Perchè investire in uno strumento per gestire le riunioni è così importante?
Questo articolo presenta i motivi per cui i leader dovrebbero investire nella gestione delle riunioni, fornendo una rassegna semplice e razionale dei vantaggi. Vi aiuterà a decidere se Sherpany è la soluzione giusta per voi.
Il mondo del Software as a Service (SaaS) è esploso nell'ultimo decennio. Cinque anni fa, infatti, le aziende utilizzavano in media 16 applicazioni cloud, mentre attualmente il numero è salito a 110.1 Molte realtà si affidano a più software per compiti diversi, quando invece sarebbe più sensato consolidare gli strumenti davvero dedicati alle specifiche funzioni e affidarsi a un numero minore di soluzioni, valutandone l’efficiente integrazione.
Senz’altro, per un’azienda investire in un software è una decisione importante. Ogni cambiamento organizzativo determina un impegno, e l’adozione di qualsiasi strumento innovativo all'interno dell'azienda rappresenta un costo: sia umano che economico.
Fortunatamente, quando si scelgono gli strumenti giusti i vantaggi superano di gran lunga gli oneri. Ad esempio, l'efficienza che si ottiene - attraverso Sherpany - sfruttando appieno il potenziale delle riunioni rappresenta un valore enorme per l'organizzazione, la cui portata potrebbe sorprendervi.
Questo articolo presenta i motivi per cui i leader dovrebbero investire in Sherpany, offrendo una spiegazione razionale dei vantaggi. Il tutto per aiutarvi a decidere se questa soluzione fa al caso vostro.
Che cos’è Sherpany?
Pioniera nel trattare la gestione delle riunioni come disciplina specifica all’interno del contesto aziendale, Sherpany è una soluzione espressamente dedicata a gestire le riunioni in modo efficace.
Lo strumento supporta tutte le fasi relative agli incontri, aiutando le organizzazioni a gestire, end-to-end, l'intero processo: dalla creazione dell' ordine del giorno , alla distribuzione dei verbali di riunione , alla raccolta dei feedback . L’approccio è centralizzato, snello e tagliato sulle esigenze delle riunioni formali. Il che costituisce un aspetto rivoluzionario, se si considera che per lungo tempo le riunioni hanno rappresentato il punto debole dei leader. Secondo il Prof. Steven G. Rogelberg, una delle voci più autorevoli nel campo della scienza delle riunioni, "nonostante l’attuale enorme numero di riunioni, il 75% degli intervistati non ha ricevuto alcuna formazione su come condurle o parteciparvi".2 Un dato degno di nota.
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Quali sono i benefici nell’uso di Sherpany?
Analizziamo i vantaggi di Sherpany in tre aree chiave:
1. Vantaggi economici
Le riunioni rappresentano un enorme investimento di tempo e quindi di denaro. Solo negli Stati Uniti, ben 399 miliardi di dollari vengono dispersi per riunioni improduttive.3 Coinvolgere negli incontri persone che non hanno bisogno di partecipare alle riunioni non solo incide negativamente sulla loro motivazione, ma rappresenta anche un costo obiettivo e un dispendio di risorse salariali. Le riunioni che non raggiungono i loro obiettivi - o che addirittura non hanno un obiettivo - sprecano risorse preziose, che potrebbero essere impiegate per ottenere risultati reali e generare ROI. Inoltre: un’altra consistente perdita di tempo è rappresentata dalle riunioni (o le discussioni all'interno delle riunioni) che si protraggono troppo a lungo, o che deviano dal tema all’ordine del giorno.
Sherpany vanta un'esperienza decennale e un aggiornamento costante sulle principali ricerche nel campo della “meeting science”, prendendo in carico aspetti che favoriscono sia l'efficienza che i comportamenti virtuosi. La nostra soluzione affronta queste sfide in diversi modi, garantendo che:
- Le riunioni abbiano uno scopo chiaro e condiviso con tutti i partecipanti;
- In ogni riunione i partecipanti abbiano ruoli e responsabilità chiari;
- Le riunioni siano suddivise in punti dell'ordine del giorno distinti, ciascuno dei quali deve indicare l’obiettivo di ciascun membro, il responsabile e un tempo assegnato;
- Le riunioni siano orientate al risultato, affinchè le discussioni rimangano focalizzate sugli obiettivi;
- le riunioni si avvalgano di una partecipazione dinamica, in modo che i singoli individui partecipino solo ai punti dell'ordine del giorno per i quali è richiesta la loro competenza e il loro contributo;
- Il feedback delle riunioni sia integrato nel processo complessivo, aiutando il miglioramento continuo delle riunioni sulla base dell'esperienza dei team.
In questo modo, Sherpany riduce i costi legati alle riunioni che non utilizzano razionalmente il tempo a disposizione, causando sprechi considerevoli. Lo strumento permette di coinvolgere persone davvero necessarie in discussioni mirate, con risultati chiari e tangibili, permettendo loro di perseguire gli obiettivi organizzativi. Sacha Gerber, CFO di Calida Group , spiega come Sherpany riesce a ottenere questo risultato, affermando che "lo scambio costante con gli altri membri durante la preparazione delle riunioni è molto importante, in quanto garantisce che tutti siano a conoscenza delle questioni in discussione. Questo allineamento crea spazio per discussioni approfondite nel corso della riunione".
L’utilizzo di Sherpany per gestire le riunioni conduce inoltre ai vantaggi economici relativi a una maggiore rapidità ed efficacia del processo decisionale. A confermare questo aspetto è il Prof. Hanns-Peter Knaebel, ex CEO del Gruppo Rochling: "[con Sherpany] le decisioni possono essere prese molto più rapidamente e non devono essere rimandate per la mancanza di accesso alle informazioni".
