Modello verbale di riunione: come garantire riunioni di valore

Le riunioni sono al contempo una fonte di opportunità e di frustrazione per i leader di tutto il mondo. Un studio della Forrester Consulting commissionato da Sherpany rileva che il 37% dei leader ammette di non avere una visione chiara delle decisioni e delle scadenze passate. Inoltre, il 21% del campione afferma di non disporre di un piano per dare seguito alle decisioni. I verbali giocano un ruolo enorme in questo processo, non a caso il 15% dei leader intervistati riconosce la mancanza di verbali concisi come uno dei principali ostacoli alla produttività dopo le riunioni.
 
Se adottiamo una visione olistica, tutto questo ha senso: i verbali servono a diversi scopi, dal fornire un tracciamento chiaro e verificabile delle vostre discussioni per scopi legali, al responsabilizzare i partecipanti sulle azioni concordate nel corso dell’incontro. Per questo questo, sapere come scrivere un verbale di riunione è fondamentale per il successo organizzativo.
 
I verbali costituiscono una chiave per assicurarsi che le riunioni apportino valore ai processi aziendali. Garantiscono che le discussioni siano adeguatamente registrate, stimolando il buon esito degli iter decisionali. Un modello di verbale di riunione quindi, è essenziale per apportare coerenza al processo di verbalizzazione della vostra organizzazione. Aiuta a “fissare” questo valore e a garantire uniformità nelle azioni dei vostri team. 
 
Per questo motivo, abbiamo sviluppato un “modello verbale di riunione” strutturato, che corrisponde al nostro modello di ordine del giorno , per garantire che le vostre riunioni apportino valore.  

In questo articolo andiamo a spiegare l'importanza di sapere come scrivere un verbale di riunione efficace, condividendo con voi un modello di verbale di riunione da utilizzare gratuitamente.

Che cos’è un modello del verbale di riunione?

Un  modello del verbale di riunione , anche conosciuto come “meeting minutes template”, è un documento che registra le discussioni, le azioni e i voti di una riunione formale. Rappresenta un requisito legale in molte industrie regolamentate, e per questo motivo deve essere conservato in modo ordinato e verificabile. 
 
Registrando i verbali, non solo si tiene traccia di ciò che è stato concordato, ma si delinea anche con chiarezza quali azioni devono essere intraprese. Inoltre, dal verbale emerge chi sarà responsabile della realizzazione delle diverse azioni, e quando queste saranno portate a termine. In questo senso, potersi riferire a un modello di verbale di riunione è parte integrante anche dell’efficienza della fase post-riunione.
 
Avere a disposizione un registro delle discussioni permette di attribuire specifiche responsabilità per i diversi punti trattati in riunione, evitando che le discussioni si ripetano, e fornendo un tracciamento chiaro e accessibile delle riunioni precedenti.
 
In molti casi, i verbali possono essere redatti in modo incoerente, e troppo spesso sono considerati un esercizio di "spunta della casella", anziché uno strumento per garantire che le riunioni apportino valore ai processi. Come in tutti i settori di successo, la coerenza è una chiave per la buona salute dei metodi di lavoro. Per le riunioni vale la stessa regola. Non riuscire a verificare l’efficacia dei meeting attraverso i verbali può avere conseguenze a cascata, arrivando a mettere in pericolo il futuro della vostra azienda. Per questo, tenere traccia dei verbali in modo strutturato è una componente essenziale per poter utilizzare le riunioni al massimo del loro potenziale.
 
Un modello verbale di riunione ben progettato, dunque, è parte integrante di una corretta gestione del tracciamento documentale : un fattore importantissimo per il successo dei processi decisionali. Vediamo dunque come scrivere un verbale di riunione all’altezza dei vostri obiettivi.

Come scrivere un verbale di riunione usando un meeting minutes template

Quando si pensa a come scrivere un verbale di riunione, è importante eliminare il numero più alto possibile di errori che tipicamente ostacolano la strada verso il successo. Utilizzare un modello di verbale di riunione collaudato è un ottimo modo per garantire la coerenza del processo e per aiutarvi a rimanere concentrati sugli aspetti più importanti della riunione.
 
