Riunioni e “nuova normalità”: tecnologie innovative, corretta gestione documentale e sicurezza
La pandemia ha attestato una “nuova normalità” in fatto di gestione delle riunioni. Quali sono le priorità da mettere a fuoco? Ne parliamo con Giuseppe Catalano, Presidente AIGI e Company Secretary/Head of Corporate Affairs di Gruppo Generali.
L’ultimo anno e mezzo ha reso evidenti i caratteri di un mondo volatile, incerto, complesso, ambiguo. La pandemia da Covid 19 ha accelerato processi e attestato definitivi cambiamenti su scala globale: sia dal punto di vista dei comportamenti di consumo che sul versante aziendale e organizzativo. In che modo le società hanno affrontato/affrontano questa nuova situazione?
Avv. Giuseppe Catalano: Senza dubbio le organizzazioni si sono trovate a dover gestire una situazione davvero imprevedibile. Come manager, e soprattutto in ambito assicurativo, siamo abituati a prevedere scenari. Ma quello che è successo e stiamo tuttora vivendo è stato davvero straordinario: sfido a trovare un contratto che prevedesse una clausola su un rischio di pandemia o su qualche analoga situazione.
La mia sensazione, basata su ciò che ho osservato in questi mesi, è stata quella di una reazione immediata e molto veloce da parte delle organizzazioni. Cito volentieri un esempio tratto dalla mia esperienza. A inizio pandemia, la nostra prima riunione da remoto è stata un disastro: documenti che non si vedevano, collegamenti che saltavano, il conduttore della riunione che andava avanti senza che potessimo sentirlo, insomma…le difficoltà erano consistenti. Ma è stato solo il primo impatto, dettato dalle contingenze improvvise. Già il giorno seguente, la successiva riunione è stata quasi perfetta dal punto di vista tecnologico e dei contenuti, con collegamenti meglio funzionanti e una migliore resa complessiva. Qual è stato il motivo?
Senz’altro mettere a fuoco la necessità di una prima razionalizzazione del processo. La reazione da parte dell’organizzazione si è così dimostrata pronta, adattativa. Abbiamo gestito una normalità molto diversa in modo repentino, passando da una routine in presenza (comprensiva di rituali come i break, o i caffè condivisi) alla gestione di nuove sfide, come dover comprendere quale collegamento scegliere e quale software fra quelli disponibili – penso in prima battuta a Zoom e Teams - fosse più appropriato per le nostre attività.
Se quindi dovessi dividere in tre fasi l’accaduto, parlerei di una prima fase di emergenza, con la necessità impellente di stabilire una nuova modalità di gestione delle riunioni. Una seconda fase di “test”, che ha previsto la sperimentazione di modalità miste di gestione. E poi una terza fase: quella dell’attestazione delle riunioni da remoto come nuova normalità , e non più in ottica emergenziale. Ecco, quest’ultima è la fase attuale. Non a caso, avremo un incontro del cda fra qualche giorno, che avverrà in modalità ibrida. Tutto porta a dire che proprio la modalità ibrida sarà la nuova normalità.
Gestiremo riunioni in cui lasceremo le persone libere di partecipare come desiderano: non potremo più costringerle a partecipare in presenza ai meeting se esistono possibilità alternative. Questa è la mia previsione, e non c’è dubbio che la transizione sia degna di nota.
Quali sono le sfide più importanti del cambiamento in atto?
Avv. Giuseppe Catalano: Sussistono due sfide fondamentali. In primo luogo, il fatto che con un collegamento da remoto manchi una componente di “body language”, o meglio: è difficile mantenere la qualità del linguaggio del corpo naturalmente implicata nella riunione fisica. Si tratta di un fattore rilevante soprattutto quando emergono questioni di gestione più critica e riservata, sia per i singoli che per i team. Ed è indubitabile che la gestione di alcuni aspetti relazionali e di collaborazione costituiscano una sfida da gestire, che molti percepiscono come un’esigenza.
