Riunioni più efficienti: perché Sherpany è lo strumento digitale più utilizzato dai dirigenti di Axpo

“Sherpany è il software che utilizzo di più: dalle 2 alle 3 ore al giorno", afferma Martin Schwab. Durante la nostra intervista, il manager si definisce "un vero fan" del nostro software di gestione delle riunioni. Che cosa, a suo avviso, rende Sherpany così indispensabile?

In qualità di membro del comitato esecutivo del Gruppo Axpo (secondo fornitore di energia elettrica in Svizzera), e CEO dell’affiliata CKW, Schwab trascorre molto tempo impegnato in riunioni. Quando gli viene chiesto quanto tempo spende ogni settimana in riunione, sorride e ammette: "Forse un po' troppo". La sua stima è impressionante: si parla di 20-30 ore alla settimana dedicate ai meeting. E vanno considerate 5 ore in più a settimana per prepararsi agli incontri.

Dato il moltissimo tempo investito in questa mole esorbitante di riunioni, i leader del Gruppo Axpo hanno deciso di ripensare gli esistenti processi di gestione degli incontri. Quando questo è avvenuto, Schwab era il CFO del Gruppo Axpo, nonché sponsor di questo progetto. È interessante capire perché l'azienda ha scelto Sherpany e come Schwab è diventato un convinto sostenitore di questo software.

I processi obsoleti hanno causato un enorme spreco di tempo

Prima di Sherpany, gli incontri di leadership del Gruppo Axpo seguivano un processo piuttosto tradizionale. Il materiale per le riunioni veniva stampato e distribuito manualmente ai membri dei diversi organi societari. Questo comportava un notevole dispendio di tempo: per ogni riunione esecutiva, l'assistente amministrativo era costretto a spendere circa mezza giornata per stampare tutti i documenti e ordinarli in cartelline. Affidarsi ai documenti stampati complicava la preparazione delle riunioni anche per i membri esecutivi. Preparare i materiali in archivi cartacei, specialmente durante i viaggi, non era certo semplice. Per questo, come ricorda Schwab, “ridurre il sovraccarico di carta è presto diventato uno dei principali obiettivi".

Il team di progetto ha studiato e vagliato diversi software dedicati alla gestione delle riunioni. Fra le soluzioni digitali in esame, Sherpany è risultato essere uno dei tre strumenti che promettevano processi più efficienti. Secondo Schwab, l'usabilità e la funzionalità sono state notate fin dall'inizio come principali punti di forza: "Sherpany si distingue per la sua interfaccia utente estremamente intuitiva e per la sua grande capacità di supporto durante tutto il processo di organizzazione della riunione". I leader del gruppo Axpo hanno testato Sherpany sul loro iPad, scoprendo che il software può di fatto essere utilizzato senza una formazione preventiva. Come garantito dal manager, “il prezzo sembrava ragionevole e il business case molto positivo". E anche se alcuni dei suoi colleghi erano ancora molto legati ai documenti cartacei, Schwab riscontra che "si sono abituati alla soluzione digitale in modo sorprendentemente rapido".

Un software specializzato facilita la preparazione delle riunioni

Durante la nostra intervista, il signor Schwab ha descritto con particolare precisione i vantaggi di Sherpany durante la preparazione della riunione, anche dal punto di vista del singolo partecipante. “Al momento sono in grado di gestire l’intero iter di preparazione del meeting senza bisogno carta: su Sherpany dispongo di una “stanza” personale, dove il mio assistente carica tutti i documenti utili per acquisire informazioni di base, o materiali che devono essere utilizzati durante gli incontri. Sherpany mi è quindi indispensabile per tutte le attività che riguardano la preparazione e la gestione dell’incontro". Una “stanza” di Sherpany non è altro che uno spazio virtuale, in cui una persona può trovare tutte le informazioni e i materiali necessari per le riunioni a cui partecipa.

Per il signor Schwab, uno dei vantaggi più significativi riguarda la possibilità di avere tutti i suoi documenti, anche quelli delle riunioni passate, sempre disponibili sul suo iPad. Nei tempi morti, ad esempio in fila o sui mezzi di trasporto, può dare un’occhiata ai documenti che servono per la riunione in preparazione. Il software gli permette di scrivere note personali, facili da ritrovare anche a distanza di tempo. In caso di documenti e rapporti che possono contenere anche più di 100 pagine, è possibile saltare da una nota all'altra senza perdere tempo. Il manager usa Sherpany per le riunioni di diversi organi direttivi, e sostiene:

Quantificare con esattezza il risparmio di tempo non è facile, ma Schwab stima di aver guadagnato almeno un'ora alla settimana rispetto al passato. Il manager fa notare che più tempo un’azienda dedica alla gestione delle riunioni, più l'impatto di Sherpany sarà significativo. “Raccomando Sherpany a tutti coloro che trascorrono molto tempo nei meeting. Non se ne pentiranno".

Oltre 150 leader del Gruppo Axpo utilizzano regolarmente Sherpany

Quando abbiamo chiesto a Schwab di spiegare l’impatto complessivo di Sherpany sul Gruppo Axpo, il manager ha messo a fuoco tre risultati principali, riassunti nel seguente grafico.

Di conseguenza, il numero di utenti del Gruppo Axpo che utilizza Sherpany è progressivamente aumentato nel corso degli anni, fino a raggiungere gli attuali 169 utenti. Il Gruppo Axpo adotta Sherpany non solo per il proprio comitato esecutivo, ma anche per team di leadership più estesi, così come per il consiglio di amministrazione. Schwab conclude: “Sherpany è senza dubbio un solido strumento di business, che favorisce una leadership efficiente".