Perché la leadership agile migliora il decision-making

Il decision-making è nel DNA di Rolf Watter: nel corso della sua carriera è stato coinvolto “in più di 5000 processi decisionali a livello di consiglio di amministrazione”. In qualità di amministratore di importanti società svizzere quotate in borsa, come Zurich Insurance Group, Syngenta e Nobel Biocare, Watter ha partecipato a decisioni di alto livello e si è reso conto che per prendere buone decisioni è necessaria una profonda consapevolezza su come gestire riunioni efficienti.

Oggi Rolf Watter è presidente del consiglio di amministrazione di PostFinance SA e membro di diversi altri consigli di amministrazione. La sua testimonianza è importante, per imparare da lui come migliorare il decision-making.

Le decisioni aziendali devono essere prese nel modo più efficiente possibile

Rolf Watter si è presto reso conto che l'alta complessità del contesto economico attuale richiede che i leader aziendali siano ben preparati prima di prendere decisioni. Proprio questo è stato uno dei motivi principali per cui è diventato uno dei primi utilizzatori di Sherpany, il software per la gestione delle riunioni.

Oggi Sherpany gli permette di avere tutti i documenti delle riunioni accessibili in qualsiasi momento, e di concentrarsi sulle questioni prioritarie. "Più informazioni ci sono, più diventa importante selezionare gli elementi rilevanti. Una volta che sono stati concordati, le decisioni si susseguono facilmente". Di conseguenza, Rolf Watter è in grado di preparare le riunioni in modo molto più efficiente grazie al software Sherpany, che gli consente di risparmiare fino al 20% del suo tempo di preparazione per una riunione.

I vantaggi di una cultura agile dei meeting nel decision-making

Sherpany ha sostenuto Rolf Watter nella creazione di una cultura agile delle riunioni, e questo ha avuto effetti positivi sul processo decisionale. Watter sottolinea soprattutto il vantaggio di una maggiore capacità di discutere con i colleghi del consiglio di amministrazione e con il management i temi all'ordine del giorno. E già da prima della riunione. Sherpany Discours® consente di anticipare le discussioni, di impegnarsi in conversazioni e di chiedere chiarimenti prima ancora dell'inizio della riunione. Questo permette un significativo risparmio di tempo durante la riunione. L’utilità di questo strumento non è quella di risolvere tutti i problemi, ma di garantire che tutte le informazioni rilevanti siano a disposizione del consiglio di amministrazione", afferma Watter. Questa preparazione approfondita sugli argomenti gli permette anche di rendersi conto di quando sono necessari ulteriori contributi: il che potrebbe significare, ad esempio, invitare altri membri della direzione alla riunione. I risultati di una cultura delle riunioni più agile e di una migliore comunicazione sono stati presto visibili: "Ora possiamo rispondere a tutte le domande del consiglio in modo molto più efficiente".

Watter vede l'agilità nelle riunioni come "un argomento molto importante" e sottolinea che una preparazione più agile delle riunioni alla fine "migliora la qualità delle decisioni" e porta a riunioni più produttive: "La produttività è aumentata anche perché i materiali delle riunioni possono essere aggiornati in modo semplice". Questo aiuta i leader a stare al passo con le sfide del business e a capitalizzare le nuove opportunità. Utilizzando uno strumento digitale, i leader aziendali si assumono anche la piena responsabilità come modelli di ruolo per la trasformazione digitale. Un consiglio di amministrazione su carta non può discutere in modo credibile di questioni digitali se non cerca di spostare la maggior parte del proprio lavoro nel mondo digitale".

Garantire l'esecuzione tempestiva delle decisioni

Un ulteriore passo per raggiungere l'agilità dell'incontro è garantire l'esecuzione tempestiva di una decisione. Watter: "È poi, ovviamente, fondamentale che il Presidente e il Segretario del consiglio programmino effettivamente lo stesso punto all'ordine del giorno nella riunione successiva, in modo che l'intero consiglio possa valutare ciò che è stato fatto". In definitiva, l'esecuzione tempestiva di una decisione ben preparata è uno degli obiettivi finali dell’agilità delle riunioni. Pertanto, una riunione può essere considerata riuscita solo se tutte le sue decisioni vengono eseguite correttamente e puntualmente. Spetta ai dirigenti aziendali delegare i compiti e monitorare il successo di ogni decisione.

Vedendo gli effetti positivi che l'agilità nei processi di riunione ha sull'esito complessivo di un meeting, Rolf Watter riconosce un grande potenziale per tutti i team di leadership per migliorare i loro processi di riunione. Non ha dubbi sul fatto che anche il management potrebbe trarre vantaggio da una migliore comunicazione e da una maggiore efficienza durante il processo di riunione. Per potersi orientare nell'attuale realtà aziendale, è essenziale che ogni organizzazione abbracci una cultura dell'agilità applicata alle riunioni.