Come gestire riunioni virtuali produttive in un periodo in cui aumenta il telelavoro

Oggi più che mai, le aziende si stanno spostando su larga scala verso il telelavoro. Tuttavia, il lavoro da remoto può perturbare il modo in cui operano le organizzazioni. I problemi principali vanno dalla disponibilità tecnologica, all'impatto sulla cultura aziendale e sulla produttività. Come possono i team a distanza collaborare in modo efficace?

Considerando i recenti avvenimenti, il telelavoro è sempre più diventato una soluzione per non interrompere le attività aziendali. Tuttavia ci sono molte aziende e lavoratori che non hanno l'esperienza necessaria per gestire al meglio i team a distanza. Infatti, secondo l'OCSE, nel 2018 il 60% degli europei non aveva lavorato da casa nemmeno un giorno.

In Sherpany abbiamo una lunga esperienza nell'aiutare i leader a diventare più “agili”, attraverso una gestione itinerante delle riunioni. Sherpany offre la possibilità di lavorare almeno un giorno alla settimana da casa. Il lavoro a distanza è nel nostro DNA. In questi tempi incerti, vogliamo condividere la nostra esperienza. Questo articolo mostra come gestire riunioni virtuali efficaci in tempi in cui il lavoro a distanza aumenta sempre di più.

Riunioni virtuali: le principali sfide rispetto agli incontri tradizionali

Una riunione a distanza ha chiaramente le sue particolarità, se confrontata con una tradizionale riunione d'ufficio che si svolge in presenza. Vediamo alcuni di questi aspetti:

1. Avere lo strumento giusto per la vostra riunione virtuale

Skype, Slack, Hangouts e Zoom sono solo alcuni esempi di tecnologie per le riunioni virtuali. Quando valutate i possibili strumenti da utilizzare per le riunioni online, assicuratevi che offrano video e audio, condivisione dello schermo ed eventualmente opzioni di registrazione, in modo da poter rendere disponibile a tutti la vostra riunione a distanza, se necessario.

2. Garantire una collaborazione e comunicazione trasparente

Stare fisicamente insieme nella stessa stanza potrebbe rendere più facile una collaborazione e una comunicazione efficace. Una chiacchierata all'inizio di un incontro può rompere il ghiaccio, e cogliere segnali non verbali può prevenire malintesi. In una riunione virtuale, come si può garantire che un gruppo comunichi in modo efficace? Una chiave per le riunioni a distanza è garantire una collaborazione aperta e la sicurezza psicologica. Le persone devono sentirsi sicure di poter parlare e condividere le proprie opinioni, il che favorisce anche la qualità del vostro processo decisionale.

3. Mantenere la concentrazione e raggiungere risultati di successo

Le persone che partecipano a riunioni virtuali tendono a sentirsi meno dipendenti dai risultati degli incontri. Dopotutto, si può più facilmente nascondere il multitasking più in una riunione virtuale che di persona; inoltre i partecipanti alle riunioni virtuali sono generalmente meno coinvolti. Per questo motivo incoraggiamo le persone a condividere la loro webcam, in modo da sentirsi più coinvolte e consapevoli. Oltre a questo, un ordine del giorno della riunione ben articolato, e con obiettivi chiari, aiuta le persone a concentrarsi su ciò che deve essere portato a termine nella riunione a distanza.

Le riunioni del team devono migliorare sia in ufficio che da remoto

Nonostante alcuni specifici problemi delle riunioni a distanza, sosteniamo che il luogo in cui ci si trova non è un fattore che differenzia in modo sostanziale l'efficacia delle riunioni. Quindi, quando si dubita del valore delle riunioni virtuali, il vero problema è molto probabilmente il modo in cui si gestiscono le riunioni, sia che ci si trovi in ufficio o no. In realtà, le riunioni improduttive sono un problema enorme nel mondo aziendale di oggi. In genere, le persone trascorrono troppo tempo in riunioni inefficaci. Questo ha conseguenze enormi: una cultura delle riunioni improduttiva porta a decisioni lente, influisce negativamente sul benessere dei dipendenti e, non ultimo, è causa di costi enormi.

