Lavoro agile e “time management” come fattori propulsivi della leadership digitale

Le più autorevoli fonti internazionali lo sostengono ormai da anni: il “lavoro agile” segnerà in misura sempre crescente un punto di svolta nella cultura aziendale e nei suoi processi. Il cambiamento si sta attestando a livello globale, come già dimostrato da numerosi approfondimenti condotti da testate specializzate, aziende, multinazionali e istituzioni in Europa e nel mondo.¹ Nonostante alcune aree di incertezza, ci si aspetta che l’Italia riconosca definitivamente gli orizzonti positivi spalancati dall’approccio agile al lavoro, in grado - sono i dati a dirlo - di garantire benefici a tutti i livelli dell’organizzazione d’impresa.

Lo ribadisce una ricerca (2018) dell’Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano: “i benefici economico-sociali potenziali dell’adozione di modelli di lavoro agile sono enormi.² Si può stimare un incremento di produttività del 15% per ogni lavoratore, una riduzione del tasso di assenteismo pari al 20%, risparmi del 30% sui costi di gestione degli spazi fisici per quelle iniziative che portano a un ripensamento degli spazi di lavoro, e un miglioramento dell’equilibrio tra lavoro e vita privata per circa l’80% dei lavoratori. Il modello agile è in costante crescita: il 56% delle grandi imprese e l’8% delle Pubbliche Amministrazioni lo adottano. Gli smart worker in Italia sono già 480.000. Per questo la rivoluzione non va fermata, ma anzi bisogna accelerare e promuovere la diffusione delle iniziative nelle diverse organizzazioni presenti sul territorio”.

A quanto pare non ci sono dubbi. Il lavoro agile si presenta come un sistema di crescita con benefici diffusi, che permette di soddisfare sia le esigenze aziendali in termini di risultati, sia i bisogni dei dipendenti, sia quelli del management e dei leader. Grazie alla metodologia agile e all’utilizzo proficuo delle tecnologie digitali, nuovi stili di leadership si stanno attestando, come il modello della leadership digitale. Un obiettivo che, secondo il Sole 24 ore, si prefigge un’azienda italiana su due. Ammettendo di dover rivedere in ottica agile la propria organizzazione del lavoro (45%), così come lo sviluppo di cultura e di competenze digitali (41%).³

Lavoro agile e leadership digitale: un percorso win-win per tutti i livelli dell’azienda. Leader in testa

Non sempre, tuttavia, e soprattutto nel nostro paese, è chiaro in cosa consista questa “rivoluzione agile” del lavoro e delle relazioni.⁴ E quali siano effettivamente i vantaggi della leadership digitale per manager e dirigenti . Come rispondere a questi dubbi? 

Per capire che cosa sono lavoro agile e leadership digitale, ma soprattutto qual è il loro impatto sulle attività di un leader, è necessario saper sviluppare uno sguardo innovativo sul management tradizionale. L’agilità va intesa come un processo disposto a ripartire dalle criticità di modelli non più funzionali, modificando abitudini e approcci tipici dei vecchi modelli di leadership: routine attestate che si ripetono quasi in automatico, prassi aziendali farraginose, strutture di relazione gerarchiche e basate sul controllo delle persone anziché dei processi. Quella della leadership digitale è una sfida possibile da affrontare prendendo atto dei vantaggi del lavoro “smart”.

Uno scenario in cui il leader deve essere considerato non solo un veicolo del cambiamento, ma anche il primo beneficiario della cultura agile.

I must-have della leadership agile: “persona al centro” e time management

Leader, manager, dirigenti, amministratori delegati sono i grandi protagonisti del modello agile, che implica prima di tutto un cambiamento di mentalità (mindset) e di attitudine al business. L’accento cade su un principio che è una vera e propria stella polare della leadership digitale e agile: “la persona è al centro”. Un presupposto, questo, che permette di sviluppare un approccio radicalmente diverso a molte delle regole e degli automatismi del management tradizionale, caratterizzato da gerarchie e da flussi di informazioni top-down. Il leader tradizionale è spesso costretto a processi di comunicazione lenti, confusi, unilaterali, con meccanismi di feedback difettosi e caotici accavallamenti di informazioni. Ciò che accade, e ogni leader lo sa, è che si perde un’enorme quantità di tempo in attività non produttive ai fini della condivisione di informazione e dell’efficienza del processo decisionale. Il che deve far riflettere: secondo un articolo del Sole 24 Ore, per gli economisti la produttività del lavoro è l’indicatore che meglio rappresenta i problemi del lavoro in Italia.⁵ Produttività e “time management” dovrebbero essere considerati le vere unità di misura della nostra epoca. E invece troppo spesso questo non accade.