Per questo, rivalutando i processi di riunione e adottando una posizione di orientamento al risultato, le riunioni possono diventare volani di efficacia ed efficienza, consentendo una risposta rapida alle diverse situazioni esterne.
Infine. La facilità d'uso di Sherpany consente di adottare lo strumento rapidamente, abbattendo gli usuali i costi - spesso significativi - dell’implementazione di un nuovo strumento SaaS. Rainer Baumann, COO di Migros in Svizzera, ha dichiarato a questo proposito: "Per me, che sono un nativo digitale, [Sherpany] è quasi troppo facile [da usare]".
2. Vantaggi in termini di sicurezza e conformità
La sicurezza rappresenta una crescente preoccupazione per le aziende di tutto il mondo. Con l'evoluzione della tecnologia, i dati sono globalmente diventati il bene più prezioso, e la necessità di proteggere le informazioni è sentita ora più che mai. Secondo le previsioni, il mercato globale della sicurezza informatica supererà probabilmente i 200 miliardi di dollari all'anno entro la fine del 2022.4
A causa della loro natura eminentemente sociale, le riunioni sono per definzione esposte a molti aspetti "umani" della vita aziendale. Dal punto di vista della sicurezza, questo si traduce in un rischio: il 95% delle violazioni della sicurezza informatica è non a caso dato da errori umani. Inoltre, le riunioni formali manovrano spesso informazioni sensibili - come, ad esempio, le previsioni finanziarie nelle riunioni del Consiglio di Amministrazione. Va da sè che se tali informazioni dovessero cadere nelle mani sbagliate, gli effetti sarebbero catastrofici.
Per quanto riguarda la sicurezza e l'integrità delle informazioni implicate nel processo di riunione, Sherpany ha un ruolo analogo a quello di un caveau bancario. Il sistema offre un archivio centralizzato con crittografia end-to-end per l'archiviazione delle informazioni, garantendo una configurazione geo-ridondante e server indipendenti con sede in Svizzera. In questo mondo, Sherpany elimina il rischio di errori umani molto comuni, che aprono brecce a pericolose intrusioni informatiche.5 Affidandosi a Sherpany per gestire l'intero processo di riunione, le organizzazioni non devono più affidarsi a mezzi rischiosi per condividere le informazioni e documenti, come ad esempio la posta elettronica. Proprio questi mezzi “abitudinari” rappresentano un vulnus in fatto di sicurezza dei dati.
Sherpany vanta inoltre una lunga lista di certificazioni che rispettano i più alti standard del settore , rassicurando i leader sulla sicurezza dei loro beni più preziosi. Grazie ai nostri regolari audit di sicurezza indipendenti e ai test di penetrazione a cui ci sottoponiamo, facciamo in modo che i livelli di protezione siano costantemente valutati e aggiornati.
3. Vantaggi culturali
Non è un segreto che le cattive riunioni creino dinamiche tossiche difficili da superare, erodendo la produttività, l'innovazione e il benessere dei dipendenti. Per questo, attraverso il miglioramento dell’efficacia e dell’efficienza delle riunioni Sherpany contribuisce a preservare la cultura della vostra organizzazione. E soprattutto in un momento come quello attuale, di massiva diffusione delle modalità di lavoro ibride.
Secondo il nostro CEO, Tobias Häckermann, nella cosiddetta "nuova normalità", le riunioni rappresentano "il luogo in cui la cultura aziendale vive, cresce o muore". La nostra soluzione è stata progettata proprio con questo obiettivo: Sherpany intende sostenere i comportamenti virtuosi che rendono le riunioni efficienti. Il che significa ridurre, o addirittura eliminare, gli aspetti che ostacolano la produttività e influiscono negativamente sulla cultura delle riunioni.
Sherpany consente inoltre di avere un riscontro sulla qualità degli incontri, inserendo il feedback come fase fondamentale del processo di riunione. In questo modo, i dipendenti saranno in grado di fornire un resoconto onesto e anonimo per ogni occasione di incontro. Il che è fondamentale per monitoriare i risultati che la vostra azienda è in grado di raggiungere grazie a meeting più o meno efficienti. Si tratta di uno strumento particolarmente efficace, perché una tempestiva azione correttiva può costituire un fattore decisivo per preservare la cultura delle riunioni.
Non rimandate: investite nelle riunioni il prima possibile
Le riunioni sono una fondamentale componente della salute e del successo aziendale, e sono state trascurate per troppo tempo. Adottare Sherpany per gestire le riunioni rappresenta senza dubbio un investimento per il futuro della vostra organizzazione, e una porta d'accesso a un bacino di potenziali opportunità.
Pertanto, agendo con tempismo e adottando una soluzione di gestione delle riunioni nata espressamente a questo scopo, potrete sbloccare il pieno potenziale delle vostre riunioni, e ottenere una miriade di vantaggi di ampia portata per la vostra organizzazione.
Alla luce di tutto questo, la vostra domanda non dovrebbe essere "Dovrei investire in Sherpany?", ma anzi "Perché non l'ho ancora fatto?".
1 'Average number of software as a service (SaaS) applications used by organizations worldwide from 2015 to 2021', L. S. Vailshery, Statista, 2022.
2 'Why Your Meetings Stink – and What to Do About It', Steven G. Rogelberg, HBR, 2019.
3'The state of meetings report: Consequences of poorly organised meetings', Doodle, 2019.
4 'Cyber Security Market Size, Share & Trends Analysis Report', Grandview Research, 2022.
5 '134 Cybersecurity Statistics and Trends for 2021', R. Sobers, Varonis, 2021.