Ecco come scrivere il tuo:

1. Come scrivere un verbale di riunione: le basi

Il compito di tenere i verbali potrebbe sembrare un onere stancante e di natura amministrativa, ma non è detto che sia così. Al contrario, con una soluzione dedicata alla gestione delle riunioni e alcune solide linee guida, è possibile creare un modello di verbale di riunione valido per tutte le vostre riunioni formali.
 
Innanzitutto, è vitale partire dalle basi. Ovvero: 

Titolo della riunione

Tutte le grandi opere d'arte hanno bisogno di un titolo: e le vostre riunioni non sono da meno. Il modello di verbale dovrebbe includere uno spazio per il titolo della riunione, in modo che sia chiaramente identificabile. Dovreste concordare internamente una convenzione per denominare le vostre riunioni, in modo che tutti gli interessati possano individuare i verbali delle riunioni passate in modo rapido e semplice. Per esempio, il titolo di una riunione potrebbe essere: “Management Update - Dicembre 2022”.

Luogo

Anche se molti di noi lavorano da remoto, il luogo della riunione è un’informazione importante da includere nel verbale. Deve essere chiaro dove si è svolta la riunione, e il modello di verbale deve includere lo spazio necessario per questo scopo, indicando se l’incontro si è svolto in forma virtuale, di persona, o in forma ibrida.

Data e ora

Affinché il verbale della riunione sia valido, è necessario sapere quando la riunione ha avuto luogo. Questa informazione potrebbe essere indicata nel titolo, oppure in un campo dedicato. Questo sarà utile nella ricerca dei verbali passati.

Partecipanti

Scegliere i partecipanti alla riunione può essere un compito difficile, ma una volta definiti, gli astanti devono comparire all’interno dei verbali. Avere una panoramica dei presenti alla riunione, dei diversi ruoli, e della modalità di partecipazione (da remoto o in presenza), è importante. È anche consigliabile tenere traccia dei motivi di eventuali assenze, anche per permettere successivi aggiornamenti.

Obiettivi della riunione 

Un elemento fondamentale di qualsiasi modello di verbale di riunione è che emerga chiaramente l’obiettivo della riunione. Gli scopi del perché ci si incontra devono essere chiariti già prima prima della riunione, e riportati nel modello di verbale. In questo modo, il contenuto del verbale può essere contestualizzato in caso di future consultazioni. 

Documenti della riunione

Durante la riunione, si farà riferimento a una miriade di documenti e risorse. Per facilitare la revisione delle riunioni passate, è importante includere nel verbale i link a tutti i documenti rilevanti: il vostro modello verbale di riunione dovrebbe prevedere questa accortezza.

2. Come scrivere un verbale di riunione: i dettagli

Una volta che avete affrontato le basi, siete pronti a scoprire nel dettaglio come affrontare ogni punto in agenda. In linea di massima, il vostro modello di verbale dovrebbe corrispondere al modello di ordine del giorno seguito dalla vostra organizzazione. Quindi, per ogni punto all'ordine del giorno, il modello del verbale dovrebbe includere campi per i seguenti elementi:

Conduttore

Chi conduce il processo di riunione? E chi invece è il responsabile dei singoli punti all’ordine del giorno? Questa informazione è importante, perché, qualora sia necessario un chiarimento su uno specifico argomento, deve essere possibile risalire alla persona preparata su quel punto.

Tipo di argomento 

In linea di massima, un punto all'ordine del giorno rientrerà in una delle tre categorie: 

• Informazione 
• Discussione
• Voto

È importante registrare la natura di ogni punto all'ordine del giorno, in modo che ciò che segue sia il più chiaro possibile. Questa parte potrebbe anche essere preparata prima della riunione per risparmiare tempo. 

