Sherpany: il software che permette ai leader aziendali di collaborare prima delle riunioni

I manager viaggiano molto e spendono meno della metà del tempo nelle sedi delle loro aziende. Non fa eccezione Patrick Lardi, membro del consiglio di amministrazione di imprese immobiliari con sede in USA, Australia ed Europa. Proprio a causa dei suoi frequenti spostamenti, Lardi ha sempre dovuto portare con sé in forma cartacea i documenti necessari per la preparazione dei suoi meeting. Una scomodità che è un vero e proprio problema di business: non avere a disposizione l’accesso ai documenti in formato digitale, infatti, rende difficile la collaborazione fra leader e colleghi prima delle riunioni.

Per questo Patrick Lardi non ha esitato ad adottare il nostro software per la gestione agile degli incontri, ottenendo una maggiore collaborazione con i colleghi prima dell’inizio dei meeting. Il software permette di accedere in qualsiasi momento a tutti i documenti, ordinati e riferiti ai diversi ruoli ricoperti. Inoltre diventa possibile discutere con precisione i diversi punti all’ordine del giorno, stabilendo e aggiornando le priorità.

Lardi è un testimone diretto di come Sherpany consenta una maggiore collaborazione fra partecipanti alle riunioni, anche prima del loro inizio: oltre alla possibilità di discutere con più precisione i punti in agenda, il vantaggio è l’accesso costante a tutti i documenti ordinati. “Sherpany è stato il primo strumento a permettermi di preparare una riunione aziendale liberandomi dal peso dei documenti cartacei”, sostiene Lardi. Ma perché poter “collaborare” significa creare meeting più efficienti?

L’importanza di un’agenda-setting collaborativa

Patrick Lardi sa che il fattore decisivo per il successo di un incontro è soprattutto uno: una buona preparazione. Definire con chiarezza ogni argomento in agenda ha un’importanza cruciale. Un meeting ben organizzato deve poter stabilire in anticipo:

• scopo (es. condivisione di informazioni, punti di discussione, decisioni);
• principali responsabilità (chi, che cosa e quando);
• tempo esatto da dedicare ad ogni argomento.

Per le questioni importanti, è necessario interagire con il presidente e il management già prima della riunione. Sherpany DISCOURS® permette ai partecipanti di commentare gli argomenti all'ordine del giorno, e di discuterli in via preliminare. “È importante preparare tutte le decisioni ed essere orientati all’efficienza e all’efficacia", dichiara l’imprenditore svizzero. A volte Lardi redige addirittura una versione preliminare del verbale prima che la riunione abbia inizio. Questo gli permette di pianificare il meeting nel dettaglio, organizzando in anticipo il suo andamento.

Il vantaggio per chi come lui occupa posizioni manageriali si traduce in processi agili, al passo con i tempi, in linea con le esigenze della realtà di oggi. 

La disponibilità costante di ogni informazione, subito consultabile dai propri dispositivi, permette di pianificare gli argomenti in agenda, ma non solo. Si riduce il caos creato dalle diverse versioni dei documenti, e dalle modifiche dell’ultimo minuto. Un vantaggio che si è dimostrato a prova d’errore: “Sherpany - garantisce Lardi - ci permette di gestire in parallelo e simultaneamente il documento giusto. Abbattendo il rischio di errore e le conseguenti perdite di tempo”.

Da riunioni efficaci nascono decisioni giuste e veloci

Lardi sottolinea un vantaggio in più di Sherpany. Il software non si limita a migliorare la preparazione collaborativa dei meeting aziendali, ma permette anche di gestire in modo più razionale ed efficiente i verbali delle riunioni. “Prima di Sherpany i verbali venivano quasi sempre consegnati a ridosso dell’incontro successivo. Questo non aiutava certo a mettere in atto le decisioni in modo rapido e tempestivo”.

Da oggi questa criticità è superata, e i verbali delle riunioni possono essere consegnati quasi istantaneamente. La nostra funzione Sherpany Minutes®, infatti, permette ai partecipanti di revisionare e commentare ogni documento in modo agile, evitando i tipici rimbalzi di materiali rivisti e modificati. Una volta completato il verbale, i partecipanti possono approvarlo con un solo clic. Questo consente di risparmiare tempo prezioso e di implementare le decisioni prese senza rimandare.

In breve. Sherpany ha permesso a Patrick Lardi di migliorare l’intero processo delle riunioni aziendali, con alcuni significativi vantaggi:

• netto miglioramento della produttività di ogni partecipante durante la preparazione degli incontri, con un risparmio che arriva a quattro ore per ciascuna riunione;
• aumento della collaborazione con i colleghi e gestione anticipata dei punti di discussione, con un miglioramento effettivo nella qualità dei processi decisionali;
• consegna tempestiva dei verbali di riunione, per mettere in campo le decisioni in modo tempestivo.

Per questi motivi Lardi consiglia Sherpany anche a team ampi di leader e della C-suite. La sua esperienza dimostra che una cultura della riunione agile basata sulla collaborazione è sinonimo di enorme beneficio per l’azienda. “Sherpany è già parte delle nostre riunioni manageriali – conclude. “La mia opinione? È stato uno dei cambiamenti più importanti e vincenti della mia attività quotidiana”.

¹ How CEOs Manage Time. Harvard Business Review.