Decisioni più veloci con la gestione agile delle riunioni - il caso del Gruppo Röchling
Sfida
L'utilizzo di strumenti non destinati alle riunioni richiedeva uno sforzo aggiuntivo da parte degli assistenti esecutivi e rallentava il processo decisionale.
Come aiutiamo
Con Sherpany, l'efficacia della pianificazione e gestione delle riunioni è cresciuta del 20% e la velocità del processo decisionale è aumentata notevolmente.
La velocità è un fattore essenziale quando si tratta di cogliere le opportunità e di avere successo in un contesto economico come quello attuale: in costante evoluzione. Tuttavia, un recente studio condotto da McKinsey mostra che solo il 48% dei manager ritiene che le organizzazioni siano in grado di prendere decisioni in modo rapido. 1
Accelerare il processo decisionale era l’obiettivo del management del gruppo Röchling, un'azienda tedesca di ingegneria delle materie plastiche. L’organizzazione ha individuato margini di miglioramento nei processi di riunione esistenti: gli strumenti di collaborazione in uso non erano progettati appositamente per i meeting, e richiedevano un enorme impegno aggiuntivo da parte degli assistenti esecutivi. Le decisioni ne risultavano rallentate. “Abbiamo ritenuto che fosse necessaria una soluzione dedicata per guidare il nostro business, e tenere il passo con la velocità delle nostre attività", afferma il Prof. Hanns-Peter Knaebel, CEO di Röchling Group.
Il Prof. Knaebel e i suoi colleghi hanno valutato attentamente diverse soluzioni: “Abbiamo testato vari software e applicazioni di gestione aziendale disponibili sul mercato, e abbiamo ritenuto che Sherpany offrisse il valore aggiunto più significativo per ottimizzare i flussi di lavoro". Quali sono i vantaggi nell'utilizzo del nostro software di gestione delle riunioni?
Rendere agile il processo organizzativo delle riunioni accelera l’iter decisionale
Il CEO sottolinea che il principale vantaggio di Sherpany è la sua capacità di rendere agile il processo decisionale. Knaebel ci ha fornito preziose informazioni su cosa significa per il Gruppo Röchling organizzare le riunioni in modo agile. L'agenda delle riunioni è al centro dell’organizzazione agile: i membri della direzione generale possono infatti proporre i temi più rilevanti del meeting. Sherpany permette di stabilire l’ordine del giorno, dando modo ai partecipanti di decidere e discutere le priorità per l’incontro in preparazione.
Una volta definito l'ordine del giorno, Sherpany facilita la preparazione individuale delle riunioni, offrendo un rapido accesso a materiali e documenti. Ogni punto dell'ordine del giorno ha un referente responsabile, che può caricare tutti i documenti di supporto o qualsiasi altro materiale necessario per una riunione davvero orientata all'azione. I partecipanti possono accedere da qualsiasi dispositivo (browser, tablet, mobile), aggiungendo annotazioni e commenti personali. “Tutti hanno a disposizione in qualsiasi momento le informazioni utili per le riunioni, e sono messi a conoscenza degli stessi materiali”, spiega il CEO. La disponibilità di documenti e il facile accesso ai verbali delle riunioni passate rende il processo di preparazione estremamente efficiente.
Nel processo agile che guida le riunioni del Gruppo Röchling, i manager discutono gli argomenti all'ordine del giorno in anticipo e talvolta raggiungono decisioni addirittura prima dell’incontro. Hanns-Peter Knaebel garantisce: “La collaborazione è diventata estremamente efficiente, guadagnando anche in efficacia”. Sherpany consente inoltre di prendere decisioni formali a distanza, anche al di fuori delle normali riunioni di leadership. Questo è possibile attraverso la funzione "Digital Circular Resolution" (Risoluzione Circolare Digitale). Come anche Knaebel sottolinea, “Questa funzione consente un notevole risparmio di tempo”.
Il CEO riassume la conseguenza più importante di una gestione agile delle riunioni da parte Gruppo Röchling:
Le decisioni possono essere prese con molta più rapidità e non devono essere rinviate per mancanza di accesso alle informazioni.
Un modo più semplice per risparmiare tempo e mantenere il controllo sul processo decisionale
Anche se alcune discussioni e decisioni possono essere anticipate, Sherpany non rende certo superflue le riunioni di leadership. “Ci sono molti compiti all'ordine del giorno dei CEO e di altri dirigenti che possono essere discussi solo di persona, o almeno attraverso una videoconferenza ben funzionante”, chiarisce Knaebel. Grazie a Sherpany, i manager possono concentrarsi completamente sugli argomenti programmati per l’incontro e accedere a tutti i documenti necessari per decisioni bene informate.
Un altro importante vantaggio di Sherpany che il CEO Hanns-Peter Knaebel rileva è la maggiore efficienza nella gestione dei verbali di riunione. Sherpany MINUTES® offre modelli pre-compilati con i punti all'ordine del giorno, consentendo agli organizzatori di risparmiare molto tempo nella stesura dei verbali. Subito dopo la riunione i partecipanti possono approvare il verbale con un solo clic. Inoltre: questo strumento permette anche di tenere traccia delle decisioni prese e dei compiti assegnati, garantendo che passino più velocemente alla fase di esecuzione con responsabilità chiaramente stabilite
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Adottare un software unico per tutti i team di leadership aumenta il coordinamento
“Con la sua funzione dedicata ai verbali, Sherpany ha senz’altro contribuito ad aumentare l'efficacia e l'efficienza della pianificazione, dell'esecuzione e soprattutto del follow-up delle nostre riunioni”, conclude il CEO del Gruppo Röchling. E aggiunge:
Stimiamo che i vantaggi in termini di efficacia ed efficienza siano più o meno quantificabili in un +20%.
Il software ha anche aumentato l’efficacia della comunicazione, il coordinamento e la trasparenza tra il comitato esecutivo e il comitato consultivo. Anche quest’ultimo, infatti, adotta Sherpany, che Knaebel definisce "un enorme vantaggio". Utilizzando la stessa tecnologia, tutte le informazioni rilevanti possono essere facilmente condivise tra i diversi organi direttivi. Il Prof. Hanns-Peter Knaebel lo sostiene con convinzione, aggiungendo: “Sherpany offre strumenti preziosi per migliorare l'efficacia e l'efficienza di tutti i tipi di riunioni di gestione”.
Questo caso di studio mostra come una gestione agile delle riunioni sia in grado di migliorare l'efficienza del processo decisionale. Il software Sherpany aiuta le organizzazioni a velocizzare le decisioni, assicurando che tutte le disposizioni siano attuate ed eseguite in tempo e con la massima rapidità. Per questo scopo, l’agilità è un fattore fondamentale. E soprattutto in un ambiente di business competitivo e in rapida evoluzione come quello attuale.
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Sul Röchling Group
Il gruppo tedesco Röchling, fondato nel 1822, produce materie plastiche e rifornisce diverse industrie. Questi prodotti riducono il peso delle automobili, rendono più sicuri gli imballaggi dei farmaci e migliorano le applicazioni industriali. Il Gruppo vanta circa 11.000 dipendenti in 25 paesi e nel 2018 ha generato un fatturato annuo di 2.14 miliardi di Euro.
Per poter condividere questo riscontro sul software Sherpany, abbiamo avuto il piacere di intervistare il Prof. Hanns-Peter Knaebel, CEO del Gruppo Röchling. Per sapere di più sul Gruppo Röchling, visitate il loro sito web.
1 'Decision making in the age of urgency', by Iskandar Aminov et al., McKinsey, 2019.
