Dall'ordine del giorno ai verbali: Belimo e la digitalizzazione delle riunioni

Chiunque sia responsabile dell'organizzazione delle riunioni può sentirsi sopraffatto dall'enorme quantità di tempo e di sforzi necessari. Quando gli impegni si accavallano, l'efficienza è fondamentale. E i leader hanno un disperato bisogno di supporto.

Conny Oberholzer, assistente del Consiglio di Amministrazione della Belimo Holding AG, lo sa bene: uno dei suoi compiti è organizzare gli incontri del Consiglio di Amministrazione (CdA), comprese le riunioni dei comitati del CdA del gruppo. Una parte importante del suo lavoro consiste nel redigere l'ordine del giorno e stendere i verbali delle riunioni. In passato, la gestione del grande volume di documenti confidenziali poneva delle criticità: montagne di file appesantivano il carico di lavoro e rallentavano i processi. La necessità di una soluzione più veloce, più efficiente e più organizzata era chiara. Così come il bisogno di dare un ritmo diverso alla gestione delle riunioni. Ed è su questi punti che entra in gioco Sherpany. Oltre alla necessità di risparmiare tempo nel creare e distribuire i verbali di riunione, Belimo ha deciso di adottare Sherpany anche per motivi di sicurezza.

La biblioteca centralizza la gestione dei documenti

Guardiamo più da vicino quali sono i vantaggi che il nostro software ha portato a Belimo: "Ora non condividiamo più documenti riservati via e-mail, ma usiamo la biblioteca dei documenti messa a disposizione da Sherpany", riferisce Conny Oberholzer. Questo offre vantaggi significativi, perché tutti i documenti convergono in un posto unico e sicuro all’interno del software di gestione delle riunioni.

Anche per quanto riguarda le votazioni, Conny Oberholzer rileva decisivi miglioramenti. Grazie a Sherpany, le risoluzioni legalmente vincolanti possono essere approvate da ogni partecipante con un solo clic: prima, durante o dopo una riunione.

I verbali delle riunioni sono gestiti in modo più semplice ed efficiente

Conny Oberholzer identifica tre vantaggi chiave nell'utilizzo di Sherpany:

1. La preparazione avviene in modo strutturato, il che aumenta la produttività;
2. I documenti delle riunioni e le informazioni di gestione strategica sono sempre disponibili nella biblioteca;
3. Il processo di verbalizzazione è ora standardizzato. In precedenza, invece, si riscontrava un impiego eccessivo di tempo, specie per quanto riguardava i processi di formattazione.

Di conseguenza, Oberholzer si dice entusiasta del nuovo processo di verbalizzazione delle riunioni: 

Grazie al modello di ordine del giorno, ora possiamo aggiungere commenti e avere pronta la bozza del verbale subito dopo la riunione: è fantastico.

Conny Oberholzer

Assistente del CdA Belimo Holding

Sherpany ha conferito coerenza e struttura al modo in cui Belimo crea e distribuisce i verbali delle riunioni, offrendo ai partecipanti una visione chiara e olistica. La formattazione non è più necessaria, e i file in Word ed Excel possono essere evitati. Ogni operazione viene eseguita direttamente in Sherpany. I verbali possono essere modificati e approvati immediatamente dopo la riunione, e validati attraverso firme digitali. Alla luce del guadagno in termini di efficienza ed efficacia, la semplificazione dei processi è stata rapidamente estesa a tutte le persone coinvolte nell’iter.

Gestione efficiente dell'agenda: il ruolo del facilitatore delle discussioni 

Belimo dispone di un’agenda annuale molto precisa, in modo che le riunioni, e tutte le informazioni connesse, possano essere trovate rapidamente attraverso la funzione di “ricerca” di Sherpany. "Il CEO e il Presidente del Consiglio di Amministrazione stabiliscono insieme l'agenda", precisa Oberholzer. "In seguito, io trasferisco tutte le informazioni in Sherpany".

Prima dell’adozione di Sherpany, il processo di preparazione delle riunioni era lungo e faticoso, a causa della mole di documenti che doveva essere compilata da varie fonti e attraverso diversi software. Grazie al nuovo processo di caricamento dei documenti, la preparazione della riunione è ora semplice, veloce e snella. I partecipanti alle riunioni sono finalmente in grado di prepararsi in modo autonomo e approfondito già prima dell'inizio delle riunioni.

Grazie a Sherpany, Belimo può infatti preparare le riunioni in modo asincrono: sulla base dell'ordine del giorno, i partecipanti si preparano sugli argomenti in programma, leggono i documenti caricati e offrono chiarimenti sulle domande in commento. In questo modo le riunioni diventano a tutti gli effetti la sede di discussioni di sostanza e il trampolino per risultati tangibili.

Le cartelle di documenti cartacei appartengono ormai al passato

Conny Oberholzer ricorda che prima dell’introduzione di Sherpany il carico amministrativo connesso all’organizzazione delle riunioni era molto oneroso. "Quando Sherpany non c’era, in fase pre-riunione ero costretta a stampare sette-otto cartelline", dice. Nel corso di un anno, il volume di carta generato risultava davvero notevole.

Con Sherpany, i documenti stampati, e i relativi costi in termini di tempo e denaro, vengono superati. In questo modo, tutte le persone coinvolte possono trovare i materiali che interessano senza doversi occupare personalmente della loro archiviazione. Il che implica un significativo guadagno di efficienza: "Abbiamo sempre gli ultimi documenti a disposizione e la funzione drag & drop funziona benissimo".

Ottima integrazione tra Sherpany e MS Teams

Come la maggioranza delle aziende, a seguito della pandemia da COVID-19 Belimo ha incrementato il numero delle riunioni da remoto. Secondo Conny Oberholzer, questo passaggio è stato gestito in modo eccellente attraverso un’integrazione fra MS Teams e Sherpany. In questo modo è possibile associare una preparazione accurata, un follow-up efficace e una panoramica olistica delle riunioni, oltre a efficaci funzioni di videoconferenza in-app e di chat istantanea. Sherpany si configura come un perfetto partner di Microsoft, impegnandosi ad aiutare i suoi clienti in una massima resa delle funzioni integrate.

Inoltre, Conny Oberholzer apprezza la facilità d'uso di Sherpany. "Sono rimasta stupita dalla velocità con cui ho imparato a utilizzare le funzioni di questo software”. E anche il supporto clienti è stato a suo dire di livello eccellente: "Le risposte offerte sono molto veloci e precise". Se qualcosa non è chiaro, il Customer Success Team di Sherpany interviene immediatamente attraverso una chat istantanea. Conny Oberholzer ha inoltre apprezzato la partecipazione diretta di uno dei Customer Success Manager di Sherpany in una delle sessioni di digital onboarding di Belimo, in cui ha ricevuto preziosi consigli.

Per il futuro, Belimo prevede di utilizzare la modalità di presentazione di Sherpany e, in prospettiva, l'integrazione di MS Office.