Ecco allora il cardine del cambiamento: al centro della scena c’è il problema del tempo e del suo utilizzo. Il tempo investito, il tempo impiegato, ma anche il tempo perso e sprecato in attività im-produttive, che potrebbero essere ripensate e migliorate a vantaggio sia del business, sia del benessere personale del leader, sia dei dipendenti. Studi e articoli dedicati sottolineano come il time management debba essere considerato un fattore centrale della produttività, aprendo la strada a una nuova accezione del concetto di leadership: al lavoro agile si affianca la leadership agile . Un modello organizzativo virtuoso che riconosce il valore di tattiche e strumenti in grado di risparmiare tempo, con ricadute positive sulla produttività, sulla creatività e sulla partecipazione ai processi da parte di tutti i partecipanti. 

Time management: la stella polare del leader agile

Pianificazione, collaborazione, condivisione. Questi punti cardinali segnano la rotta del successo della leadership agile. Il manager in grado di approntare adeguate strategie di ottimizzazione dei processi seguendo queste priorità riceve in cambio la risorsa più importante di cui l’essere umano dispone: il tempo. Tania Thiebach, CFO di Sherpany, sottolinea in un’intervista dedicata come time management e agilità costituiscano la chiave di efficienza ed efficacia.⁶ Il segreto? Seguire specifiche tattiche salvatempo. Quali?

Innanzi tutto le attività del leader devono essere organizzate secondo liste di obiettivi, stabilendo priorità e pianificando uno slot di tempo dedicato a ciascun punto in agenda. La pianificazione agile include il controllo delle strategie di feedback e di condivisione delle informazioni. Offrire puntuali riscontri e chiarimenti a chi li richiede, evitando di rimandarli a un secondo momento, permette di evitare pericolose dimenticanze, sovrapposizioni, affollamenti di argomenti da affrontare nelle situazioni di confronto diretto. Ad esempio nei meeting: croce e delizia di ogni leader.

Proprio quest’attività aziendale così importante e basilare determina l’impatto più drammatico sulla vita professionale (e non solo) dei leader, con clamorose ricadute sulla produttività aziendale. Quello del rapporto fra dirigenti e riunioni aziendali è un argomento particolarmente caldo, se si considera che  circa il 50% dell’impegno individuale dei vertici aziendali è dedicato a incontri e riunioni. Eppure, una significativa percentuale di manager considera i meeting un enorme spreco di tempo. Secondo i dati, un terzo del tempo speso in riunioni è considerato privo di valore, frustrante e demotivante: una percezione a quanto pare diffusa a livello globale.⁷ I numeri sono impressionanti: Forbes riporta che il costo delle riunioni improduttive è di 32 miliardi di Euro l’anno. E questo solo in Europa.⁸

Decidere il tempo da dedicare alle riunioni, stabilendo e rispettando orari di inizio, di svolgimento e di fine dell’incontro, è quindi un fondamentale strumento di leadership. Combattere la cosiddetta “riunionite”, vale a dire la proliferazione incontrollata di riunioni inefficienti, permette di focalizzare il controllo sui processi (e non sulle persone), seguendo un iter razionale ed efficace. Solo questo intervento agile, si stima, porterebbe al leader un risparmio di otto ore settimanali: l’equivalente di una giornata lavorativa standard.

Saper gestire il processo prima, durante e dopo gli impegni, insomma, è tutt’altro che una banalità. In generale usa meglio il tempo chi è più formato, chi ha più capacità di imparare e chi è più incline a mettersi in discussione e a cambiare le proprie abitudini. Chi cioè è in grado di rivedere le routine tradizionali nell’ottica di un time management efficace, motivante e proficuo. Lo sottolinea anche Alessandro Profumo, attuale Amministratore Delegato del Gruppo Leonardo: un timing efficiente si traduce in “saper fare le cose giuste al momento giusto”, e questo non permette improvvisazioni.⁹ Tale forma di disciplina permette ai leader di liberare tempo per poter pensare: un’attività che non dovrebbe mai passare in secondo piano. Su questa linea, nella road map del leader agile “il tempo dedicato alle riunioni deve essere considerato fra le assolute priorità quando si parla di pianificazione”.

