Rispetto al passato, i consigli di amministrazione di oggi lavorano a un ritmo ancora più sostenuto, tenendo sotto controllo una mole enorme di problemi. In questo mondo instabile, che richiede la continua ricerca di soluzioni innovative, le aspettative dei membri del consiglio non smettono mai di crescere. I moderni cda devono ricoprire un ruolo attivo nella supervisione della strategia aziendale e della gestione del rischio, tenendo presente il cambiamento tecnologico, i conflitti d'affari, le pressioni normative e altre tendenze emergenti come la sostenibilità, il cambiamento climatico, l'ambiente geopolitico. E non solo.

Dato il crescente carico di lavoro dei consigli di amministrazione, è essenziale che essi siano messi in grado di operare in modo efficiente. La dematerializzazione dei processi di governance del consiglio e di gestione delle riunioni, e dunque l’utilizzo del formato digitale al posto del cartaceo, è diventato un passaggio irrimandabile. In questo quadro, saper garantire un’efficace digitalizzazione attraverso un portale dedicato al consiglio è ormai un passo irrimandabile per la salute delle organizzazioni. Una soluzione dedicata alla gestione delle riunioni apre infatti a moltissime opportunità, sia per i consigli che per i direttori esecutivi.

Questa guida vuole illustrare:

• quali sono le sfide per i consigli moderni;
• perché la dematerializzazione del consiglio è un processo ormai irrimandabile;
• perché la digitalizzazione del consiglio è il prossimo passo cruciale per una buona governance;
• cos'è un board portal e quali sono i suoi vantaggi;
• quali sono i vantaggi specifici dell'uso di un board portal per i singoli membri del consiglio.

L'importanza della digitalizzazione del CDA

 Il mondo VUCA: una costante sfida per le aziende

Nel mondo di oggi, caratterizzato da una forte instabilità e dalla costante richiesta di soluzioni innovative, il consiglio di amministrazione di un'azienda è sottoposto a una pressione continua per migliorare la sua efficacia e per poter supervisionare un'ampia varietà di questioni.

Oggi i consigli di amministrazione e le loro organizzazioni affrontano molteplici sfide, tra cui: 

• cambiamento dell'ambiente geopolitico;
• maggiore attenzione alle questioni ambientali, sociali e di governance (ESG);
• digitalizzazione e nuove tendenze tecnologiche;
• sicurezza informatica;
• nuove regole di governance e mission aziendale.²

Queste priorità sono diventate ancor più stringenti a causa della pandemia, della crisi geopolitica e degli sconvolgimenti economici e sociali in corso. In questo contesto, segnato dall’esigenza di rimettere le aziende sul binario della crescita, il contributo del consiglio di amministrazione è cruciale.

Anche se i membri del board più adattivi riferiscono di concentrarsi con più energia su aree che promuovono la resilienza della loro organizzazione, è evidente che tutti i temi citati costituiscono delle criticità per il successo di tutte le aziende. E che dovrebbero quindi essere affrontati efficacemente da tutti i consigli di amministrazione. In questo momento, in cui le aziende e le economie iniziano a riprendersi dalla crisi del COVID-19, i consigli di amministrazione sono chiamati a un serio impegno su questi argomenti, sostenendo i loro team di gestione e assicurando che le loro organizzazioni rimangano resilienti e competitive durante e dopo la pandemia.

Per raggiungere questo obiettivo, è essenziale mettere in atto processi di governance robusti ed efficaci, che non si limitino alla semplice eliminazione della carta, ma che sposino maturi processi di digitalizzazione. Questi aiuteranno a far fronte ai nuovi modelli di lavoro ibrido e renderanno i membri del consiglio più efficienti e flessibili, assicurando allo stesso tempo la sicurezza delle informazioni e la conformità dei processi .

In questo senso, è necessaria una metodologia che garantisca una collaborazione efficace tra i membri e una gestione efficiente delle riunioni del consiglio .

