Valorizzare le riunioni ibride: le sette regole generali che ogni leader dovrebbe conoscere

Negli ultimi due anni i manager hanno dovuto affrontare cambiamenti repentini e adottare contromisure d’emergenza, prendendo confidenza con nuovi strumenti e approcci al lavoro. Le brusche virate dell’epoca Covid sono ancora un ricordo recente. Eppure, anche nel pieno delle difficoltà, alcune sfide hanno mostrato il loro lato virtuoso. E perfino produttivo. Dati alla mano, le corrette applicazioni dello “smart working” hanno aumentato benessere e produttività dei team di lavoro, spianando la strada all’introduzione dei modelli collaborativi come componente consolidata dell’organizzazione aziendale.

Un’analisi condotta da Boston Consulting Group prevede che nel prossimo periodo si attesteranno su scala globale modelli di lavoro “ibrido”.¹ Vale a dire: nuove routine caratterizzate da una combinazione di lavoro da remoto e lavoro in presenza, in cui alcuni o tutti i dipendenti possono scegliere dove e quando essere operativi. I risultati della “Hr trends & salary survey” di Randstad lo confermano: nel 2020 tre organizzazioni su quattro hanno introdotto o potenziato il lavoro da remoto per far fronte al Covid.² L’ 86% di queste ha continuato l’esperienza nel 2021, e due terzi proseguiranno anche in futuro. In definitiva, la strada del modello ibrido è aperta.

Tuttavia, ogni transizione pone specifiche sfide. Pur nel quadro di un generale apprezzamento del lavoro da remoto, e ibrido, da parte dei lavoratori (cfr. dati McKinsey), le ricerche suggeriscono una correzione di tiro degli strumenti e degli approcci finora adottati in chiave emergenziale.³ In un sondaggio condotto su oltre 30.000 dipendenti di 31 paesi, Microsoft ha rilevato che il 54% degli intervistati ha lamentato di sentirsi sopraffatto dal volume di lavoro.⁴ I dati del rapporto McKinsey sono da leggere in integrazione: il 49% degli intervistati dichiara di aver sofferto un qualche tipo di esaurimento. O addirittura di burn-out.

Per i manager esistono quindi alcuni fattori di cruciale importanza da tenere in considerazione. Quali sono gli elementi da mettere a fuoco per garantire la tenuta, la salute, la produttività dei propri gruppi di lavoro? Che cosa è migliorabile? E come si può tutelare il buon decorso dei processi decisionali all’interno delle proprie organizzazioni?

Per rispondere ripartiamo dall’analisi dei dati. Uno cruciale ci arriva nuovamente dallo studio del Boston Consulting Group: “il volume delle riunioni è aumentato di quasi il 150% e il 40% dei dipendenti riferisce di sentirsi sovraccarico di lavoro, esausto o entrambi”. Fra esubero delle riunioni e frustrazione delle persone il nesso è tanto evidente quanto spesso misconosciuto.

Il problema è di lungo corso: già prima del Covid-19 si parlava di “ riunionite ”: troppe riunioni, troppo lunghe, male organizzate, segnate da alti livelli di frustrazione dei partecipanti. In una parola: improduttive. Il passaggio ai modelli ibridi, e dunque alle riunioni ibride, promette quindi di rilanciare la questione della corretta gestione dei processi di riunione. Mai come adesso, infatti, le riunioni rappresentano una componente cruciale per la salute delle organizzazioni. Non soltanto sono il processo in cui la strategia aziendale viene sviluppata, impostata e messa a punto. Ma sono anche il luogo in cui la cultura aziendale vive, cresce o muore. 

In questa prospettiva: come orientarsi per avanzare con successo nel nuovo scenario organizzativo? E come possono i leader imparare a gestire efficacemente le loro riunioni ibride?

Abbiamo deciso di far chiarezza, fornendo una guida per la buona salute delle riunioni ibride. A partire, innanzitutto, da una loro corretta definizione.

Cosa sono le riunioni ibride?

Tradizionalmente, una riunione aveva luogo quando le persone si riunivano nello stesso luogo, nello stesso momento, per raggiungere un obiettivo comune. Le riunioni ibride mantengono inalterate la simultaneità e la condivisione degli obiettivi, ma modificano l’approccio tradizionale alla presenza fisica. Il modello ibrido di riunione consente una flessibilità che, con il supporto dei giusti strumenti, accorcia le distanze fra persone e team geograficamente lontani e distribuiti in parti diverse del mondo, coniugando la possibilità di riunirsi in presenza con quella di partecipare da remoto.