Le tecnologie digitali come acceleratore di agilità

Alcuni centri specializzati nello studio e nell’applicazione del lavoro agile confermano che “metodi tradizionali di leadership nell'ambiente di lavoro odierno risultano obsoleti e inefficaci, specie in rapporto all’utilizzo delle tecnologie digitali.¹⁰ Con la rivoluzione digitale il business è cambiato; ma le persone che mettono in atto i principi e le pratiche di business spesso dimostrano resistenze. La conseguenza è che i leader e le organizzazioni che stentano ad evolversi rimangono indietro”.

Il ruolo delle tecnologie digitali e l’utilizzo produttivo del loro potenziale è in effetti il vero cuore dell’approccio agile. Per mettere in pratica i pilastri del successo e riprendere il timone del tempo che sfugge i leader dovrebbero infatti poter accedere ai vantaggi di software dedicati all’ottimizzazione dei processi: anche e soprattutto per quanto riguarda le derive relative ai meeting inefficaci e allo spreco di tempo reale e percepito. Un suggerimento autorevole in questo senso arriva ancora una volta dal Politecnico di Milano e dall’Osservatorio Hr Innovation Practice: secondo le ricerche, l’85% delle aziende che punta su modelli innovativi di organizzazione dei processi sfruttando la “digital transformation” riscontra un aumento del 31% del grado di coinvolgimento di collaboratori e dipendenti.¹¹ Cosa che incide positivamente sui modelli di organizzazione del lavoro. 

In quanto ad agilità dei modelli organizzativi e di leadership, specie per quanto riguarda la digital transformation, l’Italia dimostra una doppia marcia inserita: è ancora il Politecnico di Milano a sottolineare che se da una parte le aziende nostrane riconoscono all’innovazione agile un ruolo centrale per lo sviluppo del business, dichiarando in percentuali massive (quasi il 90%) la necessità di intraprendere una strategia in questo senso, dall’altra la visione imprenditoriale manifesta degli stalli rispetto allo scenario internazionale: il 39% delle aziende dichiara l’assenza di competenze richieste dall’uso delle tecnologie digitali, mentre il 33% ammette la mancanza di una flessibilità cognitiva necessaria a gestire il cambiamento. La cultura organizzativa burocratica continua a prevalere nel 39% dei casi, contro il 32% della media internazionale: e questo ostacola la creazione di una struttura organizzativa più funzionale.

Ai leader italiani è quindi richiesto un “allenamento” alla leadership agile che parta dalla consapevolezza dei benefici di questo approccio. Perché, come emerge dallo scenario internazionale, manager e consigli di amministrazione hanno un ruolo nel promuovere e sollecitare la gestione del cambiamento. Soprattutto quando il cambiamento restituisce valore alla risorsa preziosa per eccellenza: il nostro tempo.

¹ 'Agile at Scale', by D.K. Rigby, J. Sutherland, A. Noble, hbr.org, 2018.

² 'Smart Working: continua la crescita tra le grandi aziende', osservatori.net, 2018.

³ 'Organizzazione agile o tradizionale? La prima triplica i lavoratori coinvolti', C. Casadei, ilsole24ore.com, 2019.

⁴ 'Lavoro Agile: una rivoluzione nel lavoro e nelle relazioni', hbritalia.it, 2019.

⁵ 'Produttività e time management, le vere unità di misura del nostro tempo', L. Cavalieri, ilsole24ore.com, 2018.

⁶ 'One-on-one with CFO Tania Thiebach: why is time an important asset?', sherpany.com, 2019.

⁷ 'The economic impact of bad meetings', E. Pidgeons, ideas.ted.com, 2014.

⁸ 'Le riunioni sono un investimento: ecco come renderlo più redditizio', Forbes.it, 2018.

⁹ 'Il tempo del Leader', A. Profumo, leadersinaction.knowita.it.

¹⁰ 'What is true agile leadership?', centreforagileleadership.com.

¹¹ 'L’impresa “agile” triplica l’engagement dei dipendenti', corrierecomunicazioni.it, 2019.

Aura Tiralongo

L'autore

Aura Tiralongo ha pluriennale esperienza in scrittura professionale ed è docente all’Università IULM di Milano. In Sherpany ha il ruolo di Content Manager, sviluppando interviste e approfondimenti per il mercato italiano.