Board meeting preparation: i passi chiave per il successo

Chi organizza le riunioni ha diverse e importanti responsabilità. E senza dubbio la riuscita complessiva dell’incontro è fortemente influenzata dal suo contributo. Quando si tratta di riunioni del Consiglio di Amministrazione, la posta in gioco è ancora più alta. 

La preparazione de board meeting può essere affidata a diverse persone: dal Segretario Aziendale (o il suo assistente) al Presidente. In ogni caso, a prescindere da chi ricopre questa responsabilità, la “meeting preparation” - ovvero la preparazione e organizzazione della riunione - è determinante per la riuscita dell’incontro.

Per creare un incontro di successo che porti a un'azione reale e incisiva, molti dei doveri che riguardano gli organizzatori del consiglio devono essere presi in carico con largo anticipo.

Questo articolo indica a chi organizza le riunioni i passi da seguire per padroneggiare la meeting preparation dei Consigli di Amministrazione, componente fondamentale per il successo dell’organizzazione.

Semplici passi per un’eccellente “meeting preparation” del CDA

Come tutti i processi, l'organizzazione di un board meeting si basa su una serie di passaggi, che possono essere pianificati con largo anticipo. È quindi possibile far riferimento a un framework, che aiuterà a risparmiare tempo e ad aumentare l'efficienza, data la struttura ciclica e ricorrente di questo tipo di riunioni.

Fase 1: programmazione

La programmazione delle riunioni del Consiglio di Amministrazione (o board meeting preparation) è una fase molto importante, e dovrebbe essere affrontata con largo anticipo rispetto alla data dell’incontro. I membri del board, infatti, sono sempre molto impegnati, e i loro calendari si riempiono rapidamente.

Solo programmando i board meeting con largo anticipo si può essere certi di ricevere il prima possibile le adesioni di tutti gli invitati all’incontro. Questo può forse richiedere la necessità qualche (fastidioso) sollecito, ma è di fondamentale importanza mantenere i contatti con i membri e con i loro assistenti per ricevere conferma della loro presenza.

Una volta confermata la data, assicuratevi di inserirla immediatamente nei calendari di tutti per “bloccare” lo slot, e anche in questo caso fate attenzione ai riscontri. Se i partecipanti non accettano l'invito entro una settimana, è opportuno inviare un altro promemoria. Anche se questo iter può sembrare amministrativo e frustrante, è utile per evitare defezioni dell'ultimo minuto.

Fase 2: risultati

Il secondo passo importante per un board meeting di successo è definire chiaramente i risultati della riunione. Anche se, ovviamente, questo dovrebbe valere per ogni riunione, e non solo per quelle del consiglio.

Anche se le riunioni di CDA hanno una struttura comune, gli argomenti da discutere possono variare. Anche per questo, condividere il verbale dell'ultimo board meeting è un’ottima idea, in modo da ricordare cosa è già stato discusso e cosa invece attende di essere risolto.

Sulla base di queste informazioni potrete stabilire con precisione e chiarezza l'obiettivo dell’attuale riunione del Consiglio di Amministrazione. Il che vi aiuterà anche a definire l'ordine del giorno della riunione: e qui arriviamo al terzo passo.

Fase 3: l'ordine del giorno

Ora che gli obiettivi sono stati definiti con chiarezza e gli invitati hanno confermato la loro presenza, per una corretta “meeting preparation” potete chiedere ai partecipanti di contribuire in anticipo ai diversi argomenti di discussione. A questo scopo, è necessario un ordine del giorno ben strutturato. Ecco come crearne uno:

• Includete argomenti discreti e indipendenti, formulati sotto forma di domanda; 
• Aggiungete una descrizione di ciascun punto, compreso il relativo obiettivo;
• Identificate un responsabile generale della riunione e un responsabile per ogni punto all'ordine del giorno; 
• Indicate chiaramente il tempo da dedicare ad ogni argomento all'ordine del giorno; 
• Includete tutti i materiali necessari associati a ciascun punto. 

Queste componenti sono molto importanti, e i dettagli in apparenza più semplici possono determinare un impatto di vasta portata. Ad esempio, formulare i punti all'ordine del giorno sotto forma di semplice dicitura, come ad esempio "Esame dei progressi rispetto al piano", suona molto meno orientato all'azione di una formulazione sotto forma di domanda, del tipo: "Quali azioni dovremmo intraprendere per raggiungere il nostro obiettivo annuale di fatturato?". Pertanto, includere questo aspetto nella meeting preparation del CDA garantirà un corretto ed efficace orientamento all'azione fin dalle prime fasi.

Una volta pronta la bozza dell'ordine del giorno è importante condividerla con i partecipanti della riunione, dando loro l'opportunità di integrare i punti in agenda e di porre domande chiarificatrici fin dalle prime fasi del processo di meeting preparation.

Fase 4: raccolta dei materiali

L'ordine del giorno è stato definito e condiviso con i partecipanti, quindi è il momento di iniziare a raccogliere tutti i materiali rilevanti per la riunione. Probabilmente sarà necessario richiedere documenti ad alcune delle parti interessate, per cui è necessario, ancora una volta, organizzarsi in anticipo. Quando chiedete ai partecipanti i loro contributi, inoltre, è buona prassi stabilire scadenze chiare. 