Questo permette di creare connessioni interpersonali che si estendono ben oltre i confini fisici di una data situazione di incontro, abbattendo i costi legati agli spostamenti e incrementando il grado di autonomia dei partecipanti.

Tuttavia, non sempre i leader sono messi in grado di gestire queste tipologie di meeting nel modo più opportuno: le indicazioni sono spesso generiche, occasionali, poco strutturate. Si finisce così per improvvisare, o per fidarsi di impressioni che non sempre sono basate sui fatti. John Kello, Professore di Psicologia ed esperto di riunioni, ci avverte che spesso i manager non hanno presente in che misura un cattivo approccio ai meeting incida sulla produttività aziendale e sulla salute del processo decisionale:

Le riunioni ibride estremizzano questa situazione e i suoi rischi. 

Quali indicazioni può seguire un manager per mantenere le riunioni sul giusto binario?

Per fornire una risposta razionale e circostanziata, abbiamo stilato alcune regole di base per riunioni ibride produttive ed efficienti.

Ecco il nostro vademecum:

1. Scegliere il tipo di riunione e selezionare i partecipanti

Rispetto alle riunioni in presenza, le riunioni ibride richiedono una chiarezza e un’accuratezza ancora maggiori. Mantenere alta l'attenzione dei partecipanti può non essere semplice, è quindi da evitare ogni forma di improvvisazione e di affollamento. La prima regola delle riunioni ibride suggerisce di determinare il tipo di riunione da tenere, selezionando chi dovrà prendervi parte.

Prima ancora di lanciarsi nell'organizzazione di una riunione ibrida, è essenziale valutarne l’effettiva necessità, chiarendo gli obiettivi in campo. Cosa state cercando di ottenere? La riunione è davvero il mezzo più efficace per prendere una decisione? La risposta a queste domande vi aiuterà a definire il tipo di riunione ibrida da pianificare, mettendo a fuoco chi dovrà partecipare sulla base delle sue competenze. La partecipazione non dovrebbe mai essere confusa con un “atto di presenza”. Anzi, dovrebbe essere giustificata dalle effettive competenze che il partecipante può mettere in campo per la risoluzione di uno o più punti all’ordine del giorno.

Una volta stabilita la necessità della riunione, la sua tipologia e chi dovrà partecipare, si avvia il processo di creazione dell’agenda (o ordine del giorno): un’organizzazione per punti - e con diversi livelli di priorità - che specifica gli obiettivi generali dell’incontro.

2. Creare l’ordine del giorno della riunione

Un'agenda di riunione ben fatta non si limita a identificare un obiettivo generale, ma articola l’incontro in punti distinti. Ognuno di questi ha un suo obiettivo, un suo responsabile, materiali di supporto dedicati e un tempo dedicato entro cui il punto deve essere discusso. Una volta creata una bozza di agenda, è molto importante condividerla il prima possibile con i partecipanti alla riunione, in modo che possano contribuire, chiedere chiarimenti, collaborare in modo asincrono e prepararsi in vista dell’incontro. 

3. Prepararsi, prepararsi, prepararsi

Valeva anche per i meeting tradizionali. Ma per le riunioni ibride è ancora più importante dedicare tempo alla preparazione della riunione prima che abbia luogo. Il che include il controllo della connessione, l'impostazione di qualsiasi strumento di videoconferenza, e la verifica di funzionalità come la condivisione dello schermo, in modo che i partecipanti virtuali possano seguire la presentazione con facilità e concentrazione.

La preparazione deve includere la revisione dei materiali, per questo è fondamentale che i documenti siano digitalizzati e che ci si avvalga di software collaborativi, che limitino al massimo il caotico e rischioso scambio di email. Le tecnologie dedicate alla gestione delle riunioni permettono di contribuire all'ordine del giorno, fare domande chiarificatrici e collaborare in modo asincrono con gli altri partecipanti già prima che la riunione avvenga. Questo migliora il grado di coinvolgimento dei partecipanti e garantisce che essi mantengano il filo degli argomenti all’ordine del giorno in sede di incontro.

