Grazie a Sherpany il CEO della Zuger Kantonalbank risparmia 6 ore alla settimana nella gestione delle riunioni

Questo caso di studio è stato pubblicato nel 2019. Al momento della pubblicazione Pascal Niquille era CEO di Zuger Kantonalbank.

Le riunioni sono un fattore di importanza cruciale per il successo di un'organizzazione. Contribuiscono a promuovere le relazioni, assicurano la collaborazione, agevolano l'innovazione e permettono di prendere decisioni giuste. Non è un caso che proprio i meeting siano lo strumento che i manager usano con più frequenza, anche se, purtroppo, gli incontri sono spesso fonte di frustrazione. I dirigenti trascorrono in riunione una media di 23 ore alla settimana: un dispendio di tempo che interferisce con i loro lavori individuali. Inoltre, i meeting sono spesso percepiti come improduttivi, o come delle vere e proprie perdite di tempo.¹

Quindi: come è possibile, per i manager, gestire le riunioni in modo efficace? Il primo passo è quello di comprendere a fondo le sfide che ruotano attorno alla gestione dei meeting. Pascal Niquille, CEO della Zuger Kantonalbank, calcola di trascorrere in riunione tra le 15 e le 20 ore settimanali, senza contare il lavoro di preparazione e follow-up. Per fortuna, ha cercato il modo di ottenere il massimo potenziale dalle riunioni. Il CEO sottolinea infatti l'importanza di una gestione produttiva dei meeting: "Questo obiettivo può essere raggiunto solo attraverso un'organizzazione appropriata e regole adeguate e al passo con i tempi", afferma. Per poter rendere le loro riunioni efficienti e produttive, il top management e gli altri team dirigenziali della Zuger Kantonalbank hanno iniziato a utilizzare Sherpany.

I vantaggi di organizzare riunioni meglio strutturate

Sherpany si è rivelato lo strumento più adatto a risolvere le sfide riscontrate dai manager aziendali in fatto di gestione delle riunioni. Il software ha introdotto una struttura molto più chiara nel processo di pianificazione degli incontri, migliorandone l’organizzazione complessiva. L'ordine del giorno delle riunioni, ad esempio, grazie a Sherpany è diventato molto più chiaro. E non è tutto. Niquille sottolinea anche un altro vantaggio fondamentale: adottando questo strumento per l’organizzazione agile dei meeting, si alleggerisce il carico amministrativo delle C-suite e dei loro amministratori. I materiali delle riunioni diventano finalmente raccolti, condivisi direttamente attraverso la piattaforma e semplici da aggiornare nel giro di un solo click.

Il vantaggio principale che Niquille riscontra utilizzando Sherpany è la possibilità di avere con sé tutti i materiali che gli servono, ordinati e raccolti nel suo iPad. “Questo mi dà la libertà di svolgere il mio lavoro quando e dove voglio", dice il CEO. Utilizzando un'unica piattaforma per gestire tutte le attività legate ai meeting, i dirigenti della Zuger Kantonalbank sono così in grado di prepararsi ancora meglio per i loro incontri. Possono leggere facilmente i documenti delle riunioni, prendere appunti, accedere ai documenti dei meeting precedenti e collaborare con i colleghi in qualsiasi momento.

Sherpany permette al CEO di risparmiare almeno 312 ore all'anno

Da quando Sherpany è stato adottato, la C-suite della Zuger Kantonalbank ha riscontrato un notevole miglioramento nell’organizzazione complessiva dei lavori. L’approccio alle riunioni è ora più strutturato, il che riduce il lavoro amministrativo e permette una più efficiente preparazione degli incontri. Ne esce ottimizzato l’intero processo decisionale.

Questa testimonianza dimostra che uno dei vantaggi nell’uso di Sherpany è quello di far risparmiare tempo ai manager, con significative ricadute positive sulla produttività del loro lavoro. Traducendo in cifre: il CEO della Zuger Kantonalbank risparmia almeno 312 ore di lavoro in un anno. Questo significa che un gruppo di dirigenti composto da cinque persone arriva a risparmiare l'equivalente di 195 giorni lavorativi all'anno.

Sfide del settore bancario: garantire la sicurezza dei dati e introdurre l'approccio agile

Come banca, la Zuger Kantonalbank ha esigenze molto specifiche a cui i software digitali come Sherpany devono saper rispondere. Questo anche perché in Svizzera, come in molti altri paesi, quello finanziario è uno dei settori regolamentati con più severità. In Sherpany trattiamo molto seriamente le questioni di compliance e sicurezza. Gli strumenti che proponiamo sono conformi alle normative GDPRR e FINMA, e non sono soggetti alla US CLOUD Act. Oltre 60 aziende europee del settore bancario e finanziario si affidano a Sherpany per proteggere i loro dati sensibili e riservati.

Infine: il CEO Pascal Niquille trova nella gestione agile degli incontri una risposta alle attuali sfide del settore finanziario. “I problemi diventano sempre più complessi ed è necessario un approccio interdisciplinare", afferma Niquille. Una cultura agile delle riunioni aiuta a migliorare il coordinamento fra i diversi team. In un settore in rapida evoluzione come quello finanziario, garantire la qualità delle decisioni e accelerare il processo decisionale è un fattore chiave del successo di un'azienda. Spetta ai dirigenti, come l'amministratore delegato, compiere i primi passi verso una migliore cultura del meeting aziendale e una maggiore efficienza della leadership.

Fonti: 1. Leslie A. Perlow, Constance Noonan Hadley and, Eunice Eun, “Stop the Meeting Madness”,
Harvard Business Review, 2017.