiel. Dans cette section, nous verrons quelles sont les étapes pour créer une stratégie de gouvernance des données avec des responsabilités claires, afin de combiner tous les éléments gagnants pour une gouvernance des données créant de la valeur. 

Étapes pour établir une stratégie de gouvernance des données

1. Définissez les objectifs

Il serait compliqué de définir la valeur de vos données sans avoir une idée précise des objectifs de l’entreprise et/ou de l’équipe en tête. Ainsi, avant de mettre en place une gouvernance des données, il vous faut clarifier les objectifs de ces dernières pour qu’elles produisent des résultats à court et à long terme. Vous souhaitez certes obtenir des résultats rapides, mais il faudra aussi veiller à l'établissement d’un processus évolutif afin d’être durable. Afin de bien mesurer ces objectifs et de s’assurer que toutes et tous travaillent vers un but commun, c'est également le moment de déterminer les paramètres clés qui vous permettront de mesurer le succès . 

2. Nommez une équipe responsable de la gouvernance des données

Comme indiqué plus haut, cette équipe doit inclure la direction, les responsables des données (“data stewarts”), ainsi que toute autre partie prenante de l'entreprise impliquée dans l'obtention ou la sécurisation des données (managers d’équipes et utilisateurs quotidiens). Cette équipe sera chargée de la politique de gouvernance des données et de prendre d'importantes décisions.

3.  Déterminez un modèle de gouvernance des données

Ce modèle décrit la hiérarchie des personnes autorisées à consulter et à distribuer les données, ainsi que vos règles en matière de collecte de données, vos normes de sécurisation des données et enfin, les canaux que vous utiliserez pour les collecter. In fine, il permettra de rendre votre collecte de données plus cohérente, afin d’obtenir des résultats plus fiables et plus précis. 

4. Définissez un processus de distribution

La dernière étape est de déterminer comment vous allez distribuer chaque type de données au sein de l’entreprise (en prenant bien soin de séparer les données sensibles, comme indiqué précédemment). Avoir un processus en place pour les catégoriser, et définir les droits d’accès pour les différents groupes de données est de mise. Ensuite, il vous faudra sélectionner les canaux utilisés pour la distribution, afin de favoriser une communication fluide et efficace. 

Bien gouverner vos données peut avoir un impact fort sur les résultats de votre entreprise : prenons l’exemple d’AstraZeneca qui, pendant la pandémie, entre ses fournisseurs de données et ses propres méthodes d'exploitation et capacités, avait beaucoup de couches différentes de données et d'infrastructures à gérer afin d'alimenter leurs efforts de recherche et de développement pour le vaccin COVID-19.

En plus de cet écosystème complexe posant des problèmes en matière d'accessibilité des données, AstraZeneca a également dû faire face à la sensibilité temporelle du virus. Ainsi, le groupe AstraZeneca s’est tourné vers une gouvernance des données efficace via une solution technologique dédiée afin de garantir l'agilité et la précision de ses données lors de la distribution de son vaccin. La gouvernance des données efficace lui a permis de définir une structure de données, de rassembler les données de quatre fournisseurs avec lesquels la société travaillait, de les fédérer avec les partenaires et les instituts de recherche, et d'informer le développement d'autres traitements et thérapies COVID-19.⁸

Les données gouvernées, un accélérateur de croissance de votre entreprise 

Avec la digitalisation des entreprises qui n’est plus en option au XXIe siècle, les données sont partout. Elles sont la base des flux de travail des organisations et de la prise de décision. Dans ce contexte, mettre en place une stratégie de gouvernance des données efficace est essentiel, et cela revient à garantir que les collaborateurs et collaboratrices de votre entreprise n’utilisent que des données dignes de confiance, utiles, et créant de la valeur pour leur travail. Les données de votre organisation, si elles sont gouvernées avec soin, constituent une mine d’or d’information pour augmenter l'efficacité des équipes, et stimuler la croissance de votre entreprise. Il n’y a plus qu'à leur accorder l’attention qu’elles méritent et travailler à la mise en place d’une gouvernance des données dès aujourd’hui. 

1. “ Comment faire face à l’explosion du volume de data dans les entreprises ? ”, Forbes France, Juin 2022.

2. “ Data governance roles and responsibilities: What's needed ”, Tech Target, Février 2020.

3. " What Is Data Governance? Framework and Best Practices ”, Varonis, Juin 2022.

4. “ Designing data governance that delivers value ”, McKinsey, Juin 2020.

5. " Data Governance Market - Growth, Trends, Covid 19 impact, and forecasts (2022 - 2027) ”, Mordor Intelligence.

6. " The consumer-data opportunity and the privacy imperative ”, McKinsey, April 2020.

7. “ Qu’est-ce que la gouvernance des données ? ”, Oracle.

8. “ AstraZeneca Utilizes Effective Data Management Strategy to Speed Up Vaccine Rollout ”, Gov Data Download, Data Management Defined, Février 2021.

Aurélie Toro

A propos de l'auteur

Aurélie met à profit son expérience en création de contenu et en marketing digital pour aider les dirigeants francophones dans leurs pratiques quotidiennes. Toujours en quête d'accomplir des choses qui ont un sens pour la société et passionnée par la recherche, l'écriture et le partage utile d'informations, elle fait son maximum pour apporter une vision nouvelle aux dirigeants qui nous lisent sur les thèmes du management agile, de la gestion de réunions et de la transformation digitale.