Tracciabilità: l’importanza dei flussi documentali nella buona riuscita delle riunioni di direzione
La salute delle riunioni dipende anche da un’efficiente gestione dei flussi documentali. Ecco i quesiti per valutare la qualità dei tuoi processi.
Per la salute dei processi aziendali, l’efficiente gestione dei flussi documentali e delle informazioni costituisce un fattore di importanza cruciale. Tuttavia, sia prima che dopo i mutamenti introdotti dalla pandemia, le soluzioni adottate dai manager non si sono sempre mostrate appropriate e funzionali. Importanti ricerche internazionali, infatti, denunciano lo squilibrio tra consapevolezza e azione nei diversi aspetti della trasformazione digitale da parte delle aziende. Ma non c’è dubbio che l’esperienza del Covid-19 abbia contribuito in modo determinante a rendere più concrete precise necessità, in fatto di flessibilità operativa e salute dei processi decisionali. Una delle prove più importanti riguarda proprio la gestione dei flussi documentali: come garantire un corretto, efficiente e funzionale tracciamento delle informazioni, e dunque dei documenti, in quei processi che permettono ai leader e ai loro team di prendere buone decisioni? I primi indiziati delle sfide in atto sono proprio loro: le riunioni di direzione.
Per valutare la flessibilità operativa richiesta alle riunioni di direzione, è fondamentale imparare a valutare l’efficacia e la sicurezza della gestione dei flussi documentali, attraverso pochi e chiari quesiti:
Quanto tempo è necessario per organizzare la documentazione dei meeting?
Per il National Bureau of Economic Research, la pandemia ha registrato un incremento dei meeting del +12,9 per cento, oltre a un aumento del numero dei partecipanti del +13,5 per cento.1 In questo contesto, immaginiamo cosa comporti affidare lo scambio dei documenti alle email, sia prima che dopo le riunioni: rischio di mancata ricezione dei file, confusione nelle diverse versioni dei documenti, caos di inoltri ripetuti, possibile dispersione dei materiali e conseguenti pericoli relativi alla sicurezza e al controllo delle informazioni riservate. Il problema grava sia sui partecipanti alle riunioni, che su chi gestisce e organizza gli incontri; lo spreco di tempo e di risorse per i diversi team coinvolti nei processi è enorme, e l’impatto sul business decisamente negativo. Si sprecano ore o addirittura giorni nell’allestimento dei materiali, nelle riprogrammazioni e nell'accavallamento degli adempimenti. Per non parlare della difficoltà di gestire i flussi documentali quando i materiali sono - ancora - in forma cartacea. Da qui, il secondo quesito.
I documenti di riunione sono prodotti e condivisi in forma cartacea o digitale? E cosa comporta il diverso formato dei documenti?
La permanenza del cartaceo è una delle cause principali di una difettosa gestione dei flussi informativi. Il volume dei fogli è oneroso e difficile da condividere, i materiali vengono replicati ad ogni correzione e moltiplicati per il numero dei consiglieri. La distribuzione è ad alto rischio di errore. Ricerche e interviste sottolineano lo spreco di tempo e di risorse causate dalla resistenza del cartaceo, evidenze confermate dall’esperienza diretta di manager e segretari di direzione. In un’intervista rilasciata a Sherpany dalla Head of Corporate Affair di un’importante multinazionale italiana recentemente transitata al paperless, emerge: “Quando si utilizzavano i documenti cartacei, per ogni riunione eravamo costretti a impiegare una persona per predisporre copie, cartelline, plichi: serviva un’intera giornata di lavoro. I costi delle stampe - spesso ripetute a seconda delle versioni del documento e delle sue successive correzioni - avevano un impatto notevole, economico ed ecologico”. Per non parlare dell’impatto motivazionale e dei problemi relativi all’archiviazione dei materiali.
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Una ricerca IDC ha dimostrato che la gestione documentale di materiali cartacei impiega circa 3,6 ore alla settimana di ogni lavoratore.2 Ma c’è di più: considerando l’intero arco della gestione documentale, ogni foglio costa all’azienda circa 2 euro all’anno. La ricerca stima che i vantaggi della dematerializzazione dei documenti siano quantificabili in:
- riduzione di oltre il 40% dei documenti cartacei prodotti e circolanti nell’azienda e dei relativi costi di stampa;
- diminuzione di circa il 41% dei costi di archiviazione con conseguente incremento di produttività (oltre il 40%);
- riduzione del 50% circa degli errori manuali;
- recupero delle informazioni più rapido, fino al 12%.
Come viene gestita la condivisione dei documenti prima, durante e dopo le riunioni?
Per la riuscita di buone riunioni è necessario che i partecipanti possano reperire tutta la documentazione in modo semplice e rapido: prima, durante e dopo l’incontro. Perché i manager possano prepararsi a dovere in vista del meeting, e quindi garantire un decorso fluido delle diverse fasi del processo decisionale, la produzione della documentazione deve essere completa, esaustiva, puntuale e di facile consultazione. La parola d’ordine è: collaborazione. La gestione documentale deve essere cooperativa per tutto l’arco di organizzazione dei meeting.
