In che modo Sherpany assicura una comunicazione efficace nel CDA di EJOT

L'evoluzione dei processi di governance ha ulteriormente accresciuto l'importanza del ruolo del segretario aziendale nel garantire al consiglio di amministrazione un efficiente flusso di informazioni e una comunicazione efficace fra i membri. Nel mondo attuale, in cui le informazioni sono volatili e abbondanti, gli amministratori devono sempre avere accesso al materiale più aggiornato.

Anke Zinkann, segretaria della società tedesca EJOT, organizza le riunioni del consiglio di amministrazione e si occupa di mettere a disposizione degli amministratori i documenti giusti al momento opportuno. A suo avviso, la consegna puntuale di tutti i materiali necessari è una delle maggiori sfide del suo ruolo per una comunicazione efficace e un efficiente processo di riunione.

Nel corso degli anni, i documenti del consiglio di amministrazione sono diventati sempre più impegnativi, richiedendo più tempo. La sfida consisteva nel saper gestire questo lavoro senza perdere troppo tempo a stampare o copiare i documenti. Per aggiornare i suoi processi di governance, la EJOT aveva quindi bisogno di trovare una soluzione di condivisione dei file che fosse semplice, sicura ed efficiente. “Volevamo assicurarci che i membri del nostro consiglio di amministrazione potessero accedere alla sala riunioni in qualsiasi momento, da qualsiasi parte del mondo", ricorda Zinkann.

Dalla carta al paperless al software Sherpany per la gestione ottimale delle riunioni

In passato EJOT ha tentato diversi approcci per migliorare il processo di riunione del consiglio di amministrazione. Quindici anni fa, i documenti furono stampati, inseriti in cartelle fisiche, e poi inviati ai direttori per posta. In seguito, i documenti sono stati archiviati su disco e ogni membro si è occupato del lavoro di compilazione che gli competeva. Tuttavia, nessuna di queste soluzioni era soddisfacente.

Il Presidente del consiglio di amministrazione ha raccomandato il software Sherpany, pensato appositamente per i dirigenti e per il consiglio di amministrazione. Zinkann riporta che i direttori hanno imparato rapidamente a utilizzare Sherpany, grazie alla sua semplicità e alla sua interfaccia user-friendly. Un elemento particolarmente importante, questo: in passato, infatti, altre soluzioni testate internamente avevano fallito proprio la loro mancanza di praticità. Sherpany è rapidamente diventato lo strumento di lavoro preferito da EJOT per preparare le riunioni del consiglio di amministrazione e condividere i file del consiglio.

Uno strumento intuitivo e sicuro per gestire le riunioni di leadership

Dovendo valutare il portale per dirigenti e consiglieri di amministrazione Sherpany, la segretaria aziendale della EJOT afferma di aver finalmente trovato lo strumento intuitivo e sicuro che stavano cercando. Il software consente ai leader di leggere le relazioni e le presentazioni in qualsiasi momento e da qualsiasi luogo. Sherpany ha finito per diventare il più utile canale di comunicazione della EJOT per condividere informazioni e discutere argomenti con i direttori.

I tempi in cui i membri del consiglio di amministrazione ricevevano le cartelle delle riunioni in ritardo perché spedite per posta, con tutte le conseguenze negative del caso, sono finiti. “Con Sherpany siamo finalmente riusciti a eliminare questi problemi", afferma Zinkann.

Per la segretaria aziendale, la digitalizzazione delle riunioni formali ha permesso una comunicazione "più efficiente e interattiva" tra le diverse parti interessate. "Raccomanderei Sherpany senza esitazioni", è la conclusione.

Guardando al futuro della corporate governance, Zinkann consiglia ai suoi colleghi: "Le segretarie aziendali dovrebbero tenersi informate sulla digitalizzazione e sui suoi vantaggi. Questo li aiuterà a svolgere il loro lavoro nel modo più efficiente".