Dematerializzare la sala riunioni è un’esigenza irrimandabile

Nell’ultimo decennio molte aziende hanno sposato la digitalizzazione per rendere le operazioni di business più flessibili e competitive, ma raramente l’impulso di tali iniziative è avvenuto a partire dalla sede direttiva. Le formalità associate alle attività del consiglio e gli stretti legami con gli uffici legali hanno spesso perpetuato un approccio tradizionale.

Recentemente, eventi esogeni come la pandemia hanno cambiato radicalmente il modo in cui i consigli di amministrazione lavorano e interagiscono, conducendo a una dematerializzazione del consiglio rapida e urgente, ma non sempre ben pianificata. In un momento così critico, in cui un processo decisionale rapido e informato si mostrava urgente ed essenziale, i direttori si sono visti costretti ad adottare alternative digitali ai processi usuali. Le riunioni del consiglio sono così diventate virtuali, aumentando di numero per soddisfare le crescenti richieste.

Dematerializzazione non significa digitalizzazione

A causa della corsa al telelavoro sviluppatasi durante la pandemia, la stragrande maggioranza delle aziende si è vista costretta a dematerializzare i propri consigli. Senz’altro, gli ultimi due anni ci hanno insegnato molto. La maggior parte delle riunioni del consiglio può ora essere tenuta da remoto o in modalità ibrida.

I documenti del consiglio possono essere digitalizzati in formato PDF e inviati via e-mail, il che incoraggia una gestione documentale più efficiente e sostenibile rispetto ai vecchi formati cartacei dei materiali. La collaborazione tra i membri del consiglio può avvenire online, grazie a strumenti dedicati alla condivisione. Insomma: le aziende e la loro governance hanno preso confidenza con diversi metodi e strumenti per adattarsi ai nuovi processi di lavoro.

La dematerializzazione del consiglio è senz’altro un primo passo verso un orizzonte ormai prossimo. Tuttavia, “dematerializzare” non equivale a “digitalizzare”, e alcune criticità dovrebbero essere messe a fuoco.

Qualche indicazione:

• la moltiplicazione degli strumenti porta a organizzare il lavoro in compartimenti stagni, esponendo al rischio di perdita di informazioni; 
• preparare e annotare i documenti PDF prima di una riunione del consiglio richiede molto lavoro da parte del segretario generale e dei membri del consiglio;
• per il segretario generale, raccogliere le informazioni aggiornate, e distribuirle in tempo a tutti i membri del consiglio, può diventare un vero caos, specie se non si è dotati di uno strumento centralizzato preposto a questo compito;
• lo stesso vale anche per il presidente e gli altri membri del consiglio, per quanto riguarda la preparazione dell' ordine del giorno e la raccolta/validazione degli argomenti; 
• spesso le modifiche dell'ultimo minuto e gli aggiornamenti portano a una mancanza di chiarezza e inficiano la preparazione generale, il che può influenzare la qualità della riunione e il processo decisionale;
• quando la comunicazione tra gli amministratori non è centralizzata, e si affida alle mail, alla messaggistica istantanea e al telefono, la trasmissione delle informazioni è soggetta a dispersioni e ambiguità. Solo una soluzione centralizzata permette di collaborare efficacemente in modo asincrono, non perdendo informazioni e consentendo una preparazione efficace delle riunioni di consiglio. Ottimizzando di conseguenza il processo decisionale.

Dematerializzare senza una matura consapevolezza dei processi di digitalizzazione espone inoltre i consigli di amministrazione e le loro aziende a pericolosissime violazioni sul piano della sicurezza . Gli attacchi informatici alle aziende sono ormai quotidiani, e le fughe di dati producono di solito un effetto domino: i prezzi delle azioni crollano, la reputazione del marchio viene danneggiata, la credibilità del consiglio di amministrazione e del management è messa in discussione, configurando il rischio di cause legali.

