W&R Barnett: come un’azienda leader del mercato UK rinnova le sue riunioni di leadership

La W&R Barnett è la più grande azienda familiare dell'Irlanda del Nord, ed è la 48a azienda privata più grande del Regno Unito. Con un fatturato record di 1,4 miliardi di sterline solo nel 2020, l'azienda ha registrato una crescita considerevole negli ultimi anni - specializzandosi in settori che vanno dall'agroalimentare agli imballaggi in cartone ondulato. Questo non significa che tutto sia stato facile: il 2020 è stato l’anno delle grandi sfide, come per tutto il resto della comunità imprenditoriale.

Le attività del gruppo W&R Barnett sono molto diversificate e quindi la gestione del gruppo è complessa. La sua diffusione in diversi paesi, fusi orari e settori comporta che la gestione di questa azienda in espansione non è più la stessa di quando fu fondata, nel 1896.

Nel 2019 la W&R Barnett decide di adottare Sherpany per portare struttura, sicurezza ed efficienza nelle riunioni di leadership e nei meeting formali di direzione. Abbiamo incontrato il CEO William Barnett per saperne di più sul modo cui Sherpany ha influenzato la direzione dell'azienda di famiglia.

Organizzare riunioni in un’azienda internazionale e multiaziendale

La W&R Barnett consta in una rete di aziende ed è attiva in diversi paesi. Ciò significa che in passato, stampa e trasporto dei documenti cartacei delle riunioni di leadership sono stati difficili da gestire, soprattutto per dirigenti dell'azienda che viaggiano regolarmente. Inoltre, nella situazione attuale, in cui il lavoro a distanza è la norma, non tutti hanno sempre accesso a una stampante di qualità. 

La sicurezza di questi documenti fisici era, poi, una vera preoccupazione. La W&R Barnett ha analizzato le opzioni per digitalizzare le sue riunioni di leadership, e William Barnett descrive così uno dei motivi chiave: "L'idea che qualcuno lasciasse una valigetta su un treno, o che collocasse in modo errato cruciali informazioni gestionali, è stato il fattore primario nella nostra scelta di implementare una soluzione per la gestione delle riunioni".

Superare le sfide delle riunioni di leadership: la ricerca di una soluzione intuitiva e sicura

La necessità di digitalizzare i processi di riunione di leadership è emersa molto chiaramente per la W&R Barnett. L'azienda cercava uno strumento che le permettesse di gestire i materiali delle riunioni in modo razionale e in formato digitale, dando ai direttori la possibilità di cercare documenti e di reperire i risultati degli incontri precedenti, rendendo più veloce il processo di organizzazione dei meeting. 

William Barnett descrive la decisione di adottare una soluzione di gestione delle riunioni di leadership con queste parole: "Per noi, la possibilità di avere a disposizione in qualsiasi luogo e momento l’intero archivio dei materiali era fondamentale". E continua: 

La sicurezza è stato un altro fattore determinante nel processo di selezione dalla W&R Barnett. Con numerosi amministratori non esecutivi e un team in espansione, era fondamentale poter condividere i vari livelli di informazione con diversi stakeholder, sia interni che esterni all’azienda. William Barnett dichiara che "la capacità di selezionare diversi livelli di sicurezza a seconda degli utenti è stata una leva importante nella decisione di adottare Sherpany. Questa funzione ci permette di mantenere il controllo sulle nostre informazioni gestionali, nonché condividere solo le parti rilevanti con soggetti al di fuori della nostra azienda".

Migliorare le riunioni di leadership: come la W&R Barnett utilizza Sherpany 

La W&R Barnett utilizza Sherpany per tutte le riunioni del Consiglio di amministrazione e per le relative riunioni del comitato. Gli amministratori utilizzano questa soluzione anche per le riunioni formali, e quando ci sono multipli  punti all'ordine del giorno o l'obbligo di tracciare i risultati delle riunioni.

Ogni volta che un'azienda adotta Sherpany, il nostro team di Customer Success collabora con i dirigenti per garantire una transizione fluida verso le riunioni digitali. Questo processo si adatta alla fisionomia del cliente: per un’azienda come la W&R Barnett, in cui le riunioni di leadership erano già considerate efficaci, si è trattato più che altro di migliorare e sviluppare il protocollo esistente nel processo di transizione ai metodi di lavoro digitali.

Per quanto riguarda ai vantaggi chiave per la sua azienda, William Barnett dichiara che:

Dal punto di vista della sicurezza, Sherpany garantisce alla W&R Barnett che le informazioni sensibili per il management siano riservate e sicure, e che siano condivise solo con le persone appropriate. Avere materiali di riunione di leadership in un unico luogo riduce notevolmente il rischio di dispersione, nonché il pericolo che informazioni riservate siano condivise a persone sbagliate. 

Sherpany ha ridotto il tempo tra la messa a punto del materiale per le riunioni e la riunione stessa. Prima di utilizzare Sherpany, i documenti della W&R Barnett dovevano essere finalizzati con una settimana di anticipo. L’utilizzo di Sherpany ha ridotto il tempo di preparazione a tre giorni, il che significa che le riunioni si basano su informazioni più aggiornate e accurate, riducendo la necessità di modifiche dell'ultimo minuto.

I dirigenti della W&R Barnett sono stati molto favorevoli all'introduzione di Sherpany, anche grazie al fatto che la formazione necessaria per poter utilizzare il software si mostrava rapida e agevole. William Barnett commenta che: "Il software è molto intuitivo e semplice, più di alcune delle piattaforme concorrenti che abbiamo preso in considerazione. Sherpany è molto facile da usare". E conclude: "la portabilità di Sherpany è un vantaggio significativo per i nostri dirigenti. Essere in grado di accedere a tutti i materiali delle riunioni a distanza, anche offline, è molto utile".