I vantaggi di Sherpany per le riunioni del CDA: il caso di studio di ARCA FONDI

Azienda leader nella gestione del risparmio gestito in Italia, ARCA FONDI SGR si distingue da anni per l’attenzione alla transizione digitale. Una priorità messa in campo da prima della pandemia, a partire dal cuore del processo decisionale: le riunioni di CDA, sia in presenza sia nell’attuale forma ibrida. Dopo aver sperimentato alcune soluzioni, nel luglio 2021 la Società ha deciso di utilizzare  Sherpany per portare la digitalizzazione a un livello di effettiva eccellenza. Obiettivo: migliorare le riunioni degli organi sociali da un punto di vista organizzativo e di gestione del materiale a supporto delle riunioni stesse. Ottimizzando la gestione, conservazione e consultazione dei documenti.

Il contributo dell’Ufficio Segreteria Societaria ci permette di comprendere le caratteristiche di Sherpany più utili al miglioramento delle riunioni. Particolare rilievo è dato alla gestione efficiente e sicura del materiale di riunione: una componente di vitale importanza per snellire l’organizzazione dei meeting, garantendo la resa ottimale del processo decisionale. 

Toccare con mano le sfide della gestione documentale: la necessità di soluzioni tecnologiche ad hoc

In ARCA FONDI, l’esigenza di intraprendere un maturo percorso di digitalizzazione inizia a farsi largo ben prima della pandemia. Già nel 2015 la Società decide di utilizzare una virtual data room per la digitalizzazione delle riunioni del CDA. Obiettivo: poter condividere i documenti in formato digitale, riducendo l’inoltro via e-mail di allegati e abbattendo la produzione di carta. Questa prima transizione presenta tuttavia alcuni margini di miglioramento. La Segreteria Societaria ricorda che, in una prima fase, la virtual data room era usata solo per la circolarizzazione pre-meeting dei documenti, e che durante la riunione il materiale era ancora gestito “alla vecchia maniera”, ossia: per ogni consigliere i fascicoli venivano stampati. Emergeva così la necessità di digitalizzare i documenti utilizzati nel corso delle riunioni, ma la tecnologia adottata in prima istanza non permetteva di utilizzare un supporto elettronico (ad esempio un Ipad) per la condivisione dei documenti. Per qualche anno la circolarizzazione dei documenti attraverso la virtual data room è stata quindi affiancata dall’uso di Ipad interni, che permetteva una visualizzazione riservata del materiale durante la riunione stessa. Tuttavia, la soluzione doveva essere migliorata, e il lavoro della Segreteria Societaria reso ancora più agile:

“L’uso di una doppia modalità per la condivisione del materiale e per le eventuali modifiche dei documenti comportava un impiego di tempo che poteva essere diminuito e migliorato. Serviva un’applicazione sicura e centralizzata, che mettesse a disposizione dei consiglieri tutto il materiale su un unico supporto elettronico, e che evitasse l’uso di strumenti tecnologici diversi e difficilmente integrabili”.
 
Alla luce di questa esigenza, nell’estate del 2021 Arca Fondi ha deciso di cambiare marcia.
 

La chiave di volta

Per lo svolgimento e la preparazione delle riunioni, componenti fondamentali nella salute del processo decisionale, la velocità e la precisione dei documenti rappresentano priorità di fondamentale importanza. Un’efficiente gestione del materiale delle riunioni rappresenta un fattore cruciale, a garanzia della loro efficacia. La Segreteria Societaria avvertiva il bisogno di raccogliere i documenti in modo razionale e ordinato, mettendoli a disposizione in formato digitale secondo i diversi punti all’ordine del giorno. Nell’estate del 2021, Arca Fondi decide di dotarsi di uno strumento alleato, che porti la gestione documentale a un livello ancor più alto. La scelta ricade su Sherpany. 

“Arca Fondi sposa l’evoluzione digitale, nella consapevolezza che l’uso dei documenti cartacei può comportare difficoltà organizzative e rilevanti impatti economici ed ecologici. Dotarsi di uno strumento che consente di condividere in modo semplice e immediato i documenti per ogni punto all’ordine del giorno delle riunioni, consentendo modifiche con un click, ha rappresentato una svolta da un punto di vista organizzativo. È stata così ridotta la probabilità di errore che si poteva verificare a causa delle diverse versioni dei materiali, e  aumentata la rapidità con cui questi sono messi a disposizione”.

Le funzioni di Sherpany sono rapide ed efficienti. L’adozione di un software specializzato, infatti, agevola sia il lavoro della segreteria che quello dei manager, facilitando la loro preparazione in vista della riunione. La Segreteria Societaria sottolinea che “grazie a Sherpany e alla sua funzione di supporto nella gestione documentale i partecipanti hanno la possibilità di studiare le tematiche trattate durante il consiglio prima che la riunione si tenga”. Un beneficio facilmente quantificabile: 

Non trascurabile, inoltre, il tema della sicurezza e della privacy delle informazioni: questione di centrale importanza e al centro delle attuali priorità aziendali su scala globale. Il Dipartimento IT interno ad Arca Fondi ha valutato attentamente questa caratteristica, validando e apprezzando l’utilizzo della filigrana e la funzione di controllo selettivo del livello di sicurezza dei documenti fornita da Sherpany. Lo strumento ha così dimostrato la conformità ai migliori standard tecnici e di cybersecurity.
 
“Sherpany ci mette al sicuro, perché garantisce un controllo affidabile e selettivo sulla riservatezza dei diversi documenti. I materiali confidenziali sono blindati e disponibili solo in visualizzazione, dunque non stampabili e protetti. Inoltre: se il grado di riservatezza del documento cambia, è possibile modificare la privacy del contenuto nel giro di un click”.

Traguardi raggiunti e prossimi orizzonti

La Segreteria Societaria di Arca Fondi riconosce che l’introduzione di Sherpany ha reso il processo di gestione della riunione efficace ed efficiente. Il che vale non solo per gli organizzatori, ma anche per i leader. Il miglioramento riguarda in primo luogo la corretta gestione dell’evoluzione documentale, vale a dire: 

• immediatezza e semplicità nella gestione dei materiali di riunione, sia da parte della segreteria che dei partecipanti alla riunione;
• tracciamento ottimale dei documenti e facile reperimento di dati e informazioni, anche a distanza di tempo;
• efficace storicizzazione dei documenti, grazie a un archivio digitale che permette ai partecipanti di disporre dello storico dei materiali, e di reperirli in autonomia.

Il risultato è all’altezza delle aspettative. La Segreteria Societaria definisce molto valido ed apprezzabile il beneficio, soprattutto sul piano del tempo risparmiato.

Alcune delle funzioni che Sherpany mette a disposizione, infatti, attendono di essere ulteriormente estese. È il caso della funzione di raccolta e caricamento dei materiali, che in un prossimo futuro potrà coinvolgere anche chi produce i documenti da uffici diversi, nel rispetto dei processi e delle tempistiche di ciascuno.
 
In ultimo, si prevedono nuovi miglioramenti nella fase post-riunione, specie per quanto riguarda il processo di verbalizzazione. Per la Segreteria Societaria, la parola chiave è ancora “collaborazione”: “Nel corso della riunione, i responsabili dei diversi punti all’ordine del giorno possono esporre parti tecniche e specialistiche. Per questo, in fase di verbalizzazione, il loro aiuto può essere prezioso. Al momento lo strumento ci permette di tenere un archivio e uno storico fedele, offrendoci la certezza di reperire in modo rapido e sicuro la versione del documento discusso in riunione”.