Per non parlare delle conseguenze finanziarie. Se consideriamo l'esperienza di alcune delle più grandi aziende colpite negli ultimi anni, come Target (2013), Sony (2014), Yahoo (2016), Equifax (2017), Maersk (2017), Marriott (2018), Capital One (2019), vediamo che questi attacchi sono costati tra i 200 e i 400 milioni di dollari ciascuno, e nella maggioranza dei casi i membri della direzione sono stati licenziati.³

Non solo: per le PMI, questo tipo di situazione può perfino portare alla bancarotta. Ne consegue che, a prescindere dal segmento industriale o dalle dimensioni dell’organizzazione, la sopravvivenza a lungo termine di un'azienda è strettamente connessa ad una seria gestione del rischio informatico. Dato che i consigli di amministrazione sono chiamati a gestire le questioni più delicate dell'organizzazione, il problema della sicurezza deve essere considerato una priorità, e le soluzioni tecnologiche utilizzate per collaborare devono essere attentamente valutate. 

Su questo punto, tutti concorderanno sul fatto che le soluzioni basate sul cloud, le e-mail, le telefonate, le lettere postali, le chat, non sono affidabili. Solo una soluzione centralizzata, sicura e dedicata al consiglio permette di affrontare e gestire le sempre più sofisticate minacce informatiche.

Come è chiaro, le caratteristiche della moderna sala riunioni meritano un’attenzione dedicata. Ecco perchè solo una sala riunioni che sia davvero digitale può essere considerata una soluzione sostenibile per affrontare il mondo moderno in modo sicuro ed efficace.

La digitalizzazione del consiglio di amministrazione: un passo fondamentale per una governance efficace e sostenibile

Il mondo VUCA non smette mai di sorprenderci, come dimostrato dall'attuale situazione geopolitica.

I membri del consiglio devono affrontare sfide, domande critiche e la cosiddetta “nuova normalità” dei modelli di lavoro ibrido. Per affrontare tutti questi aspetti, l'unica soluzione sostenibile è digitale , centralizzata e copre tutte le esigenze dei consigli di amministrazione. Vale a dire:

• L'organizzazione, la preparazione e l'esecuzione delle riunioni del consiglio;
• L’efficace collaborazione asincrona tra i membri del consiglio;
• Il processo decisionale e il follow-up dei compiti e delle azioni;
• Un ambiente di lavoro flessibile, sicuro e conforme;
• Una gestione efficiente dei documenti (ordini del giorno, verbali, annotazioni sui documenti di riferimento, ecc.)

Ecco perché, oggi, l'introduzione di un board portal è una necessità prioritaria se si vuole mettere in sicurezza e sostenere la governance del futuro. Una soluzione dedicata alla gestione delle riunioni di consiglio come Sherpany soddisfa tutti questi requisiti. La nostra soluzione di gestione delle riunioni è progettata per i consigli di amministrazione e i dirigenti, tenendo conto dei loro vincoli. Sherpany fornisce una metodologia strutturata in una soluzione centralizzata, sicura e conforme. 

Nella sezione che segue, spieghiamo in dettaglio cos'è un board portal e come questo strumento può supportare senza falle la digitalizzazione del consiglio.  

Cos'è un board portal?

Negli anni '90, quando Internet muoveva i primi passi, i direttori più lungimiranti iniziarono a chiedersi come ottimizzare i loro processi di consiglio, anche se la tecnologia si mostrava ancora limitata. Tuttavia, il primo portale di e-board è stato ufficialmente introdotto sul mercato solo alla fine del secolo scorso. Ad oggi, nessun direttore, segretario d'azienda o presidente ignora l’importanza di questo strumento, data l'evidenza dei processi di dematerializzazione del consiglio. Eppure molte persone pensano di potersi accontentare di soluzioni digitali non appropriate, come documenti scannerizzati, strumenti di collaborazione generici, strumenti di riunione online e posta elettronica.