Non appena si riceve il materiale della riunione, è importante condividerlo tempestivamente con tutti i partecipanti. Questo perchè se i partecipanti alla riunione prendono visione dei documenti con un buon anticipo e il prima possibile, sono messi in grado di prepararsi a dovere in vista dell’incontro. Il che è un requisito fondamentale che è un requisito fondamentale per una riunione di successo e per la salute del connesso processo decisionale.

Fase 5: preparazione e comunicazione asincrona

Dopo aver definito l'ordine del giorno e aver fatto circolare i materiali della riunione, si arriva alla vera e propria fase di preparazione da parte dei partecipanti. A questo scopo, l’organizzatore della riunione dovrà aver verificato la funzionalità e l’apertura dei canali per la comunicazione asincrona. In questo modo si permetterà ai partecipanti di porre domande chiarificatrici e di iniziare a collaborare prima ancora che la riunione abbia inizio.  

Qui è doverosa una precisazione: il canale preposto non dovrebbe essere l'e-mail. Condividere le informazioni di un board meeting tramite e-mail non è mai una buona idea, il che ci porta a considerare il ruolo della tecnologia come un fattore determinante. Lo vedremo fra poco. Intanto siamo pronti a concludere il processo di “meeting preparation” allestendo le condizioni per la stesura di un buon verbale di riunione. 

Sesta fase: il verbale

L'ultimo passo da compiere prima dell'inizio della riunione è quello di prepararsi a redigere i verbali . Essi costituiscono una componente essenziale di ogni board meeting, e in molte giurisdizioni e settori sono persino un obbligo di legge. Per questo, assicurarsi di avere una persona dedicata alla verbalizzazione dell’incontro rappresenta una voce importante della checklist dell'organizzatore della riunione. E in certi casi, potrebbe rappresentare una responsabilità formale di questo ruolo.

L'utilizzo di una soluzione come Sherpany consente di redigere i verbali delle riunioni direttamente, sulla base di ciascun punto indicato nell’ordine del giorno. Tutto questo in un ambiente digitale centralizzato e autonomo, che assicura l’allineamento e la perfetta integrazione di tutte le componenti del processo. Non ultimo: il fatto che i verbali siano facili da seguire. 

Il verbale della riunione dovrà includere:

• una panoramica delle discussioni per ogni punto all'ordine del giorno; 
• una registrazione degli esiti delle votazioni e delle decisioni; 
• una chiara panoramica dei punti d'azione, con ruoli, responsabilità e scadenze.

Prima della riunione, dovrete dunque verificare che sia tutto pronto per un'efficace verbalizzazione della riunione, assicurandovi che sia stata designata una figura deputata a questo compito.

Il ruolo della tecnologia nella preparazione dei board meeting

Gli strumenti coinvolti nell’organizzazione di una riunione di CDA hanno implicazioni significative e di ampia portata. Non parliamo solo delle (vitali) considerazioni in fatto di sicurezza, ma anche delle implicazioni pratiche che possono determinare l'efficienza e il successo complessivo del board meeting.

Come dicevamo poco fa, affidarsi alla posta elettronica per la condivisione di documenti e per il coordinamento non è solo un rischio enorme dal punto di vista della sicurezza delle informazioni, ma è anche una condotta estremamente inefficiente. Le e-mail, infatti, possono essere perse, si confondono fra mille altre e sono difficili da cercare quando servono al processo di preparazione dei partecipanti. Queste criticità sono ancora più significative nei modelli di lavoro da remoto o ibridi, in cui la tendenza al disallineamento tende ad aumentare. Così come i rischi per la sicurezza.

Senza dubbio, in molti casi l'utilizzo di uno strumento di collaborazione come G-suite o Microsoft Teams può essere d’aiuto, ma questo non è vero per tutti gli ambiti. Questi strumenti sono decisamente inadatti alle riunioni formali.

Sherpany è invece una soluzione ad hoc per questo tipo di riunione. Lo scopo di questo strumento, è quello di poter sostituire tutto quel mosaico di sistemi non standard che non può garantire l’efficacia e la sicurezza del processo di board meeting. Attraverso Shwrpany, potrete invece gestire il processo di organizzazione delle riunioni e di meeting preparation del Consiglio di Amministrazione dalla A alla Z, beneficiando di un software facile da usare, sicuro ed efficace.

Eliminare lo stress dalla preparazione delle riunioni di CDA

La preparazione di una riunione del Consiglio di Amministrazione può risultare stressante e caotica, con diversi  interlocutori da gestire e tempistiche da rispettare. Tuttavia, seguendo una struttura predefinita e utilizzando gli strumenti giusti, è possibile ridurre la pressione che si sviluppa lungo l’iter, ottimizzando l'esperienza per tutti i partecipanti. 

Ci auguriamo che questo articolo vi aiuti a percorrere questa strada: col nostro aiuto, passo dopo passo.

Robert Mitson

L'autore

Robert è appassionato nella creazione e la comunicazione del valore e nel suo lavoro come specialista di contenuti in inglese crea intuizioni per aiutare i leader di tutta Europa a fare in modo che ogni riunione conti.