Fiduciaria Mega: il valore strategico di investire nella gestione delle riunioni

La preparazione di una riunione del consiglio di amministrazione può essere un compito impegnativo e talvolta intenso, sia per il responsabile che la organizza sia per chi vi partecipa.

Per quanto riguarda l'organizzazione della riunione stessa, è fondamentale garantire che tutti i documenti necessari siano preparati e pronti per essere condivisi con i membri del consiglio di amministrazione con giorni o addirittura settimane di anticipo. Dal punto di vista dei partecipanti, è essenziale che tutte le informazioni siano accurate e aggiornate tempestivamente, dato che solo così è possibile per loro contribuire al meglio alla riunione.

Tre anni fa, in Fiduciaria Mega, questo processo veniva gestito in modo molto tradizionale, cioè basandosi principalmente sulla carta. Ciò significava che i documenti della riunione venivano fotocopiati e inviati per posta ad ogni membro del consiglio di amministrazione e ogni partecipante alla riunione doveva conservare il proprio fascicolo fisico in un armadio chiuso, per proteggere la riservatezza delle informazioni. Di conseguenza, "la ricerca e il confronto dei documenti erano piuttosto inefficienti" ha spiegato il socio dirigente Riccardo Biaggi, e veniva sprecato molto tempo per lo svolgimento di questi compiti.

Il ruolo essenziale delle persone nella digitalizzazione delle riunioni

Quando un membro del consiglio di amministrazione ha raccomandato Sherpany, si è consolidato l'interesse per una soluzione più agile per la gestione delle riunioni e la volontà di "essere al passo con i tempi" digitalizzando le riunioni.

I requisiti principali - sicurezza, un elevato grado di protezione dei dati e la possibilità di accedere ai documenti del CdA rapidamente - sono tutti garantiti dal software di Sherpany.

L’accesso rapido a qualsiasi tipo di informazione del consiglio di amministrazione, è particolarmente importante per tutti i professionisti che devono consultare un gran numero di documenti, nonché analizzare e interpretare i dati in essi contenuti. In generale i direttori , come i membri del CdA o i dirigenti aziendali, affrontano la sfida del "sovraccarico di informazioni" e cercano di trovare quelle maggiormente rilevanti, nonostante la grande quantità di dati, che consentano loro di dare un contributo positivo alla riunione del consiglio di amministrazione. Citando l'autore americano John Naisbitt: "stiamo annegando nell'informazione ma siamo affamati di conoscenza", forse c'è una via d'uscita da questo paradosso.

Passare ad una nuova cultura delle riunioni digitali richiede un cambiamento di abitudini e routine, compito non facile anche per un'azienda affermata, come Fiduciaria Mega - con 50 anni di esperienza nel settore. Qual è stato, dunque, l'elemento chiave per rendere questa transizione digitale facile e di successo? Le persone.

L'assistente di Riccardo Biaggi, gli specialisti IT di Fiduciaria Mega e il team di customer success management di Sherpany hanno tutti contribuito ad un’ implementazione 'abbastanza semplice' del software di gestione delle riunioni e, dopo due riunioni del consiglio di amministrazione, tutti i membri del consiglio ne avevano il pieno controllo.

I risultati chiave dell'implementazione di una soluzione agile per la gestione delle riunioni

I membri del consiglio di amministrazione di Fiduciaria Mega, da sempre indicati come 'partner' secondo le parole dell’amministratore delegato della società, Riccardo Biaggi, hanno iniziato ad utilizzare Sherpany nelle loro riunioni del CdA, che si tengono 4-6 volte all'anno, e anche come biblioteca digitale, per conservare importanti documenti. In questo modo, hanno eliminato con successo la necessità di avere luoghi fisici dove conservare i documenti e possono ora trovare e consultare facilmente gli stessi.

Oltre ai risultati citati, uno dei cambiamenti più significativi per Fiduciaria Mega è stato il risparmio di tempo nell'organizzazione delle riunioni del consiglio di amministrazione, stimato tra il 30% e il 50%. Nella sola distribuzione del materiale del CdA, precedentemente stampato e inviato per posta, il risparmio di tempo ha raggiunto circa il 60% e l'intero processo è diventato più flessibile, consentendo, se necessario, aggiornamenti dell'ultimo minuto.

Uno dei grandi vantaggi della digitalizzazione è la possibilità per le imprese di ridurre il consumo di carta, senza sacrificare l'accesso alle informazioni. Anche in questo campo, l'esperienza si è rivelata molto positiva e si stima che il risparmio di carta sia stato tra il 70 e l'80%. Il vantaggio aggiuntivo è quello di beneficiare di un maggior grado di protezione dei dati: "nessun documento cartaceo viene lasciato in giro o può andare perduto", come ha sottolineato Riccardo Biaggi.

Oggi gli 11 membri del consiglio di amministrazione, o meglio, i partner di Fiduciaria Mega, sono più soddisfatti del modo in cui vengono preparate e condotte le riunioni del consiglio di amministrazione. Hanno accesso ai loro documenti in qualsiasi momento, senza limitazioni dovute alla loro ubicazione e questo li ha resi più efficienti.

Nell'ottica dell’amministratore delegato Riccardo Biaggi, un valore strategico risiede nell'adozione di strumenti digitali per la gestione degli incontri formali. “Oggigiorno è un dato di fatto, che un consiglio di amministrazione moderno non possa non dotarsi di un adeguato strumento digitale. Questo dovrebbe valere anche per le aziende a conduzione familiare e non solo per le società quotate in borsa o le grandi istituzioni”, conclude. Questi risultati, raggiunti con la soluzione di gestione delle riunioni di Sherpany, hanno portato Riccardo a considerare la possibilità di utilizzarla anche con altri team, ovvero i comitati, che possono beneficiare di un'agile soluzione per i meeting.