Le riunioni sono importanti: offrono la possibilità di stimolare l'impegno dei dipendenti, il coordinamento, l'innovazione, la produttività e il lavoro di squadra. Sono tutti fattori che contribuiscono all'agilità di un'organizzazione, fondamentale in questo imprevedibile e mutevole mondo degli affari. Alcuni fattori relativi alle riunioni sono particolarmente importanti per i team che lavorano a distanza. In mancanza di un “coinvolgimento fisico” dei partecipanti è ancora più importante costruire team meeting che creino un buon senso di appartenenza e aumentino l’efficienza dell’organizzazione. In assenza di riunioni efficaci, chi è inesperto nel lavorare a distanza può sentirsi personalmente e professionalmente isolato e demotivato.

La buona notizia è che le riunioni possono essere migliorate. La maggior parte dei suggerimenti che seguono si applicano sia alle riunioni in ufficio che a quelle a distanza. Tuttavia è il caso di mettere a fuoco anche alcuni aspetti specifici delle riunioni virtuali. Questo articolo si concentra sulle riunioni formali, che si caratterizzano per il loro approccio strutturato e per la loro attenzione agli obiettivi (ad esempio del processo decisionale). Seguite questa guida passo passo per scoprire come gestire riunioni virtuali efficaci. Di seguito, le tre fasi principali della gestione delle riunioni: pre-meeting, meeting, and post-meeting.

Pre-meeting: gettare le basi per una riunione virtuale di successo

Chiedetevi: “to meet or not to meet?”

Ci sono alcune domande chiave che dovreste porvi prima di programmare la prossima riunione. Una domanda centrale è se una riunione del team è effettivamente necessaria. In particolare le riunioni virtuali vengono programmate con un clic e non hanno costi diretti associati. Sfortunatamente, l’idea di "meeting by default" - il fatto che molti meeting siano programmati senza ulteriori considerazioni - è un fattore che contribuisce a una cultura di riunioni improduttiva.

Per questo motivo dovreste pensare in modo strategico e individuare i prossimi passi necessari per procedere con il vostro progetto. Considerate che le riunioni non sono l'unico strumento disponibile per far portare avanti un argomento. Oggi la tecnologia ci permette di lavorare e collaborare in un modo più dinamico, che richiede meno tempo ai nostri collaboratori.

Create un ordine del giorno per la riunione virtuale del team

Un ordine del giorno chiaro è un fattore più importante per delle riunioni efficaci. Potete suddividere l'ordine del giorno delle riunioni in punti distinti, ognuno con obiettivi chiari. Definire punti concreti dell'ordine del giorno e assegnare un tempo da dedicare a ciascuno di essi, consente di pianificare la riunione in modo consapevole. Obiettivi chiari stabiliscono una direzione precisa per l'intero processo di riunione e favoriscono il raggiungimento di questi obiettivi. Mantenere l'attenzione è particolarmente impegnativo nelle riunioni a distanza, quindi assicuratevi di avere un ordine del giorno chiaro per ogni riunione virtuale.

Assegnare i partecipanti e i ruoli della riunione

Assegnare per ogni punto all'ordine del giorno un responsabile che se ne occupi. Questa persona identifica i collaboratori e i responsabili delle decisioni più rilevanti. L'idea è che i partecipanti siano coinvolti solo nei punti all'ordine del giorno a cui possono contribuire in modo significativo. Di conseguenza, le persone perdono meno tempo e le riunioni virtuali diventano più produttive e dinamiche. La scienza delle riunioni dimostra che le riunioni con meno partecipanti tendono a essere quelle più produttive.