Obiettivo

Così come la riunione ha un obiettivo generale, anche ogni singolo punto all'ordine del giorno deve riportare un obiettivo chiaro. Questa struttura aiuta a mantenere le discussioni focalizzate e a garantire che la riunione sia orientata ai risultati. Lo scopo di ogni punto all'ordine del giorno dovrebbe quindi essere registrato nel verbale, per consentire di verificare il suo raggiungimento.

Discussioni, decisioni e azioni

Monitorare il contenuto delle discussioni è una componente chiave, e riferirsi a un modello di verbale di riunione può aiutare a migliorare questo aspetto. Permettendo al responsabile della verbalizzazione di prendere nota del contenuto delle discussioni, delle decisioni raggiunte e delle azioni conseguenti, avrete la certezza di integrare nel vostro processo di riunione responsabilità e trasparenza.

Risultati del voto

La funzione più importante delle riunioni formali è quella di prendere decisioni, e il voto è strettamente legato a questo processo. Pertanto, è essenziale assicurarsi che i risultati delle votazioni siano chiaramente registrati nei verbali. 

3. Il follow-through: monitorare il processo 

I verbali giocano un ruolo significativo per garantire che una riunione generi valore. Per questo, costruire il follow-through nel vostro modello di verbale è essenziale.

Per curare questo aspetto, le tre sezioni che seguono dovrebbero essere integrate nel vostro modello: 

Panoramica dei compiti e delle decisioni

Così come è importante fornire una trascrizione delle discussioni, delle decisioni e delle azioni relative a ogni punto all'ordine del giorno, è importante anche fornire una sintesi alla fine del verbale. Questo significa che tutte le azioni devono essere registrate in un unico luogo, per favorire la trasparenza e sostenere la proprietà dei risultati. Inoltre, attraverso una panoramica dei compiti e delle decisioni, chi organizza la riunione può seguire i progressi e comunicare le scadenze man mano che si avvicinano. Pertanto, il modello di verbale della riunione dovrebbe includere questa panoramica finale. Inoltre, l'utilizzo di una soluzione che offra un chiaro registro delle decisioni è importante per far sì che il verbale di riunione sia un acceleratore di risultati tangibili.

Data della prossima riunione 

Molte riunioni formali fanno parte di una serie più ampia di riunioni, per esempio una riunione trimestrale del consiglio di amministrazione o un aggiornamento mensile, bisettimanale o settimanale del management. Per questo è importante indicare chiaramente nel verbale la data della prossima riunione. Questo dà modo ai partecipanti di aggiungere l’appuntamento agli altri impegni. E consente a tutti di dedicare tempo sufficiente alla preparazione della riunione , portando avanti le necessarie iniziative prima che avvenga prossima riunione.

Utilizzare un modello di verbale di riunione per garantire il successo organizzativo

I verbali sono molto impegnativi, e in assenza di un modello di verbale di riunione ben strutturato è possibile che il processo non vada nel verso giusto. Se la vostra organizzazione dispone di un modello di verbale di riunione appropriato, il personale è messo in grado di mettere in atto le azioni concordate, consolidando il loro valore.
 
Seguendo i suggerimenti di questo articolo, potete creare un buon modello di verbale di riunione, che aiuterà i vostri team a condurre gli incontri con coerenza e responsabilità. 
 
Se il processo di creazione di un verbale vi appare troppo impegnativo, perché non provare il nostro collaudato modello del verbale di riunione? Vantiamo un’esperienza più che decennale di supporto ai leader nella gestione delle riunioni formali, grazie alla quale abbiamo sviluppato risorse che integrano le più autorevoli ricerche nel campo della scienza delle riunioni. Il nostro modello di verbale di riunione è gratuito, e pronto per aiutarti.

Robert Mitson

L'autore

Robert è appassionato nella creazione e la comunicazione del valore e nel suo lavoro come specialista di contenuti in inglese crea intuizioni per aiutare i leader di tutta Europa a fare in modo che ogni riunione conti.