Guida al verbale di riunione: quando, perché e come scrivere un verbale
La verbalizzazione delle riunioni è un compito fondamentale. Eppure in molte aziende la stesura del verbale risulta frustrante. Perchè? Questa guida vi aiuta a capire quando, perché e come stilare al meglio un verbale di riunione.
I verbali delle riunioni sono documenti di grande importanza. Essi forniscono un resoconto delle decisioni, delle discussioni e, soprattutto, dei risultati di una riunione, rappresentando un veicolo per trasformare le discussioni in azioni concrete.
Eppure la stesura del verbale di riunione risulta essere frustrante e problematica per molte organizzazioni di tutto il mondo, impegnate a gestire quelle attività importantissime che tutti ben conosciamo: i meeting aziendali . Tuttavia, questa difficoltà può essere superata. Seguendo semplici linee guida, utilizzando un modello appropriato e condividendo buone pratiche all’interno della vostra organizzazione, la stesura del verbale può diventare un processo semplice ed efficace.
In cosa consiste il verbale di riunione?
Partiamo dalle basi: che cos’è il verbale di riunione? Il verbale di riunione è un registro scritto e ufficiale delle discussioni, delle decisioni e delle azioni risultanti di una riunione formale. Tale documento consente ai partecipanti di ricordare il contenuto della riunione e di trasformarlo in azioni significative. Tipicamente, viene redatto da un segretario o da un responsabile incaricato.
Il verbale di riunione, e in particolare quello del comitato esecutivo e del consiglio di amministrazione, è anche riconosciuto dai tribunali e dai revisori dei conti come un documento legale. In molti casi, se a una società è richiesto di presentarsi in tribunale, il verbale di riunione costituisce una fonte. Ciò significa che se una decisione presa non è stata registrata all’interno del verbale di riunione, in sede di processo quella decisione non è mai esistita.
Quando redigere il verbale di riunione?
Il momento della stesura di un verbale di riunione può variare a seconda di una serie di fattori, tra cui:
- Il tipo di riunione
- La giurisdizione in cui si svolge la riunione
- Il settore in cui opera l’organizzazione
- La costituzione individuale dell'organizzazione
Di conseguenza, prima che si svolga il meeting è importante che tutte le parti coinvolte comprendano il senso della riunione, il ruolo di ciascun membro e i rispettivi doveri legali.
L’Istituto per la Governance (ICSA) definisce le riunioni del Consiglio come "la più alta forma di decisione interna di un'organizzazione".1 Sulla base di questa definizione, il verbale di riunione è considerato un vero e proprio rapporto di ciò che accade nel corso degli incontri.
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Perchè il verbale di riunione aiuta a migliorare la produttività delle riunioni
La redazione del verbale di riunione risponde anche ad altre importanti funzioni: il fatto che qualcuno registri il verbale di riunione va a beneficio della qualità del processo, assicurando che le azioni e i relativi compiti abbiano chiare responsabilità. I verbali svolgono quindi un ruolo cruciale a livello di qualità degli iter decisionali, e sapere come scrivere un verbale contribuisce a contrastare il rischio di riunioni inefficienti.
L'archiviazione del verbale di riunione aiuta infatti a mantenere il programma dell’ordine del giorno, registrando i progressi compiuti. Incentiva la partecipazione attiva, poiché i partecipanti all’incontro si rendono conto che ciò che viene discusso è effettivamente importante e merita di essere menzionato.
I verbali delle riunioni aiutano a garantire buone azioni di follow-up
Il verbale della riunione aiuta inoltre i partecipanti a concludere ogni punto all'ordine del giorno definendo e assegnando punti di azione chiari.
Come definire e assegnare azioni chiare:
| Cosa? | Definire un'azione specifica. |
| Chi? | Assegnare una persona che se ne assuma la responsabilità. |
| Quando? | Definire il momento in cui l'azione deve essere eseguita. |
Queste domande-guida aumentano la probabilità che gli accordi presi nel corso delle riunioni siano attuati secondo le tempistiche stabilite e con successo. I verbali e i punti di azione sono quindi lo strumento più importante per garantire il follow-up e la preparazione della riunione successiva.
Come scrivere un verbale di riunione? La nostra guida
Quali sono allora gli elementi da prendere in considerazione per quanto riguarda lo stile e il formato del verbale di riunione? Chi si occupa di approvare il verbale di riunione dopo la sua stesura? Come vengono pubblicati i verbali, e chi vi ha accesso in seguito?
Scaricate la nostra guida gratuita per avere una panoramica su come scrivere un verbale di riunione. Avrete anche accesso a una checklist del verbale di riunione.
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1 “The Practice of Minuting Meetings”, ICSA The Chartered Governance Institute, 2016.
