Perché il CFO di Calida Group si impegna a lungo termine nella cultura delle riunioni

Al giorno d’oggi, i CFO devono fornire più di un semplice report finanziario legalmente conforme. Nell’attuale mondo VUCA, è necessario impostare previsioni di lungo termine per aiutare le organizzazioni a raggiungere gli obiettivi strategici, che siano validi nel trimestre corrente, ma anche tra cinque anni. Sacha Gerber, CFO del Calida Group quotato alla SIX - un player di successo nel mercato tessile internazionale con 2.800 dipendenti - incarna le nuove esigenze di questo ruolo. Presentandosi come uno sparring partner e un “coach” per il team di gestione di Calida Group.

Secondo Gerber, il settore commerciale è guidato dal cambiamento delle esigenze dei clienti - per esempio, nelle aree dell'e-commerce e della sostenibilità - che hanno mostrato un’ulteriore accelerazione durante la pandemia da COVID-19. "In questo ambiente -  spiega il signor Gerber - dobbiamo essere agili nel lungo periodo. Questo significa che dobbiamo prendere decisioni in fretta e ri-distribuire rapidamente le risorse".

Nel corso dell’intervista sottolinea ripetutamente il cruciale valore strategico e finanziario delle decisioni da prendere rapidamente, ma che allo stesso tempo devono essere profondamente significative. Riconosce anche il legame centrale di queste valutazioni con la gestione delle riunioni: "I meeting hanno un ruolo strategico e centrale nel processo decisionale". Abbiamo chiesto al Signor Gerber perché la sua azienda abbia effettuato un investimento a lungo termine nella cultura delle riunioni e come questa decisione abbia dato i suoi frutti.

Sfidare lo status quo

Durante la sua carriera professionale, il CFO quarantaseienne ha conosciuto diverse culture aziendali. "In molte aziende, le riunioni sono inefficienti e causano serie perdite di tempo", afferma senza mezzi termini. La lista delle criticità che ne risulta è lunga: le informazioni non vengono condivise in anticipo, i partecipanti non arrivano preparati all’incontro, le riunioni sono inconcludenti, disuguali livelli di conoscenza dei temi portano a una generale insoddisfazione e le decisioni restano in sospeso. La cultura delle riunioni di un'organizzazione dipende in gran parte dalla cultura aziendale e dalla leadership, dice Gerber. Ed è su questo punto ad emergere il suo ruolo.

L'anno scorso, il leadership team di Calida Group ha deciso di investire nella cultura dei meeting. In particolare, la preparazione delle riunioni formali era percepita come troppo macchinosa, il che impediva un processo decisionale efficiente: si dovevano inviare troppe e-mail e sorgevano frequenti malintesi quando si trattava di gestire versioni diverse dei documenti. Per questo, la promozione di una “mentalità digitale” ha giocato un ruolo centrale.

Come azienda sempre più digitale, Calida Group ha l'ambizione non solo di guidare la digitalizzazione verso il cliente finale, ma anche di promuovere i processi digitali interni e di accelerare un corrispondente cambiamento culturale. Tale cambiamento include la creazione delle giuste condizioni perché avvengano riunioni produttive. "Questo crea un valore aggiunto a lungo termine", sostiene Gerber. A sostegno di questa visione, il team di gestione di Calida Group ha deciso di implementare il software di gestione delle riunioni Sherpany. Secondo Gerber, la riservatezza, l'efficienza, l’usabilità e la “mobile capability” hanno fatto la differenza in favore di Sherpany.

Integrare la gestione delle riunioni in processi aziendali ottimizzati

Come sostenitore della gestione agile, il signor Gerber attribuisce un grande valore all'ottimizzazione dei processi aziendali. Quando si tratta di prendere decisioni, dice, il collo di bottiglia tende a ricorrere:

L'ordine del giorno delle riunioni di management di Calida Group viene creato e pubblicato in Sherpany con sufficiente anticipo, insieme ai documenti e ai rapporti associati. I partecipanti si preparano individualmente con note personali e leggono i verbali delle riunioni precedenti. Attraverso la funzione commento di Sherpany, sono in grado di scambiare informazioni sui prossimi compiti già prima della riunione. L'elenco integrato dei compiti assicura che le decisioni prese siano portate a termine in modo coerente e armonico.

"Lo scambio costante fra i membri in fase di preparazione della riunione è molto importante, perché ci assicura di conoscere già i temi che saranno affrontati nel corso dell’incontro. Questo allineamento crea spazio per discussioni approfondite durante la riunione stessa", precisa il CFO di Calida Group.

Accelerare il processo decisionale

Grazie a un accesso centralizzato a tutte le informazioni, la direzione di Calida Group oggi è in grado di prendere decisioni più rapide. La vera ricchezza di una riunione risiede infatti in una proficua collaborazione a sostegno di buone decisioni.

Anche la percezione dell'efficienza da parte dei singoli gioca un ruolo centrale nel determinare i benefici di Sherpany, perchè i dirigenti sono spesso frustrati da riunioni che richiedono tempo. "Il tempo è denaro. Desideriamo che le riunioni siano efficaci", dice Gerber. Ma ciò che conta davvero per lui come CFO è aggiungere valore ai processi. Come si crea questo valore aggiunto - oltre all'accelerazione del processo decisionale? Gerber sottolinea il ruolo primario del cambiamento culturale. Gli atteggiamenti e le aspettative devono cambiare, altrimenti la digitalizzazione rischia di non condurre ai miglioramenti auspicati.

Sherpany riesce a combinare i fattori umani con un processo basato sull'evidenza e una tecnologia moderna. "Questo è il modo in cui si diventa più forti come organizzazione, in questo mercato digitale cangiante e veloce", conclude Gerber.