Come il Gruppo Frutiger raggiunge gli obiettivi delle sue riunioni
Sfida
in mancanza di un’adeguata soluzione digitale, la preparazione delle riunioni era macchinosa e spesso in ritardo. Gli incontri erano troppo lunghi e non abbastanza efficienti.
Risultato
Sherpany permette una preparazione efficiente e ben strutturata delle riunioni. In particolare, la funzione di commento consente riunioni mirate e produttive.
Un antico detto recita che non prepararsi è prepararsi a fallire. Questo è particolarmente evidente quando si parla di riunioni: una buona organizzazione, una struttura razionale e chiari obiettivi permettono di utilizzare il tempo delle riunioni in modo più efficiente: un fattore decisivo per il successo di un'azienda.
Paolo Altundag è CFO del Gruppo Frutiger, uno dei principali fornitori di servizi edili in Svizzera. Trascorre una media di dieci ore a settimana impegnato in riunione e ha le idee chiare su come i meeting dovrebbero essere gestiti:
Una riunione ben fatta dovrebbe essere breve e leggera anziché lunga e pesante
Un requisito chiave: la digitalizzazione dei documenti
Paolo Altundag ha messo a fuoco alcune sfide nella preparazione delle riunioni, che spesso avvenivano all'ultimo minuto, ed esclusivamente in presenza. Inoltre, la gestione dei documenti cartacei risultava ingombrante.
Di conseguenza, il signor Altundag ha realizzato il bisogno di una nuova soluzione per le riunioni dirigenziali di Frutiger. Le esigenze in campo possono essere così riassunte:
- Automazione
- Digitalizzazione
- (necessità di) Uno strumento competitivo
L'implementazione del software è stata semplice
La scelta è ricaduta su Sherpany, soprattutto per i vantaggi offerti in termini di preparazione delle riunioni. Il signor Altundag e la sua assistente, Andrea Bänz, sono stati i responsabili dell'implementazione del nostro software di gestione delle riunioni, diventando rapidamente utenti esperti. "L'onboarding - riporta Altundag - è avvenuto senza problemi. Il software è intuitivo e relativamente auto-esplicativo". È stata sufficiente solo una breve introduzione, in modo che gli utenti fossero in grado di utilizzare efficacemente la funzione di commento.
Il gruppo utilizza Sherpany dal giugno 2021, e il signor Altundag si dice del tutto soddisfatto. La preparazione delle riunioni è diventata molto più semplice: "Chi presenta un punto all'ordine del giorno può ricevere un feedback già prima della riunione, il che ci avvantaggia in termini di collaborazione e completezza delle informazioni".
Il nostro software permette una preparazione centralizzata e asincrona, che fra le altre cose aiuta a compensare le assenze. L’accesso da remoto consente un'efficace visione d'insieme anche nel fine settimana o - se necessario - durante le vacanze. Il fatto che Sherpany sia disponibile su diversi dispositivi rende il lavoro più flessibile e agile.
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La funzione di Sherpany relativa ai verbali di riunione fa risparmiare molto tempo
Ma i benefici non riguardano solo la preparazione delle riunioni. Nel corso dei meeting è essenziale raggiungere decisioni e tenerne traccia nei verbali. Per questo la chiarezza e il follow-up sono elementi chiave.
Un ordine del giorno semplice e supportato dalla funzione relativa ai verbali di riunione costituisce un grande vantaggio per il Gruppo Frutiger. "Risparmiamo molto tempo - spiega Altundag.
I verbali sono pronti entro un'ora dalla fine della riunione
Questo rende possibile registrare le decisioni in modo chiaro e ordinato, annotando le decisioni dei singoli partecipanti alla fine del verbale di riunione".
Grazie al software di gestione delle riunioni Sherpany, il management del Gruppo Frutiger sfrutta al meglio i suoi incontri e risparmia tempo prezioso nel follow-up post-riunione. Inoltre, l'intero management del gruppo è in grado di restare informato e collegato in ogni momento, anche a distanza.
Il CFO Paolo Altundag ha già in mente il prossimo passo nel viaggio che vede il gruppo e Sherpany affiancati: "Speriamo di coinvolgere il Consiglio di Amministrazione".
Sta affrontando le stesse sfide nella sua azienda? Possiamo aiutare.
A proposito del Gruppo Frutiger
Il gruppo Frutiger è un fornitore indipendente di servizi edili e immobiliari. L'azienda è stata fondata nel 1869 e risiede in Svizzera con sede a Thun. Il gruppo ha 21 filiali e raggiunge un fatturato annuo di oltre 800 milioni di franchi, impiegando 2.700 persone.
Ringraziamo Paolo Altundag, CFO del gruppo Frutiger, per l'intervista amichevole e per il suo racconto di Sherpany aperto e trasparente.