Per la riuscita di buone riunioni è necessario che i partecipanti possano reperire tutta la documentazione in modo semplice e rapido.
Questo significa permettere ai partecipanti di visionare in modo rapido e mirato il passaggio d’interesse del testo, interagendo facilmente su punti di discussione attraverso un efficiente sistema di modifiche, ed eventualmente risolvendo punti in sospeso già prima dell’incontro. In questo modo si mantiene un ordine del giorno agile e si evitano le tipiche riunioni mastodontiche e ricche di discussioni di dettaglio, in cui si perde il filo degli argomenti, la nozione delle priorità e dunque la concentrazione. Ecco perché è così utile dotarsi di un software informatico con una specifica funzione di repository, che renda pratica, efficiente e intuitiva questa ricerca. E che permetta un sistema di archiviazione digitale a cui attingere in qualsiasi momento, e da qualsiasi luogo o device.
Come viene gestita la distribuzione e la tracciabilità dei documenti?
Ogni meeting fa parte di un processo, e non deve essere considerato come una situazione isolata e chiusa in se stessa. Per questo servono strumenti che organizzino i materiali già nel formato o nella struttura della reportistica finale: l’uniformità e l’accessibilità dei materiali che fanno parte dell’iter sono fattori cruciali per la loro tracciabilità. Come sostiene una nostra intervistata, accedere facilmente ai documenti in archivio, o ai materiali relativi a incontri precedenti, “è importante tanto quanto la tenuta della connessione nelle riunioni da remoto”. E spesso si rivela necessario anche nel corso del meeting. Il che rende indispensabile un ambiente informatizzato condiviso e centralizzato, che permetta di far confluire nello stesso luogo tutte le informazioni che servono, consentendo ai partecipanti di manovrare la versione corretta dei materiali, facilitandone la lettura e monitorando il loro accesso in modo sicuro e protetto.
È possibile gestire la riservatezza dei documenti in base al ruolo dei partecipanti?
I dati parlano chiaro: la data privacy è la spina nel fianco delle aziende italiane. Stando ai recenti rilievi di Finbold , solo nel 2020 l’Italia si è aggiudicata la maglia nera nella classifica dei paesi maggiormente multati ai sensi del GDPR, con il clamoroso totale di 45.609.000 Euro di sanzioni pecuniarie. Va da sé che la sicurezza dei documenti è un’assoluta priorità, e che le imprese che non sono in grado di conformarsi completamente vanno incontro a rischi commerciali molto seri. Un fattore determinante di protezione è stabilire diversi livelli di accesso ai dati. Quindi rendere i materiali visibili solo dalle persone coinvolte, evitando che i documenti circolino in modo incontrollato, ad esempio rimbalzando fra indirizzi e assistenti.
Il delicato equilibrio tra accesso e restrizioni può essere salvaguardato attraverso software ad hoc, che selezionino l’accessibilità ai materiali (stampa compresa) a seconda della tipologia di file, prevedendo diversi livelli di riservatezza della documentazione. È fondamentale che visione e stampa dei documenti siano disciplinate a seconda del grado di sicurezza richiesto.
Dalle domande alle risposte: giusti strumenti per buone decisioni
Tutto ciò che riguarda il supporto documentale, verbali inclusi, così come il supporto informatico utile per la loro archiviazione, è - o meglio: dovrebbe essere - considerato il cuore battente del successo di ogni riunione. Le attuali circostanze sgombrano il campo da ogni dubbio: la trasformazione digitale delle imprese è un iter ormai avviato, che rende fondamentale la capacità di collegare il business all'IT. Ecco perché quando si parla di gestione documentale è così importante porsi precise domande su cosa potrebbe funzionare meglio: una buona analisi dei processi aziendali permette di mettere a fuoco l’esigenza di affidarsi a uno strumento appositamente dedicato alla gestione delle riunioni aziendali, dismettendo una volta per tutte l’adozione di strumenti diversi per scopi diversi. E questo, anche alla luce degli enormi rischi in termini di sicurezza dei dati e costi - commerciali e di reputazione - associati alla gestione tradizionale del workflow.
Sherpany ha un obiettivo preciso: rispondere alle necessità impellenti del business contemporaneo facendo tesoro delle esperienze dei manager, e mettendo a disposizione un luogo centralizzato e sicuro da cui gestire i diversi aspetti del flusso documentale: prima, durante e dopo la riunione. Per una tecnologia davvero al servizio di imprese e persone. Che attesti un livello di collaborazione in grado di affiancare i manager negli aspetti più delicati del loro lavoro, orientandoli naturalmente verso le decisioni migliori possibili.
1 ‘Collaborating During Coronavirus: The Impact of COVID-19 on the Nature of Work’, Evan DeFilippis et al., NBER, 2021.
2 ‘Dematerializzazione documenti: quali benefici?’, Indicom.it, 2019.
