Quel est l'impact de la digitalisation sur les entreprises et leur gouvernance ?

La digitalisation est depuis longtemps devenue une partie intégrante de notre routine quotidienne en dehors du lieu de travail. L'immense majorité d'entre nous utilise un smartphone pour communiquer, faire des achats ou écouter de la musique en ligne et la digitalisation s'est imposée naturellement dans nos habitudes. Mais en ce qui concerne les entreprises et leur gouvernance, ce n’est pas si simple. 
 
Pour une organisation, la transformation digitale engendre à la fois de multiples défis, mais aussi de multiples avantages. L’impact de la digitalisation sur les entreprises et leur gouvernance est indéniable et pour comprendre ses effets, nous avons invité Laurence Berry-Brisson, fondatrice et gestionnaire de Secrétariat Excellence qui cumule 30 ans d'expérience en administration.

L’accélération de la numérisation des processus administratifs et l’impact de la digitalisation sur les entreprises ont transformé le fonctionnement des organes de direction. En tant que gestionnaire administrative indépendante, quels sont vos plus grands défis lorsqu’il s’agit de transformation numérique ? 

Laurence Berry-Brisson : Le plus grand défi est de faire comprendre que la numérisation permet de travailler à distance, et c’est parfois difficile à assimiler pour les chefs d’entreprises qui ne sont pas forcément des experts de l’informatique et du numérique. Soit ils ne savent pas que c’est possible, soit ils n’osent pas appréhender le travail via un espace de travail collaboratif entièrement numérisé. Le « Cloud » ne leur parle pas et la confiance n’est pas absolue dans ce domaine. Ensuite, il faut nécessairement instaurer un climat de confiance qui permette d’obtenir les codes et mots de passe pour pouvoir interagir sur des documents ou des dossiers partagés par l’entreprise pour qui je travaille. Quand on n’est pas « salarié », ce n’est pas aussi évident.

Je pense que les formations professionnelles doivent absolument se tourner de façon plus importante vers la numérisation. 

Je ne me suis jamais sentie menacée par leur arrivée, bien au contraire. Ils rendent le travail tellement plus intéressant, rapide et efficace. Les connaissances liées à la numérisation sont nécessaires et, en tant que gérante d’entreprise administrative, il m’appartient de m’y former. Je vois l’ère du numérique comme une opportunité d’aide au quotidien et certainement pas comme une menace, c’est aussi un défi que de le démontrer.

Croyez-vous que la technologie aide les assistants administratifs à obtenir une vision d’ensemble de la gouvernance, des risques et de la conformité d’entreprise dans ce monde des affaires de plus en plus complexe baigné dans la transformation digitale ? Comment ? 

Laurence Berry-Brisson : Je ne crois pas que la technologie « aide » les assistants uniquement pour obtenir une vision de la gouvernance. Les assistants de direction sont déjà bien placés pour connaître parfaitement le fonctionnement de leur entreprise et doivent savoir anticiper les risques justement. En termes de conformité de l’entreprise, la technologie dans ce domaine peut vraiment être un support d’aide ultra-performant. 
 
Je pense également à tout ce qui peut contribuer à minimiser la cybercriminalité et la technologie le permet. Dans ce cadre-là, je suis convaincue que des outils numériques spécialisés seront incontournables pour gérer l’ensemble de la gouvernance d’une entreprise. Le partage d’informations sur des documents virtuels peut permettre d’être plus proactif et efficace pour un membre de Comité de Direction ou de Conseil d’Administration. Pour un assistant administratif, cette aide technologique est un compagnon de route incontournable.
 
Dans mon dernier rôle, près de 40 % de mon temps de travail était consacré aux réunions, dont environ 20 % à les préparer. Si l’on extrapole, cela veut donc dire que je passais quasiment une semaine par mois en réunion ainsi qu’une autre semaine à les préparer. Il y a tellement d’autres tâches à faire que de photocopier des dizaines de dossiers, ce qui peut parfois prendre une matinée complète, pour finalement les jeter à la poubelle.

D’après-vous, existe-t-il d’importantes différences dans l’organisation des réunions de directeurs en France par rapport aux autres pays d’Europe ? 

Laurence Berry-Brisson : Très sincèrement, je ne saurais vous le dire, car je n’étais pas concernée dans mon ancienne vie professionnelle. Mes deux plus grandes expériences se sont déroulées dans des entreprises franco-américaines et en 30 ans, je n’ai pas vu leur organisation évoluer tant que cela. Il a fallu un déménagement des administratifs dans un nouveau bâtiment pour que nos salles de réunions soient enfin agrémentées d’un ordinateur et d’un vidéoprojecteur (même si le tableau blanc n’était pas loin). 
 
Les visioconférences ont vu leur apparition assez tardivement et le fait de créer des dossiers partagés est venu de mon service : j’ai pris tout simplement le taureau par les cornes avec l’aide du service informatique et le premier serveur de l’Hôpital est né. Ordre du jour, envoi des convocations, préparation des documents de présentation, compte-rendu, envoi du plan d’actions; tout cela n’a pas changé mais a plutôt bénéficié d’une transformation grâce à la numérisation ce qui a permis de gagner un temps immense.

Quelles sont les demandes les plus fréquemment formulées par des directeurs exigeants avant, pendant et après les réunions ? 

Laurence Berry-Brisson : Il n’y a pas tant d’exigences que cela, de mon point de vue. Un directeur qui demande que les dossiers soient envoyés au préalable avant une réunion ou qu’ils soient disponibles pendant montre qu’il est professionnel et concerné par les événements. Un directeur qui demande un bouquet de lys blancs sur la table de réunion pour le Comité de Direction est exigeant. 
 
Ce qui est une condition sine qua non, c’est la préparation des dossiers, la prise de connaissance en amont lorsque c’est possible (merci la messagerie électronique ou les serveurs partagés à défaut d’un logiciel de gestion de réunions). J’ai connu les périodes où il fallait préparer les dossiers « papier » à l’avance pour différents comités, les photocopier et envoyer le tout à chacun des participants avant la réunion.
 
Il fallait les refaire « au cas où » pour le jour de la réunion, les insérer dans une chemise et les placer sur la table avant que tout ce beau monde arrive. Il fallait anticiper tout ce qui pourrait se produire pendant la réunion : manque de copies, de stylos, de papier, du tableau des données X, du dossier Z. Dès les années 2000, le besoin d’accéder aux dossiers ou documents particuliers est toujours bien présent mais l’envoi et/ou la recherche sont facilités par les messageries électroniques. Et pendant les réunions, le problème a été résolu car il suffit d’un identifiant pour retrouver les documents sur le serveur informatique. Il n’y a qu’à cliquer.
 
Pour « l’après », la transformation numérique n’a que des avantages . Pour commencer, le procès-verbal est rédigé pendant la réunion directement sur informatique, les différents outils sont accessibles, les tableaux mis à jour en temps réel, etc. Il n’y a plus qu’à contrôler le contenu, les pièces jointes, les présents, les absents et les excusés. Au final, l’aide apportée par les machines nous permet maintenant de gagner du temps précieux.

Laurence Berry-Brisson

A propos de l'auteur

Mme Laurence Berry-Brisson est la fondatrice et gestionnaire de Secrétariat Excellence, une entreprise de prestations et de services aux entreprises qui fournit des services aux compagnies françaises ayant besoin de support administratif et d'aide à la gestion de projets.