Come Leonteq è passata alle riunioni senza utilizzo della carta con Sherpany

L'azienda svizzera Leonteq si trovava ad affrontare la sfida di avere un processo per le riunioni che richiedeva molto tempo e che coinvolgeva dirigenti e membri del Consiglio di Amministrazione. Oltre a investire denaro ed energie nell'organizzazione di queste riunioni ricorrenti, questo processo comportava un notevole impegno da parte dei dipendenti, dovendo stampare centinaia di documenti per le riunioni. 

Mentre le riunioni ordinarie del consiglio di amministrazione e delle commissioni potrebbero prevedere oltre 500 pagine di documenti (nel 2017 il consiglio di amministrazione ha tenuto 13 riunioni e 10 teleconferenze), le riunioni del comitato esecutivo, tenute due volte al mese, richiedono dalle 200 alle 300 pagine di documenti stampati. In un anno, una media di 7200 pagine sarebbe stata stampata solo per il comitato esecutivo. "Dovevamo stampare molti documenti e creare cartelle fisiche per ogni membro del Consiglio di Amministrazione", ci spiega Dominik Ruggli, responsabile delle relazioni con gli investitori e della comunicazione.

Inoltre, il comitato di revisione contabile, il comitato di rischio e il comitato per le nomine hanno organizzato altre 17 riunioni e 7 teleconferenze. L'impegno nella preparazione delle riunioni e dei documenti del Consiglio di Amministrazione è stato noioso e la necessità di ridurre il tempo e le risorse destinate alla preparazione di queste riunioni è stata una decisione ovvia.

Alla ricerca di una soluzione facile da usare e completa

Per migliorare il processo di gestione delle riunioni, Leonteq ha iniziato a cercare e valutare una serie di possibili soluzioni. L’azienda ha compilato un elenco di criteri obbligatori, ritenuti essenziali per il successo dell’adozione della nuova soluzione. Una configurazione utente semplice e veloce, una manutenzione continua della soluzione e un breve tempo per l’implementazione che dovevano essere garantiti dal futuro fornitore.

Sherpany, il software per la gestione delle riunioni, è stato uno tra i parecchi fornitori e i diversi prodotti invitati alla presentazione e ha finito per essere considerato la migliore soluzione per soddisfare le esigenze dell'azienda. Leonteq ha scelto Sherpany per la facilità di gestione dei diritti di accesso e delle impostazioni utente, la flessibilità di accesso tramite dispositivi multipli e in particolare la possibilità di scaricare l'applicazione per tablet, eliminando la necessità di portare supporti cartacei in giro.

Oltre alle riunioni senza carta con Sherpany

Da quando a Leonteq hanno iniziato ad usare Sherpany si sono particolarmente affezionati ad alcune caratteristiche: creazione facile e veloce degli ordini del giorno, caricamento e aggiornamento immediato di tutti i documenti rilevanti per ogni argomento della riunione del comitato esecutivo e del Consiglio di Amministrazione. "Le modifiche ai documenti caricati, spesso necessarie, sono eseguite in pochi secondi" e la "preparazione della riunione per i membri del CdA e del comitato esecutivo è più facile e non richiede ai partecipanti di cercare attraverso migliaia di e-mail o documenti", ha dichiarato Ruggli, mettendo in evidenza alcuni dei vantaggi principali dell'assenza di carta.

Sherpany considera le aziende che scelgono la trasformazione digitale come qualcosa di più di clienti. I clienti diventano partner le cui voci contano quando si tratta di migliorare il prodotto. "Sherpany prende molto sul serio il feedback dei clienti ed è rapida nell'attuazione dei miglioramenti del sistema". Il passaggio dalle riunioni tradizionali alle riunioni digitali è stato essenziale per sostenere gli obiettivi di Leonteq: ridurre il tempo e le risorse destinate alle riunioni dell'azienda. "La stampa di documenti e il mantenimento di un grande archivio fisico per tutte le cartelle e i documenti è diventato qualcosa di obsoleto". Tuttavia, Leonteq è andata ben oltre le riunioni senza carta. Con Sherpany, l'attenzione è stata riportata al risultato delle riunioni e l'esito è stato una maggiore efficienza dell'Amministratore Delegato e dell'Ufficio di Direzione.

Proprio come Leonteq, molte aziende si trovano oggi ad affrontare le sfide dovute ad un eccessivo carico di lavoro operativo per l'organizzazione e la preparazione delle riunioni. Questo è comune a diversi ruoli all'interno dell'organizzazione, dal CEO, alla Segretaria di Direzione, ai Membri del Consiglio di Amministrazione e influenza la loro concentrazione. La digitalizzazione dei processi va oltre le riunioni senza carta, aumentando significativamente l'efficienza e la concentrazione dei leader dell'azienda.