Gestione delle riunioni: il caso di studio di Raiffeisen Svizzera

Le riunioni sono considerate lo strumento di gestione principale per guidare con successo le aziende attraverso fisiologiche turbolenze operative e condizioni di mercato difficili. Per questo, non stupisce che la frequenza delle riunioni di management sia aumentata durante la pandemia da COVID 19.

Un nuovo studio di Forrester Consulting rileva che, dei 266 dirigenti europei intervistati, il 92% affronta sfide che riducono la produttività delle riunioni. I dirigenti sono sempre più consapevoli delle conseguenze negative di tali sfide, prima fra tutte la perdita di vantaggio competitivo. Alla luce di questo, sono decisi ad agire, e la tecnologia gioca un ruolo importante in questa transizione. Molti top decision maker hanno in programma di ottimizzare gli strumenti tecnologici in uso per le riunioni di management nel corso dei prossimi anni.

Un'azienda che si è già attrezzata per il futuro delle riunioni è Raiffeisen Svizzera. Terzo gruppo bancario svizzero in ordine di grandezza, Raiffeisen ha adottato il software di gestione delle riunioni Sherpany a metà del 2020. René Vicini, Project Manager per i progetti speciali all’interno del management di Raiffeisen Svizzera, ci dice di più.

Sfide: la presenza di molti strumenti diversi all’interno del processo 

Andando più nel dettaglio: quali sfide ha dovuto affrontare Raiffeisen Svizzera? Nel 2018 sono stati analizzati i processi interni dell'azienda. È stato così individuato un notevole potenziale di ottimizzazione nell'ambito della gestione delle riunioni. I processi esistenti e gli strumenti tecnologici utilizzati sono stati classificati come "non più appropriati".

Nella preparazione, nell'esecuzione e nel follow-up delle riunioni di Raiffeisen Svizzera è implicato un enorme volume di dati e di documenti. A questo si aggiunge un aspetto fondamentale per la sicurezza: l'accesso a tutte le informazioni confidenziali deve essere rintracciabile in ogni momento e conservato in modo sicuro.

La priorità: professionalizzare la gestione delle riunioni

I processi di riunione dovevano essere ricondotti a un iter professionale di gestione. Il Dr. Vicini si è assunto la responsabilità del progetto, cercando un partner tecnologico adatto. La scelta è ricaduta su Sherpany. Perché?

Era importante che il fornitore scelto coprisse in modo efficiente l'intero processo, dall'inizio alla fine. Inoltre, secondo il Dr. Vicini le certificazioni hanno giocato un ruolo cruciale: Sherpany è certificata ISO 27001 e ISAE 3000 e soddisfa i requisiti della FINMA per i servizi di outsourcing. In un settore altamente regolamentato come quello bancario, Sherpany ha mostrato i più bassi rischi di conformità. "I nostri requisiti di due diligence erano molto alti", spiega Vicini.

Infine, l’ago della bilancia è stato dato dal fattore umano: "In Sherpany abbiamo sempre percepito un approccio orientato al cliente e alle soluzioni. Gli scambi sono sempre avvenuti all’insegna della fiducia". Inoltre, Sherpany investe molto in ricerca e sviluppo, il che significa che il nostro software di gestione delle riunioni si evolve costantemente in modo agile. In questo modo, i clienti possono avere voce in capitolo, e orientare la nostra roadmap.

Aumento della domanda

Al contempo, numerosi dipendenti del Gruppo Raiffeisen utilizzano il software di gestione delle riunioni di Sherpany. 

"Il più grande vantaggio per Raiffeisen Svizzera è centralizzare l'intero processo di riunione in un unico software. Senza dubbio, tale copertura centralizzata dalla A alla Z aumenta l'efficienza e la professionalità", afferma Vicini. È possibile accedere ai dati da qualsiasi luogo e da qualsiasi dispositivo. Diversi livelli di sicurezza garantiscono inoltre che solo gli utenti autorizzati possano visualizzare i documenti di riunione.

Più efficienza anche nell’home-office 

Anche se il rollout è stato pianificato prima della pandemia, Sherpany è arrivato al momento giusto per la nuova era delle riunioni. Vicini sottolinea che molti aspetti sono stati semplificati, e i benefici a livello di efficienza ed efficacia sono chiaramente emersi anche durante l’home-office.

In questo modo, la società di servizi finanziari ha compiuto un passo avanti che per molte altre aziende è ancora in sospeso. Come sottolinea il già citato studio Forrester, si prevede che nei prossimi due anni la percentuale di aziende europee che utilizzano un software di gestione delle riunioni passerà dall'attuale 32% al 58%. Questo caso di studio può indicare la strada dei benefici a cui queste aziende si avviano.

1 Business performance in the modern era hinges on optimised leadership meetings, a Forrester Consulting study commissioned by Sherpany, March 2021.