La gestione delle riunioni da remoto - “un enorme passo avanti” nel percorso di digitalizzazione di Kambly

Di fronte alla crisi attuale, i team dirigenziali che in precedenza avevano investito nella digitalizzazione sono riusciti a mantenere i loro profitti con molta più facilità. Grazie ai canali digitali, i leader possono mantenere i flussi di lavoro, concentrandosi sulla continuità operativa e sulla salute dei dipendenti. Fortunatamente, Kambly appartiene a questa categoria di aziende. Nel loro tentativo di  aumentare il loro grado di digitalizzazione, i team di gestione e il consiglio di amministrazione di Kambly hanno deciso, già nel 2019, di investire nel software di gestione delle riunioni da remoto messo a disposizione da Sherpany. 

Questa decisione ha dato i suoi frutti. Nils Kambly, membro della Direzione e del Consiglio di Amministrazione, ci ha riferito: "Grazie a Sherpany, abbiamo fatto un enorme passo avanti nel nostro percorso di digitalizzazione. Possiamo guardare al futuro con fiducia". Questo caso di studio mostra l'esperienza di Kambly nella gestione delle riunioni a distanza.

Un modo sicuro per garantire un processo decisionale a distanza durante questa crisi

Avere una soluzione per la gestione delle riunioni operative che funzioni bene anche per le riunioni da remoto ha dato i suoi frutti, soprattutto durante la crisi: la prossima riunione del consiglio di amministrazione si terrà per la prima volta in modalità interamente digitale. A differenza di molte altre aziende, Kambly non ha dovuto rimandare le riunioni a distanza sulle questioni critiche a causa di problemi nell’accesso alle informazioni. "Sherpany è stata molto utile in questo senso", ci ha detto Kambly. I leader possono ora collaborare in modo asincrono e impostare il lavoro da remoto, vedendo gli aggiornamenti in tempo reale. In questo modo, Kambly può continuare a gestire al meglio il suo processo decisionale, garantendo la continuità del business durante la crisi. In Sherpany, gli utenti possono anche votare digitalmente sulle questioni in agenda, rimanendo conformi alle leggi vigenti e rendendo ogni decisione tracciabile.

Con così tante persone che lavorano da remoto, in questi giorni, la sicurezza informatica è diventata un aspetto ancora più importante. Il signor Kambly ci ha detto di essere rassicurato dal fatto di sapere che i dati riservati di Kambly sono completamente protetti dai più elevati standard di sicurezza svizzeri. Tutte le informazioni sono completamente criptate e l'accesso sicuro è garantito da un'innovativa autenticazione a due fattori che non richiede pin. Tutte le riunioni pianificate su Sherpany sono conformi ai requisiti di audit e al RGPD.

Vediamo ora quanto è stato facile per questa organizzazione adottare Sherpany.

Usabilità e assistenza immediata per il successo della gestione del cambiamento

Poco dopo aver conosciuto Sherpany, il signor Kambly ha avuto modo di provarlo attraverso un “test enviroment”. "Sono riuscito a orientarmi facilmente. Dopo soli 15 minuti avevo capito come funzionava", ci ha detto. Gli è piaciuto l'approccio strutturato alla gestione delle riunioni da remoto, con la sua intuitiva panoramica delle riunioni future, inclusi i punti all'ordine del giorno e i documenti di supporto. L’affiancamento rapido che Kambly ha ricevuto, combinato con "i migliori standard di sicurezza svizzeri", ha infine portato alla decisione di adottare Sherpany.

Durante l'onboarding, i leader hanno ricevuto consigli utili, ad esempio su come etichettare i documenti e sulle migliori prassi di sicurezza.

Oggi, Kambly si trova nella condizione di affermare che "la gestione del cambiamento ha avuto successo, che è la parte più importante di un progetto di trasformazione digitale". Tutti i membri della direzione e del consiglio di amministrazione hanno partecipato a pieno titolo. Anche i membri meno esperti di tecnologia sono stati facilmente in grado di gestire lo strumento. Sherpany è un software molto facile da usare e intuitivo, specialmente sul versante applicazioni", conclude Kambly. Questo ha reso il coinvolgimento di tutte le persone molto più facile.

I principali vantaggi della gestione delle riunioni a distanza a Kambly

La gestione delle riunioni a distanza ha avuto un rilevante impatto positivo sui team di leadership di Kambly, e non solo durante questa crisi.  Kambly ha evidenziato tre grandi vantaggi.

1. Strutturare le riunioni - in un unico posto

Con Sherpany, l'organizzazione delle riunioni può essere semplificata e ottimizzata. Avere una piattaforma centralizzata per tutte le attività legate ai meeting consente una migliore organizzazione e preparazione di queste. Durante la riunione, un ordine del giorno facile da seguire aiuta a rimanere concentrati. Gli utenti possono anche scrivere i verbali delle riunioni, assegnare e tenere traccia delle attività direttamente in Sherpany.

2. Gestione dei documenti di riunione - senza carta

Prima di trasformare le procedure di riunione, Kambly lavorava con i documenti stampati. La ricerca d'informazioni spesso richiedeva molto tempo. Questo aspetto è cambiato: la biblioteca - organizzata con etichette - e la funzione di ricerca hanno ridotto notevolmente la mole di lavoro. "Con Sherpany non si tratta più di cercare, ma di trovare", ci ha detto il Sig. Kambly. Gli aggiornamenti possono essere svolti e sincronizzati in tempo reale per tutti gli utenti. Inoltre: Le pile di carta negli uffici sono diventate molto più piccole.

3. Prepararsi alle riunioni individualmente - da qualsiasi luogo 

Per Kambly l'impatto maggiore di Sherpany ha riguardato le modalità del suo lavoro quotidiano in qualità di leader. Il software fornisce un accesso facile e veloce a tutte le informazioni necessarie, in qualsiasi momento. Kambly si prepara a distanza per le sue riunioni, soprattutto dal suo iPad, e anche quando è offline. Le annotazioni personali possono essere scritte con una penna come su carta, ma in digitale.

Conclude Kambly: "Raccomanderei Sherpany a tutti i team di leadership: è stato un modo davvero veloce e facile per migliorare il nostro livello di digitalizzazione".