Questi ruoli specifici della riunione possono, o dovrebbero, essere assegnati, a seconda del tipo di riunione:

• Un responsabile della riunione, che si occupa di organizzarla interamente
• L’Incaricato di un punto all'ordine del giorno specifico
• Un "time keeper" che evita di passare troppo tempo del previsto su un punto all'ordine del giorno
• Un "minute taker" che scrive il verbale

Concordare le regole di una riunione virtuale

Per avere una riunione produttiva, i partecipanti devono seguire alcune regole di base della riunione. Anche se molte di queste sono regole di buon senso, è importante definirle prima della riunione e condividerle con tutti. Il comportamento che si ha nella riunione pone le basi per come viene gestito lo spazio virtuale e come ci si aspetta che il team collabori.

Ecco le dieci regole di base delle riunioni virtuali che potete utilizzare per costruire le linee guida del vostro team:

• Iniziate le nostre riunioni virtuali in tempo
• Assicuratevi che la vostra tecnologia (video/audio/Wi-Fi) funzioni prima della riunione
• Accendete il video per vedervi e per aumentare il coinvolgimento
• Spegnete oppure eliminate il suono dei dispositivi che non supportano direttamente la riunione a distanza
• Seguite l’ordine del giorno delle riunioni virtuali e tenete traccia del tempo
• Non fate più cose contemporaneamente
• Incoraggiate tutti i partecipanti a intervenire attivamente affinché tutte le opinioni siano ascoltate
• Assicuratevi che parli solo una persona alla volta
• Esprimete positività ed evitate cicli di lamentele negative
• Intervenite se ci si allontana dal fulcro di una discussione

Preparare individualmente

Raccogliere in anticipo tutte le informazioni e i materiali supplementari rilevanti e condividerli con tutti gli altri partecipanti alla riunione. Comunicare come si vuole che i partecipanti si preparino, incluso fornire scadenze chiare per ogni compito assegnato. Assicuratevi di arrivare ben preparati alla riunione e di fare annotazioni personali sui documenti della riunione. Una preparazione accurata aumenta le possibilità di una riunione virtuale efficace.

Sviluppare gli argomenti prima della riunione

Utilizzate la tecnologia per interagire in modo asincrono con i vostri colleghi sui punti all'ordine del giorno. Chiedete chiarimenti sull'ordine del giorno e discutete in anticipo gli argomenti controversi con i giusti partecipanti. Sviluppando gli argomenti già prima dell'inizio della riunione a distanza, il vostro team raggiunge una comprensione condivisa degli argomenti all'ordine del giorno e delle questioni più importanti da affrontare. Questo vi permette di concentrarvi in modo più efficace sulle questioni più urgenti che richiedono la piena collaborazione del team durante la riunione virtuale.

Meeting: una leadership efficace nell'era del telelavoro

Rompere il ghiaccio una riunione virtuale: Far sentire i partecipanti a proprio agio

Lavorando nello stesso ufficio, i membri del team hanno conversazioni informali, il che aumenta il loro senso di fiducia e la loro trasparenza. In questo modo, i partecipanti si sentono più a loro agio e condividono le loro opinioni durante le riunioni, anche su argomenti controversi. Purtroppo, i team che lavorano a distanza non hanno questa opportunità. Quindi cosa si può fare?

Siate proattivi e create opportunità per far sì che le persone si sentano a proprio agio nel comunicare tra loro. Prendetevi qualche minuto (assegnare questo tempo a un punto dell’ordine del giorno) all'inizio della vostra riunione virtuale per connettere il team. Potete chiedere a ogni membro del team di parlare brevemente della propria vita professionale e/o personale, fare due chiacchiere, oppure chiedere a qualcuno di fare a tutti una domanda divertente. In breve tempo capirete ciò che funziona meglio per il vostro team. Inoltre, ricordate ai partecipanti le regole della riunione virtuale precedentemente concordate.