4. Rispettare il tempo delle persone

Il tempo delle persone è importante. E questa è una regola universale che un buon leader dovrebbe sempre tenere presente, garantendo puntualità e precisione. Per questo la riunione dovrebbe iniziare e finire in orario, prevedendo un tempo dedicato per ogni punto in agenda ed evitando digressioni e deragliamenti. Una buona idea è dotarsi di un modello per l'ordine del giorno della riunione, che struttura il processo e aiuta ad assegnare un tempo ad ogni voce in discussione. Si raccomanda inoltre di mettere offline le conversazioni, o di rimandare la discussione a un incontro successivo, quando si rischia di perdersi in discussioni off-topic.

5. Prendere appunti

Anche se sembra scontato, prendere appunti, o redigere verbali in caso di riunioni formali, è un consiglio da non sottovalutare. Una chiara registrazione delle discussioni, delle azioni e dei responsabili dei diversi argomenti permette di mantenere sotto controllo l’iter decisionale. Le note della riunione costituiscono un valido supporto non solo per la produttività individuale, ma anche per il valore creato all’interno dei meeting, traducendolo in processi di riscontro efficaci e in azioni tangibili.

Inoltre: nelle riunioni ibride le note garantiscono che i partecipanti restino sempre aggiornati sui punti di discussione e sullo stato delle decisioni, anche in caso di interruzione della connessione o di scarsa qualità dell'audio.

6. Rendere le riunioni inclusive

La diversità dei punti di vista è uno dei punti di forza di un'organizzazione, ma si realizza solo se tutti possono contribuire in pari misura. Per questo, essere il responsabile di una riunione implica l’abilità di rendere l’incontro inclusivo e aperto alla varietà dei pensieri. I partecipanti più introversi dovrebbero quindi essere coinvolti e invitati a condividere le loro idee senza timori o interruzioni. Il collante di ogni riunione produttiva è infatti la sicurezza psicologica: l'intelligenza emotiva gioca un ruolo chiave , ed è importante saper “leggere la stanza". Se alcune persone sono state particolarmente silenziose, vale la pena chiedere direttamente il loro contributo o la loro opinione, o verificare se hanno qualcosa da aggiungere.

Inclusività nelle riunioni significa anche coinvolgere allo stesso modo coloro che si uniscono attraverso strumenti diversi. Nelle riunioni ibride è importante gestire la riunione in modo tale che l'esperienza sia unificata per tutti. Ad esempio, può essere utile richiedere che chi partecipa da remoto tenga la webcam accesa, o monitorare la sezione dei commenti durante l’incontro per far sì che nessuna voce resti inascoltata.

7. Usare gli strumenti giusti

Le riunioni sono come gli esseri umani: organismi complessi con una serie di input e di output e, in alcuni casi, priorità in conflitto tra le parti interessate. Le riunioni ibride sono ancora più complesse, perché è necessario tenere conto delle diverse esperienze dei partecipanti e facilitare la loro capacità di contribuire. Per questo, un consiglio efficace per le riunioni ibride è quello di semplificare il più possibile il processo, utilizzando la tecnologia per aiutare ad alleggerire gli oneri amministrativi, organizzativi e procedurali che possono sorgere.

Abbracciando il cambiamento, predisponendo processi chiari e utilizzando la giusta tecnologia come un alleato, le vostre riunioni ibride potranno fornire alle persone un'esperienza unificata, indipendentemente da dove si trovino nel mondo.

Il primo passo per non farsi trovare impreparati è analizzare l’attuale qualità delle vostre riunioni, ad esempio compilando un questionario dedicato . E mettere a punto, risultati alla mano, strategie razionali, strutturate e proiettate all’obiettivo.

¹ “ How to identify the Right Postpandemic Work Model ”, BCG, 2021.

² “ Hr trends & salary survey ”, Randstad, 2021.

³ “ What employees are saying about the future of remote work ”, McKinsey&Company, 2021.

⁴ “ The Next Great Disruption is Hybrid Work - Are we Ready? ”, Microsoft, 2021.

Aura Tiralongo

L'autore

Aura Tiralongo ha pluriennale esperienza in scrittura professionale ed è docente all’Università IULM di Milano. In Sherpany ha il ruolo di Content Manager, sviluppando interviste e approfondimenti per il mercato italiano.