Come gestire al meglio le riunioni aziendali: i vantaggi della valutazione dell’incontro

Per un antico proverbio popolare, “del senno di poi son piene le fosse”. Ma siamo sicuri che nel mondo del business sia proprio così?

Anche se è importante proiettarsi al futuro, ciò che possiamo imparare guardando indietro ha un valore inestimabile. E non si può certo dire che sia una novità: abbiamo imparato dai nostri errori, così come dai nostri successi, per millenni. Eppure, per qualche motivo, i dirigenti spesso non ricorrono a questa forma di saggezza quando si tratta di saper valutare le loro riunioni di leadership. Un dato, questo, che emerge con dolorosa chiarezza in un recente studio, secondo cui solo il 56% dei leader ritiene che le riunioni siano davvero produttive.¹

Qual è il motivo? Forse il concetto di “efficienza delle riunioni” è ancora ritenuto troppo astratto, attraversato da variabili intangibili che appaiono difficili da analizzare. Ma questo è un errore. Le riunioni rappresentano un enorme valore, sia in termini di risorse che di obiettivi da raggiungere. Si stima che i costi previsti per riunioni improduttive negli Stati Uniti e nel Regno Unito ammontino a quasi mezzo trilione di dollari all'anno.² Le riunioni sono, senza dubbio, uno degli strumenti di leadership più potenti di un dirigente. Promuovono la connessione, la collaborazione, il contributo tra le persone: sono il forum in cui si forma la strategia e si prendono le decisioni.

Il neologismo "riunionite" traduce la formula inglese “meeting madness”: un termine coniato dalla Harvard Business Review per descrivere quel fenomeno dilagante per cui siamo assediati da troppe riunioni, male organizzate e in ultima analisi frustranti.³ Questa condizione è molto diffusa nel mondo aziendale, e paradossalmente la maggior parte delle organizzazioni accetta che il destino degli incontri sia ormai segnato, anziché impegnarsi a cambiare marcia. Un punto cieco da cui si dovrebbe uscire.

Ecco perché è importante stabilire alcune regole su come gestire al meglio le riunioni aziendali. In primo luogo rilevando il ruolo della valutazione delle riunioni. Le prestazioni delle riunioni dovrebbero essere analizzate, in  vista della loro ottimizzazione. Ciò si traduce in una migliore collaborazione, a supporto della strategia organizzativa, di un rapido processo decisionale, della corretta esecuzione e di buone prestazioni. In sostanza, la valutazione della riunione è una sorta di riflettore per illuminare il punto cieco dei meeting inefficienti. 

In questo articolo spiegheremo i motivi per cui la valutazione delle riunioni è così importante, nella più ampia cornice di come gestire al meglio le riunioni aziendali.

Possiamo parlare di:

• Valutazione dell'incontro
• Revisione della riunione
• Sondaggio post-riunione.

Tutti questi concetti hanno lo stesso scopo, vale a dire: cercare di capire il rendimento delle riunioni. Riconoscendo questa capacità retrospettiva come volano per una migliore collaborazione ed efficienza degli incontri.

La valutazione della riunione altro non è che un mezzo per raccogliere e interpretare i feedback sulla riunione , e per misurare le prestazioni dell’incontro. Valutando una riunione si ottengono informazioni preziose, utili per mettere a fuoco i cambiamenti necessari e le aree che devono essere rafforzate.

Ma perché la valutazione delle riunioni è così importante?

Senza la capacità di misurare fenomeni attraverso dati, gli scienziati non sarebbero in grado di testare ipotesi e sviluppare teorie. Per le riunioni vale lo stesso. In assenza di misurazioni accurate, non possiamo accertare le prestazioni e rischiamo di improvvisare le strategie.

La valutazione dei meeting, quindi, dovrebbe essere una fase necessaria, quando ci si pone il problema di come gestire al meglio le riunioni aziendali . Se le organizzazioni inserissero nel metabolismo dei propri processi questo approccio, la rotta delle loro decisioni ne risulterebbe migliorata. E sarebbe scongiurato, fra l’altro, il rischio di ripetere errori già fatti.

Secondo la Harvard Business Review, “imparare dal fallimento è una forma di saggezza incontrovertibile. Eppure le organizzazioni che riescono a metterla in atto sono straordinariamente rare". Gli errori sono parte integrante di qualsiasi processo di crescita, tuttavia ripetere più volte errori già commessi, nel lungo termine è una strada aperta verso il fallimento. È un dato di fatto: la mancanza di riscontro si tradurrà in alto rischio di cattiva esecuzione dei compiti e delle decisioni.

Un altro suggerimento importante è riconsiderare l’utilità delle riunioni ricorrenti. Continuiamo a partecipare alle stesse riunioni solo perché lo abbiamo sempre fatto? Lew Cirne, CEO di New Relic, afferma: "Mi chiedo 'Perché?' E incoraggio i miei manager a mettere in discussione anche i loro calendari".

Quindi, impostando iter di valutazione delle riunioni dopo ogni incontro, ci si assicura di imparare dagli errori - e di farlo rapidamente - oltre a considerare lo scopo delle  riunioni per evitare di perdere tempo in futuro. Questo approccio interrompe il ciclo degli errori nelle riunioni, e porta a incarnare i principi del miglioramento continuo, che promuovono l'agilità e, in definitiva, il successo delle riunioni.