Coinvolgere le persone e garantire una proficua collaborazione virtuale

Mantenere i partecipanti impegnati e garantire una proficua collaborazione è una sfida particolarmente difficile nelle riunioni a distanza. Quindi, come si può aumentare il coinvolgimento dei partecipanti nelle riunioni virtuali? Ponete una precisa domanda a una persona specifica, e invitate le persone a condividere proattivamente la loro opinione. Questa comunicazione attiva e mirata nei meeting virtuali ha tre vantaggi principali:

1. Le persone prestano più attenzione perché non vogliono essere colte alla sprovvista
2. Anche i più introversi si impegnano in conversazioni e condividono attivamente le loro opinioni
3. Si può evitare la tipica situazione in cui più persone rispondono contemporaneamente dopo una lunga pausa

Affinché la collaborazione sia proficua, fate un segnale con la mano o dite "domanda" o "commento" prima di dare il vostro contributo. Inoltre, fate abbastanza pause e non parlate troppo velocemente.

Un'altra tattica per far sì che le persone si impegnino è quella di dare loro diversi compiti, articolando con ordine: chi scrive i verbali, chi tiene traccia del tempo, chi organizza il giro introduttivo, più un responsabile delle regole di base che interviene in caso non vengano osservate. Siate creativi. Più i partecipanti interagiscono tra loro, migliore sarà la produttività della riunione. Evitate che ci siano ascoltatori passivi nel team della vostra riunione virtuale.

Mantenere l'attenzione sul raggiungimento degli obiettivi della riunione

Attenetevi all'ordine del giorno e mantenete sempre l'attenzione sugli obiettivi fissati in precedenza. Dovete trovare il giusto equilibrio tra la realizzazione dell'ordine del giorno e le eventuali domande, preoccupazioni o note a margine che possono emergere, man mano che si presentano. Si deve intervenire quando troppo tempo viene dedicato a questioni irrilevanti e interrompere immediatamente i cicli di lamentele negative.

Definire i punti di azione e scrivere i verbali

Chiudete ogni punto all'ordine del giorno con la definizione e l'assegnazione di punti di azione chiari.

Scrivere un efficace verbale della riunione e includervi i punti di azione stabiliti.

Post-meeting: follow-up

Distribuire immediatamente il verbale della riunione

A fine riunione pubblicare immediatamente - e se necessario approvare - il verbale e i punti di azione. Renderli facilmente accessibili a tutte le persone coinvolte. I verbali aumentano la probabilità che i partecipanti rispettino le decisioni e gli accordi presi durante la riunione. Pertanto, il verbale è uno strumento primario per garantire azioni di follow-up tempestive e di successo.

Lasciare un feedback sull’andamento della riunione

Raccogliere e dare un feedback sulla riunione per creare le basi per un continuo miglioramento delle vostre riunioni a distanza. Cosa è andato bene? Cosa avrebbe potuto essere gestito meglio? Le informazioni confluiscono in retrospettive regolari delle riunioni, in cui i team definiscono i punti focali per migliorare le loro riunioni fino alla prossima retrospettiva. Valutate regolarmente le vostre riunioni virtuali in base alle tre dimensioni della produttività organizzativa:

Persone

• Come possiamo aumentare la fiducia e il rispetto nel nostro team?
• Abbiamo bisogno di formazione su come gestire efficaci riunioni a distanza?

Processo

• Seguiamo le migliori pratiche per le riunioni virtuali?
• Come possiamo migliorare continuamente il modo in cui gestiamo le nostre riunioni?

Tecnologia

• Come utilizziamo la tecnologia nelle nostre riunioni?
• Come possiamo sfruttare tutto il potenziale della tecnologia?

Gestire riunioni virtuali efficaci in tempi di telelavoro?

I team che lavorano a distanza devono affrontare sfide particolari quando si tratta di garantire una collaborazione efficace. Riunioni di successo sono quindi fondamentali. Non solo migliorano la comunicazione del team, ma aumentano anche l'impegno e la felicità dei dipendenti. Visto che un numero sempre maggiore di team si sta indirizzando verso il telelavoro, è necessaria una maggiore conoscenza su come gestire riunioni virtuali efficaci. Fortunatamente, non è così complicato. Seguite i passi descritti in questa guida e portate le vostre riunioni virtuali al livello successivo.

Simon Städeli

L'autore

Il suo background come giornalista e imprenditore aiuta Simon a creare contenuti educativi di alto livello sugli argomenti di trasformazione digitale, gestione delle riunioni e leadership agile.