Dal punto di vista degli aspetti “informali”, si percepisce infatti il desiderio di un ritorno a una “normalità pre-Covid”: penso ad esempio alle colazioni di lavoro, ovvero a situazioni in cui si anticipavano temi e questioni in modalità meno formale, già prima della riunione. Una tecnologia “generalista” forse ingessa un po’ questi aspetti. Che devono e dovranno essere presi in carico da tecnologie innovative specifiche, “tagliate” su queste problematiche. Tengo a sottolineare che questa priorità si porta dietro l’enorme tema della sicurezza: saper garantire che il collegamento con la stanza virtuale sia protetto, che le presenze siano controllate, che sia tutelata la riservatezza e la privacy dei materiali.
Il tema della sicurezza informatica è la vera grande sfida di questa nuova epoca. Il che significa anche saper gestire le specifiche modalità relazionali dettate dallo schermo, che implicano non solo nuovi limiti, ma anche nuove libertà. Le priorità, quindi, ricadono sulla sicurezza degli strumenti e dei collegamenti.
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Quali sono le ricadute sui processi di organizzazione delle riunioni?
Avv. Giuseppe Catalano: Senza dubbio è il caso di sottolineare le ricadute positive del nuovo assetto: si pensi ad esempio al risparmio negli spostamenti. Molti (presunti) obblighi di spostamento, e soprattutto quelli legati alle riunioni, si sono ridotti se non annullati. Mi piace pensare che in questa nuova filosofia dell’incontro le riunioni in presenza che non sono strettamente necessarie non si faranno più. Ovviamente, più è solido il gruppo, meno è importante che la riunione sia fisica. E anzi: la modalità da remoto offre ai membri del team nuove possibilità di conciliazione dei diversi impegni che l’obbligo della presenza non dà.
In che modo l’uso di soluzioni digitali e di tecnologie innovative può supportare i manager nel loro lavoro per una gestione dei meeting più trasparente, efficiente e sicura?
Avv. Giuseppe Catalano: Una soluzione digitale ideale non dovrebbe essere soggetta all’utilizzo di password facilmente gestibili da terzi, così che anche l’accesso ai documenti risulti riservato e selettivo in tutte le fasi del processo di gestione della riunione. La cosiddetta “verifica a due passaggi” è sotto questo aspetto irrimandabile. Un’altra priorità che le tecnologie innovative devono poter garantire è il controllo delle presenze nel corso dell’incontro.
La personalizzazione delle entrate è fondamentale, sia per evitare riunioni sovraffollate (e quindi lunghe e caotiche), sia per un tema di sicurezza. Partecipare a processi non protetti ha inoltre importanti ricadute negative anche sul piano della qualità della partecipazione: percepire comunicazioni non sicure porta i partecipanti a non essere aperti nei commenti e nei contributi, minando la fluidità e l’efficacia dell’iter decisionale. È evidente che alcuni problemi di riservatezza emergono anche durante una riunione dal vivo, ma la forma mentis da adottare non è quella di inseguire gli abusi.
Piuttosto, è importante applicare criteri di sicurezza che salvaguardino al massimo la spontaneità dei processi. Perché questo avvenga, è necessaria una soluzione digitale che preveda uno spazio centralizzato, che prenda in carico non solo l’incontro in sé e per sé, ma anche la fase precedente e successiva. In questo modo, il flusso informativo, ovvero il transito e la condivisione di quei materiali riservati importantissimi per le comunicazioni interne, può essere protetto e regolato dal punto di vista dell’accessibilità, della lettura, della possibilità di scaricare o stampare i file.
Riferendoci più nel dettaglio al flusso informativo prima, durante e dopo le riunioni dirigenziali: quali sono le criticità più comuni? Come assicurare la corretta gestione documentale e qual è, in questo, il ruolo delle tecnologie?
Avv. Giuseppe Catalano: Nella mia esperienza, per quanto riguarda la gestione documentale la criticità più seria è relativa al fatto che manovro due ordini di documenti: quelli che trasmetto prima e quelli che produco durante l’incontro. In pratica, può essere necessario integrare il repository di documenti e materiali non solo nella fase pre-meeting, ma anche durante il meeting.
In questo caso, spesso sono costretto ad adottare modalità “caserecce” per condividere i materiali: condivisione dello schermo, ripescare documenti da un repository già chiuso, scorrere presentazioni infinite senza poter arrivare rapidamente al passaggio che mi interessa, e così via. Quando è improvvisato, il processo di gestione documentale diventa macchinoso e la perdita di tempo è notevole. Le tecnologie devono quindi essere specificamente tarate sulla sicura gestione del flusso informativo, abbattendo l’utilizzo massivo delle mail per la condivisione dei documenti.
