Meeting efficace? Prima regola: definire l'obiettivo della riunione

Le riunioni costituiscono una parte essenziale della vita aziendale, ma possono rappresentare un successo o un completo disastro. Se la “ riunionite ” è uno dei difetti più comuni, questo avviene perché spesso gli incontri sono organizzati senza che nessuno abbia definito in anticipo l’obiettivo della riunione. Il risultato? La diffusa sensazione di perdere tempo in discussioni inutili, progetti che non progrediscono, decisioni che non vengono prese e disimpegno dei dipendenti.

Per evitare queste insidie, è importantissimo essere chiari su ciò che si vuole ottenere e su come lo si vuole ottenere. E questo già prima che la riunione avvenga. Chiarire l'obiettivo della riunione vi permetterà non solo di scegliere i partecipanti giusti, ma anche di identificare le tecniche più appropriate per facilitare il processo di incontro. Questa priorità è davvero una delle regole più importanti per rendere un meeting efficace.

Qual è l’obiettivo di una riunione?

Lo scopo di una riunione è un aspetto distinto dall' ordine del giorno . L'ordine del giorno è il filo conduttore che elenca tutti gli argomenti da discutere, il nome della persona responsabile per ogni punto in agenda e il tempo assegnato per la discussione. L’obiettivo di una riunione va oltre, specificando lo scopo da raggiungere per ogni argomento in discussione.

Quel dato argomento inserito in agenda serve per prendere una decisione? È necessario per raccogliere idee e realizzare un'iniziativa? Serve a raggiungere il consenso sulle priorità in campo? Si tratta di domande centrali, che mettono a fuoco gli obiettivi che guideranno le tecniche di facilitazione e lo svolgimento della riunione stessa. Se lo scopo è quello di generare idee, il brainstorming è un buon metodo di lavoro. D'altra parte, non è lo strumento più adatto se l'obiettivo della riunione è quello di prendere una decisione.

Quali sono le caratteristiche di un obiettivo di riunione ben definito?

È sempre utile ribadirlo: il successo di una riunione dipende in gran parte dalla sua preparazione. Parole d’ordine per un meeting efficace: creare un'agenda, scegliere partecipanti selezionati e...definire gli obiettivi. L'arte di un buon obiettivo sta nella sua formulazione: lo scopo deve essere preciso, concreto e raggiungibile nel tempo a disposizione.

Proviamo ad esempio a confrontare questi due obiettivi:

• Aumentare il traffico organico del 25% entro la fine dell'anno
• Stabilire un piano d'azione di marketing per aumentare il traffico organico del 25% entro la fine dell'anno.

Se la prima formulazione fosse mantenuta e comunicata ai partecipanti, è probabile che le discussioni divagherebbero senza portare ad alcuna azione tangibile: la definizione della riunione improduttiva per eccellenza. La seconda formulazione, invece, permetterà di identificare le azioni prioritarie e le persone responsabili della loro attuazione.

Stabilire un obiettivo di riunione chiaro è la chiave per scambi mirati e costruttivi. Così come è essenziale comunicare l'ordine del giorno in anticipo, è altrettanto importante comunicare l'obiettivo della riunione ai partecipanti, in modo che ognuno si presenti all’incontro avendo già preparato il proprio contributo. Questo è il modo in cui le migliori aziende mettono a frutto le competenze del team, rendendo i meeting efficaci.

Obiettivi diversi a seconda del tipo di riunione

La tipologia di riunione ha un'influenza diretta sulla definizione degli obiettivi da raggiungere. Non si lavora allo stesso modo con un gruppo di quattro persone e con gruppo di trenta. Allo stesso modo, alcuni obiettivi sono basati sullo scambio, mentre altri consistono nella trasmissione di informazioni. Per questo, è necessario adattare il formato della riunione allo scopo.

Esempi di obiettivi di una riunione di lavoro

La riunione di lavoro è finalizzata al raggiungimento da parte del gruppo di un compito comune. Può essere convocata per stilare un piano d'azione, per definire la portata di un progetto o per ripensare i processi aziendali. In ogni caso, l'obiettivo di una riunione di lavoro deve essere adattato alle capacità e alle competenze degli invitati. Per essere efficace e per garantire che la riunione produca un risultato, l'obiettivo deve essere proiettato al breve periodo e ben focalizzato.

Esempi di obiettivi di una riunione di squadra

Una riunione di squadra può riunire un gran numero di persone. Che si tratti di una riunione una tantum o ricorrente, il suo scopo è spesso quello di rivedere i progetti in corso per condividere informazioni chiave e per rafforzare la coesione del gruppo. Perché le riunioni di squadra siano produttive, è consigliabile utilizzare dei modelli. Se, per esempio, l'obiettivo è quello di offrire una panoramica delle prestazioni settimanali, un modello che riassume i principali indicatori aiuterà a raggiungere questo scopo presentando le informazioni in modo coerente.

Esempi di obiettivi di una riunione di coordinamento

La riunione di coordinamento può essere un'occasione per definire un piano d’azione, o per monitorare i progressi di un'iniziativa in corso. Anche questo tipo di incontro può coinvolgere un gran numero di persone, per questo l’obiettivo della riunione dovrebbe essere molto chiaro e focalizzato. Se, per esempio, un progetto pone delle criticità, anziché chiedere al gruppo di pensare a un piano di recupero globale, è meglio proporre di lavorare insieme su punti specifici. Può essere utile ridefinire l'ambito del progetto per mantenere la data di consegna iniziale, anche se questo comporta l’organizzazione di diverse riunioni di coordinamento.

Esempi di obiettivi di una riunione informativa

Il briefing ha lo scopo di comunicare informazioni importanti. L'obiettivo è quello di trasmettere le informazioni nello stesso momento a tutte le persone interessate. Può riguardare la riorganizzazione di un dipartimento o l'attuazione di una nuova strategia. Qualunque sia l'argomento, l'obiettivo è quello di comunicare in modo chiaro, trasmettendo solo le informazioni necessarie, senza disperdersi in messaggi di dettaglio che potrebbero impedire la corretta comprensione delle priorità.

Obiettivi ben definiti per riunioni efficaci

Per un meeting efficace, definire l’obiettivo della riunione è importante tanto quanto creare l'ordine del giorno o selezionare i partecipanti. Un obiettivo ben definito aiuta a focalizzare l'attenzione del gruppo su un'azione specifica, limitando digressioni o riunioni che si trascinano.

Un obiettivo ben definito ha anche un altro vantaggio: se il gruppo lavora in modo compatto su un'azione mirata, i partecipanti vedono immediatamente i risultati dei loro sforzi. Il che crea un senso di orgoglio che rafforza la loro motivazione e il loro impegno.

Emilyne van der Beken

L'autore

Emilyne è una scrittrice esperta che ama creare contenuti che illuminino ed istruiscano per aiutare i manager a gestire meglio le loro riunioni.