Come i leader nel settore sanitario gestiscono meglio le riunioni con Sherpany

Le riunioni sono fondamentali per il successo organizzativo, e sono uno strumento spesso utilizzato da tutti i team direttivi. Questo vale anche per il comitato esecutivo di Barmelweid, un'istituzione sanitaria svizzera che dà lavoro a circa 700 persone. Tuttavia, i loro leader si trovano ad affrontare sfide particolari: Devono essere prontamente allineati nell’ambiente sanitario in continuo cambiamento, sebbene non abbiano un programma di lavoro regolare. Anche la stessa preparazione delle riunioni può rappresentare una vera sfida.

“C'era un evidente potenziale per migliorare la qualità delle nostre procedure e l'efficienza in termini di tempo, durante la gestione delle riunioni", ha sottolineato il Dott. med Thomas Sigrist, membro del comitato esecutivo. Così, la direzione di Barmelweid ha deciso d'implementare il software di gestione delle riunioni di Sherpany. Così, i leader a Barmelweid hanno iniziato a seguire il framework Azend® - un metodo per le riunioni basato sulla ricerca, sviluppato da Sherpany (vedi il riquadro informazione qui sotto). Vediamo ora come la combinazione della nostra tecnologia e delle migliori pratiche di riunioni ha funzionato per loro. 

La fase pre-meeting rappresenta fino all’80% del successo di una riunione

Quello che succede prima di una riunione può effettivamente fare la differenza. I leader a Barmelweid creano prima di tutto un ordine del giorno che stabilisce la chiara direzione che dovrà prendere la riunione. Il CEO, Beat Stierlin, prepara l'ordine del giorno, mentre gli altri membri esecutivi sono in grado di proporre punti specifici. Il software Sherpany permette agli utenti di definire gli obiettivi per ogni punto all'ordine del giorno, assegnare i partecipanti e i ruoli e caricare tutte le informazioni necessarie. “Le nostre riunioni della dirigenza richiedono molte informazioni e materiali, e avere uno strumento adeguato, che offre una semplice panoramica di tutte le riunioni e i documenti è un enorme vantaggio", ci ha detto il dottor Sigrist. 

La libertà di preparare individualmente le riunioni da qualsiasi luogo

Tutti i dirigenti si preparano poi individualmente. Il dottor Sigrist prepara spesso le sue riunioni sul suo iPad, non importa se "a casa, in treno, in ufficio, online e offline". Prima di usare Sherpany, questo era "quasi impossibile": poiché tutti i dati e i documenti devono essere accessibili attraverso sistemi chiusi a causa delle politiche di protezione dei dati nel sistema sanitario - era quindi legato all'ufficio “virtuale”. Ora è in grado di evidenziare le informazioni importanti, di fare annotazioni personali e di appuntare il suo contributo quando c’è bisogno, da qualsiasi luogo.

“Come leader, Sherpany mi ha permesso di lavorare in modo più flessibile ed efficiente e mi ha avvicinato molto di più a un ufficio senza carta". Risparmia tempo avendo sempre a disposizione tutte le informazioni senza dover cercare sui documenti cartacei. Sherpany ha anche portato un "sollievo mentale", la sensazione di non dimenticare un contributo o dei documenti per una riunione.

Anticipare le discussioni senza bisogno di vedersi in ufficio

Anche il Dott. Sigrist collabora in modo asincrono con i suoi colleghi prima ancora dell'inizio della riunione, un altro passo importante del processo Azend® di Sherpany. Discute i punti all'ordine del giorno in anticipo e interagisce con i suoi colleghi sui documenti della riunione.

La collaborazione asincrona con i colleghi è particolarmente vantaggiosa nel settore sanitario che è sempre in continua evoluzione, dove i leader lavorano con orari irregolari e spesso ricoprono diverse posizioni. Il Dott Sigrist, che è anche il capo del Dipartimento di Medicina Interna, sottolinea che le persone possono reagire rapidamente alle nuove informazioni e ai documenti aggiornati con Sherpany, senza la necessità di vedersi in ufficio.

Come far sì che la riunione conti davvero

"Una preparazione accurata e una collaborazione asincrona favoriscono che nel corso della riunione stessa ci sia cooperazione. Le discussioni sono molto più mirate, e questo migliora la qualità generale delle nostre riunioni", ha detto il Dott Sigrist. Sherpany aiuta anche durante le riunioni, fornendo un accesso rapido all'ordine del giorno e ai documenti. In questo modo, il team può raggiungere gli obiettivi in modo più efficiente.

Vengono registrati i più importanti punti di discussione, le decisioni e i punti d'azione chiari e concisi, sono poi resi disponibili su Sherpany poco dopo la riunione. In questo modo ci sono più possibilità che le attività vengano effettivamente portate a termine in modo tempestivo e con successo.

L'ultima novità di Sherpany, la funzione di feedback, incoraggia ulteriormente il continuo miglioramento della cultura delle riunioni: permette di dare e raccogliere feedback dopo la riunione. Il dottor Sigrist e il suo team si sforzano di migliorare: "Infrangere le abitudini tradizionali delle riunioni richiede tempo e fatica"

Migliorare insieme la cultura delle riunioni della leadership 

“Grazie a Sherpany siamo riusciti a migliorare notevolmente i processi delle riunioni", ha sottolineato il dottor Sigrist. Da un punto di vista personale, ha sottolineato che Sherpany lo rende più agile come leader e gli fa risparmiare tempo. Allo stesso tempo, nel team è migliorata la collaborazione e si sono ottenuti migliori risultati nelle riunioni. Secondo il dottor Sigrist, l'approccio al supporto clienti personalizzato e orientato alle persone che ha Sherpany, e la facilità d'uso del software, hanno favorito il cambiamento verso una cultura più agile delle riunioni. Egli consiglia Sherpany a tutti i leader del settore sanitario e non solo, vede la possibilità di usarlo anche nella leadership dipartimentale e di divisione. Il consiglio di amministrazione di Barmelweid utilizza già Sherpany.

Questo caso di studio dimostra che un'efficace cultura delle riunioni unisce le persone, i processi e la tecnologia. Di conseguenza, i leader diventano più agili mentre i team aumentano i risultati delle riunioni. Scoprite di più sul nostro framework Azend® qui sotto.