Un aspetto, questo, che molte tecnologie generaliste - penso ad esempio a Teams - non riescono a gestire in modo sufficientemente efficace e funzionale. Servono tecnologie innovative e flessibili, che possano gestire le urgenze documentali permettendo di trattare l’email non più come il principale strumento di condivisione delle informazioni, ma come estrema ratio. Va detto chiaramente: l’email è uno strumento critico, che espone la gestione dei materiali documentali a errori e a condivisioni indebite.
In fatto di gestione documentale, quali strumenti possono garantire un corretto approccio alla cybersecurity?
Avv. Giuseppe Catalano: La questione della cybersecurity è al momento una delle priorità di AIGI (Associazione Italiana Giuristi d’Impresa), che in collaborazione con ASSONIME e altre associazioni di categoria sta cercando soluzioni per organizzare le assemblee del futuro salvaguardando al massimo la sicurezza delle riunioni. Ci stiamo chiedendo se la tecnologia Blockchain possa essere una buona strada, per assicurare alle persone la possibilità di votare ed esercitare i propri diritti, accertandosi che i partecipanti siano titolari di tali diritti, e che possano esercitarli senza interventi terzi.
Il futuro potrebbe essere questo, ma come è chiaro servono strumenti in grado di prendere in carico le criticità connesse alla sicurezza informatica, alla privacy, alla titolarità del diritto di voto. Ad esempio, gli azionisti di Generali sono 190 mila: le infrastrutture devono dimostrare un’affidabilità specifica, altrimenti si mette a rischio la tenuta di momenti cruciali per il successo aziendale.
Emerge dunque la necessità di evolversi rispetto alla tradizionale “riunione fisica dei soci”, come avveniva prima della pandemia. Ma questo passaggio deve avvenire attraverso strumenti validi nella pratica delle routine aziendali.
Ecco la sfida tecnologica. E si traduce in un iter decisionale che il software deve saper proteggere, estendendo questa tutela a tutti gli altri diritti, oltre a quello di voto. Penso ad esempio alla possibilità di fare domande e commenti anche prima delle riunioni: una necessità che emerge con molta evidenza.
La bussola che deve guidarci è saper assicurare l’esercizio di queste funzioni, salvando anche in digitale “il fascino dell’assemblea” dell’epoca pre-Covid. Un maturo sistema di commenti permette infatti di sfrondare punti all’ordine del giorno già prima che la riunione abbia luogo, gestendo in modo razionale i contributi, controllando le presenze ed evitando che l’assemblea diventi una passerella a rischio deriva.
A suo avviso, quale sarà la “nuova normalità” a cui le organizzazioni dovranno sapersi adattare, nell’auspicata epoca post-Covid?
Avv. Giuseppe Catalano: Riassumerei così le parole d’ordine della “nuova normalità”: flessibilità nella gestione delle riunioni attraverso l’introduzione di tecnologie innovative, per essere in grado di attestare le nuove regole della modalità digitale e ibrida. E poi: importanza cruciale della cybersecurity, per garantire una gestione documentale in massima sicurezza.
Mi aspetto che seguendo queste direttrici le riunioni digitali diventino strutturali, aumentando peraltro la voglia e la motivazione di incontrarsi in meeting dal vivo. Va considerato che in epoca pandemica le riunioni sono aumentate più del doppio, e che questo aspetto dovrà essere gestito e limitato. Perché questo avvenga, non dobbiamo commettere lo stesso errore che si riscontra con le email, in cui spesso si mette in conoscenza una persona in più, senza chiedersi se davvero il suo contributo sia necessario.
Già in epoca pre-pandemica si parlava di “ riunionite ”, cioè di un esubero di riunioni, caotiche, poco strutturate e troppo affollate. Nelle riunioni in presenza, esisteva però un limite fisico che arginava questi aspetti. Adesso è imperativo razionalizzare il processo di riunione, evitando di estendere gli inviti a persone che resteranno mute. Non c’è dubbio che sicurezza del processo e controllo delle presenze siano due aspetti interconnessi. Che devono essere gestiti con l’alleanza di tecnologie innovative dedicate.