Come condurre una valutazione della riunione: domande del sondaggio post-riunione

Il modo più semplice per condurre una valutazione della riunione è porre una serie strutturata di domande post-riunione, raccogliendo poi le risposte.

In questo modo si riesce a costruire un'immagine fedele di come gli incontri procedono e sono percepiti. In effetti, l'opinione di una sola persona potrebbe non essere sufficiente per trarre conclusioni: ma le opinioni aggregate di tutti i partecipanti dovrebbero senz’altro essere ascoltate.

Un modo efficace per condurre la valutazione di una riunione è fornire una serie di domande sì/no che esaminano i diversi aspetti della riunione. Un esempio?

In Sherpany, utilizziamo le seguenti domande:

• L'agenda ha avuto obiettivi chiari?
• Il materiale è stato organizzato bene?
• I partecipanti erano tutti ben preparati?
• Le discussioni sono state costruttive?
• Sono state concordate azioni e decisioni?
• Gli obiettivi della riunione sono stati raggiunti?
• Partecipando a questa riunione, ha raggiunto i suoi obiettivi?

Per ogni incontro, le risposte ottenute vengono raggruppate e condivise con l'organizzatore della riunione, per poi essere archiviate nel software per la gestione delle riunioni Sherpany. Dai risultati, l'organizzatore della riunione può accertare le aree delle riunioni che stanno funzionando bene e quelle che richiedono una maggiore attenzione.

Come in tutte le misurazioni, se si valutano con regolarità gli incontri si diventa in grado di costruire una banca dati, rivelativa dell’andamento nel tempo delle riunioni. Questa fornirà una solida base per migliorare il modo in cui organizzano le riunioni, ottimizzando sempre di più i meeting aziendali.

Come implementare le valutazione delle riunioni nella sua organizzazione

Tornando alla domanda: come gestire al meglio le riunioni aziendali? Dovremmo aver compreso che la valutazione delle riunioni è una fase fondamentale della gestione dei meeting all’interno dell’organizzazione. Come chiarito nel nostro Framework Azend® , la raccolta di feedback da parte dei partecipanti dovrebbe far parte valori che l'intera azienda mette in atto ogni giorno per favorire la collaborazione.

Ecco cinque semplici passaggi da seguire:

1. Decidere quali aspetti delle riunioni è importante valutare

Nell'esempio di Sherpany citato in precedenza, abbiamo individuato sette domande che aiutano a capire il rendimento delle riunioni. Come è chiaro, queste domande sono un punto di riferimento, e possono essere adattate agli aspetti delle riunioni ritenuti più rilevanti per la specifica organizzazione.

2. Creare un breve questionario per affrontare i diversi argomenti

Per questo punto, "breve" è la parola chiave: più lungo è un questionario, meno è probabile che i suoi partecipanti lo completino. Per Sherpany, sette è il numero magico. I quesiti le danno la possibilità di ottenere una visione globale delle sue riunioni, senza che il processo diventi oneroso per i partecipanti. Per rendere le cose ancora più semplici, consigliamo di utilizzare un ventaglio di opzioni per ogni domanda, in modo che i partecipanti possano rispondere facilmente e con rapidità.

3. Dopo ogni riunione, distribuire il questionario a tutti i partecipanti

Questo passaggio è semplice. Il questionario può essere inoltrato via email ai partecipanti una volta che la riunione è finita.

4. Aggregare risultati e stabilire una media delle risposte per ogni quesito

Come per il terzo passaggio, Sherpany’s Meeting Assessment si occupa di questa parte. Ma se si preferisce farlo manualmente, con un sistema domande/risposte ben organizzato il processo diventa semplice e intuitivo.

5. Interpretare i risultati assicurandosi di prendere in carico gli insegnamenti chiave

A che serve valutare una riunione se i risultati non vengono utilizzati per guidare il cambiamento? In base alle risposte ricevute, è possibile trarre i dovuti insegnamenti e intraprendere azioni chiare per migliorare le riunioni future.

Valutazione delle riunioni: ferma subito il circolo vizioso delle cattive riunioni

Come è chiaro, introdurre la valutazione delle riunioni all’interno dell’organizzazione è davvero semplice. Si tratta di un cambiamento rapido con enormi risultati, ed è il mezzo con cui è possibile terminare il circolo vizioso delle riunioni negative all’interno dell’organizzazione.

Grazie alla valutazione costante delle prestazioni delle riunioni, è possibile iniziare a far luce sulle aree di debolezza nei meeting, e adottare misure concrete per migliorarli. Nel tempo, questo approccio rivoluzionerà l'impatto delle riunioni e decreterà un miglioramento continuo nel processo di organizzazione dei meeting. 

¹ 'The state of meetings report: Consequences of poorly organised meetings', Doodle, 2019.

² 'Stop the Meeting Madness', L. Perlow, C. Noonan Hadley, and E. Eun, HBR, 2017.

³ 'Strategies for Learning from Failure', A. C. Edmondson, HBR, 2011.

Robert Mitson

L'autore

Robert è appassionato nella creazione e la comunicazione del valore e nel suo lavoro come specialista di contenuti in inglese crea intuizioni per aiutare i leader di tutta Europa a fare in modo che ogni riunione conti.