Come abbiamo già visto, l'utilizzo di una varietà di soluzioni digitali all'interno del consiglio non equivale a una matura e sicura digitalizzazione del consiglio, e non garantisce di renderlo davvero efficace e in grado di far fronte alle esigenze odierne. È alla luce di questa evidenza, che entra in gioco l’importanza del board portal.

Un board portal (o portale di consiglio) è uno strumento digitale che facilita la collaborazione tra i membri del consiglio in modo efficiente e sicuro, rispettando gli standard normativi.

Un board portal ottimizza ogni riunione di consiglio fornendo un supporto tecnologico dedicato a tutti i processi di riunione - nella preparazione, durante gli incontri e nella successiva fase di follow-up. Il che aumenta il rendimento complessivo e migliora il processo decisionale, rendendo la governance e le attività di business più efficenti.

Il board portal è uno strumento indispensabile e completo che, digitalizzando il consiglio, lo rafforza. Permette di centralizzare in un unico strumento, conforme e sicuro, tutti i processi connessi alle attività di consiglio:

• gestione digitale e sicura dei documenti;
• collaborazione asincrona flessibile e trasparente tra i membri;
• voto online (circolari e risoluzioni digitali);
• preparazione degli ordini del giorno delle riunioni e stesura dei verbali delle riunioni in conformità alle norme ;
• organizzazione delle riunioni (preparazione, svolgimento della riunione e follow-up);
• migliore processo decisionale e follow-up dei compiti e delle azioni nel tempo.

Un portale del consiglio di amministrazione fa risparmiare tempo ai membri del consiglio, siano essi amministratori, presidenti o segretari. Gestendo tutti i processi in modo trasparente, centralizzato e flessibile, i membri possono concentrarsi su ciò che conta di più: collaborare e prendere decisioni cruciali per il futuro dell'organizzazione.

Per qualsiasi azienda, l’introduzione di un board portal appropriato facilita la comunicazione, migliora il processo decisionale e la governance dei membri del consiglio, oltre a fornire un vantaggio competitivo. Come abbiamo visto, al giorno d’oggi la digitalizzazione del consiglio attraverso un board portal è diventata una necessità.

Nella sezione seguente è possibile scaricare una guida che spiega in modo approfondito quali sono i vantaggi di un board portal. Evidenzieremo anche i benefici a seconda dei diversi ruoli all'interno del consiglio (presidente, segretario generale, direttore) in modo che possiate valutare al meglio il vantaggio in termini di efficienza per le attività quotidiane del vostro consiglio.

I benefici di un board portal

Nella guida che segue, andiamo a spiegare come un portale per il consiglio di amministrazione può rendere la vostra governance di maggior successo ora e in futuro, conferendole maggiore flessibilità ed efficienza. Risponderemo alle seguenti domande:

• Quali sono i vantaggi dell'uso di un board portal?
• Quali sono i vantaggi specifici dell'uso di un board portal per i singoli membri?

¹ “ The postpandemic board agenda: Redefining corporate resilience ”, McKinsey & Company, 2021.

² “ Five Challenges Facing Today’s Board Chair: Insights from FTSE Chairs ”, Alice Breeden & Will Moynahan, Heidrick & Struggles.

³ “ Pourquoi et comment le conseil d’administration doit-il se préoccuper de la cyber-sécurité ”, Bilan, 2020.

Aurélie Toro

L'autore

Aurélie dedica la sua esperienza nella creazione di contenuti e nel marketing digitale all'aiuto dei leader francofoni e alle loro prassi quotidiane. Sempre alla ricerca di cose che abbiano senso per la società e appassionata di ricerca, scrittura e condivisione di informazioni, fa del suo meglio per offrire una visione aggiornata ai leader interessati ai temi dell'agilità, della gestione delle riunioni e della trasformazione digitale.